Intégrations / ERP / QuickBooks Online
QuickBooks propose-t-il l’ordonnancement de la production ? QuickBooks Online face à SkyPlanner APS
Non. QuickBooks Online est un logiciel de comptabilité. Il assure le suivi des clients, des produits, des devis, des factures, des commandes fournisseurs, des stocks et des temps, et il le fait bien. Il ne gère ni machines, ni gammes, ni ordres de fabrication : il ne peut donc pas vous dire quoi produire, où et quand. Les industriels qui ont besoin de cet ordonnancement utilisent SkyPlanner APS en complément de QuickBooks.
L’offre haut de gamme d’Intuit, Intuit Enterprise Suite, ajoute les ordres de fabrication. Ceux-ci calculent le coût d’une fabrication et réservent les composants sur la base de deux dates. Ils n’ordonnancent pas le travail en fonction de la capacité d’une machine ou d’une personne. Les sections suivantes détaillent chaque étape.
Comment QuickBooks gère la production, étape par étape
1. Produits et services
Chaque produit que vous fabriquez ou achetez correspond à un article dans la liste des produits et services. L’Accounting API distingue les types Inventory, NonInventory, Service et Group. Un article de type Inventory permet de suivre la quantité en stock. Un article de type Group est « used as a container for a bundle of items with a count for each item. » (utilisé pour regrouper des articles en précisant la quantité de chacun). (source)
Un lot regroupe des articles sur un document de vente. Il ne contient ni étapes de fabrication, ni machine, ni durée.
2. Les devis et factures comme carnet de commandes
La plupart des ateliers qui utilisent QuickBooks Online tiennent leur carnet de commandes sous forme de devis. Un client accepte un devis, l’atelier fabrique les produits, puis le devis devient une facture. Chaque devis contient des lignes, un statut et une date d’expédition. Dans Plus et Advanced, un devis peut aussi être converti en commande client, qui réserve les articles avant la facturation. Dans les deux cas, la liste des commandes acceptées constitue la file d’attente de production, sans indiquer quelle machine doit produire quoi, ni quand.
3. Commandes fournisseurs et stocks
Dans Plus et Advanced, QuickBooks Online assure le suivi des stocks et des commandes fournisseurs, comme l’indique la page des tarifs d’Intuit. Une commande fournisseur enregistre ce que vous avez commandé auprès d’un fournisseur. Sa réception, enregistrée via une facture fournisseur, augmente la quantité en stock. Une vente ou un ajustement la réduit.
4. Suivi des temps
Les salariés saisissent leurs heures sous forme d’activités rattachées à un client et à un article de service. Les heures facturables peuvent être ajoutées à une facture. Ce suivi enregistre le temps une fois le travail effectué. Il ne le planifie pas.
5. Les ordres de fabrication dans Intuit Enterprise Suite
Intuit précise : « Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite. » (Les fonctionnalités de fabrication sont actuellement disponibles dans Intuit Enterprise Suite.) (source) Un ordre de fabrication fonctionne ainsi :
- Vous choisissez un article d’assemblage géré en stock et une quantité à fabriquer.
- Vous devez « select a production Start date and Required by date. » (sélectionner une date de début de production et une date à laquelle la fabrication doit être terminée).
- Les composants proviennent de la nomenclature et peuvent être modifiés pour chaque ordre.
- Le statut Planned réserve les composants. Vient ensuite le statut In Progress. L’action Mark as complete ouvre un formulaire de fabrication pour saisir les quantités et les coûts définitifs.
- Le coût des services et des composants non gérés en stock est calculé « based on actual rates entered on the build assembly page. » (à partir des tarifs réels saisis sur la page d’assemblage).
Deux règles encadrent ce fonctionnement. « You cannot start a manufacturing order without a bill of materials. » (Vous ne pouvez pas démarrer un ordre de fabrication sans nomenclature.) Et « Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite. » (Les nomenclatures multiniveaux comportant des sous-ensembles ne sont pas prises en charge dans Intuit Enterprise Suite.) (source)
6. Les assemblages dans QuickBooks Desktop
La documentation historique d’Intuit sur la fabrication de produits finis à partir de composants concerne une fonctionnalité de Desktop : « You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant. » (Cette opération est possible dans QuickBooks Desktop Premier, Enterprise ou Accountant.) (source) Les assemblages de Desktop alimentent le stock. Ils n’ordonnancent pas non plus la fabrication.
Ce qui reste à la charge du planificateur
- Ni machines ni centres de charge. QuickBooks ne dispose d’aucun objet pour représenter un tour, une presse ou une ligne de peinture. Il ne peut donc pas en afficher la charge.
- Pas de gammes. Les étapes de fabrication d’un produit et leurs durées respectives restent dans un tableur ou dans la tête de quelqu’un.
- Pas de gestion de la capacité. Un ordre de fabrication d’Intuit Enterprise Suite comporte une date de début et une date de fin requise. Rien ne vérifie si les machines et le personnel sont disponibles entre ces deux dates.
- Pas de séquencement. C’est sur un tableau blanc que l’on décide quel ordre passe en premier et sur quelle machine.
