Integracijos / ERP / QuickBooks Online
QuickBooks Online integravimo vadovas: gamybos tvarkaraščių sudarymas su SkyPlanner APS
Šiame QuickBooks Online integravimo vadove ProAdvisors specialistams, konsultantams ir IT komandoms paaiškinama, kaip sujungti QuickBooks Online su SkyPlanner APS. SkyPlanner keičiasi duomenimis su QuickBooks Online abiem kryptimis per Intuit Accounting API:
- Į SkyPlanner perduodami klientai, prekės su turimais atsargų kiekiais, patvirtinti komerciniai pasiūlymai, neįvykdyti pirkimo užsakymai ir darbuotojai.
- Suplanuota užbaigimo data įrašoma atgal kaip kiekvieno komercinio pasiūlymo išsiuntimo data.
- Užbaigti užsakymai perduodami atgal kaip sąskaitos faktūros, susietos su atitinkamais komerciniais pasiūlymais, užregistruotos valandos – kaip darbo laiko įrašai, o atsargų pokyčiai – kaip atsargų koregavimai.
- QuickBooks įvykių pranešimai informuoja apie duomenų pokyčius, o SkyPlanner įvykių pranešimai iš karto perduoda tvarkaraščio pakeitimus.
QuickBooks Online yra apskaitos programa, todėl joje nėra įrenginių, technologinių maršrutų ar gamybos užsakymų. Darbo centrai, proceso žingsniai, pamainos ir paruošimo laikai tvarkomi SkyPlanner. Diegimo metu SkyPlanner komanda sukonfigūruoja integraciją su jūsų įmonės QuickBooks paskyra ir teikia palaikymą pradėjus ją naudoti. Šis vadovas skirtas partneriams ir programuotojams, norintiems prisidėti prie integravimo arba patiems kurti sprendimus naudojant dokumentuotą SkyPlanner REST API (API žinynas).
QuickBooks Online Accounting API
QuickBooks Online yra vienas debesijos produktas, kuriuo naudojasi daug atskirų įmonių, ir visos jos naudoja tą pačią Accounting API. Tai REST API, kurios versija – v3. Kiekviena užklausa kreipiasi į vieną įmonę pagal jos realm ID: https://quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{realmId}/{entity}. Bandymams naudojamas atskiras bandomosios aplinkos serveris. Užklausos ir atsakymai pateikiami JSON formatu, o parametru minorversion pasirenkama schemos versija. (šaltinis)
Tvarkaraščiams sudaryti reikalingi objektai:
- Pagrindiniai duomenys:
Customer,Item(Inventory, NonInventory, Service),Employee,Vendor. - Paklausa:
Estimate(TxnStatus Accepted, eilutės,ShipDate), o įmonėms, kurios pirmiausia išrašo sąskaitą, –InvoicearbaSalesReceipt. - Tiekimas:
PurchaseOrder(POStatus Open, eilutės su prekėmis ir kiekiais),Bill. - Įrašymas atgal:
Estimate,Invoice,TimeActivity,InventoryAdjustment.
Duomenys skaitomi per užklausų galinį tašką, pavyzdžiui, select * from Estimate where MetaData.LastUpdatedTime > '2026-10-01'. Galima atnaujinti tik dalį laukų, todėl SkyPlanner siunčia tik tuos laukus, kuriuos keičia. Accounting API neturi pardavimo užsakymo, technologinio maršruto, darbo centro ar gamybos užsakymo objektų.
Autentifikavimas ir apribojimai
Accounting API naudoja OAuth 2.0 su autorizacijos kodo srautu ir com.intuit.quickbooks.accounting prieigos sritimi. QuickBooks administratorius vieną kartą prisijungia ir suteikia prieigą. Tada programa gauna trumpai galiojantį prieigos žetoną, siunčiamą kaip Authorization: Bearer, ir atnaujinimo žetoną, kuris pakeičiamas kiekvieno atnaujinimo metu. (šaltinis)
Intuit riboja kiekvienos įmonės užklausų skaičių per minutę ir per sekundę. Programai viršijus ribą, grąžinamas HTTP 429 atsakymas. Intuit App Partner Program taip pat nustato kai kurių API užklausų mėnesio kvotas pagal partnerio lygį. Abu ribojimai aprašyti Intuit limitų ir užklausų dažnio ribojimo puslapyje. Naudojant įvykių pranešimus, duomenų pokyčių fiksavimą ir tik pakeistų laukų atnaujinimą, tvarkaraščių sudarymo integracijos užklausų skaičius yra gerokai mažesnis už šias ribas.
