Integrace / ERP / QuickBooks Online
Umí QuickBooks plánování výroby? QuickBooks Online vs SkyPlanner APS
Ne. QuickBooks Online je účetní software. Eviduje zákazníky, produkty, nabídky, faktury, nákupní objednávky, zásoby a odpracovaný čas. A dělá to dobře. Neeviduje ale stroje, technologické postupy ani výrobní příkazy, takže vám neřekne, co se má vyrábět, kde a kdy. Výrobci, kteří takový plán potřebují, používají vedle QuickBooks systém SkyPlanner APS.
Nejvyšší řada společnosti Intuit, Intuit Enterprise Suite, přidává výrobní příkazy. Ty slouží ke kalkulaci nákladů na výrobu a rezervaci komponent podle dvou termínů. Nerozvrhují práci podle kapacity strojů ani pracovníků. V následujících částech projdeme jednotlivé kroky.
Jak QuickBooks pracuje s výrobou, krok za krokem
1. Produkty a služby
Každý produkt, který vyrábíte nebo nakupujete, je položkou v seznamu produktů a služeb. Accounting API rozlišuje typy Inventory, NonInventory, Service a Group. Položka Inventory sleduje množství na skladě. Položka Group je podle dokumentace „used as a container for a bundle of items with a count for each item.“ (slouží jako kontejner pro sadu položek s množstvím uvedeným u každé z nich). (zdroj)
Sada seskupuje položky na prodejním dokladu. Neobsahuje žádné výrobní operace, stroj ani časové údaje.
2. Nabídky a faktury jako evidence zakázek
Většina výrobních firem používajících QuickBooks Online eviduje zakázky jako nabídky. Zákazník nabídku přijme, firma zboží vyrobí a z nabídky vznikne faktura. Každá nabídka obsahuje položky, stav a datum expedice. V tarifech Plus a Advanced lze nabídku převést také na prodejní objednávku, která rezervuje položky před vystavením faktury. V obou případech tvoří seznam přijatých zakázek frontu výroby. Neříká ale, který stroj má co vyrábět a kdy.
3. Nákupní objednávky a zásoby
Podle ceníku společnosti Intuit eviduje QuickBooks Online v tarifech Plus a Advanced zásoby a nákupní objednávky. Nákupní objednávka zaznamenává, co jste objednali u dodavatele. Příjem zboží přes přijatou fakturu zvýší množství na skladě. Prodej nebo skladová korekce ho sníží.
4. Evidence času
Zaměstnanci evidují odpracované hodiny a přiřazují je zákazníkovi a položce služby. Fakturovatelné hodiny lze přidat na fakturu. Jde o záznam času po dokončení práce, nikoli o její plánování.
5. Výrobní příkazy v Intuit Enterprise Suite
Intuit uvádí: „Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.“ (Výrobní funkce jsou v současnosti dostupné v Intuit Enterprise Suite.) (zdroj) S výrobním příkazem se pracuje takto:
- Vyberete skladovou položku sestavy a množství k výrobě.
- Následuje krok „select a production Start date and Required by date.“ (vyberte datum zahájení výroby a požadovaný termín dokončení).
- Komponenty se přebírají z kusovníku a pro každý příkaz je můžete upravit.
- Stav Planned rezervuje komponenty. Následuje stav In Progress. Volba Mark as complete otevře formulář výroby pro zadání konečných množství a nákladů.
- Náklady na služby a neskladové komponenty se počítají „based on actual rates entered on the build assembly page.“ (podle skutečných sazeb zadaných na stránce výroby sestavy).
Platí dvě pravidla: „You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.“ (Výrobní příkaz nelze zahájit bez kusovníku.) A dále: „Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.“ (Intuit Enterprise Suite nepodporuje víceúrovňové kusovníky s podsestavami.) (zdroj)
6. Sestavy v QuickBooks Desktop
Dlouhodobě dostupný návod společnosti Intuit na výrobu hotových výrobků z komponent popisuje funkci verze Desktop: „You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.“ (Tuto funkci můžete používat v QuickBooks Desktop Premier, Enterprise nebo Accountant.) (zdroj) Sestavy ve verzi Desktop umožňují vyrábět na sklad. Ani ony ale výrobu nerozvrhují.
Co zůstává na plánovači
- Bez strojů a pracovišť. QuickBooks nemá datový objekt pro soustruh, lis ani lakovací linku, a proto nedokáže zobrazit jejich vytížení.
- Bez technologických postupů. Operace, kterými výrobek prochází, a jejich délky zůstávají v tabulce nebo v něčí hlavě.
- Bez kontroly kapacity. Výrobní příkaz v Intuit Enterprise Suite má datum zahájení a požadovaný termín dokončení. Nic ale neověřuje, zda jsou mezi těmito termíny stroje a lidé k dispozici.
- Bez pořadí zakázek. O tom, která zakázka půjde na kterém stroji první, se rozhoduje na tabuli.