- Pas de changements de série. Les temps de réglage qui dépendent de l’opération précédente ne sont pas modélisés.
- Pas de gestion des horaires de travail. Les horaires, congés et heures supplémentaires par personne ou par machine restent des données de paie et de suivi des temps, pas des données de planification.
- Des dates fixées selon l’expérience. La date d’expédition d’un devis est simplement celle que quelqu’un a saisie.
En pratique, le dirigeant ou un chef d’équipe tient le planning sur un tableau blanc ou dans Excel, le confronte manuellement aux stocks de QuickBooks et appelle le client lorsqu’une date est repoussée.
Quand QuickBooks suffit
QuickBooks Online suffit à lui seul lorsque :
- Vous faites tourner une ou deux machines avec quelques personnes, et la file d’attente tient sur un seul tableau blanc.
- La plupart des opérations durent quelques heures, pas plusieurs jours, et doivent rarement attendre la fin d’une autre opération.
- Une seule personne décide de l’ordre des travaux et connaît bien l’atelier.
- Votre véritable contrainte est la trésorerie ou le stock, pas le temps machine.
Si votre atelier correspond à ce profil, tenez vos articles et vos devis à jour dans QuickBooks et planifiez à la main.
Quand un outil d’ordonnancement respectant les capacités devient nécessaire
Le tableau blanc ne suffit plus lorsque plusieurs de ces situations se présentent :
- Vos machines ont des charges différentes : l’une est occupée pour plusieurs semaines, tandis qu’une autre attend.
- Les horaires de travail, les heures supplémentaires, les jours fériés ou les absences varient selon la machine ou l’équipe.
- Le temps de changement de série dépend du produit fabriqué précédemment.
- Une commande passe par plusieurs machines, et l’étape la plus lente détermine la date d’expédition.
- Les commandes urgentes et les pannes vous obligent à refaire le planning à la main.
- Vous annoncez des dates d’expédition sans encore savoir si la capacité sera disponible.
Les critères à vérifier
- Une capacité définie par ressource, avec les horaires de travail, les congés, les absences et les heures supplémentaires.
- Des étapes de fabrication par produit enregistrées dans l’outil d’ordonnancement, puisque QuickBooks n’en gère pas.
- Un séquencement de l’ensemble du planning qui organise toutes les commandes en cours selon leur priorité et leur échéance.
- Une matrice des temps de réglage avec des temps de changement de série asymétriques, dépendant de l’enchaînement des produits.
- Des outils gérés comme des ressources partagées à capacité limitée et des opérations nécessitant plusieurs opérateurs.
- Un ordonnancement tenant compte des matières, qui intègre les stocks et les commandes fournisseurs en cours.
- Un réordonnancement automatique lorsque la production avance ou que les commandes changent.
- Un retour concret des données vers QuickBooks. L’Accounting API permet de mettre à jour la date d’expédition d’un devis, de créer une facture liée au devis, d’enregistrer des activités de suivi des temps et, dans les versions américaines de Plus et Advanced, d’enregistrer un ajustement de stock. Demandez à chaque éditeur lesquelles de ces données son outil d’ordonnancement transmet.
Les solutions se répartissent en trois groupes :
- QuickBooks seul ou avec les ordres de fabrication d’Intuit Enterprise Suite : vous gardez tout dans QuickBooks et planifiez à la main.
- Les logiciels de gestion des stocks et de MRP synchronisés avec QuickBooks, comme Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing ou Autodesk Fusion Operations, déplacent les stocks, les nomenclatures et les ordres de fabrication dans un second système qui transmet des données à QuickBooks.
- Un APS cloud en complément de QuickBooks, catégorie à laquelle appartient SkyPlanner, ordonnance chaque ressource à partir de vos commandes QuickBooks et y renvoie les données du travail terminé.
Le rôle de SkyPlanner
SkyPlanner APS comble chacune des lacunes décrites plus haut. Vous définissez une seule fois dans SkyPlanner les postes de travail, le personnel, les horaires de travail et les étapes de fabrication de chaque produit. Chaque poste de travail et chaque personne disposent de leurs propres horaires, congés, absences et plages d’heures supplémentaires. En quelques secondes, le moteur Arcturus place chaque opération sur un créneau réel du diagramme de Gantt, selon la priorité de l’opération, la date de fin, la priorité du client, Fast Track et Dynamic Priorities.
La matrice des temps de réglage contient le temps de changement de série entre chaque paire de produits, dans les deux sens. Le moteur choisit l’enchaînement qui minimise le temps de réglage. Les outils sont des ressources partagées à capacité limitée, et une opération peut nécessiter plusieurs opérateurs à la fois. Lorsqu’un poste de travail ou une personne est indisponible, le moteur utilise les solutions de remplacement que vous avez définies.
L’ordonnancement piloté par les matières simule l’évolution des stocks à partir du stock disponible et des commandes fournisseurs attendues. Le travail n’est planifié que lorsque la matière est disponible. Autopilot réordonnance automatiquement la production lorsqu’elle évolue, et Running Time Lock maintient les opérations commencées à leur place. Les opérateurs enregistrent leur travail avec Mobile Confirmations, Production Timer et Quick Log Mode.