SkyPlanner REST API autentifikavimui naudojamas API žetonas antraštėje Authorization-Token (SkyPlanner Settings > API). API aprašyta Swagger/OpenAPI dokumentacijoje. Integravimo pamokoje nuosekliai paaiškintos pirmosios užklausos.
Įvykių pranešimai ir duomenų pokyčių fiksavimas
QuickBooks įvykių pranešimai informuoja programą, kai pasikeičia prijungtos įmonės duomenys. „Webhooks automatically notify you whenever data changes in your end-user’s QuickBooks Online company files.” (Įvykių pranešimai automatiškai informuoja, kai pasikeičia jūsų galutinio naudotojo įmonės duomenys QuickBooks Online.) (šaltinis) Tvarkaraščiams sudaryti svarbūs objektai:
Customer,Item,EmployeeEstimate,Invoice,SalesReceiptPurchaseOrder,BillTimeActivity
Galimi veiksmai: Create, Update, Delete, Merge ir Void. Pranešime pateikiamas objekto pavadinimas, ID, veiksmas ir paskutinio atnaujinimo laikas, o ne visas įrašas. Gavusi pranešimą, programa atskirai perskaito įrašą.
Duomenų pokyčių fiksavimas (GET /cdc?entities=...&changedSince=...) grąžina visus nuo nurodytos laiko žymos pasikeitusius duomenis, jei ji patenka į palaikomą naujausių pokyčių laikotarpį. SkyPlanner šią funkciją naudoja kasnaktiniam duomenų sutikrinimui, todėl net ir negavus įvykio pranešimo užsakymo duomenys niekada nelieka pasenę. TimeActivity pokyčiai šia funkcija nefiksuojami, todėl šie duomenys sutikrinami naudojant užklausą. (šaltinis)
Duomenų susiejimas
| QuickBooks Online objektas | SkyPlanner objektas | Kryptis | Dažnumas |
|---|---|---|---|
Customer | Klientas (external_identifier, delivery_priority) | QuickBooks → SkyPlanner | Pradinis įkėlimas, vėliau – gavus įvykio pranešimą |
Item (Inventory, NonInventory, Service) su QtyOnHand | Produktai ir medžiagos, atsargos | QuickBooks → SkyPlanner | Pradinis įkėlimas, vėliau – gavus įvykio pranešimą |
Estimate (Accepted), eilutės, ShipDate | Užsakymas (external_order_number, delivery_date), užduotys pagal kiekvieną eilutę | QuickBooks → SkyPlanner | Realiuoju laiku per įvykių pranešimus |
Invoice arba SalesReceipt (įmonėms, kurios pirmiausia išrašo sąskaitą) | Užsakymas ir užduotys | QuickBooks → SkyPlanner | Realiuoju laiku per įvykių pranešimus |
PurchaseOrder (Open), eilutės | Laukiamos medžiagos (produktų pirkimo užsakymai) | QuickBooks → SkyPlanner | Realiuoju laiku per įvykių pranešimus |
Employee | Personalas | QuickBooks → SkyPlanner | Pradinis įkėlimas, vėliau – gavus įvykio pranešimą |
Estimate.ShipDate (tik pakeistų laukų atnaujinimas) | Suplanuota užbaigimo data | SkyPlanner → QuickBooks | Pasikeitus tvarkaraščiui |
Invoice, per LinkedTxn susieta su Estimate | Užbaigtas užsakymas | SkyPlanner → QuickBooks | Užbaigus užsakymą |
TimeActivity (EmployeeRef, CustomerRef, ItemRef, valandos) | Mobile Confirmations, darbo laiko įrašai | SkyPlanner → QuickBooks | Registruojant atliktą darbą |
InventoryAdjustment | Pagamintos produkcijos pajamavimas ir sunaudotos medžiagos | SkyPlanner → QuickBooks | Užbaigus užsakymą |
| QuickBooks šių duomenų nėra | Darbo centrai, proceso žingsniai, pamainos, neatvykimai į darbą, paruošimo laikų matrica, įrankiai, operatorių skaičius, alternatyvūs darbo centrai | Tvarkoma SkyPlanner | Konfigūruojama diegimo metu |
Integravimo modeliai
1. Pradinis pagrindinių duomenų įkėlimas. Per užklausų galinį tašką puslapiais nuskaitykite klientus, prekes, darbuotojus ir neįvykdytus pirkimo užsakymus. Sukurkite klientus SkyPlanner sistemoje, į lauką external_identifier įrašydami QuickBooks ID, o produktams ir medžiagoms kaip raktą naudokite prekės ID. Tada sukurkite tai, ko nėra QuickBooks: darbo centrus, kiekvieno produkto proceso žingsnius, pamainas, atostogas ir paruošimo laikus. Proceso žingsnius greičiausia įkelti importuojant CSV arba Excel failą.
