Integracje / ERP / QuickBooks Online
Czy QuickBooks umożliwia harmonogramowanie produkcji? QuickBooks Online a SkyPlanner APS
Nie. QuickBooks Online to oprogramowanie księgowe. Ewidencjonuje klientów, produkty, oferty, faktury, zamówienia zakupu, zapasy i czas pracy — i robi to dobrze. Nie obsługuje maszyn, marszrut ani zleceń produkcyjnych, więc nie wskaże, co, gdzie i kiedy ma być produkowane. Producenci, którzy potrzebują takiego planu, korzystają ze SkyPlanner APS obok QuickBooks.
Najwyższy pakiet Intuit, Intuit Enterprise Suite, dodaje obsługę zleceń produkcyjnych. Pozwalają one obliczyć koszt wytworzenia i zarezerwować komponenty na podstawie dwóch dat. Nie służą jednak do harmonogramowania pracy z uwzględnieniem zdolności produkcyjnej maszyny czy dostępności pracownika. Poniżej przedstawiamy każdy etap.
Jak QuickBooks obsługuje produkcję — krok po kroku
1. Produkty i usługi
Każdy wytwarzany lub kupowany produkt jest pozycją na liście produktów i usług. Accounting API rozróżnia typy Inventory, NonInventory, Service i Group. Pozycja Inventory służy do ewidencji ilości dostępnej w magazynie. Pozycja Group jest „used as a container for a bundle of items with a count for each item.” (służy do grupowania pozycji w zestaw z określoną ilością każdej z nich). (źródło)
Zestaw grupuje pozycje na formularzu sprzedaży. Nie zawiera etapów procesu, maszyny ani czasu wykonania.
2. Oferty i faktury jako rejestr zamówień
Większość zakładów korzystających z QuickBooks Online prowadzi rejestr zamówień w formie ofert. Klient akceptuje ofertę, zakład wytwarza towar, a oferta zostaje przekształcona w fakturę. Każda oferta zawiera pozycje, status i datę wysyłki. W pakietach Plus i Advanced ofertę można też przekształcić w zamówienie sprzedaży, które rezerwuje produkty przed wystawieniem faktury. W obu przypadkach lista zaakceptowanych zamówień jest kolejką do produkcji. Nie wskazuje jednak, która maszyna ma wykonać daną pracę ani kiedy.
3. Zamówienia zakupu i zapasy
Zgodnie z cennikiem Intuit QuickBooks Online w pakietach Plus i Advanced umożliwia ewidencję zapasów i zamówień zakupu. Zamówienie zakupu określa, co zamówiono u dostawcy. Zarejestrowanie przyjęcia na podstawie faktury zakupu zwiększa stan magazynowy. Sprzedaż lub korekta go zmniejsza.
4. Ewidencja czasu pracy
Pracownicy rejestrują przepracowane godziny, przypisując je do klienta i pozycji usługowej. Godziny podlegające rozliczeniu można dodać do faktury. Jest to ewidencja czasu po wykonaniu pracy, a nie jego planowanie.
5. Zlecenia produkcyjne w Intuit Enterprise Suite
Intuit podaje: „Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.” (Funkcje produkcyjne są obecnie dostępne w Intuit Enterprise Suite). (źródło) Zlecenie produkcyjne działa następująco:
- Wybierasz pozycję magazynową wyrobu złożonego i ilość do wytworzenia.
- Następnie „select a production Start date and Required by date.” (wybierasz datę rozpoczęcia produkcji i wymagany termin zakończenia).
- Komponenty są pobierane z zestawienia materiałowego i można je zmieniać dla poszczególnych zleceń.
- Status Planned rezerwuje komponenty. Następnym statusem jest In Progress. Polecenie Mark as complete otwiera formularz wytworzenia, w którym podaje się ostateczne ilości i koszty.
- Usługi i komponenty nieobjęte ewidencją magazynową są wyceniane „based on actual rates entered on the build assembly page.” (na podstawie rzeczywistych stawek wprowadzonych na stronie wytworzenia wyrobu złożonego).
