Integrasi / ERP / QuickBooks Online
Apakah QuickBooks Memiliki Penjadwalan Produksi? QuickBooks Online vs SkyPlanner APS
Tidak. QuickBooks Online adalah perangkat lunak akuntansi. Sistem ini mencatat pelanggan, produk, penawaran, faktur, pesanan pembelian, stok, dan waktu kerja dengan baik. Namun, tidak ada data mesin, alur proses, atau perintah produksi di dalamnya, sehingga sistem ini tidak bisa memberi tahu apa yang dikerjakan di mesin mana dan kapan. Produsen yang membutuhkan rencana tersebut menggunakan SkyPlanner APS bersama QuickBooks.
Paket tertinggi Intuit, Intuit Enterprise Suite, menambahkan perintah manufaktur. Perintah ini menghitung biaya perakitan dan mengalokasikan komponen berdasarkan dua tanggal. Namun, perintah ini tidak menjadwalkan pekerjaan sesuai kapasitas mesin atau tenaga kerja. Bagian berikut menjelaskan setiap tahapnya.
Cara QuickBooks menangani produksi, tahap demi tahap
1. Produk dan layanan
Setiap produk yang Anda buat atau beli menjadi item dalam daftar produk dan layanan. Accounting API menggunakan nama tipe Inventory, NonInventory, Service, dan Group. Item Inventory mencatat jumlah stok yang tersedia. Item Group dijelaskan sebagai berikut: “used as a container for a bundle of items with a count for each item.” (digunakan sebagai wadah untuk paket item, dengan jumlah untuk setiap item). (sumber)
Paket mengelompokkan item pada formulir penjualan. Paket tidak memuat tahapan proses, mesin, ataupun waktu.
2. Penawaran dan faktur sebagai daftar pesanan
Sebagian besar pabrik yang menggunakan QuickBooks Online mencatat pesanan sebagai penawaran. Pelanggan menyetujui penawaran, pabrik membuat barang, lalu penawaran diubah menjadi faktur. Setiap penawaran memuat rincian item, status, dan tanggal pengiriman. Pada Plus dan Advanced, penawaran juga dapat diubah menjadi pesanan penjualan, yang mengalokasikan item sebelum faktur dibuat. Apa pun caranya, daftar pesanan yang disetujui menjadi antrean produksi, tanpa keterangan mesin mana yang mengerjakan apa dan kapan.
3. Pesanan pembelian dan stok
Menurut halaman harga Intuit, QuickBooks Online pada paket Plus dan Advanced mencatat persediaan dan pesanan pembelian. Pesanan pembelian mencatat barang yang Anda pesan dari pemasok. Pencatatan penerimaannya melalui tagihan pemasok menambah jumlah stok yang tersedia. Penjualan atau penyesuaian mengurangi jumlahnya.
4. Pencatatan waktu kerja
Karyawan mencatat jam kerja dalam catatan waktu kerja yang dikaitkan dengan pelanggan dan item layanan. Jam yang dapat ditagihkan bisa ditambahkan ke faktur. Fitur ini mencatat waktu setelah pekerjaan selesai, bukan merencanakannya.
5. Perintah manufaktur di Intuit Enterprise Suite
Intuit menyatakan, “Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.” (Fitur manufaktur saat ini tersedia di Intuit Enterprise Suite.) (sumber) Berikut cara kerja perintah manufaktur:
- Anda memilih item rakitan dalam persediaan dan jumlah yang akan dibuat.
- Anda diminta untuk: “select a production Start date and Required by date.” (memilih tanggal mulai produksi dan batas tanggal penyelesaian).
- Komponen diambil dari daftar kebutuhan bahan, dan Anda dapat mengubahnya untuk setiap pesanan.
- Status Planned mengalokasikan komponen. Berikutnya adalah status In Progress. Tindakan Mark as complete membuka formulir perakitan untuk mencatat jumlah dan biaya akhir.
- Biaya layanan dan komponen nonpersediaan dihitung “based on actual rates entered on the build assembly page.” (berdasarkan tarif aktual yang dimasukkan pada halaman perakitan).