2. Užsakymų sinchronizavimas. Užsiprenumeruokite Estimate, Invoice, Item ir PurchaseOrder įvykių pranešimus. Komercinio pasiūlymo būsenai pasikeitus į Accepted, SkyPlanner jį perskaito ir sukuria užsakymą: pasiūlymo numerį įrašo į external_order_number, o išsiuntimo datą – į delivery_date. Pagal kiekvieną eilutę sukuriamos užduotys, atitinkančios produkto proceso žingsnius. Neįvykdytų pirkimo užsakymų eilutės tampa laukiamomis medžiagomis, todėl užduotys laukia pristatymo. Kasnaktinis duomenų pokyčių fiksavimas aptinka visus praleistus įvykius.
3. Tvarkaraščio ir užbaigimo duomenų įrašymas atgal. Rezultatai perduodami į QuickBooks keturiomis užklausomis:
- Atnaujinant tik pakeistus
Estimatelaukus, įrašomaShipDatereikšmė, todėl QuickBooks nurodyta pažadėta data atitinka planą. - Užbaigus užsakymą, POST
/invoicesukuria sąskaitą faktūrą su komercinio pasiūlymo eilutėmis irLinkedTxnsąsaja su tuo pasiūlymu. Intuit leidžia su vienu komerciniu pasiūlymu susieti vieną sąskaitą faktūrą, todėl dėl dalinių pristatymų susitariama apibrėžiant projekto apimtį. - POST
/timeactivityįrašo kiekvieno operatoriaus užregistruotas valandas ir susieja jas su darbuotoju, klientu bei paslaugos pozicija. Tada apmokestinamas valandas galima įtraukti į sąskaitą faktūrą QuickBooks sistemoje. - POST
/inventoryadjustmentpadidina pagamintos produkcijos atsargas ir sumažina sunaudotų medžiagų atsargas. Intuit šį objektą teikia JAV naudojamose QuickBooks Online Plus ir Advanced versijose. (šaltinis)
4. Atlikto darbo patvirtinimai ceche. Operatoriai registruoja atliktą darbą naudodami SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer arba Quick Log Mode. Pagal darbo eigą tvarkaraštis atnaujinamas iš karto, o Autopilot perplanuoja likusias užduotis. Valandos perduodamos į QuickBooks kaip darbo laiko įrašai. Jei įmonė darbo užmokesčiui apskaičiuoti ir toliau naudoja QuickBooks Time, apibrėždami projekto apimtį pasirinkite vieną užduotims skirto laiko registravimo kanalą.
5. Atsakomybė už duomenis ir konfliktų sprendimo taisyklės. Užfiksuokite jas prieš pradėdami naudoti integraciją:
| Duomenys | Atsakinga sistema |
|---|---|
| Klientai, prekės, kainos, komerciniai pasiūlymai, pirkimo užsakymai, sąskaitos faktūros, apskaita | QuickBooks Online |
| Darbo centrai, proceso žingsniai, pamainos, neatvykimai į darbą, paruošimo laikų matrica, įrankiai, alternatyvūs ištekliai | SkyPlanner |
| Užduočių seka, pradžios ir pabaigos laikai, kiekvienai užduočiai priskirtas darbo centras | SkyPlanner |
| Komerciniame pasiūlyme nurodyta išsiuntimo data | SkyPlanner, įrašoma į QuickBooks |
| Sąskaita faktūra už įvykdytus užsakymus, užduočių darbo valandos, pagamintos produkcijos atsargų koregavimas | Sukuria SkyPlanner, užregistravus apskaitoje valdo QuickBooks |
Įprasti projekto etapai
Diegimas paprastai užbaigiamas per kelias savaites nuo parengimo darbui pradžios. Prieš tai per 30 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį naudojate savo duomenis: iš QuickBooks eksportuotus klientus, produktus ir atvirus pasiūlymus.
Projektą sudaro šie etapai:
- Prijungimas. QuickBooks administratorius suteikia SkyPlanner prieigą Intuit OAuth 2.0 lange.