Obowiązują dwie zasady. „You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.” (Nie można rozpocząć zlecenia produkcyjnego bez zestawienia materiałowego). Ponadto „Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.” (Intuit Enterprise Suite nie obsługuje wielopoziomowych zestawień materiałowych z podzespołami). (źródło)
6. Wyroby złożone w QuickBooks Desktop
Od dawna dostępna instrukcja Intuit dotycząca wytwarzania wyrobów gotowych z komponentów opisuje funkcję wersji Desktop: „You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.” (Można to zrobić w QuickBooks Desktop Premier, Enterprise lub Accountant). (źródło) Funkcja ta zwiększa stan magazynowy wyrobów. Również nie służy do harmonogramowania ich produkcji.
Co nadal należy do planisty
- Brak maszyn i gniazd produkcyjnych. QuickBooks nie ma obiektów reprezentujących tokarkę, prasę czy linię lakierniczą, więc nie pokaże ich obciążenia.
- Brak marszrut. Etapy, przez które przechodzi produkt, i czas trwania każdego z nich są zapisane w arkuszu kalkulacyjnym albo pozostają w czyjejś głowie.
- Brak kontroli zdolności produkcyjnej. Zlecenie produkcyjne w Intuit Enterprise Suite ma datę rozpoczęcia i wymagany termin zakończenia. Nic nie sprawdza, czy w tym przedziale maszyny i pracownicy są dostępni.
- Brak kolejności operacji. To, które zlecenie trafi jako pierwsze na daną maszynę, ustala się na tablicy.
- Brak przezbrojeń. System nie modeluje czasu przezbrojenia zależnego od poprzedniej operacji.
- Brak planowania zmian. Godziny pracy, urlopy i nadgodziny przypisane do pracowników lub maszyn są danymi do rozliczeń płac i czasu pracy, a nie do planowania.
- Terminy ustalane na podstawie doświadczenia. Data wysyłki na ofercie to po prostu data, którą ktoś wpisał.
W praktyce właściciel lub brygadzista prowadzi plan na tablicy albo w Excelu, ręcznie porównuje go ze stanami magazynowymi w QuickBooks i dzwoni do klienta, gdy termin się przesuwa.
Kiedy QuickBooks wystarcza
Sam QuickBooks Online wystarcza, gdy:
- Masz jedną lub dwie maszyny i kilka osób, a kolejka prac mieści się na jednej tablicy.
- Większość operacji trwa godziny, nie dni, i rzadko jedna musi czekać na drugą.
- Jedna osoba ustala kolejność prac i dobrze zna zakład.
- Rzeczywistym ograniczeniem są środki finansowe lub zapasy, a nie czas dostępny na maszynach.
Jeśli tak działa Twój zakład, dbaj o porządek w pozycjach i ofertach w QuickBooks, a produkcję planuj ręcznie.
Kiedy potrzebujesz systemu do harmonogramowania produkcji z uwzględnieniem ograniczeń zasobów
Tablica przestaje wystarczać, gdy kilka z poniższych sytuacji dotyczy Twojego zakładu:
- Maszyny są nierównomiernie obciążone: jedna ma pracę na wiele tygodni, a inna stoi.
- Zmiany, nadgodziny, dni wolne lub nieobecności różnią się zależnie od maszyny lub zespołu.
- Czas przezbrojenia zależy od wcześniej wytwarzanego produktu.
- Jedno zlecenie przechodzi przez kilka maszyn, a najwolniejszy etap wyznacza datę wysyłki.
- Pilne zlecenia i awarie zmuszają Cię do ręcznego układania planu od nowa.
- Podajesz klientom daty wysyłki, zanim sprawdzisz, czy masz wystarczające moce produkcyjne.
Na co zwrócić uwagę
- Zdolność produkcyjna każdego zasobu z uwzględnieniem zmian, urlopów, nieobecności i nadgodzin.
- Etapy procesu dla każdego produktu zapisane w systemie do harmonogramowania, ponieważ QuickBooks ich nie obsługuje.
- Ustalanie kolejności w całym harmonogramie dla wszystkich otwartych zleceń według priorytetu i terminu realizacji.
- Macierz czasów przezbrojeń uwzględniająca asymetryczne czasy zależne od kolejności produktów.
- Narzędzia jako współdzielone zasoby o ograniczonej dostępności oraz operacje wymagające wielu operatorów.
- Harmonogramowanie uwzględniające materiały — zarówno zapasy, jak i otwarte zamówienia zakupu.
- Automatyczna aktualizacja harmonogramu w miarę postępu produkcji lub zmian w zamówieniach.