Choisissez SkyPlanner si vous souhaitez conserver QuickBooks et le compléter par un véritable planning de production.
Choisissez SkyPlanner si la disponibilité de plusieurs machines, d’outils partagés ou d’équipes détermine ce qui peut être produit ensuite.
Choisissez SkyPlanner si le travail terminé doit être transmis à QuickBooks sous forme de facture et d’heures, sans ressaisie.
Commencez par un import Excel ou CSV pendant l’essai gratuit de 30 jours (jusqu’à 20 postes de travail, sans carte bancaire). Ensuite, les tarifs débutent à 199 € par mois, avec 5 postes de travail inclus et une facturation mensuelle. L’intégration fait l’objet d’un devis préalable, établi selon vos processus et vos besoins, en même temps que votre abonnement.
SkyPlanner s’intègre à QuickBooks Online dans les deux sens via l’Accounting API d’Intuit. Les clients, les articles, les devis acceptés, les commandes fournisseurs et les salariés sont importés. La date d’expédition planifiée, les factures des commandes terminées, les activités de suivi des temps et les ajustements de stock sont renvoyés vers QuickBooks. L’équipe SkyPlanner configure l’intégration lors de la mise en service. Votre partenaire QuickBooks ou vos développeurs peuvent aussi la réaliser à partir de la REST API documentée de SkyPlanner (documentation de l’API).
Consultez la présentation sur la page SkyPlanner pour QuickBooks Online, accédez au guide d’intégration de QuickBooks Online, découvrez les bases de l’ordonnancement de la production ou comparez toutes les intégrations.
Les industriels témoignent sur SkyPlanner
2 hgagnées chaque semaine
« Avec SkyPlanner, nous sommes passés d’une planification de la production sur des feuilles Excel à une optimisation de la production en temps réel. »
Kalle Kalliomäki, spécialiste de la chaîne logistique
UTU · Tableaux et appareillages électriques
La planification de la production permet de gagner 2 heures de travail chaque semaine, et une nouvelle file d’attente de production est transmise à la ligne en quelques secondes.
+90 %d’efficacité en production
« L’efficacité en production a augmenté de 90 %. »
Abdul Rucyinga, responsable informatique
Laboratory & Allied · Fabrication pharmaceutique
L’efficacité en production a augmenté de 90 %, et l’élaboration d’un planning optimisé sur trois mois pour l’ensemble des postes de travail prend moins de 30 minutes.
99,2%de respect des délais de livraison
« SkyPlanner nous a permis de mieux repérer les goulots d’étranglement et a clarifié la gestion de la production. »
Toni Tuori, responsable de production
Piristeel · Systèmes de sécurité de toiture et d’évacuation des eaux pluviales
Le taux de respect des délais de livraison a atteint 99,2 % cette année, et l’ordonnancement permet d’économiser jusqu’à quatre heures de travail par jour.
6 moisde visibilité sur les capacités disponibles pour les commerciaux
« SkyPlanner fournit une base fiable pour toute la planification de la production. »
Anu Järvinen, responsable de production
Fredman Operations · Papiers d’emballage aptes au contact alimentaire
Les commerciaux voient les capacités disponibles six mois à l’avance. Les demandes de modification du planning, qui nécessitaient une heure ou plus, reçoivent désormais une réponse en quelques secondes.
FAQ
QuickBooks Online permet-il d’ordonnancer la production ?
Non. QuickBooks Online ne gère ni machines, ni gammes, ni ordres de fabrication. Il enregistre les devis, les factures, les stocks et les temps. Un outil d’ordonnancement comme SkyPlanner APS planifie le travail en complément.
Intuit Enterprise Suite propose-t-il l’ordonnancement de la production ?
Il propose des ordres de fabrication avec une nomenclature, une date de début et une date de fin requise. Ces ordres réservent les composants et calculent le coût de fabrication. Ils ne planifient pas les opérations en fonction de la capacité des machines ou du personnel.
QuickBooks est-il un ERP ?
Non. QuickBooks Online est un logiciel de comptabilité destiné aux petites entreprises et aux entreprises en croissance. Pour gérer leur production, les industriels qui utilisent QuickBooks ajoutent un système de gestion des stocks, un MRP ou un outil d’ordonnancement comme SkyPlanner APS.
Faut-il disposer d’un MRP pour utiliser SkyPlanner avec QuickBooks ?
Non. SkyPlanner gère vos postes de travail, vos étapes de fabrication et vos horaires d’équipe. Il récupère les commandes clients, les articles et les commandes fournisseurs directement dans QuickBooks Online. Si vous utilisez déjà un MRP comme Katana ou MRPeasy, SkyPlanner s’appuie plutôt sur ses données pour ordonnancer la production.
Quelles données SkyPlanner renvoie-t-il à QuickBooks ?
La date d’expédition prévue sur chaque devis, une facture liée au devis une fois la commande terminée, les heures enregistrées sous forme d’activités de suivi du temps et la variation de stock sous forme d’ajustement de stock.
