Інтеграції / ERP / QuickBooks Online
Чи є в QuickBooks календарне планування виробництва? QuickBooks Online і SkyPlanner APS
Ні. QuickBooks Online — це бухгалтерська програма. Вона веде облік клієнтів, продукції, комерційних пропозицій, рахунків, замовлень на закупівлю, запасів і часу — і добре з цим справляється. У ній немає ні верстатів, ні технологічних маршрутів, ні виробничих замовлень, тож вона не може показати, що, де й коли виготовлятиметься. Виробники, яким потрібен такий план, використовують SkyPlanner APS разом із QuickBooks.
Intuit Enterprise Suite, рішення найвищого рівня в лінійці Intuit, додає виробничі замовлення. Вони дають змогу розрахувати вартість виготовлення й зарезервувати компоненти з прив’язкою до двох дат. Але вони не планують роботу з урахуванням потужності верстата чи доступності працівника. Нижче розглянемо кожен крок.
Як QuickBooks працює з виробництвом: крок за кроком
1. Товари й послуги
Кожен виріб, який ви виготовляєте або купуєте, — це позиція в переліку товарів і послуг. В Accounting API передбачено типи Inventory, NonInventory, Service і Group. Позиція Inventory дає змогу відстежувати наявну кількість. Позиція Group — “used as a container for a bundle of items with a count for each item.” (використовується як контейнер для набору позицій із зазначенням кількості кожної). (Джерело)
Набір об’єднує позиції в документі продажу. Він не містить даних про технологічні операції, верстати чи час.
2. Комерційні пропозиції та рахунки як портфель замовлень
Більшість виробничих підприємств, що користуються QuickBooks Online, ведуть портфель замовлень через комерційні пропозиції. Клієнт приймає пропозицію, підприємство виготовляє продукцію, а пропозиція стає рахунком. Кожна пропозиція містить рядки позицій, статус і дату відвантаження. У Plus та Advanced пропозицію також можна перетворити на замовлення на продаж, яке резервує товари до виставлення рахунка. В обох випадках перелік прийнятих замовлень стає виробничою чергою, але в ньому ніде не вказано, який верстат що й коли виготовлятиме.
3. Замовлення на закупівлю та запаси
Згідно зі сторінкою тарифів Intuit, у Plus та Advanced QuickBooks Online веде облік запасів і замовлень на закупівлю. Замовлення на закупівлю фіксує, що ви замовили в постачальника. Оприбуткування за рахунком постачальника збільшує залишок. Продаж або коригування зменшує його.
4. Облік часу
Працівники реєструють відпрацьовані години з прив’язкою до клієнта й позиції послуги. Години, що підлягають оплаті, можна додати до рахунка. Так час фіксують після виконання роботи, а не планують його.
5. Виробничі замовлення в Intuit Enterprise Suite
Intuit зазначає: “Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.” (Наразі виробничі функції доступні в Intuit Enterprise Suite.) (Джерело) Виробниче замовлення працює так:
- Ви вибираєте складальну одиницю, що обліковується в запасах, і кількість для виготовлення.
- Далі — “select a production Start date and Required by date.” (вибираєте дату початку виробництва й дату, до якої його потрібно завершити).
- Компоненти беруться зі специфікації матеріалів; для кожного замовлення їх можна змінювати.
- У статусі Planned компоненти резервуються. Далі йде статус In Progress. Дія Mark as complete відкриває форму виготовлення, де вказують остаточні кількості й витрати.
- Вартість послуг і компонентів, для яких не ведуть облік запасів, розраховується “based on actual rates entered on the build assembly page.” (на основі фактичних ставок, введених на сторінці виготовлення складальної одиниці).
Є два обмеження. “You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.” (Не можна розпочати виробниче замовлення без специфікації матеріалів.) А також: “Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.” (Intuit Enterprise Suite не підтримує багаторівневі специфікації матеріалів із підвузлами.) (Джерело)
6. Складальні одиниці в QuickBooks Desktop
Давня довідкова стаття Intuit про виготовлення готової продукції з компонентів описує функцію Desktop: “You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.” (Це можна зробити в QuickBooks Desktop Premier, Enterprise або Accountant.) (Джерело) Облік складальних одиниць у Desktop дає змогу оприбутковувати виготовлену продукцію. Календарного планування її виробництва тут також немає.
Що залишається за планувальником
- Немає верстатів і робочих центрів. У QuickBooks немає об’єктів для токарного верстата, преса чи фарбувальної лінії, тож система не може показати їхнє завантаження.
- Немає технологічних маршрутів. Послідовність операцій для виробу й тривалість кожної з них зберігаються в електронній таблиці або в когось у голові.
- Немає обліку виробничих потужностей. Виробниче замовлення в Intuit Enterprise Suite має дату початку й дату, до якої його потрібно завершити. Але ніщо не перевіряє, чи вільні верстати й працівники в цьому проміжку.
- Немає послідовності виконання. Яке замовлення першим піде на який верстат, вирішують на дошці.