- Bez přetypování. Systém nemodeluje čas seřízení závislý na předchozí operaci.
- Bez směn. Pracovní doba, volna a přesčasy jednotlivých lidí či strojů slouží jako údaje pro mzdy a evidenci času, nikoli pro plánování.
- Termíny podle zkušeností. Datum expedice v nabídce je datum, které někdo ručně zadal.
V praxi vede majitel nebo mistr plán na tabuli či v Excelu, ručně ho porovnává se zásobami v QuickBooks a při posunu termínu volá zákazníkovi.
Kdy QuickBooks stačí
Samotný QuickBooks Online postačí, pokud:
- Máte jeden nebo dva stroje a několik pracovníků a fronta práce se vejde na jednu tabuli.
- Většina operací trvá hodiny, ne dny, a jen zřídka na sebe musí čekat.
- O pořadí práce rozhoduje jeden člověk, který provoz dobře zná.
- Skutečným omezením jsou pro vás peníze nebo zásoby, ne strojní čas.
Pokud takto váš provoz funguje, udržujte v QuickBooks pořádek v položkách a nabídkách a plánujte ručně.
Kdy potřebujete nástroj pro kapacitní plánování
Tabule vám přestává stačit, pokud u vás nastává několik z následujících situací:
- Máte více strojů s různým vytížením: jeden je obsazený na týdny dopředu, zatímco jiný čeká na práci.
- Směny, přesčasy, dovolené nebo absence se liší podle stroje či týmu.
- Doba přetypování závisí na tom, který produkt se vyráběl předtím.
- Jedna zakázka prochází několika stroji a nejpomalejší operace určuje datum expedice.
- Urgentní zakázky a poruchy vás nutí ručně přepracovávat plán.
- Slibujete termíny expedice dřív, než víte, zda máte potřebnou kapacitu.
Co při výběru požadovat
- Kapacita jednotlivých výrobních zdrojů se zohledněním směn, dovolených, absencí a přesčasů.
- Výrobní operace pro každý produkt uložené v plánovacím systému, protože QuickBooks je neeviduje.
- Řazení všech otevřených zakázek v celém plánu podle priorit a termínů dokončení.
- Matice časů přetypování s časy, které závisejí na pořadí a liší se podle směru přechodu.
- Nástroje jako sdílené výrobní zdroje s omezenou kapacitou a operace vyžadující více pracovníků.
- Plánování podle dostupnosti materiálu, které zohledňuje zásoby a otevřené nákupní objednávky.
- Automatické přeplánování podle postupu výroby nebo změn zakázek.
- Konkrétní zpětný zápis do QuickBooks. Accounting API umí aktualizovat datum expedice nabídky, vytvořit fakturu navázanou na nabídku, zapsat odpracovaný čas a v amerických verzích Plus a Advanced zaznamenat skladovou korekci. Každého dodavatele se zeptejte, které z těchto údajů jeho plánovací systém zapisuje.
Možnosti se dělí do tří skupin:
- Samotný QuickBooks nebo QuickBooks s výrobními příkazy v Intuit Enterprise Suite. Vše zůstává v QuickBooks a plánujete ručně.
- Skladové a MRP systémy synchronizované s QuickBooks, například Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing nebo Autodesk Fusion Operations, přesouvají zásoby, kusovníky a výrobní příkazy do druhého systému, který zapisuje údaje do QuickBooks.
- Cloudový APS vedle QuickBooks rozvrhuje práci všech výrobních zdrojů podle zakázek z QuickBooks a zapisuje dokončenou práci zpět. Do této skupiny patří SkyPlanner.
Kde pomůže SkyPlanner
SkyPlanner APS řeší všechny výše uvedené nedostatky. Pracoviště, lidi, směny a výrobní operace jednotlivých produktů v něm nastavíte jednou. Každé pracoviště i každý pracovník má vlastní směny, volna, absence a přesčasové směny. Plánovací jádro Arcturus během několika sekund přiřadí každé operaci skutečný časový úsek v Ganttově diagramu podle priority operace, termínu dokončení, priority zákazníka a funkcí Fast Track a Dynamic Priorities.
Matice časů přetypování obsahuje dobu přechodu mezi každou dvojicí produktů v obou směrech. Plánovací jádro pak volí pořadí s nejkratším celkovým časem seřízení. Nástroje jsou sdílené výrobní zdroje s omezenou kapacitou a jedna operace může vyžadovat více pracovníků současně. Pokud pracoviště nebo pracovník není k dispozici, systém použije vámi nastavené alternativy.
Plánování podle materiálu simuluje budoucí stav zásob ze skladových množství a očekávaných dodávek z nákupních objednávek. Práce se plánuje pouze na dobu, kdy je materiál k dispozici. Autopilot při změnách ve výrobě automaticky přeplánuje práci a Running Time Lock ponechává zahájené operace na místě. Pracovníci zaznamenávají práci pomocí funkcí Mobile Confirmations, Production Timer a Quick Log Mode.