- Jasno określony zapis danych z powrotem do QuickBooks. Accounting API pozwala aktualizować datę wysyłki na ofercie, tworzyć powiązaną z nią fakturę, zapisywać czas pracy oraz — w amerykańskich pakietach Plus i Advanced — rejestrować korekty stanów magazynowych. Zapytaj każdego dostawcę, które z tych danych zapisuje jego system do harmonogramowania.
Dostępne rozwiązania dzielą się na trzy grupy:
- Sam QuickBooks lub QuickBooks ze zleceniami produkcyjnymi Intuit Enterprise Suite. Wszystkie dane pozostają w QuickBooks, a planowanie odbywa się ręcznie.
- Systemy magazynowe i MRP synchronizowane z QuickBooks, takie jak Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing czy Autodesk Fusion Operations. Przenoszą zapasy, zestawienia materiałowe i zlecenia produkcyjne do drugiego systemu, który zapisuje dane w QuickBooks.
- System APS w chmurze działający obok QuickBooks — do tej grupy należy SkyPlanner. Harmonogramuje pracę każdego zasobu produkcyjnego na podstawie zamówień z QuickBooks i zapisuje tam dane o wykonanej pracy.
Jaką rolę pełni SkyPlanner
SkyPlanner APS uzupełnia wszystkie opisane wyżej braki. Stanowiska robocze, pracowników, zmiany i etapy procesu dla każdego produktu definiujesz w SkyPlanner tylko raz. Każde stanowisko i każdy pracownik mają własny kalendarz zmian, urlopów, nieobecności i zmian nadliczbowych. Silnik Arcturus w kilka sekund przypisuje każdą operację do rzeczywistego przedziału czasu na wykresie Gantta. Uwzględnia priorytet operacji, datę zakończenia, priorytet klienta oraz funkcje Fast Track i Dynamic Priorities.
Macierz czasów przezbrojeń przechowuje czas przejścia między każdą parą produktów w obu kierunkach, a silnik wybiera kolejność z najkrótszym łącznym czasem przezbrojeń. Narzędzia są współdzielonymi zasobami o ograniczonej dostępności, a operacja może wymagać kilku operatorów jednocześnie. Gdy stanowisko robocze lub pracownik są niedostępni, silnik korzysta ze zdefiniowanych przez Ciebie alternatyw.
Harmonogramowanie zależne od dostępności materiałów symuluje przyszłe stany magazynowe na podstawie zapasów i oczekiwanych dostaw z zamówień zakupu. Praca jest planowana tylko wtedy, gdy materiał jest dostępny. Autopilot automatycznie aktualizuje harmonogram po zmianach w produkcji, a Running Time Lock pozostawia rozpoczęte operacje na swoich miejscach. Operatorzy rejestrują pracę za pomocą Mobile Confirmations, Production Timer i Quick Log Mode.
Wybierz SkyPlanner, jeśli chcesz nadal korzystać z QuickBooks i uzupełnić go o rzeczywisty plan produkcji.
Wybierz SkyPlanner, jeśli o tym, co można wykonać w następnej kolejności, decyduje dostępność kilku maszyn, współdzielonych narzędzi lub zespołów.
Wybierz SkyPlanner, jeśli dane o wykonanej pracy mają trafiać do QuickBooks jako faktura i przepracowane godziny, bez ponownego wpisywania.
Zacznij od importu z pliku Excel lub CSV w ramach 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego (do 20 stanowisk roboczych, bez karty kredytowej). Po tym okresie ceny zaczynają się od 199 € miesięcznie za 5 stanowisk roboczych, przy rozliczeniu miesięcznym. Integrację wyceniamy z góry wraz z Twoim pakietem, zgodnie z procesem i potrzebami zakładu.
SkyPlanner integruje się dwukierunkowo z QuickBooks Online przez Accounting API firmy Intuit. Pobiera dane klientów, pozycji, zaakceptowanych ofert, zamówień zakupu i pracowników. Z powrotem przekazuje planowaną datę wysyłki, faktury za zrealizowane zamówienia, wpisy czasu pracy i korekty stanów magazynowych. Zespół SkyPlanner konfiguruje integrację podczas wdrożenia. Może ją też zbudować Twój partner QuickBooks lub Twoi programiści, korzystając z udokumentowanego REST API SkyPlanner (dokumentacja API).
