¿Permite QuickBooks programar la producción? QuickBooks Online frente a SkyPlanner APS

1. Productos y servicios

Cada producto que fabricas o compras es un artículo en la lista de productos y servicios. La Accounting API distingue los tipos Inventory, NonInventory, Service y Group. Un artículo de tipo Inventory permite llevar el control de las existencias disponibles. Un artículo de tipo Group se describe así: «used as a container for a bundle of items with a count for each item.» (se utiliza como contenedor de un conjunto de artículos, con una cantidad para cada uno). (fuente)

Un conjunto agrupa artículos en un formulario de venta. No contiene fases del proceso, máquinas ni tiempos.

2. Presupuestos y facturas como cartera de pedidos

La mayoría de los talleres que utilizan QuickBooks Online gestionan su cartera de pedidos mediante presupuestos. El cliente acepta un presupuesto, el taller fabrica los productos y el presupuesto se convierte en factura. Cada presupuesto incluye líneas, un estado y una fecha de envío. En Plus y Advanced, también se puede convertir un presupuesto en un pedido de venta, que reserva los artículos antes de facturarlos. En ambos casos, la lista de pedidos aceptados es la cola de producción, pero no indica qué debe fabricar cada máquina ni cuándo.

3. Pedidos de compra y existencias

En Plus y Advanced, QuickBooks Online permite controlar el inventario y los pedidos de compra, según la página de precios de Intuit. Un pedido de compra registra lo que has solicitado a un proveedor. Registrar su recepción mediante una factura de proveedor aumenta las existencias disponibles. Las ventas o los ajustes las reducen.

4. Registro de horas

Los empleados registran las horas como actividades vinculadas a un cliente y a un artículo de servicio. Las horas facturables se pueden añadir a una factura. Así se registra el tiempo una vez realizado el trabajo. No se planifica.

5. Órdenes de fabricación en Intuit Enterprise Suite

Intuit afirma: «Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.» (las funciones de fabricación están disponibles actualmente en Intuit Enterprise Suite). (fuente) Una orden de fabricación funciona así:

• Eliges un artículo de ensamblaje del inventario y una cantidad que fabricar.
• La instrucción es «select a production Start date and Required by date.» (selecciona una fecha de inicio de producción y una fecha límite).
• Los componentes proceden de la lista de materiales y puedes modificarlos para cada orden.
• El estado Planned reserva los componentes. Le sigue In Progress. La opción Mark as complete abre un formulario de fabricación para introducir las cantidades y los costes finales.
• El coste de los servicios y de los componentes sin control de inventario se calcula «based on actual rates entered on the build assembly page.» (según las tarifas reales introducidas en la página de fabricación del ensamblaje).

Hay dos reglas que delimitan su uso. «You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.» (no se puede iniciar una orden de fabricación sin una lista de materiales). Además, «Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.» (Intuit Enterprise Suite no admite listas de materiales multinivel con subconjuntos). (fuente)

6. Ensamblajes en QuickBooks Desktop

La documentación que Intuit ofrece desde hace tiempo sobre cómo fabricar productos terminados a partir de componentes corresponde a una función de Desktop: «You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.» (puedes hacerlo en QuickBooks Desktop Premier, Enterprise o Accountant). (fuente) Los ensamblajes de Desktop generan existencias. Tampoco programan su fabricación.

QuickBooks Online por sí solo es suficiente cuando:

• Trabajas con una o dos máquinas y unas pocas personas, y la cola de producción cabe en una pizarra.
• La mayoría de las tareas duran horas, no días, y rara vez tienen que esperar unas por otras.
• Una persona decide el orden del trabajo y conoce bien el taller.
• Tu verdadera limitación es la liquidez o las existencias, no el tiempo de máquina.

Si así es tu taller, mantén al día los artículos y los presupuestos en QuickBooks y planifica manualmente.

SkyPlanner APS cubre cada una de las carencias anteriores. Defines una sola vez en SkyPlanner las estaciones de trabajo, las personas, los turnos y las fases del proceso de cada producto. Cada estación de trabajo y cada persona tiene sus propios turnos, permisos, ausencias y turnos de horas extra. En segundos, el motor Arcturus asigna a cada tarea una franja horaria real en el diagrama de Gantt según la prioridad de la tarea, la fecha de finalización, la prioridad del cliente, Fast Track y Dynamic Priorities.

La matriz de tiempos de preparación recoge el tiempo de cambio de formato entre cada par de productos en ambos sentidos, y el motor elige la secuencia que requiere menos preparación. Las herramientas son recursos productivos compartidos de capacidad finita, y una tarea puede necesitar varios operarios a la vez. Cuando una estación de trabajo o una persona no está disponible, el motor utiliza las alternativas que hayas definido.

La programación basada en materiales simula el inventario futuro a partir de las existencias y de los pedidos de compra por recibir. El trabajo solo se programa cuando hay material disponible. Autopilot reprograma automáticamente cuando cambia la producción, y Running Time Lock mantiene en su sitio las tareas ya iniciadas. Los operarios registran el trabajo con Mobile Confirmations, Production Timer y Quick Log Mode.

Elige SkyPlanner si quieres seguir usando QuickBooks como tu sistema y añadir un verdadero programa de producción.

Elige SkyPlanner si lo que se puede fabricar a continuación depende de varias máquinas, herramientas compartidas o equipos de operarios.

Elige SkyPlanner si necesitas que la factura y las horas del trabajo terminado se registren en QuickBooks sin volver a introducir los datos.

Empieza importando un archivo Excel o CSV durante la prueba gratuita de 30 días (hasta 20 estaciones de trabajo, sin tarjeta de crédito). Después, el precio parte de 199 € al mes con 5 estaciones de trabajo incluidas y facturación mensual. La integración se presupuesta de antemano junto con tu plan, según tus procesos y necesidades.

SkyPlanner se integra con QuickBooks Online en ambos sentidos a través de la Accounting API de Intuit. Importa clientes, artículos, presupuestos aceptados, pedidos de compra y empleados. Devuelve la fecha de envío prevista, las facturas de los pedidos terminados, las actividades de tiempo y los ajustes de inventario. El equipo de SkyPlanner configura la integración durante la puesta en marcha, o tu partner de QuickBooks o tus desarrolladores la crean mediante la REST API documentada de SkyPlanner (referencia de la API).

Consulta la descripción general en la página de SkyPlanner para QuickBooks Online, accede a la guía de integración con QuickBooks Online, aprende los conceptos básicos de la programación de la producción o compara todas las integraciones.