Zvolte SkyPlanner, pokud si chcete ponechat QuickBooks a doplnit ho o skutečný výrobní plán.
Zvolte SkyPlanner, pokud o tom, co lze vyrábět dál, rozhoduje dostupnost více strojů, sdílených nástrojů nebo pracovních týmů.
Zvolte SkyPlanner, pokud se má dokončená práce přenášet do QuickBooks jako faktura a odpracované hodiny bez opětovného přepisování.
Začněte importem z Excelu nebo CSV v rámci 30denní zkušební verze zdarma (až 20 pracovišť, bez platební karty). Poté cena začíná na 199 € měsíčně za 5 pracovišť s měsíční fakturací. Cenu integrace vám stanovíme předem podle vašich procesů a potřeb společně s cenou tarifu.
SkyPlanner se s QuickBooks Online integruje obousměrně prostřednictvím Accounting API společnosti Intuit. Do SkyPlanner se přenášejí zákazníci, položky, přijaté nabídky, nákupní objednávky a zaměstnanci. Zpět se zapisuje plánované datum expedice, faktury za dokončené zakázky, odpracovaný čas a skladové korekce. Integraci nastaví tým SkyPlanner při zavádění systému, nebo ji váš partner pro QuickBooks či vývojáři vytvoří pomocí zdokumentovaného REST API systému SkyPlanner (dokumentace API).
Přečtěte si přehled na stránce SkyPlanner pro QuickBooks Online, přejděte na průvodce integrací s QuickBooks Online, seznamte se se základy rozvrhování výroby nebo porovnejte všechny integrace.
Jak výrobní firmy hodnotí SkyPlanner
2 hušetřené každý týden
„SkyPlanner nás při plánování výroby posunul od excelových tabulek k optimalizaci výroby v reálném čase.“
Kalle Kalliomäki, specialista dodavatelského řetězce
UTU · Elektrické rozváděče a spínací zařízení
Při plánování výroby ušetří každý týden 2 hodiny práce a nová fronta operací se na linku dostane během několika sekund.
+90 %efektivity výroby
„Efektivita výroby se zvýšila o 90 %.“
Abdul Rucyinga, vedoucí IT
Laboratory & Allied · Farmaceutická výroba
Efektivita výroby vzrostla o 90 % a vytvoření optimalizovaného plánu na tři měsíce pro všechna pracoviště trvá méně než 30 minut.
99,2 %včasnost dodávek
„Díky SkyPlanner máme přehled o úzkých místech a řízení výroby je přehlednější.“
Toni Tuori, vedoucí výroby
Piristeel · Střešní bezpečnostní prvky a okapové systémy
Včasnost dodávek letos dosáhla 99,2 % a rozvrhování výroby šetří až čtyři hodiny práce denně.
6 měsícůdopředu vidí obchod volné kapacity
„SkyPlanner poskytuje spolehlivý základ pro veškeré plánování výroby.“
Anu Järvinen, vedoucí výroby
Fredman Operations · Balicí papíry pro styk s potravinami
Obchodní oddělení vidí volné kapacity šest měsíců dopředu. Na požadavky na změnu rozvrhu, jejichž vyřízení dříve trvalo hodinu i déle, nyní dostane odpověď během několika sekund.
Časté dotazy
Umí QuickBooks Online plánovat výrobu?
Ne. QuickBooks Online neeviduje stroje, technologické postupy ani výrobní příkazy. Eviduje cenové nabídky, faktury, zásoby a odpracovaný čas. Plánování výroby vedle něj zajišťuje specializovaný nástroj, například SkyPlanner APS.
Nabízí Intuit Enterprise Suite plánování výroby?
Obsahuje výrobní příkazy s kusovníkem, datem zahájení a požadovaným termínem dokončení. Tyto příkazy rezervují komponenty a kalkulují náklady na výrobu. Neplánují však operace podle kapacity strojů ani pracovníků.
Je QuickBooks systém ERP?
Ne. QuickBooks Online je účetní software pro malé a rostoucí firmy. Výrobní firmy, které používají QuickBooks, jej pro potřeby výroby doplňují skladovým systémem, systémem MRP nebo nástrojem pro plánování výroby, jako je SkyPlanner APS.
Potřebujeme MRP, než začneme používat SkyPlanner s QuickBooks?
Ne. SkyPlanner eviduje vaše pracoviště, kroky výrobního postupu a směny a načítá zakázky, položky a nákupní objednávky přímo z QuickBooks Online. Pokud již používáte systém MRP, například Katana nebo MRPeasy, SkyPlanner plánuje výrobu podle dat z tohoto systému.
Jaké údaje posílá SkyPlanner zpět do QuickBooks?
Plánovaný termín expedice u každé cenové nabídky, po dokončení zakázky fakturu propojenou s danou nabídkou, vykázané hodiny jako časové záznamy a změnu stavu zásob jako skladovou korekci.