Zapoznaj się z ogólnym opisem na stronie SkyPlanner dla QuickBooks Online, przejdź do przewodnika po integracji z QuickBooks Online, poznaj podstawy harmonogramowania produkcji lub porównaj wszystkie integracje.
Opinie firm produkcyjnych o SkyPlanner
2 hoszczędności co tydzień
„Dzięki SkyPlanner przeszliśmy od planowania produkcji w arkuszach Excela do optymalizacji produkcji w czasie rzeczywistym.”
Kalle Kalliomäki, specjalista ds. łańcucha dostaw
UTU · Rozdzielnice i aparatura rozdzielcza
Planowanie produkcji pozwala zaoszczędzić 2 godziny pracy tygodniowo, a nowa kolejka operacji trafia na linię w kilka sekund.
+90%wydajności produkcji
„Wydajność produkcji wzrosła o 90%.”
Abdul Rucyinga, szef działu IT
Laboratory & Allied · Produkcja farmaceutyczna
Wydajność produkcji wzrosła o 90%, a przygotowanie zoptymalizowanego planu na trzy miesiące dla wszystkich stanowisk zajmuje mniej niż 30 minut.
99,2%terminowości dostaw
„Dzięki SkyPlanner łatwiej identyfikujemy wąskie gardła i mamy większą przejrzystość w zarządzaniu produkcją”.
Toni Tuori, kierownik produkcji
Piristeel · Systemy bezpieczeństwa dachowego i odprowadzania wody deszczowej
Terminowość dostaw osiągnęła w tym roku 99,2%, a harmonogramowanie pozwala zaoszczędzić nawet cztery godziny pracy dziennie.
6 miesięcynaprzód dział sprzedaży widzi wolne moce produkcyjne
„SkyPlanner stanowi solidną podstawę całego planowania produkcji i zapewnia jego wiarygodność.”
Anu Järvinen, kierowniczka produkcji
Fredman Operations · Papiery opakowaniowe do kontaktu z żywnością
Dział sprzedaży widzi wolne moce produkcyjne na sześć miesięcy do przodu, a odpowiedzi na prośby o zmianę harmonogramu, które wcześniej zajmowały godzinę lub więcej, są teraz gotowe w kilka sekund.
Najczęściej zadawane pytania
Czy QuickBooks Online umożliwia harmonogramowanie produkcji?
Nie. QuickBooks Online nie przechowuje danych o maszynach, marszrutach ani zleceniach produkcyjnych. Rejestruje oferty, faktury, zapasy i czas pracy. Harmonogramowaniem zajmuje się osobny system, taki jak SkyPlanner APS, działający obok QuickBooks Online.
Czy Intuit Enterprise Suite oferuje harmonogramowanie produkcji?
Oferuje zlecenia produkcyjne z zestawieniem materiałowym, datą rozpoczęcia i wymaganym terminem realizacji. Służą one do rezerwowania komponentów i obliczania kosztów wytworzenia. Nie planują operacji z uwzględnieniem zdolności produkcyjnych maszyn ani dostępności pracowników.
Czy QuickBooks to system ERP?
Nie. QuickBooks Online to oprogramowanie księgowe dla małych i rozwijających się firm. Firmy produkcyjne korzystające z QuickBooks uzupełniają go o system magazynowy, MRP lub system do harmonogramowania produkcji, taki jak SkyPlanner APS.
Czy przed rozpoczęciem korzystania ze SkyPlanner w połączeniu z QuickBooks potrzebujemy systemu MRP?
Nie. SkyPlanner przechowuje dane o stanowiskach roboczych, etapach procesu i zmianach roboczych, a zamówienia, kartoteki produktów i zamówienia zakupu pobiera bezpośrednio z QuickBooks Online. Jeśli korzystasz już z systemu MRP, takiego jak Katana lub MRPeasy, SkyPlanner tworzy harmonogram na podstawie danych z tego systemu.
Jakie dane SkyPlanner przekazuje z powrotem do QuickBooks?
Planowaną datę wysyłki dla każdej oferty, fakturę powiązaną z ofertą po zakończeniu realizacji zamówienia, zarejestrowane godziny jako wpisy czasu pracy oraz zmianę stanu zapasów jako korektę magazynową.
