Handleiding voor de QuickBooks Online-koppeling voor productieplanning met SkyPlanner APS

QuickBooks Online is één multi-tenant cloudproduct; elke administratie gebruikt dezelfde Accounting API. Dit is een REST API, versie v3. Elke aanroep is via de realm ID gericht op één administratie: https://quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{realmId}/{entity}. Voor tests is er een aparte sandboxhost. Verzoeken en antwoorden zijn in JSON, en de parameter minorversion bepaalt de schemaversie. (bron)

De entiteiten die nodig zijn voor de planning:

• Stamgegevens: Customer, Item (Inventory, NonInventory, Service), Employee, Vendor.
• Vraag: Estimate (TxnStatus Accepted, regels, ShipDate) en, voor productiebedrijven die vooraf factureren, Invoice of SalesReceipt.
• Aanvoer: PurchaseOrder (POStatus Open, regels met artikelen en aantallen), Bill.
• Terugschrijven: Estimate, Invoice, TimeActivity, InventoryAdjustment.

Gegevens worden uitgelezen via het query-endpoint, bijvoorbeeld select * from Estimate where MetaData.LastUpdatedTime > '2026-10-01'. Gedeeltelijke updates zijn mogelijk, dus SkyPlanner verstuurt alleen de velden die het wijzigt. De Accounting API heeft geen entiteiten voor verkooporders, bewerkingsvolgordes, werkcentra of productieorders.

QuickBooks-webhooks melden aan de app wanneer gegevens in een gekoppelde administratie wijzigen. “Webhooks automatically notify you whenever data changes in your end-user’s QuickBooks Online company files.” (Webhooks melden automatisch wanneer gegevens wijzigen in de QuickBooks Online-administratie van uw eindgebruiker.) (bron) De relevante entiteiten voor de planning:

• Customer, Item, Employee
• Estimate, Invoice, SalesReceipt
• PurchaseOrder, Bill
• TimeActivity

De acties omvatten Create, Update, Delete, Merge en Void. Een melding bevat de entiteitsnaam, de ID, de actie en het tijdstip van de laatste wijziging, niet het volledige record. De ontvanger haalt het record vervolgens op.

Change data capture (GET /cdc?entities=...&changedSince=...) geeft alle wijzigingen sinds een opgegeven tijdstip terug, binnen een recent tijdvenster. SkyPlanner gebruikt dit voor een nachtelijke controle en synchronisatie, zodat een gemiste webhook nooit tot een verouderde order leidt. TimeActivity valt niet onder change data capture en wordt daarom met een query gecontroleerd en gesynchroniseerd. (bron)

1. Eerste import van stamgegevens. Haal klanten, artikelen, medewerkers en openstaande inkooporders pagina voor pagina op via het query-endpoint. Maak klanten aan in SkyPlanner met de QuickBooks-ID als external_identifier, en producten en materialen met de artikel-ID als sleutel. Richt vervolgens in wat QuickBooks niet bevat: werkcentra, processtappen per product, diensten, verlof en omsteltijden. Voor processtappen is import via CSV of Excel de snelste route.

2. Ordersynchronisatie. Abonneer u op webhooks voor Estimate, Invoice, Item en PurchaseOrder. Zodra een offerte de status Accepted krijgt, leest SkyPlanner deze in en maakt het een order aan met het offertenummer als external_order_number en de verzenddatum als delivery_date. Elke regel wordt omgezet in taken voor de processtappen van het product. Openstaande inkooporderregels worden binnenkomend materiaal, zodat taken op de levering wachten. Nachtelijke change data capture vangt alle gemiste gebeurtenissen op.

3. Planning en afronding terugschrijven. Vier aanroepen zetten de resultaten in QuickBooks:

• Een gedeeltelijke update van de Estimate werkt ShipDate bij, zodat de toegezegde datum in QuickBooks de planning volgt.
• Zodra de order is afgerond, maakt POST /invoice de factuur aan met de offerteregels en een LinkedTxn naar de offerte. Intuit staat één factuurkoppeling per offerte toe. Daarom worden tijdens de scopebepaling afspraken gemaakt over deelleveringen.
• POST /timeactivity legt de geregistreerde uren van elke operator vast bij de medewerker, de klant en een dienstartikel. Factureerbare uren kunnen vervolgens in QuickBooks aan de factuur worden toegevoegd.
• POST /inventoryadjustment verhoogt de voorraad gereed product en verlaagt de voorraad verbruikte materialen. Intuit biedt deze entiteit in de VS aan voor QuickBooks Online Plus en Advanced. (bron)

4. Terugmeldingen van de werkvloer. Operators registreren hun werk met SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer of Quick Log Mode. De voortgang wordt direct in de planning verwerkt en Autopilot plant de rest opnieuw. Uren gaan als tijdregistraties naar QuickBooks. Blijft een productiebedrijf QuickBooks Time gebruiken voor de salarisadministratie, kies dan tijdens de scopebepaling één kanaal voor taakuren.

5. Afspraken over gegevensbeheer en conflicten. Leg deze afspraken vóór de ingebruikname vast:

• Verkooporders blijven in de QuickBooks-schermen. Plus en Advanced hebben verkooporders in de app. De koppeling leest geaccepteerde offertes, of facturen bij bedrijven die eerst factureren. Spreek één trigger af, zodat elke order op dezelfde manier binnenkomt.
• Geen bewerkingsvolgordes in QuickBooks. Beheer de processtappen per product in SkyPlanner, gekoppeld aan het QuickBooks-artikel.
• Eén factuur per gekoppelde offerte. Voor deelleveringen is een afspraak nodig, bijvoorbeeld één offerte per levering.
• Voorraadcorrecties verschillen per abonnement en regio. Plus en Advanced ondersteunen ze in de VS. Spreek in andere regio’s met uw accountant af hoe gereed product in QuickBooks wordt verwerkt.
• Productieorders in Intuit Enterprise Suite. Gebruikt u die, bepaal dan welk systeem leidend is voor productieorders en componentreserveringen.
• Bundels zijn via de API alleen te lezen. Groepsartikelen kunnen niet via de API worden aangemaakt. Beheer bundels daarom in QuickBooks.
• Refresh tokens roteren. Sla na elke vernieuwing het nieuwste refresh token op, anders valt de verbinding weg.