Koppelingen / ERP / QuickBooks Online
Biedt QuickBooks productieplanning? QuickBooks Online versus SkyPlanner APS
Nee. QuickBooks Online is boekhoudsoftware. Het houdt klanten, producten, offertes, facturen, inkooporders, voorraad en uren bij, en doet dat goed. Machines, bewerkingsroutes en productieorders ontbreken. Daardoor kan het niet aangeven wat waar en wanneer wordt geproduceerd. Maakbedrijven die zo’n productieplanning nodig hebben, gebruiken SkyPlanner APS naast QuickBooks.
Het uitgebreidste pakket van Intuit, Intuit Enterprise Suite, voegt productieorders toe. Daarmee berekent u de productiekosten en reserveert u componenten aan de hand van twee datums. Het werk wordt niet ingepland op basis van de capaciteit van een machine of medewerker. Hieronder nemen we elke stap door.
Hoe QuickBooks productie ondersteunt, stap voor stap
1. Producten en diensten
Elk product dat u maakt of inkoopt, staat als artikel in de lijst met producten en diensten. De Accounting API onderscheidt de typen Inventory, NonInventory, Service en Group. Een Inventory-artikel houdt de aanwezige voorraad bij. Een Group-artikel wordt omschreven als “used as a container for a bundle of items with a count for each item.” (gebruikt om een bundel artikelen vast te leggen, met een aantal per artikel.) (bron)
Een bundel groepeert artikelen op een verkoopdocument. Er staan geen processtappen, machines of tijden in.
2. Offertes en facturen als orderboek
De meeste productiebedrijven die QuickBooks Online gebruiken, houden hun orderboek bij via offertes. Een klant accepteert een offerte, het bedrijf maakt de goederen en de offerte wordt een factuur. Elke offerte bevat orderregels, een status en een verzenddatum. In Plus en Advanced kunt u een offerte ook omzetten in een verkooporder, waarmee u artikelen reserveert voordat u factureert. In beide gevallen vormt de lijst met geaccepteerde orders de wachtrij voor productie. Nergens staat welke machine wat produceert, of wanneer.
3. Inkooporders en voorraad
Volgens de prijspagina van Intuit houdt QuickBooks Online in Plus en Advanced voorraad en inkooporders bij. Een inkooporder legt vast wat u bij een leverancier hebt besteld. Als u de ontvangst via een inkoopfactuur boekt, neemt de aanwezige voorraad toe. Verkoop of een voorraadcorrectie verlaagt die.
4. Urenregistratie
Medewerkers registreren uren op een klant en een dienstartikel. Declarabele uren kunnen aan een factuur worden toegevoegd. Zo legt u de bestede tijd vast nadat het werk is gedaan. U plant er geen werk mee in.
5. Productieorders in Intuit Enterprise Suite
Intuit stelt: “Manufacturing features are currently available in Intuit Enterprise Suite.” (Productiefuncties zijn momenteel beschikbaar in Intuit Enterprise Suite.) (bron) Een productieorder werkt als volgt:
- U kiest een samengesteld voorraadartikel en het te produceren aantal.
- U volgt de instructie “select a production Start date and Required by date.” (selecteer een startdatum voor de productie en een datum waarop deze gereed moet zijn.)
- De componenten komen uit de stuklijst en kunnen per order worden aangepast.
- De status Planned reserveert de componenten. Daarna volgt In Progress. Met Mark as complete opent u een productieformulier voor de definitieve aantallen en kosten.
- De kosten van diensten en componenten die niet op voorraad worden gehouden, worden berekend “based on actual rates entered on the build assembly page.” (op basis van de werkelijke tarieven die op de pagina voor assemblage zijn ingevoerd.)
Er gelden twee regels. “You cannot start a manufacturing order without a bill of materials.” (U kunt geen productieorder starten zonder stuklijst.) En: “Multi level bill of materials with sub assemblies aren’t supported in Intuit Enterprise Suite.” (Intuit Enterprise Suite ondersteunt geen stuklijsten met meerdere niveaus en subsamenstellingen.) (bron)
6. Samenstellingen in QuickBooks Desktop
De al langer beschikbare uitleg van Intuit over het maken van eindproducten uit componenten gaat over een Desktop-functie: “You can do this in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise, or Accountant.” (Dit kan in QuickBooks Desktop Premier, Enterprise of Accountant.) (bron) Met samenstellingen in Desktop boekt u geproduceerde voorraad. Ook daarmee plant u de productie niet in.
Wat de planner zelf moet blijven doen
- Geen machines of werkcentra. QuickBooks heeft geen object voor een draaibank, pers of lakstraat en kan dus ook de bezetting ervan niet tonen.
- Geen bewerkingsroutes. De stappen die een product doorloopt en de tijd die elke stap kost, staan in een spreadsheet of zitten in iemands hoofd.
- Geen capaciteitscontrole. Een productieorder in Intuit Enterprise Suite heeft een startdatum en een datum waarop de order gereed moet zijn. Niets controleert of de machines en medewerkers in die periode beschikbaar zijn.
- Geen productievolgorde. Welke order als eerste op welke machine draait, wordt op een whiteboard bepaald.