- Немає переналагоджень. Час налагодження, що залежить від попереднього виробничого завдання, не моделюється.
- Немає графіків змін. Робочі години, відпустки й понаднормова робота для окремих працівників або верстатів — це дані для обліку часу та нарахування зарплати, а не для планування.
- Дати визначають із досвіду. Дата відвантаження в комерційній пропозиції — це дата, яку хтось увів вручну.
На практиці власник або бригадир веде план на дошці чи в Excel, вручну звіряє його із залишками в QuickBooks і телефонує клієнту, коли строки зсуваються.
Коли QuickBooks достатньо
Можна обійтися лише QuickBooks Online, якщо:
- У вас один або два верстати й кілька працівників, а черга замовлень вміщується на одній дошці.
- Більшість виробничих завдань тривають години, а не дні, і рідко чекають завершення інших.
- Одна людина визначає послідовність робіт і добре знає виробництво.
- Головне обмеження — кошти або запаси, а не час роботи верстатів.
Якщо це про ваше виробництво, підтримуйте порядок у номенклатурі та комерційних пропозиціях у QuickBooks і плануйте вручну.
Коли потрібна система планування виробництва з урахуванням реальних потужностей
Дошки вже недостатньо, якщо кілька з наведених ситуацій вам знайомі:
- Кілька верстатів мають різне завантаження: один зайнятий на тижні вперед, а інший простоює.
- Зміни, понаднормові години, вихідні або періоди відсутності відрізняються для різних верстатів чи бригад.
- Час переналагодження залежить від того, який виріб виготовляли перед цим.
- Одне замовлення проходить через кілька верстатів, а найповільніша операція визначає дату відвантаження.
- Термінові замовлення й поломки змушують вас вручну перебудовувати план.
- Ви обіцяєте дати відвантаження ще до того, як дізнаєтеся, чи вистачить виробничих потужностей.
На що звернути увагу
- Потужність кожного виробничого ресурсу з урахуванням змін, відпусток, відсутності й понаднормової роботи.
- Технологічні операції для кожного виробу, які зберігаються в системі планування, оскільки в QuickBooks їх немає.
- Визначення черговості всіх відкритих замовлень у межах єдиного графіка за пріоритетами й строками виконання.
- Матриця часу налагодження з несиметричним часом переналагодження, що залежить від послідовності виробів.
- Інструменти як спільні виробничі ресурси з обмеженою доступністю та виробничі завдання для кількох операторів.
- Планування з урахуванням матеріалів, яке охоплює запаси й відкриті замовлення на закупівлю.
- Автоматичне перепланування в міру виконання робіт або зміни замовлень.
- Чітко визначене повернення даних у QuickBooks. Accounting API дає змогу оновити дату відвантаження в комерційній пропозиції, створити пов’язаний із нею рахунок, передати записи обліку часу, а в американських версіях Plus та Advanced — зареєструвати коригування запасів. Запитайте кожного постачальника, які з цих даних його система планування записує в QuickBooks.
Рішення поділяються на три групи:
- Лише QuickBooks або QuickBooks із виробничими замовленнями Intuit Enterprise Suite. Усі дані залишаються в QuickBooks, а планування ведеться вручну.
- Системи обліку запасів і MRP, що синхронізуються з QuickBooks, як-от Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing або Autodesk Fusion Operations, переносять запаси, специфікації матеріалів і виробничі замовлення в окрему систему, яка передає дані в QuickBooks.
- Хмарна APS разом із QuickBooks — до цієї групи належить SkyPlanner — планує роботу кожного виробничого ресурсу на основі замовлень із QuickBooks і повертає дані про виконану роботу.
Яку роль виконує SkyPlanner
SkyPlanner APS закриває всі перелічені прогалини. Ви один раз задаєте в SkyPlanner робочі центри, працівників, зміни й технологічні операції для кожного виробу. Для кожного робочого центру та працівника окремо задаються зміни, відпустки, періоди відсутності й понаднормові зміни. Рушій Arcturus за секунди розміщує кожне виробниче завдання в реальному часовому інтервалі на діаграмі Ганта, враховуючи пріоритет завдання, дату завершення, пріоритет клієнта, Fast Track і Dynamic Priorities.
Матриця часу налагодження зберігає час переналагодження між кожною парою виробів в обох напрямках, а рушій вибирає послідовність із найменшим часом налагодження. Інструменти — це спільні виробничі ресурси з обмеженою доступністю, а для одного виробничого завдання може одночасно знадобитися кілька операторів. Якщо робочий центр або працівник недоступний, рушій використовує задані вами альтернативи.
Планування з урахуванням матеріалів моделює майбутні залишки на основі поточних запасів і очікуваних надходжень за замовленнями на закупівлю. Робота планується лише тоді, коли матеріал є в наявності. Autopilot автоматично перебудовує графік у разі змін на виробництві, а Running Time Lock залишає розпочаті виробничі завдання на своїх місцях. Оператори реєструють роботу за допомогою Mobile Confirmations, Production Timer і Quick Log Mode.
