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QuickBooks offre la schedulazione della produzione? QuickBooks Online e SkyPlanner APS a confronto
No. QuickBooks Online è un software di contabilità. Gestisce clienti, prodotti, preventivi, fatture, ordini di acquisto, scorte e ore lavorate, e lo fa bene. Non gestisce macchine, cicli di lavorazione o ordini di produzione, quindi non può indicare cosa viene lavorato, dove e quando. Le aziende manifatturiere che hanno bisogno di questo piano affiancano SkyPlanner APS a QuickBooks.
La soluzione di fascia più alta di Intuit, Intuit Enterprise Suite, aggiunge gli ordini di produzione. Questi calcolano il costo di produzione e riservano i componenti in base a due date. Non schedulano le lavorazioni in funzione della capacità di una macchina o di una persona. Le sezioni seguenti illustrano ogni passaggio.
Come QuickBooks gestisce la produzione, passo dopo passo
1. Prodotti e servizi
Ogni prodotto fabbricato o acquistato è un articolo nell’elenco dei prodotti e servizi. L’Accounting API distingue i tipi Inventory, NonInventory, Service e Group. Un articolo Inventory tiene traccia della giacenza disponibile. Un articolo Group è “used as a container for a bundle of items with a count for each item.” (usato come contenitore per un gruppo di articoli, ciascuno con la propria quantità). (fonte)
Un pacchetto raggruppa più articoli in un documento di vendita. Non contiene fasi di lavorazione, macchine o tempi.
2. Preventivi e fatture come portafoglio ordini
La maggior parte delle officine che usa QuickBooks Online gestisce il portafoglio ordini tramite i preventivi. Il cliente accetta un preventivo, l’officina produce la merce e il preventivo diventa una fattura. Ogni preventivo contiene righe, uno stato e una data di spedizione. Nei piani Plus e Advanced, un preventivo può anche essere convertito in un ordine di vendita, che riserva gli articoli prima della fatturazione. In entrambi i casi, l’elenco degli ordini accettati costituisce la coda di produzione, ma non indica quale macchina lavorerà cosa, né quando.
3. Ordini di acquisto e scorte
Nei piani Plus e Advanced, QuickBooks Online gestisce scorte e ordini di acquisto, come indicato nella pagina dei prezzi di Intuit. Un ordine di acquisto registra ciò che è stato ordinato a un fornitore. La registrazione del ricevimento tramite una fattura fornitore aumenta la giacenza disponibile. Le vendite o le rettifiche la riducono.
4. Rilevazione delle ore
I dipendenti registrano le ore lavorate associandole a un cliente e a un articolo di servizio. Le ore fatturabili possono essere aggiunte a una fattura. È una registrazione a consuntivo del tempo impiegato, non una sua pianificazione.
5. Ordini di produzione in Intuit Enterprise Suite
Intuit dichiara: “Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.” (Le funzionalità di produzione sono attualmente disponibili in Intuit Enterprise Suite.) (fonte) Un ordine di produzione funziona così:
- Si selezionano un articolo assemblato gestito a magazzino e la quantità da produrre.
- L’indicazione è: “select a production Start date and Required by date.” (selezionare la data di inizio produzione e la data entro cui completarla).
- I componenti provengono dalla distinta base e possono essere modificati per ogni ordine.
- Lo stato Planned riserva i componenti. Segue lo stato In Progress. Il comando Mark as complete apre un modulo di produzione in cui inserire quantità e costi finali.
- Il costo dei servizi e dei componenti non gestiti a magazzino viene calcolato “based on actual rates entered on the build assembly page.” (in base alle tariffe effettive inserite nella pagina di assemblaggio).
Valgono due regole. “You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.” (Non è possibile avviare un ordine di produzione senza una distinta base.) Inoltre: “Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.” (Intuit Enterprise Suite non supporta distinte base multilivello con sottoassiemi.) (fonte)
6. Assemblaggi in QuickBooks Desktop
La guida di Intuit, disponibile da tempo, sulla produzione di prodotti finiti a partire dai componenti riguarda una funzionalità di Desktop: “You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.” (È possibile farlo in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise o Accountant.) (fonte) Gli assemblaggi di Desktop generano scorte di prodotti finiti. Nemmeno questi ne schedulano la produzione.
Cosa resta a carico del pianificatore
- Nessuna macchina o centro di lavoro. QuickBooks non dispone di oggetti per rappresentare un tornio, una pressa o una linea di verniciatura, quindi non può mostrarne il carico.
- Nessun ciclo di lavorazione. Le fasi che un prodotto attraversa e i relativi tempi restano in un foglio di calcolo o nella testa di qualcuno.
- Nessuna gestione della capacità. Un ordine di produzione di Intuit Enterprise Suite ha una data di inizio e una data entro cui essere completato. Nulla verifica se macchine e persone siano disponibili in quell’intervallo.
- Nessuna sequenza. Si decide su una lavagna quale ordine lavorare per primo e su quale macchina.