- Geen omstellingen. Insteltijd die afhangt van de voorgaande taak wordt niet gemodelleerd.
- Geen ploegendiensten. Werktijden, verlof en overuren per medewerker of machine zijn gegevens voor de loonadministratie en urenregistratie, niet voor de planning.
- Datums op basis van ervaring. De verzenddatum op een offerte is de datum die iemand heeft ingevoerd.
In de praktijk houdt de eigenaar of voorman de planning bij op een whiteboard of in Excel, controleert die handmatig aan de hand van de voorraad in QuickBooks en belt de klant als een datum niet wordt gehaald.
Wanneer QuickBooks voldoende is
Alleen QuickBooks Online volstaat wanneer:
- U met één of twee machines en een paar medewerkers werkt en de wachtrij op één whiteboard past.
- De meeste taken uren duren, geen dagen, en zelden op elkaar hoeven te wachten.
- Eén persoon de werkvolgorde bepaalt en de werkvloer goed kent.
- Uw echte beperking de beschikbare financiële middelen of voorraad is, niet de machinetijd.
Herkent u uw bedrijf hierin? Houd dan uw artikelen en offertes in QuickBooks op orde en plan handmatig.
Wanneer u software voor capaciteitsplanning nodig hebt
U bent het whiteboard ontgroeid wanneer meerdere van deze situaties spelen:
- Machines zijn ongelijk belast: de ene is weken volgeboekt, terwijl de andere stilstaat.
- Ploegendiensten, overuren, vakanties of afwezigheden verschillen per machine of team.
- De omsteltijd hangt af van het product dat ervoor is gemaakt.
- Eén order doorloopt meerdere machines en de langzaamste stap bepaalt de verzenddatum.
- Spoedorders en storingen dwingen u de planning handmatig opnieuw op te bouwen.
- U geeft verzenddatums af voordat u weet of er capaciteit beschikbaar is.
Waar u op moet letten
- Capaciteit per productiemiddel, met ploegendiensten, verlof, afwezigheden en overuren.
- Processtappen per product die u vastlegt in de planningssoftware, omdat QuickBooks die niet heeft.
- Volgordebepaling voor de volledige planning, waarbij alle openstaande orders op prioriteit en uiterste gereeddatum worden ingepland.
- Een omsteltijdenmatrix met volgordeafhankelijke, asymmetrische omsteltijden.
- Gereedschappen als gedeelde productiemiddelen met beperkte capaciteit en taken waarvoor meerdere operators nodig zijn.
- Planning op basis van materiaalbeschikbaarheid, met inzicht in voorraad en openstaande inkooporders.
- Automatisch herplannen wanneer de productie vordert of orders veranderen.
- Concrete terugkoppeling naar QuickBooks. De Accounting API kan de verzenddatum van een offerte bijwerken, een aan de offerte gekoppelde factuur aanmaken, urenregistraties boeken en, in de Amerikaanse versies van Plus en Advanced, een voorraadcorrectie vastleggen. Vraag elke leverancier welke van deze gegevens zijn planningssoftware terugschrijft.
De opties vallen uiteen in drie groepen:
- Alleen QuickBooks of QuickBooks met productieorders in Intuit Enterprise Suite: u houdt alles in QuickBooks en plant handmatig.
- Voorraad- en MRP-systemen die met QuickBooks synchroniseren, zoals Katana, MRPeasy, Fishbowl Manufacturing of Autodesk Fusion Operations. Hierbij verplaatst u voorraad, stuklijsten en productieorders naar een tweede systeem dat boekingen naar QuickBooks doorstuurt.
- Een APS in de cloud naast QuickBooks, de categorie waarin SkyPlanner valt. Dit plant elk productiemiddel in op basis van uw QuickBooks-orders en schrijft afgerond werk terug.
De rol van SkyPlanner
SkyPlanner APS vult alle bovenstaande hiaten op. U legt werkcentra, medewerkers, ploegendiensten en de processtappen van elk product eenmalig vast in SkyPlanner. Elk werkcentrum en elke medewerker krijgt eigen diensten, verlof, afwezigheden en overwerkdiensten. De Arcturus-engine plaatst elke taak binnen enkele seconden in een daadwerkelijk beschikbaar tijdvak op de Gantt-tijdlijn. Daarbij houdt hij rekening met taakprioriteit, gereeddatum, klantprioriteit, Fast Track en Dynamic Priorities.
De omsteltijdenmatrix bevat voor elk paar producten de omsteltijd in beide richtingen. De engine kiest de volgorde met de minste insteltijd. Gereedschappen zijn gedeelde productiemiddelen met beperkte capaciteit en een taak kan meerdere operators tegelijk vereisen. Als een werkcentrum of medewerker niet beschikbaar is, gebruikt de engine de alternatieven die u hebt ingesteld.
Materiaalgestuurde planning simuleert de toekomstige voorraad op basis van de huidige voorraad en verwachte ontvangsten uit inkooporders. Werk wordt alleen ingepland wanneer het materiaal beschikbaar is. Autopilot herplant automatisch bij wijzigingen in de productie en Running Time Lock houdt gestarte taken op hun plaats. Operators registreren hun werk met Mobile Confirmations, Production Timer en Quick Log Mode.
