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O QuickBooks permite programar a produção? QuickBooks Online vs SkyPlanner APS
Não. O QuickBooks Online é um software de contabilidade. Gere clientes, produtos, orçamentos, faturas, encomendas a fornecedores, stock e tempos, e fá-lo bem. Não tem máquinas, roteiros de fabrico nem ordens de produção, pelo que não consegue indicar o que se produz, onde e quando. Os fabricantes que precisam desse plano usam o SkyPlanner APS em conjunto com o QuickBooks.
A solução de topo da Intuit, Intuit Enterprise Suite, acrescenta ordens de fabrico. Estas calculam o custo de fabrico e reservam componentes com base em duas datas. Não programam o trabalho em função da capacidade de uma máquina ou de uma pessoa. As secções seguintes mostram cada etapa.
Como o QuickBooks gere a produção, passo a passo
1. Produtos e serviços
Cada produto que fabrica ou compra é um artigo na lista de produtos e serviços. A Accounting API designa os tipos como Inventory, NonInventory, Service e Group. Um artigo Inventory acompanha a quantidade em stock. Um artigo Group é “used as a container for a bundle of items with a count for each item.” (usado para agrupar um conjunto de artigos, com uma quantidade para cada um). (fonte)
Um conjunto agrupa artigos num formulário de venda. Não contém etapas do processo, máquinas nem tempos.
2. Orçamentos e faturas como carteira de encomendas
A maioria das unidades fabris que usam QuickBooks Online gere a carteira de encomendas através de orçamentos. O cliente aceita um orçamento, a fábrica produz os artigos e o orçamento dá origem a uma fatura. Cada orçamento contém linhas, um estado e uma data de expedição. Nos planos Plus e Advanced, também é possível converter um orçamento numa encomenda de cliente, que reserva os artigos antes da faturação. Em qualquer dos casos, a lista de encomendas aceites é a fila de produção, mas nada nessa lista indica o que cada máquina vai produzir nem quando.
3. Encomendas a fornecedores e stock
Nos planos Plus e Advanced, o QuickBooks Online gere stock e encomendas a fornecedores, segundo a página de preços da Intuit. Uma encomenda a fornecedor regista o que foi encomendado. O registo da receção numa fatura de fornecedor aumenta a quantidade em stock. As vendas ou os ajustes reduzem-na.
4. Registo de tempos
Os colaboradores registam horas em atividades associadas a um cliente e a um artigo de serviço. As horas faturáveis podem ser acrescentadas a uma fatura. Assim, o tempo fica registado depois de o trabalho estar feito. Não é planeado.
5. Ordens de fabrico no Intuit Enterprise Suite
A Intuit afirma: “Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.” (As funcionalidades de fabrico estão atualmente disponíveis no Intuit Enterprise Suite.) (fonte) Uma ordem de fabrico funciona da seguinte forma:
- Seleciona um artigo composto de stock e a quantidade a fabricar.
- Em seguida, “select a production Start date and Required by date.” (seleciona a data de início da produção e a data em que esta deve estar concluída).
- Os componentes vêm da lista de materiais e podem ser alterados em cada ordem.
- O estado Planned reserva os componentes. Segue-se In Progress. A opção Mark as complete abre um formulário de fabrico para registar as quantidades e os custos finais.
- Os custos dos serviços e dos componentes sem gestão de stock são calculados “based on actual rates entered on the build assembly page.” (com base nos valores efetivos introduzidos na página de fabrico do artigo composto).
Aplicam-se duas regras. “You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.” (Não é possível iniciar uma ordem de fabrico sem uma lista de materiais.) E “Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.” (O Intuit Enterprise Suite não suporta listas de materiais multinível com subconjuntos.) (fonte)
6. Artigos compostos no QuickBooks Desktop
A documentação que a Intuit disponibiliza há anos sobre o fabrico de produtos acabados a partir de componentes refere-se a uma funcionalidade do Desktop: “You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.” (Pode fazê-lo no QuickBooks Desktop Premier, Enterprise ou Accountant.) (fonte) O fabrico de artigos compostos no Desktop gera stock. Também não programa a produção.
O que continua a depender do responsável pelo planeamento
- Sem máquinas nem centros de trabalho. O QuickBooks não tem um objeto para representar um torno, uma prensa ou uma linha de pintura, pelo que não consegue mostrar a respetiva carga.
- Sem roteiros de fabrico. As etapas por que passa um produto e a duração de cada uma ficam numa folha de cálculo ou na cabeça de alguém.
- Sem gestão da capacidade. Uma ordem de fabrico no Intuit Enterprise Suite tem uma data de início e uma data-limite de conclusão. Nada verifica se as máquinas e as pessoas estão disponíveis nesse intervalo.
- Sem sequenciação. A decisão sobre que ordem executar primeiro e em que máquina é tomada num quadro branco.