- Nessuna gestione dei cambi produzione. Il tempo di attrezzaggio che dipende dall’operazione precedente non viene modellato.
- Nessuna gestione dei turni. Orari di lavoro, ferie e straordinari per persona o macchina sono dati per le paghe e la rilevazione delle ore, non per la pianificazione.
- Date basate sull’esperienza. La data di spedizione di un preventivo è semplicemente quella inserita da qualcuno.
In pratica, il titolare o un caporeparto tiene il piano su una lavagna o in Excel, lo verifica manualmente rispetto alle scorte di QuickBooks e chiama il cliente quando una data slitta.
Quando QuickBooks basta
QuickBooks Online da solo è sufficiente quando:
- Si lavora con una o due macchine e poche persone, e la coda di produzione sta su una sola lavagna.
- La maggior parte delle operazioni dura ore, non giorni, e raramente deve attendere il completamento di altre.
- Una sola persona decide la sequenza delle lavorazioni e conosce bene il reparto.
- Il vero vincolo è la liquidità o la disponibilità di scorte, non il tempo macchina.
Se questa è la tua situazione, mantieni ordinati gli articoli e i preventivi in QuickBooks e pianifica manualmente.
Quando serve uno schedulatore a capacità finita
La lavagna non basta più quando si verificano diverse di queste condizioni:
- Le macchine hanno carichi diversi: una è impegnata per settimane mentre un’altra resta in attesa.
- Turni, straordinari, ferie o assenze variano da una macchina o squadra all’altra.
- Il tempo di cambio produzione dipende dal prodotto lavorato in precedenza.
- Un ordine passa attraverso più macchine e la fase più lenta determina la data di spedizione.
- Ordini urgenti e guasti costringono a rifare il piano manualmente.
- Si comunicano date di spedizione prima di sapere se la capacità è disponibile.
Cosa cercare
- Capacità per ogni risorsa produttiva, con turni, ferie, assenze e straordinari.
- Fasi di lavorazione per ogni prodotto gestite nello schedulatore, dato che QuickBooks non le prevede.
- Sequenziamento dell’intero piano, con tutti gli ordini aperti ordinati per priorità e scadenza.
- Una matrice dei tempi di attrezzaggio con tempi di cambio produzione asimmetrici e dipendenti dalla sequenza.
- Utensili gestiti come risorse condivise a capacità finita e operazioni con più operatori.
- Schedulazione vincolata alla disponibilità dei materiali, che tenga conto delle scorte e degli ordini di acquisto aperti.
- Rischedulazione automatica quando la produzione avanza o gli ordini cambiano.
- Scrittura effettiva dei dati in QuickBooks. L’Accounting API può aggiornare la data di spedizione di un preventivo, creare una fattura collegata al preventivo, registrare le ore lavorate e, nelle versioni statunitensi di Plus e Advanced, registrare una rettifica di magazzino. Chiedi a ogni fornitore quali di questi dati vengono scritti dal suo schedulatore.
Le opzioni si dividono in tre gruppi:
- QuickBooks da solo o con gli ordini di produzione di Intuit Enterprise Suite: tutto resta in QuickBooks e la pianificazione è manuale.
- Sistemi di gestione del magazzino e MRP sincronizzati con QuickBooks, come Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing o Autodesk Fusion Operations: scorte, distinte base e ordini di produzione passano a un secondo sistema, che invia i dati a QuickBooks.
- Un APS in cloud affiancato a QuickBooks, la categoria di SkyPlanner: schedula ogni risorsa produttiva a partire dagli ordini di QuickBooks e vi registra il lavoro completato.
Il ruolo di SkyPlanner
SkyPlanner APS colma tutte le lacune descritte sopra. Basta definire una volta in SkyPlanner i centri di lavoro, le persone, i turni e le fasi di lavorazione di ogni prodotto. Per ogni centro di lavoro e persona si impostano turni, ferie, assenze e turni straordinari specifici. In pochi secondi, il motore Arcturus colloca ogni operazione in una fascia oraria reale sul diagramma di Gantt, in base alla priorità dell’operazione, alla data di completamento, alla priorità del cliente, a Fast Track e a Dynamic Priorities.
La matrice dei tempi di attrezzaggio contiene il tempo di cambio produzione tra ogni coppia di prodotti in entrambe le direzioni, e il motore sceglie la sequenza che riduce al minimo l’attrezzaggio. Gli utensili sono risorse condivise a capacità finita e un’operazione può richiedere più operatori contemporaneamente. Quando un centro di lavoro o una persona non è disponibile, il motore usa le alternative definite dall’utente.
La schedulazione basata sui materiali simula le giacenze future a partire dalle scorte e dagli ordini di acquisto in arrivo. Le lavorazioni vengono pianificate solo quando il materiale è disponibile. Autopilot rischedula automaticamente quando la produzione cambia e Running Time Lock mantiene invariate nel piano le operazioni già avviate. Gli operatori registrano il lavoro con Mobile Confirmations, Production Timer e Quick Log Mode.