Kies SkyPlanner als u QuickBooks wilt behouden en daarnaast een volwaardige productieplanning wilt gebruiken.
Kies SkyPlanner als meerdere machines, gedeelde gereedschappen of teams bepalen welk werk als volgende kan worden uitgevoerd.
Kies SkyPlanner als afgerond werk als factuur en uren in QuickBooks moet terechtkomen, zonder gegevens opnieuw in te voeren.
Begin met een Excel- of CSV-import tijdens de gratis proefperiode van 30 dagen (tot 20 werkcentra, geen creditcard nodig). Daarna begint de prijs bij 199 € per maand, inclusief 5 werkcentra en met maandelijkse facturering. U ontvangt vooraf een offerte voor de koppeling, afgestemd op uw proces en behoeften, samen met uw abonnement.
SkyPlanner wisselt via de Accounting API van Intuit in beide richtingen gegevens uit met QuickBooks Online. Klanten, artikelen, geaccepteerde offertes, inkooporders en medewerkers worden ingelezen. De geplande verzenddatum, facturen voor afgeronde orders, urenregistraties en voorraadcorrecties worden teruggestuurd. Het SkyPlanner-team configureert de koppeling tijdens de ingebruikname. Uw QuickBooks-partner of ontwikkelaars kunnen deze ook zelf bouwen met de gedocumenteerde REST API van SkyPlanner (API-documentatie).
Lees het overzicht op de pagina SkyPlanner voor QuickBooks Online, ga naar de handleiding voor de koppeling met QuickBooks Online, leer de basis van productieplanning of vergelijk alle koppelingen.
Ervaringen van productiebedrijven met SkyPlanner
2 hbespaard per week
“Met SkyPlanner zijn we voor onze productieplanning overgestapt van Excel-spreadsheets naar realtime optimalisatie van de productie.”
Kalle Kalliomäki, supplychainspecialist
UTU · Elektrische schakelborden en schakelapparatuur
De productieplanning bespaart elke week 2 uur werktijd en een nieuwe werklijst bereikt de productielijn in seconden.
+90%productie-efficiëntie
“De efficiëntie in de productie is met 90% gestegen.”
Abdul Rucyinga, hoofd IT
Laboratory & Allied · Farmaceutische productie
De productie-efficiëntie is met 90% gestegen. Een geoptimaliseerde planning voor alle werkcentra over een periode van drie maanden is in minder dan 30 minuten klaar.
99,2%leverbetrouwbaarheid
“SkyPlanner heeft knelpunten zichtbaar gemaakt en meer overzicht gebracht in de productieaansturing.”
Toni Tuori, productiemanager
Piristeel · Dakveiligheids- en hemelwaterafvoersystemen
De leverbetrouwbaarheid bereikte dit jaar 99,2% en het plannen bespaart tot vier uur werktijd per dag.
6 maandenvooruit inzicht in vrije capaciteit voor de verkoopafdeling
“SkyPlanner biedt een betrouwbare basis voor de hele productieplanning.”
Anu Järvinen, productiemanager
Fredman Operations · Voedselveilig verpakkingspapier
De verkoopafdeling ziet de vrije capaciteit zes maanden vooruit. Verzoeken om de planning aan te passen, die voorheen een uur of langer kostten, worden nu in seconden beantwoord.
Veelgestelde vragen
Kan QuickBooks Online de productie plannen?
Nee. QuickBooks Online bevat geen machines, bewerkingsroutes of productieorders. Het registreert offertes, facturen, voorraad en tijd. Planningssoftware zoals SkyPlanner APS verzorgt de werkplanning als aanvulling op QuickBooks Online.
Heeft Intuit Enterprise Suite productieplanning?
Het bevat productieorders met een stuklijst, een startdatum en een datum waarop de productie gereed moet zijn. Daarmee worden componenten gereserveerd en productiekosten berekend. De bewerkingen worden niet ingepland op basis van machine- of personeelscapaciteit.
Is QuickBooks een ERP-systeem?
Nee. QuickBooks Online is boekhoudsoftware voor kleine en groeiende bedrijven. Productiebedrijven die QuickBooks gebruiken, voegen voor hun productie een voorraadbeheersysteem, een MRP-systeem of planningssoftware zoals SkyPlanner APS toe.
Hebben we een MRP-systeem nodig voordat we SkyPlanner met QuickBooks kunnen gebruiken?
Nee. In SkyPlanner legt u uw werkcentra, processtappen en ploegendiensten vast. Orders, artikelen en inkooporders leest SkyPlanner rechtstreeks uit QuickBooks Online in. Gebruikt u al een MRP-systeem zoals Katana of MRPeasy, dan plant SkyPlanner op basis van de gegevens uit dat systeem.
Welke gegevens stuurt SkyPlanner terug naar QuickBooks?
De geplande verzenddatum bij elke offerte, een aan de offerte gekoppelde factuur zodra de order gereed is, de geregistreerde uren als tijdregistraties en de voorraadwijziging als voorraadcorrectie.