Вибирайте SkyPlanner, якщо хочете й далі працювати в QuickBooks і доповнити його реальним виробничим планом.
Вибирайте SkyPlanner, якщо від доступності кількох верстатів, спільних інструментів чи бригад залежить, яку роботу можна виконувати наступною.
Вибирайте SkyPlanner, якщо дані про виконану роботу мають потрапляти в QuickBooks як рахунок і відпрацьовані години без повторного введення.
Почніть з імпорту Excel або CSV під час 30-денного безкоштовного пробного періоду (до 20 робочих центрів, без платіжної картки). Після цього вартість становить від 199 € на місяць із 5 робочими центрами та щомісячною оплатою. Вартість інтеграції розраховується заздалегідь відповідно до ваших процесів і потреб, разом із тарифним планом.
SkyPlanner забезпечує двосторонню інтеграцію з QuickBooks Online через Accounting API від Intuit. До SkyPlanner надходять дані про клієнтів, номенклатуру, прийняті комерційні пропозиції, замовлення на закупівлю та працівників. У QuickBooks повертаються запланована дата відвантаження, рахунки за виконаними замовленнями, записи обліку часу й коригування запасів. Команда SkyPlanner налаштовує інтеграцію під час впровадження, або ваш партнер із QuickBooks чи розробники створюють її через документований REST API SkyPlanner (довідник API).
Ознайомтеся з оглядом на сторінці SkyPlanner для QuickBooks Online, перейдіть до посібника з інтеграції QuickBooks Online, дізнайтеся про основи календарного планування виробництва або порівняйте усі інтеграції.
Відгуки виробників про SkyPlanner
2 годекономії щотижня
«Завдяки SkyPlanner ми перейшли від планування виробництва в таблицях Excel до його оптимізації в реальному часі».
Kalle Kalliomäki, фахівець із ланцюга постачання
UTU · Електрощити та розподільні пристрої
Планування виробництва заощаджує 2 години робочого часу щотижня, а оновлена черга завдань надходить на лінію за секунди.
+90%до ефективності виробництва
«Ефективність виробництва зросла на 90%».
Abdul Rucyinga, керівник ІТ-відділу
Laboratory & Allied · Фармацевтичне виробництво
Ефективність виробництва зросла на 90%, а складання оптимізованого плану на три місяці для всіх робочих центрів займає менш ніж 30 хвилин.
99,2%надійність поставок
«Завдяки SkyPlanner ми бачимо вузькі місця, а управління виробництвом стало зрозумілішим».
Toni Tuori, керівник виробництва
Piristeel · Системи безпеки покрівлі та водовідведення
Цього року надійність поставок досягла 99,2%, а календарне планування заощаджує до чотирьох годин робочого часу на день.
6 місяців — на такий період наперед відділ продажів бачить вільні потужності
«SkyPlanner забезпечує надійну основу для всього планування виробництва».
Anu Järvinen, керівниця виробництва
Fredman Operations · Пакувальний папір для контакту з харчовими продуктами
Відділ продажів бачить вільні потужності на шість місяців наперед, а відповіді на запити щодо зміни графіка тепер надають за секунди, хоча раніше це займало годину або більше.
Поширені запитання
Чи можна складати виробничий графік у QuickBooks Online?
Ні. QuickBooks Online не зберігає даних про верстати, технологічні маршрути чи виробничі замовлення. У ньому ведуть облік комерційних пропозицій, рахунків, запасів і часу. Для календарного планування робіт поряд із ним використовують окрему систему, як-от SkyPlanner APS.
Чи є в Intuit Enterprise Suite календарне планування виробництва?
У ньому є виробничі замовлення зі специфікацією матеріалів, датою початку та потрібною датою завершення. Вони дають змогу резервувати компоненти й розраховувати собівартість виготовлення. Проте вони не планують операції з урахуванням потужностей обладнання чи доступності працівників.
Чи є QuickBooks системою ERP?
Ні. QuickBooks Online — це бухгалтерське програмне забезпечення для малих підприємств і компаній, що зростають. Для управління виробництвом підприємства, які користуються QuickBooks, додатково впроваджують систему управління запасами, MRP або систему календарного планування, як-от SkyPlanner APS.
Чи потрібно спочатку впровадити MRP, щоб використовувати SkyPlanner разом із QuickBooks?
Ні. SkyPlanner зберігає дані про ваші робочі центри, технологічні операції та зміни й отримує замовлення, номенклатуру та замовлення на закупівлю безпосередньо з QuickBooks Online. Якщо ви вже користуєтеся MRP, як-от Katana або MRPeasy, SkyPlanner натомість складає графік на основі даних із цієї системи.
Які дані SkyPlanner передає назад у QuickBooks?
Заплановану дату відвантаження для кожної комерційної пропозиції; після завершення замовлення — рахунок, пов’язаний із цією пропозицією; відпрацьовані години — як записи обліку часу, а зміну запасів — як коригування залишків.
