Entegrasyonlar / ERP / QuickBooks Online
QuickBooks’ta Üretim Çizelgeleme Var mı? QuickBooks Online ve SkyPlanner APS Karşılaştırması
Hayır. QuickBooks Online bir muhasebe yazılımıdır. Müşterileri, ürünleri, teklifleri, faturaları, satın alma siparişlerini, stokları ve çalışma sürelerini takip eder; bu işi de iyi yapar. Ancak makine, üretim rotası veya üretim emri tanımları yoktur. Bu yüzden hangi işin nerede, ne zaman yapılacağını söyleyemez. Böyle bir plana ihtiyaç duyan üreticiler, QuickBooks’un yanında SkyPlanner APS kullanır.
Intuit’in en üst paketi olan Intuit Enterprise Suite, üretim emirlerini de kapsar. Bu emirlerle üretim maliyeti hesaplanır ve iki tarih esas alınarak bileşenler rezerve edilir. İşler, makine veya personel kapasitesine göre çizelgelenmez. Aşağıdaki bölümlerde her adımı ele alıyoruz.
QuickBooks’ta üretim adım adım nasıl yönetilir?
1. Ürünler ve hizmetler
Ürettiğiniz veya satın aldığınız her ürün, ürün ve hizmet listesinde bir kalem olarak yer alır. Accounting API bu kalem türlerini Inventory, NonInventory, Service ve Group olarak adlandırır. Inventory türündeki bir kalem, eldeki stok miktarını takip eder. Group türündeki bir kalem ise “used as a container for a bundle of items with a count for each item.” (her kalemin miktarıyla birlikte bir kalem grubunu bir arada tutmak için kullanılır.) (kaynak)
Bir paket, satış formundaki kalemleri gruplar. Herhangi bir işlem adımı, makine veya süre bilgisi içermez.
2. Teklif ve faturalarla sipariş takibi
QuickBooks Online kullanan çoğu atölye, siparişlerini teklifler üzerinden takip eder. Müşteri teklifi kabul eder, atölye ürünleri üretir ve teklif faturaya dönüştürülür. Her teklifte kalemler, durum bilgisi ve sevk tarihi bulunur. Plus ve Advanced paketlerinde teklif, fatura kesilmeden önce ürünleri rezerve eden bir satış siparişine de dönüştürülebilir. Her iki durumda da kabul edilen siparişlerin listesi üretim kuyruğunu oluşturur. Ancak bu listede hangi makinenin neyi, ne zaman üreteceğine dair hiçbir bilgi yoktur.
3. Satın alma siparişleri ve stok
Intuit’in fiyatlandırma sayfasına göre QuickBooks Online, Plus ve Advanced paketlerinde stokları ve satın alma siparişlerini takip eder. Satın alma siparişi, tedarikçiden ne sipariş ettiğinizi kaydeder. Mal kabulünü alış faturasıyla kaydetmek eldeki stok miktarını artırır. Satış veya stok düzeltmesi ise bu miktarı düşürür.
4. Çalışma süresi takibi
Çalışanlar, çalışma saatlerini bir müşteri ve hizmet kalemiyle ilişkilendirerek kaydeder. Faturalanabilir saatler faturaya eklenebilir. Böylece iş bittikten sonra harcanan süre kaydedilir. Çalışma süresi planlanmaz.
5. Intuit Enterprise Suite’te üretim emirleri
Intuit şöyle belirtir: “Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.” (Üretim özellikleri şu anda Intuit Enterprise Suite’te mevcuttur.) (kaynak) Bir üretim emri şu şekilde işler:
- Stokta takip edilen bir montaj kalemi ve üretilecek miktarı seçersiniz.
- “select a production Start date and Required by date.” (Üretim başlangıç tarihini ve üretimin tamamlanması gereken tarihi seçersiniz.)
- Bileşenler ürün ağacından alınır; bunları her emir için değiştirebilirsiniz.
- Planned durumunda bileşenler rezerve edilir. Ardından In Progress durumuna geçilir. Mark as complete seçeneği, nihai miktar ve maliyetlerin girildiği üretim formunu açar.
- Hizmetlerin ve stok dışı bileşenlerin maliyeti şu esasa göre hesaplanır: “based on actual rates entered on the build assembly page.” (Montaj üretim sayfasına girilen fiilî birim fiyatlar esas alınır.)