Scegli SkyPlanner quando vuoi continuare a usare QuickBooks e affiancargli un vero piano di produzione.
Scegli SkyPlanner quando sono più macchine, utensili condivisi o squadre a determinare quale lavorazione può partire dopo.
Scegli SkyPlanner quando il lavoro completato deve arrivare in QuickBooks sotto forma di fattura e ore lavorate, senza reinserire i dati.
Inizia importando un file Excel o CSV durante la prova gratuita di 30 giorni (fino a 20 centri di lavoro, senza carta di credito). Al termine, i prezzi partono da 199 € al mese con 5 centri di lavoro inclusi e fatturazione mensile. Il preventivo per l’integrazione viene fornito in anticipo insieme al piano scelto, in base al tuo processo e alle tue esigenze.
SkyPlanner si integra con QuickBooks Online in entrambe le direzioni tramite l’Accounting API di Intuit. Importa clienti, articoli, preventivi accettati, ordini di acquisto e dipendenti. Restituisce la data di spedizione pianificata, le fatture per gli ordini completati, le ore lavorate e le rettifiche di magazzino. Il team SkyPlanner configura l’integrazione durante l’avviamento; in alternativa, il tuo partner QuickBooks o i tuoi sviluppatori possono realizzarla usando la REST API documentata di SkyPlanner (documentazione API).
Leggi la panoramica nella pagina SkyPlanner per QuickBooks Online, consulta la guida all’integrazione con QuickBooks Online, scopri le basi della schedulazione della produzione oppure confronta tutte le integrazioni.
Le aziende manifatturiere raccontano SkyPlanner
2 hrisparmiate ogni settimana
“Con SkyPlanner siamo passati dai fogli Excel per la pianificazione della produzione all’ottimizzazione della produzione in tempo reale.”
Kalle Kalliomäki, specialista della supply chain
UTU · Quadri elettrici e apparecchiature di manovra
La pianificazione della produzione fa risparmiare 2 ore di lavoro ogni settimana e una nuova coda di lavoro arriva in linea in pochi secondi.
+90%di efficienza produttiva
“L’efficienza in produzione è aumentata del 90%.”
Abdul Rucyinga, responsabile IT
Laboratory & Allied · Produzione farmaceutica
L’efficienza produttiva è aumentata del 90% e bastano meno di 30 minuti per creare un piano ottimizzato di tre mesi per tutti i centri di lavoro.
99,2%affidabilità delle consegne
“SkyPlanner ha reso visibili i colli di bottiglia e ha portato chiarezza nella gestione della produzione.”
Toni Tuori, Responsabile di produzione
Piristeel · Sistemi di sicurezza per tetti e di raccolta delle acque piovane
Quest’anno l’affidabilità delle consegne ha raggiunto il 99,2% e la schedulazione consente di risparmiare fino a quattro ore di lavoro al giorno.
6 mesidi visibilità sulla capacità disponibile per i commerciali
“SkyPlanner offre una base solida e affidabile per tutta la pianificazione della produzione.”
Anu Järvinen, responsabile di produzione
Fredman Operations · Carte per imballaggi idonee al contatto alimentare
I commerciali vedono la capacità disponibile con sei mesi di anticipo e le richieste di modifica del programma, che prima richiedevano un’ora o più, ricevono risposta in pochi secondi.
Domande frequenti
QuickBooks Online può schedulare la produzione?
No. QuickBooks Online non gestisce macchine, cicli di lavorazione né ordini di produzione. Registra preventivi, fatture, scorte e ore di lavoro. Uno schedulatore come SkyPlanner APS lo affianca per pianificare il lavoro.
Intuit Enterprise Suite offre la schedulazione della produzione?
Gestisce ordini di produzione con una distinta base, una data di inizio e una data di completamento richiesta. Questi ordini riservano i componenti e calcolano il costo di produzione. Non pianificano le operazioni in base alla capacità delle macchine o della manodopera.
QuickBooks è un ERP?
No. QuickBooks Online è un software di contabilità per piccole imprese e aziende in crescita. Le aziende manifatturiere che usano QuickBooks lo affiancano a un sistema di gestione del magazzino, a un MRP o a uno schedulatore come SkyPlanner APS per gestire la produzione.
Serve un MRP per poter usare SkyPlanner con QuickBooks?
No. SkyPlanner gestisce i centri di lavoro, le fasi di lavorazione e i turni e legge ordini, articoli e ordini di acquisto direttamente da QuickBooks Online. Se si utilizza già un MRP come Katana o MRPeasy, SkyPlanner esegue invece la schedulazione a partire dai dati di quel sistema.
Quali dati invia SkyPlanner a QuickBooks?
La data di spedizione pianificata per ogni preventivo, una fattura collegata al preventivo quando l’ordine è completato, le ore registrate come attività lavorative e la variazione delle scorte come rettifica di magazzino.