- Sem mudanças de produção. Não são modelados os tempos de preparação que dependem da tarefa anterior.
- Sem turnos. Os horários de trabalho, as férias e as horas extraordinárias por pessoa ou máquina são dados para processamento salarial e registo de tempos, não para planeamento.
- Datas definidas pela experiência. A data de expedição de um orçamento é a data que alguém introduziu.
Na prática, o proprietário ou um encarregado mantém o plano num quadro branco ou em Excel, compara-o manualmente com o stock no QuickBooks e telefona ao cliente quando há um atraso.
Quando o QuickBooks é suficiente
O QuickBooks Online, por si só, serve quando:
- Trabalha com uma ou duas máquinas e poucas pessoas, e a fila de produção cabe num quadro branco.
- A maioria das tarefas demora horas, não dias, e raramente tem de esperar por outras.
- Uma pessoa decide a sequência do trabalho e conhece bem a fábrica.
- A verdadeira limitação é a tesouraria ou o stock, não o tempo disponível nas máquinas.
Se esta é a sua realidade, mantenha os artigos e os orçamentos bem organizados no QuickBooks e faça o planeamento manualmente.
Quando precisa de um software de programação da produção com capacidade finita
O quadro branco já não chega quando várias destas situações se verificam:
- As máquinas têm cargas diferentes: uma está ocupada durante semanas enquanto outra fica à espera.
- Os turnos, as horas extraordinárias, os feriados ou as ausências variam consoante a máquina ou a equipa.
- O tempo de mudança de produção depende do produto fabricado anteriormente.
- Uma encomenda passa por várias máquinas, e a etapa mais lenta determina a data de expedição.
- As encomendas urgentes e as avarias obrigam a refazer o plano manualmente.
- Indica datas de expedição antes de saber se existe capacidade disponível.
O que procurar
- Capacidade por recurso, com turnos, férias, ausências e horas extraordinárias.
- Etapas do processo por produto registadas no software de programação, já que o QuickBooks não as tem.
- Sequenciação de todo o programa de produção, incluindo todas as encomendas em aberto, por prioridade e data de entrega.
- Uma matriz de tempos de preparação com tempos de mudança de produção assimétricos e dependentes da sequência.
- Ferramentas como recursos partilhados de capacidade finita e tarefas com vários operadores.
- Programação que tenha em conta os materiais, abrangendo o stock e as encomendas a fornecedores em aberto.
- Reprogramação automática à medida que a produção avança ou as encomendas mudam.
- Envio de dados concretos de volta para o QuickBooks. A Accounting API permite atualizar a data de expedição de um orçamento, criar uma fatura associada ao orçamento, lançar registos de tempos e, nas versões Plus e Advanced dos EUA, registar um ajuste de stock. Pergunte a cada fornecedor quais destes dados o seu software de programação envia.
As opções dividem-se em três grupos:
- QuickBooks, por si só ou com as ordens de fabrico do Intuit Enterprise Suite: mantém tudo no QuickBooks, com planeamento manual.
- Sistemas de gestão de stock e MRP que se sincronizam com o QuickBooks, como Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing ou Autodesk Fusion Operations: transferem o stock, as listas de materiais e as ordens de fabrico para um segundo sistema, que envia os dados para o QuickBooks.
- Um APS na nuvem em conjunto com o QuickBooks, categoria em que se enquadra o SkyPlanner: programa cada recurso a partir das encomendas do QuickBooks e devolve os dados do trabalho concluído.
Onde entra o SkyPlanner
O SkyPlanner APS colmata cada uma das lacunas acima. Define os centros de trabalho, as pessoas, os turnos e as etapas do processo de cada produto no SkyPlanner uma única vez. Cada centro de trabalho e cada pessoa têm os seus próprios turnos, férias, ausências e turnos extraordinários. Em segundos, o motor Arcturus atribui a cada tarefa um horário concreto no diagrama de Gantt, com base na prioridade da tarefa, na data de conclusão, na prioridade do cliente, em Fast Track e em Dynamic Priorities.
A matriz de tempos de preparação guarda o tempo de mudança de produção entre cada par de produtos, nos dois sentidos, e o motor escolhe a sequência com menor tempo de preparação. As ferramentas são recursos partilhados de capacidade finita, e uma tarefa pode exigir vários operadores em simultâneo. Quando um centro de trabalho ou uma pessoa não está disponível, o motor usa as alternativas que definiu.
A programação em função dos materiais simula o stock futuro a partir das existências e das encomendas a fornecedores por receber. O trabalho só é planeado para quando há material disponível. O Autopilot reprograma automaticamente quando a produção muda, e o Running Time Lock mantém as tarefas já iniciadas no respetivo lugar. Os operadores registam o trabalho com Mobile Confirmations, Production Timer e Quick Log Mode.