İki temel kural geçerlidir. “You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.” (Ürün ağacı olmadan üretim emri başlatamazsınız.) Ayrıca: “Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.” (Intuit Enterprise Suite, alt montajlar içeren çok seviyeli ürün ağaçlarını desteklemez.) (kaynak)
6. QuickBooks Desktop’ta montajlar
Intuit’in uzun süredir yayımladığı, bileşenlerden mamul üretmeye ilişkin yardım içeriği bir Desktop özelliğini anlatır: “You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.” (Bunu QuickBooks Desktop Premier, Enterprise veya Accountant’ta yapabilirsiniz.) (kaynak) Desktop’taki montaj işlemleri mamul stoku oluşturur. Ancak bunlar da üretimi çizelgelemez.
Planlamacıya kalan işler
- Makine veya iş merkezi tanımı yoktur. QuickBooks’ta torna, pres veya boyama hattını temsil eden bir nesne bulunmaz. Bu nedenle bunların ne kadar yüklü olduğunu gösteremez.
- Üretim rotası yoktur. Ürünün geçtiği adımlar ve her adımın ne kadar sürdüğü bir elektronik tabloda ya da birinin aklında tutulur.
- Kapasite hesabı yoktur. Intuit Enterprise Suite’teki bir üretim emrinin başlangıç tarihi ve tamamlanması gereken tarihi vardır. Ancak bu iki tarih arasında makine ve personelin müsait olup olmadığı kontrol edilmez.
- İş sıralaması yoktur. Hangi siparişin hangi makinede önce üretileceğine yazı tahtası üzerinde karar verilir.
- Tip değişimi modellenmez. Önceki işe bağlı olarak değişen hazırlık süresi hesaba katılmaz.
- Vardiya planlaması yoktur. Kişi veya makine bazındaki çalışma saatleri, izinler ve fazla mesailer planlama verisi değil, bordro ve süre kaydı verisi olarak tutulur.
- Tarihler deneyime göre belirlenir. Teklifteki sevk tarihi, birinin elle girdiği tarihten ibarettir.
Pratikte işletme sahibi veya ustabaşı, planı yazı tahtasında ya da Excel’de tutar. Planı QuickBooks’taki stoklarla elle karşılaştırır, tarih sarktığında da müşteriyi arar.
QuickBooks ne zaman yeterlidir?
Şu durumlarda QuickBooks Online tek başına işinizi görür:
- Bir veya iki makine ve birkaç kişiyle çalışıyorsunuzdur; iş kuyruğu tek bir yazı tahtasına sığıyordur.
- İşlerin çoğu günler değil, saatler sürüyordur ve işler nadiren birbirini bekliyordur.
- İş sırasına atölyeyi iyi tanıyan tek bir kişi karar veriyordur.
- Asıl kısıtınız makine zamanı değil, nakit veya stoktur.
Atölyeniz bu tanıma uyuyorsa QuickBooks’taki kalem ve teklif kayıtlarını düzenli tutun, planlamayı elle yapın.
Kapasite sınırlarını gözeten bir üretim çizelgeleme aracına ne zaman ihtiyaç duyarsınız?
Aşağıdakilerden birkaçı sizin için geçerliyse yazı tahtası artık yetersiz kalıyor demektir:
- Makinelerinizin iş yükleri farklıdır; biri haftalarca doluyken diğeri boşta bekler.
- Vardiyalar, fazla mesailer, tatiller veya devamsızlıklar makineye ya da ekibe göre değişir.
- Tip değişimi süresi, öncesinde hangi ürünün üretildiğine bağlıdır.
- Bir sipariş birkaç makineden geçer ve sevk tarihini en yavaş adım belirler.
- Acil siparişler ve arızalar, planı elle yeniden oluşturmanızı gerektirir.
- Kapasitenin yeterli olup olmadığını bilmeden müşteriye sevk tarihi verirsiniz.
Hangi özellikleri aramalısınız?
- Vardiya, izin, devamsızlık ve fazla mesaileri içeren kaynak bazında kapasite hesabı.
- QuickBooks’ta bulunmadığı için çizelgeleme yazılımında tutulan ürün bazında işlem adımları.
- Tüm açık siparişlerin öncelik ve termin tarihine göre bir bütün olarak sıralanması.
- Sıralamaya bağlı, iki yönde farklı tip değişimi sürelerini içeren hazırlık süresi matrisi.
- Takımların sonlu kapasiteli ortak kaynaklar olarak tanımlanması ve birden fazla operatör gerektiren işler.