Ada dua aturan yang membatasinya. “You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.” (Anda tidak dapat memulai perintah manufaktur tanpa daftar kebutuhan bahan.) Selain itu, “Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.” (Daftar kebutuhan bahan bertingkat dengan subrakitan tidak didukung di Intuit Enterprise Suite.) (sumber)
6. Perakitan di QuickBooks Desktop
Panduan Intuit yang sudah lama tersedia tentang pembuatan barang jadi dari komponen membahas fitur Desktop: “You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.” (Anda dapat melakukannya di QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, atau Accountant.) (sumber) Perakitan di Desktop menambah stok barang jadi, tetapi juga tidak menjadwalkan produksinya.
Hal yang tetap menjadi tanggung jawab perencana
- Tidak ada mesin atau pusat kerja. QuickBooks tidak memiliki objek untuk mesin bubut, mesin pres, atau lini pengecatan, sehingga tidak dapat menampilkan beban kerjanya.
- Tidak ada alur proses. Tahapan yang dilalui suatu produk beserta durasi setiap tahap hanya tersimpan di spreadsheet atau dalam ingatan seseorang.
- Tidak ada perhitungan kapasitas. Perintah manufaktur di Intuit Enterprise Suite memiliki tanggal mulai dan batas tanggal penyelesaian. Tidak ada pemeriksaan apakah mesin dan tenaga kerja tersedia dalam rentang waktu tersebut.
- Tidak ada urutan pengerjaan. Pesanan mana yang dikerjakan lebih dahulu di mesin mana ditentukan di papan tulis.
- Tidak ada changeover. Waktu setup yang bergantung pada job sebelumnya tidak dimodelkan.
- Tidak ada pengaturan shift. Jam kerja, cuti, dan lembur per orang atau mesin merupakan data penggajian dan waktu, bukan data perencanaan.
- Tanggal ditentukan berdasarkan pengalaman. Tanggal pengiriman pada penawaran hanyalah tanggal yang diketik seseorang.
Dalam praktiknya, pemilik atau kepala regu menyusun rencana di papan tulis atau Excel, mencocokkannya secara manual dengan stok di QuickBooks, lalu menelepon pelanggan jika jadwal mundur.
Kapan QuickBooks sudah cukup
QuickBooks Online saja sudah cukup jika:
- Anda mengoperasikan satu atau dua mesin dengan beberapa pekerja, dan antrean pekerjaan masih muat di satu papan tulis.
- Sebagian besar job selesai dalam hitungan jam, bukan hari, dan jarang harus saling menunggu.
- Satu orang menentukan urutan pekerjaan dan memahami kondisi pabrik dengan baik.
- Kendala utama Anda adalah kas atau stok, bukan waktu mesin.
Jika kondisi pabrik Anda seperti itu, cukup jaga kerapian data item dan penawaran di QuickBooks, lalu susun rencana secara manual.
Kapan Anda memerlukan aplikasi penjadwalan produksi sesuai kapasitas
Papan tulis tidak lagi memadai jika Anda menghadapi beberapa kondisi berikut:
- Beban kerja antarmesin berbeda: satu mesin sudah terjadwal penuh selama berminggu-minggu, sementara mesin lain menganggur.
- Shift, lembur, hari libur, atau ketidakhadiran berbeda untuk setiap mesin atau tim.
- Waktu changeover bergantung pada produk yang dikerjakan sebelumnya.
- Satu pesanan melewati beberapa mesin, dan tahap paling lambat menentukan tanggal pengiriman.
- Pesanan mendesak dan kerusakan mesin memaksa Anda menyusun ulang rencana secara manual.
- Anda menjanjikan tanggal pengiriman sebelum mengetahui apakah kapasitasnya tersedia.
Yang perlu dicari
- Kapasitas setiap sumber daya produksi yang memperhitungkan shift, cuti, ketidakhadiran, dan lembur.
- Tahapan proses setiap produk yang disimpan dalam sistem penjadwalan, karena QuickBooks tidak menyediakannya.
- Pengurutan seluruh jadwal untuk semua pesanan terbuka berdasarkan prioritas dan tenggat penyelesaian.
- Matriks waktu persiapan dengan waktu changeover yang bergantung pada urutan dan berbeda untuk arah pergantian sebaliknya.
- Perkakas sebagai sumber daya produksi bersama dengan kapasitas terbatas serta job yang membutuhkan beberapa operator.
- Penjadwalan yang memperhitungkan ketersediaan material, mencakup stok dan pesanan pembelian terbuka.