Escolha o SkyPlanner quando quiser manter o QuickBooks como o seu sistema e complementá-lo com um verdadeiro plano de produção.
Escolha o SkyPlanner quando várias máquinas, ferramentas partilhadas ou equipas determinarem o que pode ser produzido a seguir.
Escolha o SkyPlanner quando o trabalho concluído tiver de chegar ao QuickBooks sob a forma de faturas e horas, sem voltar a introduzir os dados.
Comece por importar um ficheiro Excel ou CSV durante o período de avaliação gratuita de 30 dias (até 20 centros de trabalho, sem cartão de crédito). Depois, o preço começa nos 199 € por mês, com 5 centros de trabalho incluídos e faturação mensal. O orçamento da integração é apresentado antecipadamente, em conjunto com o seu plano, de acordo com o seu processo e as suas necessidades.
O SkyPlanner integra-se com o QuickBooks Online nos dois sentidos através da Accounting API da Intuit. Recebe clientes, artigos, orçamentos aceites, encomendas a fornecedores e colaboradores. Devolve a data de expedição planeada, as faturas das encomendas concluídas, os registos de tempos e os ajustes de stock. A equipa do SkyPlanner configura a integração durante a implementação inicial. Em alternativa, o seu parceiro QuickBooks ou os seus programadores podem desenvolvê-la com a REST API documentada do SkyPlanner (referência da API).
Leia a visão geral na página SkyPlanner para QuickBooks Online, consulte o guia de integração com o QuickBooks Online, aprenda os conceitos básicos de programação da produção ou compare todas as integrações.
O que dizem os fabricantes sobre o SkyPlanner
2 hpoupadas por semana
“Com o SkyPlanner, o nosso planeamento da produção passou das folhas de cálculo Excel para a otimização da produção em tempo real.”
Kalle Kalliomäki, especialista em cadeia de abastecimento
UTU · Quadros elétricos e aparelhagem de manobra
O planeamento da produção poupa 2 horas de trabalho por semana, e uma nova fila de tarefas chega à linha em segundos.
+90%de eficiência na produção
“A eficiência na produção aumentou 90%.”
Abdul Rucyinga, responsável de TI
Laboratory & Allied · Produção farmacêutica
A eficiência na produção aumentou 90%, e criar um plano otimizado para três meses que abrange todos os centros de trabalho demora menos de 30 minutos.
99,2%fiabilidade das entregas
“O SkyPlanner deu-nos visibilidade para identificar estrangulamentos e tornou a gestão da produção mais clara.”
Toni Tuori, Diretor de Produção
Piristeel · Sistemas de segurança para coberturas e de escoamento de águas pluviais
A fiabilidade das entregas atingiu 99,2% este ano, e a programação permite poupar até quatro horas de trabalho por dia.
6 mesesde capacidade disponível visível para a equipa comercial
“O SkyPlanner dá uma base sólida e fiabilidade a todo o planeamento da produção.”
Anu Järvinen, responsável de produção
Fredman Operations · Papéis de embalagem aptos para contacto alimentar
A equipa comercial vê a capacidade disponível com seis meses de antecedência, e os pedidos de alteração à programação que demoravam uma hora ou mais recebem resposta em segundos.
Perguntas frequentes
O QuickBooks Online permite programar a produção?
Não. O QuickBooks Online não contém máquinas, gamas operatórias nem ordens de produção. Regista orçamentos, faturas, existências e tempos. Uma ferramenta de programação como o SkyPlanner APS planeia o trabalho em conjunto com o QuickBooks Online.
O Intuit Enterprise Suite tem programação da produção?
Dispõe de ordens de fabrico com uma lista de materiais, uma data de início e uma data-limite. Estas ordens reservam componentes e calculam o custo de fabrico. Não planeiam as operações em função da capacidade das máquinas ou da mão de obra.
O QuickBooks é um ERP?
Não. O QuickBooks Online é um software de contabilidade para pequenas empresas e empresas em crescimento. As empresas industriais que utilizam o QuickBooks complementam-no com um sistema de gestão de existências, um MRP ou uma ferramenta de programação como o SkyPlanner APS para gerir a produção.
Precisamos de um MRP para poder utilizar o SkyPlanner com o QuickBooks?
Não. O SkyPlanner guarda os seus centros de trabalho, etapas do processo e turnos e lê encomendas, artigos e ordens de compra diretamente do QuickBooks Online. Se já utiliza um MRP como o Katana ou o MRPeasy, o SkyPlanner baseia a programação nos dados desse sistema.
Que dados envia o SkyPlanner de volta para o QuickBooks?
A data de expedição prevista em cada orçamento, uma fatura associada ao orçamento quando a encomenda está concluída, as horas registadas sob a forma de registos de tempo e a alteração das existências sob a forma de um ajuste de inventário.
