Integrasjonsveiledning for QuickBooks Online: produksjonsplanlegging med SkyPlanner APS

QuickBooks Online er ett skyprodukt med en flerleietakerarkitektur, og alle firmaer bruker samme Accounting API. Det er et REST API i versjon v3. Hvert kall retter seg mot ett firma via firmaets realm ID: https://quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{realmId}/{entity}. Testing skjer på en egen sandkassevert. Forespørsler og svar er i JSON-format, og parameteren minorversion angir skjemaversjonen. (kilde)

Entitetene som trengs i produksjonsplanleggingen:

• Grunndata: Customer, Item (Inventory, NonInventory, Service), Employee, Vendor.
• Behov: Estimate (TxnStatus Accepted, linjer, ShipDate), og for bedrifter som fakturerer på forhånd, Invoice eller SalesReceipt.
• Tilførsel: PurchaseOrder (POStatus Open, linjer med varer og antall), Bill.
• Tilbakeskriving: Estimate, Invoice, TimeActivity, InventoryAdjustment.

Data leses via query-endepunktet, for eksempel select * from Estimate where MetaData.LastUpdatedTime > '2026-10-01'. Oppdateringer kan være delvise, så SkyPlanner sender bare feltene som endres. Accounting API har ingen entiteter for salgsordrer, produksjonsruter, arbeidssentre eller produksjonsordrer.

Webhooks fra QuickBooks varsler appen når data endres i et tilkoblet firma. «Webhooks automatically notify you whenever data changes in your end-user’s QuickBooks Online company files.» (Webhooks varsler deg automatisk når data endres i sluttbrukerens firmadata i QuickBooks Online.) (kilde) Disse entitetene er relevante for produksjonsplanleggingen:

• Customer, Item, Employee
• Estimate, Invoice, SalesReceipt
• PurchaseOrder, Bill
• TimeActivity

Operasjonene omfatter Create, Update, Delete, Merge og Void. Et varsel inneholder entitetsnavn, ID, operasjon og tidspunkt for siste oppdatering, ikke hele posten. Mottakeren henter posten etterpå.

Endringsfangst (GET /cdc?entities=...&changedSince=...) returnerer alt som er endret siden et tidsstempel, innenfor et begrenset tidsvindu bakover. SkyPlanner bruker dette til nattlig avstemming, slik at en tapt webhook aldri fører til at en ordre blir stående utdatert. TimeActivity dekkes ikke av endringsfangst og avstemmes derfor med en spørring. (kilde)

1. Førstegangsimport av grunndata. Hent kunder, varer, ansatte og åpne innkjøpsordrer side for side via query-endepunktet. Opprett kunder i SkyPlanner med QuickBooks-ID som external_identifier, og produkter og materialer med vare-ID som nøkkel. Sett deretter opp det som ikke finnes i QuickBooks: arbeidsstasjoner, prosesstrinn per produkt, skift, fravær og omstillingstider. Import fra CSV eller Excel er den raskeste måten å legge inn prosesstrinn på.

2. Ordresynkronisering. Abonner på webhooks for Estimate, Invoice, Item og PurchaseOrder. Når et tilbud får status Accepted, leser SkyPlanner det og oppretter en ordre med tilbudsnummeret som external_order_number og forsendelsesdatoen som delivery_date. Hver linje blir til jobber som følger produktets prosesstrinn. Åpne innkjøpsordrelinjer blir til innkommende materialer, slik at jobbene venter på leveransen. Nattlig endringsfangst fanger opp eventuelle hendelser som ikke har kommet frem.

3. Tilbakeskriving av produksjonsplan og fullføringsdata. Fire kall overfører resultatene til QuickBooks:

• En delvis oppdatering av Estimate skriver til ShipDate, slik at den lovede datoen i QuickBooks følger planen.
• Når ordren er fullført, oppretter POST /invoice fakturaen med tilbudslinjene og en LinkedTxn til tilbudet. Intuit tillater én fakturakobling per tilbud, så håndtering av delleveranser avtales under avklaringen.
• POST /timeactivity fører hver operatørs registrerte timer på den ansatte, kunden og en tjenestevare. Fakturerbare timer kan deretter legges til på fakturaen i QuickBooks.
• POST /inventoryadjustment øker beholdningen av ferdigvarer og trekker fra brukte materialer. Intuit tilbyr denne entiteten i QuickBooks Online Plus og Advanced i USA. (kilde)

4. Registreringer fra produksjonsgulvet. Operatørene registrerer arbeid med SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer eller Quick Log Mode. Fremdriften oppdaterer planen med en gang, og Autopilot planlegger resten på nytt. Timene overføres til QuickBooks som timeaktiviteter. Hvis bedriften beholder QuickBooks Time til lønnskjøring, velger dere én kanal for timer på jobber under avklaringen.

5. Dataeierskap og konfliktregler. Dokumenter disse før produksjonssetting:

• Salgsordrer blir i QuickBooks-grensesnittet. Plus og Advanced har salgsordrer i appen, mens integrasjonen leser godkjente tilbud, eller fakturaer for bedrifter som fakturerer først. Avtal én utløser, slik at alle ordrer kommer inn på samme måte.
• Ingen produksjonsruter i QuickBooks. Vedlikehold prosesstrinnene for hvert produkt i SkyPlanner, koblet til varen i QuickBooks.
• Én faktura per tilbudskobling. Delleveranser krever en regel, for eksempel ett tilbud per levering.
• Lagerjusteringer avhenger av abonnement og region. Plus og Advanced i USA støtter dem. I andre regioner må du avtale med regnskapsføreren hvordan ferdigvarer skal registreres i QuickBooks.
• Produksjonsordrer i Intuit Enterprise Suite. Hvis du bruker dem, må du avklare hvilket system som eier produksjonsregistreringer og komponentreservasjoner.
• Varepakker kan bare leses via API-et. Gruppevarer kan ikke opprettes via API-et, så vedlikehold varepakkene i QuickBooks.
• Rotasjon av refresh token. Lagre nyeste refresh token etter hver fornyelse, ellers brytes forbindelsen.