- Penjadwalan ulang otomatis saat produksi berjalan atau pesanan berubah.
- Kejelasan tentang data yang dikirim kembali ke QuickBooks. Accounting API dapat memperbarui tanggal pengiriman pada penawaran, membuat faktur yang ditautkan ke penawaran, mencatat waktu kerja, serta mencatat penyesuaian persediaan pada Plus dan Advanced versi AS. Tanyakan kepada setiap vendor mana dari data tersebut yang dikirim kembali oleh sistem penjadwalan mereka.
Pilihan yang tersedia terbagi menjadi tiga kelompok:
- QuickBooks saja atau dengan perintah manufaktur Intuit Enterprise Suite: semua data tetap di QuickBooks, sementara perencanaan dilakukan secara manual.
- Sistem persediaan dan MRP yang disinkronkan dengan QuickBooks, seperti Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing, atau Autodesk Fusion Operations, memindahkan stok, daftar kebutuhan bahan, dan perintah manufaktur ke sistem kedua yang mengirimkan pencatatan ke QuickBooks.
- APS berbasis cloud yang digunakan bersama QuickBooks, seperti SkyPlanner, menjadwalkan setiap sumber daya produksi berdasarkan pesanan di QuickBooks dan mengirimkan kembali data pekerjaan yang selesai.
Peran SkyPlanner
SkyPlanner APS melengkapi semua kekurangan di atas. Anda cukup sekali menetapkan stasiun kerja, tenaga kerja, shift, dan tahapan proses setiap produk di SkyPlanner. Setiap stasiun kerja dan orang memiliki pengaturan shift, cuti, ketidakhadiran, serta shift lembur masing-masing. Dalam hitungan detik, mesin penjadwalan Arcturus menempatkan setiap job pada slot waktu yang tersedia di linimasa Gantt berdasarkan prioritas job, tanggal penyelesaian, prioritas pelanggan, Fast Track, dan Dynamic Priorities.
Matriks waktu persiapan menyimpan waktu changeover untuk setiap pasangan produk dalam kedua arah pergantian. Mesin penjadwalan kemudian memilih urutan dengan waktu setup paling sedikit. Perkakas merupakan sumber daya produksi bersama dengan kapasitas terbatas, dan satu job dapat membutuhkan beberapa operator sekaligus. Saat stasiun kerja atau seseorang tidak tersedia, mesin penjadwalan menggunakan alternatif yang Anda tetapkan.
Penjadwalan berbasis material menyimulasikan persediaan mendatang dari stok saat ini dan pesanan pembelian yang akan diterima. Pekerjaan hanya dijadwalkan saat material tersedia. Autopilot menjadwalkan ulang secara otomatis ketika produksi berubah, sedangkan Running Time Lock menjaga agar job yang sudah dimulai tetap pada jadwalnya. Operator mencatat pekerjaan melalui Mobile Confirmations, Production Timer, dan Quick Log Mode.
Pilih SkyPlanner jika Anda ingin tetap menggunakan QuickBooks dan melengkapinya dengan rencana produksi yang nyata.
Pilih SkyPlanner jika ketersediaan beberapa mesin, perkakas bersama, atau tim kerja menentukan pekerjaan yang bisa dijalankan berikutnya.
Pilih SkyPlanner jika pekerjaan yang selesai perlu tercatat di QuickBooks sebagai faktur dan jam kerja tanpa mengetik ulang.
Mulai dengan mengimpor data Excel atau CSV dalam uji coba gratis 30 hari (hingga 20 stasiun kerja, tanpa kartu kredit). Setelah itu, harga mulai dari 199 € per bulan, sudah termasuk 5 stasiun kerja, dengan penagihan bulanan. Penawaran biaya integrasi disampaikan di awal sesuai proses dan kebutuhan Anda, bersama paket yang Anda pilih.
SkyPlanner terintegrasi dua arah dengan QuickBooks Online melalui Accounting API Intuit. Data pelanggan, item, penawaran yang disetujui, pesanan pembelian, dan karyawan masuk ke SkyPlanner. Tanggal pengiriman yang direncanakan, faktur untuk pesanan yang selesai, catatan waktu kerja, dan penyesuaian persediaan dikirim kembali ke QuickBooks Online. Tim SkyPlanner menyiapkan integrasi saat proses penyiapan awal, atau mitra QuickBooks maupun pengembang Anda dapat membangunnya menggunakan REST API SkyPlanner yang terdokumentasi (referensi API).