- Paklausos objektas. Susitarkite, kas inicijuos gamybą: priimti pasiūlymai, sąskaitos faktūros ar pardavimo kvitai.
- Duomenų susiejimas. Nustatykite susiejimo lentelę, prekių identifikatorius, darbo apskaitai skirtas paslaugų pozicijas ir taisykles, kuri sistema valdo duomenis.
- Pradinis duomenų įkėlimas. Klientai, prekės, darbuotojai, atviri pirkimo užsakymai.
- Gamybos modelis. SkyPlanner nustatomi darbo centrai, kiekvieno produkto technologinės operacijos, pamainos, paruošimo laikų matrica, įrankiai ir operatorių skaičius.
- Įvykių sinchronizavimas. Nustatomi pasiūlymų, prekių ir pirkimo užsakymų įvykių pranešimai, o kasnakt fiksuojami duomenų pakeitimai.
- Įrašymas atgal. Pirmiausia įrašoma išsiuntimo data, vėliau – sąskaitos faktūros, darbo laiko įrašai ir atsargų koregavimai.
- Lygiagretus testavimas ir paleidimas. Palyginkite SkyPlanner datas su dabartiniu planu, paprašykite buhalterio patikrinti pirmąsias sąskaitas faktūras ir koregavimus, tada įjunkite įrašymą atgal.
Į ką atsižvelgti planuojant integraciją su QuickBooks Online
- Pardavimo užsakymai lieka QuickBooks sąsajoje. Plus ir Advanced programoje yra pardavimo užsakymų funkcija, o integracija nuskaito priimtus pasiūlymus arba sąskaitas faktūras, jei įmonė jas išrašo prieš pradėdama gamybą. Pasirinkite vieną gamybą inicijuojantį dokumentą, kad visi užsakymai patektų tuo pačiu būdu.
- QuickBooks neturi technologinių maršrutų. Kiekvieno produkto technologines operacijas laikykite SkyPlanner ir susiekite jas su QuickBooks preke pagal jos identifikatorių.
- Su vienu pasiūlymu susiejama viena sąskaita faktūra. Daliniams pristatymams reikia taisyklės, pavyzdžiui, kiekvienam pristatymui kurti atskirą pasiūlymą.
- Atsargų koregavimai priklauso nuo plano ir regiono. JAV Plus ir Advanced planuose jie palaikomi. Kituose regionuose su buhalteriu susitarkite, kaip pagamintos produkcijos duomenys pateks į QuickBooks.
- Intuit Enterprise Suite gamybos užsakymai. Jei juos naudojate, nuspręskite, kuri sistema valdys gaminių surinkimą ir komponentų rezervavimą.
- Per API rinkinius galima tik skaityti. Group tipo prekių per API sukurti negalima, todėl rinkinius tvarkykite QuickBooks.
- Atnaujinimo žetonų kaita. Po kiekvieno atnaujinimo išsaugokite naujausią atnaujinimo žetoną, kitaip ryšys nutrūks.
Integracija su QuickBooks Online: kas ją konfigūruoja ir prižiūri
Darbai apima jūsų prekes, pasiūlymus, pirkimo užsakymus ir tai, kaip už atliktus darbus išrašomos sąskaitos. Taip pat pridedami duomenys, kurių QuickBooks neturi: darbo centrai, technologinės operacijos, pamainos, paruošimo laikų matrica, įrankiai, operatorių skaičius ir alternatyvūs ištekliai.
- SkyPlanner komanda sukonfigūruoja integraciją rengiantis darbui ir prižiūri ją po paleidimo. Kiekviena gamybos įmonė QuickBooks prekes, pasiūlymus ir atsargas tvarko savaip, todėl čia pritaikomos žinios apie jūsų darbo tvarką.
- Integraciją gali sukurti jūsų QuickBooks ProAdvisor arba integravimo partneris. SkyPlanner suteikia REST API, Swagger/OpenAPI dokumentaciją ir įvykių pranešimus (webhooks).
- Integraciją gali kurti ir jūsų programuotojai, naudodami API žetoną. Pradžiai pakanka API žetono, o prireikus padeda SkyPlanner komanda. Produkto dokumentaciją, įskaitant pirkimo užsakymus bei produktų ir medžiagų API, rasite SkyPlanner dokumentacijoje.