- Stokları ve açık satın alma siparişlerini kapsayan malzeme durumuna göre çizelgeleme.
- Üretim ilerlediğinde veya siparişler değiştiğinde otomatik yeniden çizelgeleme.
- QuickBooks’a hangi verilerin geri yazılacağının net olması. Accounting API bir teklifin sevk tarihini güncelleyebilir, teklifle bağlantılı bir fatura oluşturabilir ve çalışma süresi kayıtları gönderebilir. ABD’deki Plus ve Advanced paketlerinde stok düzeltmesi de kaydedebilir. Her yazılım sağlayıcısına, çizelgeleme yazılımının bunlardan hangilerini geri yazdığını sorun.
Seçenekler üç gruba ayrılır:
- QuickBooks’u tek başına veya Intuit Enterprise Suite üretim emirleriyle kullanmak: Her şeyi QuickBooks’ta tutar, planlamayı elle yaparsınız.
- Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing veya Autodesk Fusion Operations gibi QuickBooks ile senkronize çalışan stok ve MRP sistemleri, stokları, ürün ağaçlarını ve üretim emirlerini ikinci bir sisteme taşır. Bu sistem QuickBooks’a kayıt gönderir.
- QuickBooks’un yanında çalışan bulut tabanlı bir APS, QuickBooks siparişlerinize göre her kaynağı çizelgeler ve tamamlanan işleri geri yazar. SkyPlanner bu gruptadır.
SkyPlanner nerede devreye girer?
SkyPlanner APS, yukarıdaki eksiklerin her birini giderir. İş merkezlerini, personeli, vardiyaları ve her ürünün işlem adımlarını SkyPlanner’da bir kez tanımlarsınız. Her iş merkezi ve kişi için ayrı vardiyalar, izinler, devamsızlıklar ve fazla mesai vardiyaları belirlenir. Arcturus motoru; iş önceliği, tamamlanma tarihi, müşteri önceliği, Fast Track ve Dynamic Priorities ölçütlerine göre her işi saniyeler içinde Gantt zaman çizelgesinde gerçek bir zaman aralığına yerleştirir.
Hazırlık süresi matrisi, her ürün çifti arasındaki tip değişimi süresini iki yön için de tutar. Motor, en az hazırlık gerektiren sıralamayı seçer. Takımlar sonlu kapasiteli ortak kaynaklardır; bir iş aynı anda birden fazla operatör gerektirebilir. Bir iş merkezi veya kişi müsait olmadığında motor, tanımladığınız alternatifleri kullanır.
Malzeme durumuna göre çizelgeleme, mevcut stok ve gelecek satın alma siparişlerinden hareketle gelecekteki stok durumunu simüle eder. İşler yalnızca malzemenin hazır olacağı zaman dilimlerine çizelgelenir. Üretimde değişiklik olduğunda Autopilot otomatik olarak yeniden çizelgeler; Running Time Lock ise başlamış işlerin yerini korur. Operatörler işlerini Mobile Confirmations, Production Timer ve Quick Log Mode ile kaydeder.
QuickBooks’u kullanmaya devam edip yanına gerçek bir üretim planı eklemek istiyorsanız SkyPlanner’ı seçin.
Sırada hangi işin yapılabileceğini birden fazla makine, ortak kullanılan takımlar veya ekipler belirliyorsa SkyPlanner’ı seçin.
Tamamlanan işlerin QuickBooks’a yeniden veri girmeden fatura ve çalışma saatleri olarak aktarılmasını istiyorsanız SkyPlanner’ı seçin.
30 günlük ücretsiz denemede Excel veya CSV dosyası içe aktararak başlayın (20 iş merkezine kadar, kredi kartı gerekmez). Sonrasında fiyatlar, 5 iş merkezi dahil aylık 199 €’dan başlar ve aylık faturalandırılır. Entegrasyon için sürecinize ve ihtiyaçlarınıza göre hazırlanan fiyat teklifi, kullanacağınız paketle birlikte baştan sunulur.
SkyPlanner, Intuit’in Accounting API’si üzerinden QuickBooks Online ile çift yönlü entegre olur. Müşteriler, kalemler, kabul edilen teklifler, satın alma siparişleri ve çalışanlar SkyPlanner’a aktarılır. Planlanan sevk tarihi, tamamlanan siparişlerin faturaları, çalışma süresi kayıtları ve stok düzeltmeleri QuickBooks’a geri gönderilir. SkyPlanner ekibi entegrasyonu devreye alma sırasında yapılandırır. Alternatif olarak QuickBooks iş ortağınız veya geliştiricileriniz, SkyPlanner’ın dokümante edilmiş REST API’si üzerinden entegrasyonu kurabilir (API başvuru dokümanı).