Baca ringkasannya di halaman SkyPlanner untuk QuickBooks Online, buka panduan integrasi QuickBooks Online, pelajari dasar-dasar penjadwalan produksi, atau bandingkan semua integrasi.
Ulasan SkyPlanner dari perusahaan manufaktur
2 jamdihemat setiap minggu
“SkyPlanner telah membawa perencanaan produksi kami dari lembar kerja Excel ke optimasi produksi secara real-time.”
Kalle Kalliomäki, Spesialis Rantai Pasok
UTU · Panel distribusi listrik dan perangkat hubung bagi
Perencanaan produksi menghemat 2 jam kerja setiap minggu, dan antrean kerja baru sampai ke lini produksi dalam hitungan detik.
+90%efisiensi produksi
“Efisiensi produksi meningkat 90%.”
Abdul Rucyinga, Kepala TI
Laboratory & Allied · Manufaktur farmasi
Efisiensi produksi meningkat 90%, dan penyusunan rencana yang dioptimalkan untuk tiga bulan di seluruh stasiun kerja membutuhkan waktu kurang dari 30 menit.
99,2%keandalan pengiriman
“SkyPlanner membuat hambatan produksi lebih mudah terlihat dan pengelolaan produksi menjadi lebih jelas.”
Toni Tuori, Manajer Produksi
Piristeel · Sistem keselamatan atap dan pengelolaan air hujan
Keandalan pengiriman mencapai 99,2% tahun ini, dan penjadwalan menghemat hingga empat jam kerja per hari.
6 bulanke depan, kapasitas yang tersedia dapat dilihat tim penjualan
“SkyPlanner menjadi landasan yang membuat seluruh perencanaan produksi dapat diandalkan.”
Anu Järvinen, Manajer Produksi
Fredman Operations · Kertas kemasan yang aman untuk pangan
Tim penjualan dapat melihat kapasitas yang masih tersedia untuk enam bulan ke depan. Permintaan perubahan jadwal yang sebelumnya membutuhkan satu jam atau lebih kini dijawab dalam hitungan detik.
Pertanyaan umum
Apakah QuickBooks Online bisa menjadwalkan produksi?
Tidak. QuickBooks Online tidak menyimpan data mesin, urutan proses, atau perintah produksi. Perangkat lunak ini mencatat penawaran, faktur, stok, dan waktu kerja. Perangkat lunak penjadwalan seperti SkyPlanner APS digunakan bersama QuickBooks Online untuk merencanakan pekerjaan produksi.
Apakah Intuit Enterprise Suite memiliki fitur penjadwalan produksi?
Intuit Enterprise Suite memiliki perintah manufaktur yang memuat daftar kebutuhan bahan, tanggal mulai, dan tanggal kebutuhan. Perintah ini mengalokasikan komponen dan menghitung biaya produksi. Namun, perintah tersebut tidak merencanakan operasi berdasarkan kapasitas mesin atau tenaga kerja.
Apakah QuickBooks merupakan ERP?
Tidak. QuickBooks Online adalah perangkat lunak akuntansi untuk usaha kecil dan usaha yang sedang berkembang. Untuk menangani produksi, produsen yang menggunakan QuickBooks menambahkan sistem persediaan, MRP, atau perangkat lunak penjadwalan seperti SkyPlanner APS.
Apakah kami memerlukan MRP sebelum bisa menggunakan SkyPlanner bersama QuickBooks?
Tidak. SkyPlanner menyimpan data stasiun kerja, tahapan proses, dan sif Anda, serta membaca pesanan, item, dan pesanan pembelian langsung dari QuickBooks Online. Jika Anda sudah menggunakan MRP seperti Katana atau MRPeasy, SkyPlanner akan menggunakan data dari MRP tersebut untuk menyusun jadwal.
Data apa yang dikirim kembali oleh SkyPlanner ke QuickBooks?
Tanggal pengiriman yang direncanakan pada setiap penawaran, faktur yang ditautkan ke penawaran saat pesanan selesai, jam kerja yang telah dicatat dalam bentuk catatan waktu kerja, serta perubahan stok dalam bentuk penyesuaian persediaan.