SkyPlanner kainuoja nuo 199 € per mėnesį, įskaitant 5 darbo centrus; mokama kas mėnesį. Integracijos kaina pagal jūsų procesą ir poreikius pateikiama iš anksto kartu su pasirinktu planu, todėl visas išlaidas žinote dar prieš pradėdami. Peržiūrėkite kainas, funkcijas, o ką gali pati QuickBooks, sužinokite straipsnyje Ar QuickBooks galima sudaryti gamybos tvarkaraščius? Apžvalgą rasite QuickBooks Online puslapyje, o kitas sistemas – visų integracijų sąraše.
Gamintojų atsiliepimai apie SkyPlanner
2 hsutaupoma kas savaitę
„SkyPlanner padėjo mums pereiti nuo gamybos planavimo Excel lentelėse prie gamybos optimizavimo realiuoju laiku.“
Kalle Kalliomäki, tiekimo grandinės specialistas
UTU · Elektros skydai ir skirstomieji įrenginiai
Planuojant gamybą kas savaitę sutaupomos 2 darbo valandos, o nauja užduočių eilė gamybos liniją pasiekia per kelias sekundes.
+90%gamybos efektyvumas
„Gamybos efektyvumas padidėjo 90%.“
Abdul Rucyinga, IT vadovas
Laboratory & Allied · Vaistų gamyba
Gamybos efektyvumas padidėjo 90%, o optimizuotas trijų mėnesių planas visiems darbo centrams sudaromas per mažiau nei 30 minučių.
100%pristatymo patikimumas nuo 2021 m.
„SkyPlanner leidžia aiškiai matyti pajėgumus ir užtikrina planavimo nuspėjamumą.“
Dan Berglund, veiklos ir finansų vadovas (COO/CFO)
Opes Corporation · Chemijos ir maisto produktų gamyba
Visą SkyPlanner naudojimo laiką, nuo 2021 m., pristatymo patikimumas siekia 100%.
1 000 ir daugiaugamybos užsakymų suplanuojama automatiškai
„Gamybą valdome visai kitaip, o mūsų supratimas apie pajėgumus pakilo į visiškai kitą lygį.“
Hannu Ryynänen, generalinis direktorius
Mamec · Pramoninės maišyklės, siurbliai ir aukštųjų technologijų sutartinė gamyba
Tūkstančiai gamybos užsakymų suplanuojami automatiškai, o visa organizacija gamybos eigą mato realiuoju laiku.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar QuickBooks Online turi API gamybos duomenims?
QuickBooks Online turi Accounting API – REST API su OAuth 2.0. Ji apima klientus, prekes, pasiūlymus, sąskaitas faktūras, pirkimo užsakymus, darbo laiko įrašus ir atsargų koregavimus. Gamybos duomenys, pavyzdžiui, darbo centrai ir technologinės operacijos, saugomi SkyPlanner.
Ar SkyPlanner gali įrašyti duomenis atgal į QuickBooks Online?
Taip. SkyPlanner į kiekvieną pasiūlymą įrašo planuojamą išsiuntimo datą, o įvykdžius užsakymą sukuria su pasiūlymu susietą sąskaitą faktūrą. Užregistruotas valandas perduoda kaip darbo laiko įrašus, o JAV Plus ir Advanced planuose pagamintą produkciją ir sunaudotas medžiagas įrašo kaip atsargų koregavimus.
Ar QuickBooks Online praneša apie pakeitimus realiuoju laiku?
Taip. QuickBooks įvykių pranešimai (webhooks) apima klientus, prekes, pasiūlymus, sąskaitas faktūras, pirkimo užsakymus ir darbo laiko įrašus. SkyPlanner nuskaito kiekvieną pakeistą įrašą ir kasnakt sutikrina duomenis naudodama duomenų pakeitimų fiksavimą.
Iš kur gaunami technologiniai maršrutai ir įrenginių duomenys, jei QuickBooks jų neturi?
Iš SkyPlanner. Darbo centrus, kiekvieno produkto technologines operacijas, pamainas ir paruošimo laikus nustatote vieną kartą – rankiniu būdu arba importuodami CSV ar Excel failą. Kiekviena technologinė operacija susiejama su QuickBooks preke, todėl gavus naujų pasiūlymų gamybos tvarkaraštis sudaromas automatiškai.
Ar galime išbandyti SkyPlanner prieš kurdami integraciją?
Taip. Per 30 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį galite naudoti iki 20 darbo centrų ir importuoti QuickBooks duomenis iš CSV ar Excel failo. Mokėjimo kortelės nereikia. Pradėkite bandomąjį laikotarpį arba susisiekite su pardavimų komanda ir apibrėžkite integracijos apimtį.