Genel bilgi için QuickBooks Online için SkyPlanner sayfasını okuyun veya QuickBooks Online entegrasyon kılavuzuna gidin. Temel bilgileri üretim çizelgeleme sayfasından öğrenebilir ya da tüm entegrasyonları karşılaştırabilirsiniz.
Üreticilerin SkyPlanner yorumları
2 saather hafta kazanılan zaman
“SkyPlanner ile üretim planlamamızı Excel tablolarından gerçek zamanlı üretim optimizasyonuna taşıdık.”
Kalle Kalliomäki, Tedarik Zinciri Uzmanı
UTU · Elektrik panoları ve şalt ekipmanları
Üretim planlamasında her hafta 2 saatlik çalışma süresinden tasarruf sağlanıyor ve yeni iş sırası saniyeler içinde üretim hattına ulaşıyor.
+%90üretim verimliliği
“Üretimde verimlilik %90 arttı.”
Abdul Rucyinga, BT Müdürü
Laboratory & Allied · İlaç üretimi
Üretim verimliliği %90 arttı. Tüm iş merkezlerini kapsayan, optimize edilmiş üç aylık bir planı hazırlamak 30 dakikadan az sürüyor.
%99,2teslimat performansı
“SkyPlanner, darboğazları tespit etmemizi kolaylaştırdı ve üretim yönetimini daha net hâle getirdi.”
Toni Tuori, Üretim Müdürü
Piristeel · Çatı güvenliği ve yağmur suyu sistemleri
Teslimat performansı bu yıl %99,2’ye ulaştı. Çizelgeleme sayesinde günde dört saate kadar çalışma süresinden tasarruf sağlanıyor.
6 aysonrasına kadar boş kapasiteyi satış ekibi görebiliyor
“SkyPlanner, tüm üretim planlamasına sağlam ve güvenilir bir temel sağlıyor.”
Anu Järvinen, Üretim Müdürü
Fredman Operations · Gıdaya uygun ambalaj kâğıtları
Satış ekibi boş kapasiteyi altı ay önceden görebiliyor. Önceden yanıtlanması bir saat veya daha uzun süren çizelge değişikliği talepleri artık saniyeler içinde yanıtlanıyor.
Sıkça sorulan sorular
QuickBooks Online üretim çizelgeleme yapabilir mi?
Hayır. QuickBooks Online’da makineler, üretim rotaları veya üretim emirleri tutulmaz. Teklifler, faturalar, stoklar ve çalışma süreleri kaydedilir. SkyPlanner APS gibi bir çizelgeleme yazılımı ise QuickBooks Online ile birlikte kullanılarak üretim işlerini planlar.
Intuit Enterprise Suite’te üretim çizelgeleme var mı?
Ürün ağacı, başlangıç tarihi ve ihtiyaç tarihi içeren üretim emirleri vardır. Bu emirler bileşenleri rezerve eder ve üretim maliyetini hesaplar. Operasyonları makine veya iş gücü kapasitesine göre planlamaz.
QuickBooks bir ERP mi?
Hayır. QuickBooks Online, küçük ve büyüyen işletmeler için bir muhasebe yazılımıdır. QuickBooks kullanan üreticiler, üretim için ayrıca bir stok yönetim sistemi, MRP veya SkyPlanner APS gibi bir çizelgeleme yazılımı kullanır.
SkyPlanner’ı QuickBooks ile kullanabilmek için önce bir MRP sistemine ihtiyacımız var mı?
Hayır. SkyPlanner iş merkezlerinizi, proses adımlarınızı ve vardiyalarınızı tutar; siparişleri, ürünleri ve satın alma siparişlerini doğrudan QuickBooks Online’dan okur. Zaten Katana veya MRPeasy gibi bir MRP kullanıyorsanız SkyPlanner çizelgeyi bunun yerine o sistemdeki verilerle oluşturur.
SkyPlanner, QuickBooks’a hangi verileri geri gönderir?
Her teklif için planlanan sevk tarihini, sipariş tamamlandığında teklifle bağlantılı bir faturayı, kaydedilen çalışma saatlerini zaman kayıtları olarak ve stok değişimini stok düzeltmesi olarak gönderir.
