Vodnik za integracijo QuickBooks Online s SkyPlanner APS za terminiranje proizvodnje

QuickBooks Online je enotna oblačna rešitev z več najemniki, vsa podjetja pa uporabljajo isti Accounting API. Gre za REST API različice v3. Vsak klic naslovi eno podjetje prek njegovega identifikatorja realm ID: https://quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{realmId}/{entity}. Za testiranje je na voljo ločen strežnik s testnim okoljem. Zahteve in odgovori so v obliki JSON, parameter minorversion pa določa različico sheme. (vir)

Entitete, potrebne za terminiranje:

• Matični podatki: Customer, Item (Inventory, NonInventory, Service), Employee, Vendor.
• Povpraševanje: Estimate (TxnStatus Accepted, postavke, ShipDate), za proizvodna podjetja, ki račun izdajo vnaprej, pa Invoice ali SalesReceipt.
• Oskrba: PurchaseOrder (POStatus Open, postavke z artikli in količinami), Bill.
• Povratni zapis: Estimate, Invoice, TimeActivity, InventoryAdjustment.

Za branje se uporablja poizvedbena končna točka, na primer select * from Estimate where MetaData.LastUpdatedTime > '2026-10-01'. Posodobitve so lahko delne, zato SkyPlanner pošlje samo polja, ki jih spremeni. Accounting API nima entitet za prodajno naročilo, tehnološki postopek, delovni center ali proizvodni nalog.

Spletni kavlji QuickBooks obvestijo aplikacijo, ko se spremenijo podatki povezanega podjetja. “Webhooks automatically notify you whenever data changes in your end-user’s QuickBooks Online company files.” (Spletni kavlji vas samodejno obvestijo o vsaki spremembi podatkov podjetja končnega uporabnika v QuickBooks Online.) (vir) Za terminiranje so pomembne naslednje entitete:

• Customer, Item, Employee
• Estimate, Invoice, SalesReceipt
• PurchaseOrder, Bill
• TimeActivity

Podprte operacije so Create, Update, Delete, Merge in Void. Obvestilo vsebuje ime entitete, ID, operacijo in čas zadnje posodobitve, ne pa celotnega zapisa. Prejemnik zapis prebere naknadno.

Zajem sprememb podatkov (GET /cdc?entities=...&changedSince=...) vrne vse spremembe od podanega časovnega žiga znotraj omejenega obdobja v preteklosti. SkyPlanner ga uporablja za nočno usklajevanje, zato naročilo nikoli ne ostane neposodobljeno zaradi spregledanega spletnega kavlja. Zajem sprememb podatkov ne vključuje TimeActivity, zato se ta usklajuje s poizvedbo. (vir)

1. Začetni prenos matičnih podatkov. Prek poizvedbene končne točke po straneh preberite stranke, artikle, zaposlene in odprta nabavna naročila. V SkyPlanner ustvarite stranke z ID iz QuickBooks v polju external_identifier ter izdelke in materiale z ID artikla kot ključem. Nato dodajte podatke, ki jih QuickBooks ne hrani: delovne centre, korake postopkov za vsak izdelek, izmene, dopuste in pripravljalne čase. Korake postopkov najhitreje vnesete z uvozom iz CSV ali Excela.

2. Sinhronizacija naročil. Naročite se na spletne kavlje za Estimate, Invoice, Item in PurchaseOrder. Ko ponudba dobi status Accepted, jo SkyPlanner prebere in ustvari naročilo s številko ponudbe v polju external_order_number ter datumom odpreme v polju delivery_date. Iz vsake postavke nastanejo operacije po korakih postopka za izdelek. Postavke odprtih nabavnih naročil se prenesejo kot pričakovani material, zato operacije počakajo na dobavo. Nočni zajem sprememb podatkov zajame vsak spregledan dogodek.

3. Povratni zapis terminskega plana in podatkov o zaključku naročil. Štirje klici zapišejo rezultate v QuickBooks:

• Delna posodobitev entitete Estimate zapiše ShipDate, zato obljubljeni datum v QuickBooks sledi planu.
• Ob zaključku naročila POST /invoice ustvari račun s postavkami ponudbe in povezavo LinkedTxn na ponudbo. Intuit dovoljuje povezavo z enim računom na ponudbo, zato se o delnih dobavah dogovorite pri opredelitvi obsega.
• POST /timeactivity zapiše evidentirane ure vsakega operaterja ter jih poveže z zaposlenim, stranko in storitvenim artiklom. Ure za obračun lahko nato dodate na račun v QuickBooks.
• POST /inventoryadjustment poveča zalogo končnih izdelkov in zmanjša zalogo porabljenega materiala. Intuit to entiteto ponuja v paketih QuickBooks Online Plus in Advanced v ZDA. (vir)

4. Potrjevanje dela v proizvodnji. Operaterji evidentirajo delo s funkcijami SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer ali Quick Log Mode. Napredek takoj posodobi terminski plan, Autopilot pa preostalo delo razporedi na novo. Ure se v QuickBooks prenesejo kot časovni zapisi. Če podjetje za obračun plač še naprej uporablja QuickBooks Time, pri opredelitvi obsega izberite en kanal za evidentiranje ur operacij.

5. Pravila o lastništvu podatkov in reševanju neskladij. Zapišite jih pred zagonom:

• Prodajna naročila ostanejo v uporabniškem vmesniku QuickBooks. Paketa Plus in Advanced vključujeta prodajna naročila v aplikaciji, integracija pa bere sprejete ponudbe oziroma račune pri podjetjih, ki račun izdajo vnaprej. Dogovorite se za en sprožilec, da se bodo vsa naročila v SkyPlanner prenesla na enak način.
• QuickBooks nima tehnoloških postopkov. Operacije za vsak izdelek vodite v SkyPlanner in jih s ključem povežite z artiklom v QuickBooks.
• Na eno ponudbo je lahko vezan en račun. Za delne dobave potrebujete pravilo, na primer eno ponudbo za vsako dobavo.
• Popravki zalog so odvisni od paketa in regije. V ZDA jih podpirata paketa Plus in Advanced. Drugod se z računovodjo dogovorite, kako boste končne izdelke prenesli v QuickBooks.
• Proizvodni nalogi v Intuit Enterprise Suite. Če jih uporabljate, določite, kateri sistem je pristojen za sestavljanje izdelkov in rezervacije komponent.
• Pakete artiklov je prek API mogoče samo brati. Artiklov vrste Group ni mogoče ustvariti prek API, zato pakete artiklov vzdržujte v QuickBooks.
• Menjava žetona za osveževanje. Po vsaki osvežitvi shranite najnovejši žeton za osveževanje, sicer se povezava prekine.