Integrationsguide för QuickBooks Online för produktionsplanering med SkyPlanner APS

QuickBooks Online är en gemensam molnprodukt med flera klienter, och alla företag använder samma Accounting API. Det är ett REST API i version v3. Varje anrop riktas till ett företag via dess realm ID: https://quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{realmId}/{entity}. För testning finns en separat sandbox-värd. Anrop och svar använder JSON, och parametern minorversion anger schemaversionen. (källa)

Entiteterna som behövs för produktionsplanering:

• Grunddata: Customer, Item (Inventory, NonInventory, Service), Employee, Vendor.
• Behov: Estimate (TxnStatus Accepted, rader, ShipDate) och, för verkstäder som fakturerar i förväg, Invoice eller SalesReceipt.
• Försörjning: PurchaseOrder (POStatus Open, rader med artiklar och kvantiteter), Bill.
• Återföring: Estimate, Invoice, TimeActivity, InventoryAdjustment.

Data hämtas via query-endpointen, till exempel med select * from Estimate where MetaData.LastUpdatedTime > '2026-10-01'. Partiella uppdateringar stöds, så SkyPlanner skickar bara de fält som ändras. Accounting API saknar entiteter för kundorder, operationsföljder, produktionsgrupper och tillverkningsorder.

Webhooks från QuickBooks meddelar appen när data ändras i ett anslutet företag. ”Webhooks automatically notify you whenever data changes in your end-user’s QuickBooks Online company files.” (Webhooks meddelar dig automatiskt när data ändras i slutanvändarens företagsfiler i QuickBooks Online.) (källa) Entiteter som är relevanta för produktionsplaneringen:

• Customer, Item, Employee
• Estimate, Invoice, SalesReceipt
• PurchaseOrder, Bill
• TimeActivity

Åtgärderna omfattar Create, Update, Delete, Merge och Void. En avisering innehåller entitetens namn, ID, åtgärd och tidpunkt för senaste uppdatering, inte hela posten. Mottagaren hämtar posten efteråt.

Ändringsinsamling (GET /cdc?entities=...&changedSince=...) returnerar allt som har ändrats sedan en angiven tidpunkt, inom ett begränsat tidsfönster bakåt. SkyPlanner använder detta för nattlig avstämning, så att en missad webhook aldrig lämnar en order inaktuell. TimeActivity omfattas inte av ändringsinsamlingen och stäms därför av med en fråga. (källa)

1. Inledande inläsning av grunddata. Hämta kunder, artiklar, anställda och öppna inköpsorder sida för sida via query-endpointen. Skapa kunder i SkyPlanner med deras QuickBooks-ID som external_identifier och produkter och material med artikelns ID som nyckel. Lägg sedan upp det som saknas i QuickBooks: produktionsgrupper, processteg per produkt, skift, ledigheter och ställtider. Import från CSV eller Excel är det snabbaste sättet att lägga in processteg.

2. Ordersynkronisering. Prenumerera på webhooks för Estimate, Invoice, Item och PurchaseOrder. När en offert får status Accepted hämtar SkyPlanner den och skapar en order med offertnumret som external_order_number och leveransdatumet som delivery_date. Varje rad blir operationer som följer produktens processteg. Öppna inköpsorderrader blir inkommande material, så operationerna väntar på leveransen. Nattlig ändringsinsamling fångar upp eventuella missade händelser.

3. Återföring av planering och färdigrapportering. Fyra anrop för över resultaten till QuickBooks:

• En partiell uppdatering av Estimate uppdaterar fältet ShipDate, så att det utlovade datumet i QuickBooks följer planen.
• När ordern är färdig skapar POST /invoice fakturan med offertens rader och en LinkedTxn till offerten. Intuit tillåter en fakturakoppling per offert, så hanteringen av delleveranser bestäms under kartläggningen.
• POST /timeactivity registrerar varje operatörs rapporterade timmar mot den anställda, kunden och en tjänsteartikel. Debiterbara timmar kan sedan läggas till på fakturan i QuickBooks.
• POST /inventoryadjustment ökar lagersaldot för färdigvaror och minskar det för förbrukat material. Intuit erbjuder denna entitet i QuickBooks Online Plus och Advanced i USA. (källa)

4. Återrapportering från produktionen. Operatörerna registrerar arbete med SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer eller Quick Log Mode. När arbetets framdrift rapporteras uppdateras produktionsplanen direkt, och Autopilot planerar om resten. Timmarna förs över till QuickBooks som tidsposter. Om en verkstad behåller QuickBooks Time för lönehanteringen ska ni under kartläggningen välja en enda kanal för registrering av operationernas timmar.

5. Dataägarskap och konfliktregler. Dokumentera dem före driftstart:

• Kundorder hanteras fortsatt i QuickBooks gränssnitt. Plus och Advanced har kundorder i appen, medan integrationen läser godkända offerter eller fakturor för verksamheter som fakturerar före produktion. Kom överens om en gemensam utlösande händelse så att alla order kommer in på samma sätt.
• Inga operationsföljder i QuickBooks. Hantera processtegen för varje produkt i SkyPlanner, kopplade till artikelnyckeln i QuickBooks.
• Varje offert kan bara kopplas till en faktura. Delleveranser kräver en regel, till exempel en offert per leverans.
• Stödet för lagerjusteringar beror på abonnemang och region. Plus och Advanced i USA har stöd för dem. I andra regioner behöver ni komma överens med den redovisningsansvariga om hur färdigvaror ska registreras i QuickBooks.
• Tillverkningsorder i Intuit Enterprise Suite. Om ni använder dem behöver ni bestämma vilket system som ansvarar för tillverkningsposter och komponentreservationer.
• Artikelpaket kan bara läsas via API:et. Gruppartiklar kan inte skapas via API:et, så hantera artikelpaketen i QuickBooks.
• Rotation av refresh token. Spara det senaste refresh token-värdet efter varje förnyelse, annars bryts anslutningen.