Průvodce integrací QuickBooks Online se SkyPlanner APS pro plánování výroby

QuickBooks Online je jednotný cloudový produkt s víceklientskou architekturou a všechny firmy používají stejné Accounting API. Jde o REST API ve verzi v3. Každé volání směřuje na jednu firmu určenou jejím realm ID: https://quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{realmId}/{entity}. Pro testování slouží samostatný hostitel v prostředí sandbox. Požadavky i odpovědi používají JSON a parametr minorversion určuje verzi schématu. (zdroj)

Entity potřebné pro plánování:

• Kmenová data: Customer, Item (Inventory, NonInventory, Service), Employee, Vendor.
• Poptávka: Estimate (TxnStatus Accepted, řádky, ShipDate) a u provozů, které fakturují předem, Invoice nebo SalesReceipt.
• Zásobování: PurchaseOrder (POStatus Open, řádky s položkami a množstvím), Bill.
• Zpětný zápis: Estimate, Invoice, TimeActivity, InventoryAdjustment.

Data se načítají přes endpoint pro dotazy, například select * from Estimate where MetaData.LastUpdatedTime > '2026-10-01'. Aktualizace mohou být částečné, takže SkyPlanner odesílá pouze pole, která mění. Accounting API neobsahuje entity pro prodejní objednávky, technologické postupy, pracoviště ani výrobní příkazy.

Webhooky QuickBooks upozorňují aplikaci na změny dat v připojené firmě. „Webhooks automatically notify you whenever data changes in your end-user’s QuickBooks Online company files.“ (Webhooky vás automaticky upozorní na každou změnu firemních dat koncového uživatele v QuickBooks Online.) (zdroj) Pro plánování jsou důležité tyto entity:

• Customer, Item, Employee
• Estimate, Invoice, SalesReceipt
• PurchaseOrder, Bill
• TimeActivity

Mezi operace patří Create, Update, Delete, Merge a Void. Oznámení obsahuje název entity, ID, operaci a čas poslední aktualizace, nikoli celý záznam. Ten si příjemce načte následně.

Sledování změn dat (GET /cdc?entities=...&changedSince=...) vrací vše, co se změnilo od zadaného časového razítka, v rámci omezeného období zpětně. SkyPlanner tento mechanismus používá k nočnímu porovnání a sladění dat, takže ani při zmeškání webhooku nezůstane zakázka neaktuální. Sledování změn dat nezahrnuje TimeActivity, a proto se tyto záznamy kontrolují pomocí dotazu. (zdroj)

1. Úvodní načtení kmenových dat. Pomocí endpointu pro dotazy postupně načtěte jednotlivé stránky zákazníků, položek, zaměstnanců a otevřených nákupních objednávek. Ve SkyPlanner vytvořte zákazníky s ID z QuickBooks v poli external_identifier a produkty a materiály s ID položky jako klíčem. Poté doplňte to, co QuickBooks neeviduje: pracoviště, výrobní operace pro jednotlivé produkty, směny, volna a časy seřízení. Operace nejrychleji načtete importem z CSV nebo Excelu.

2. Synchronizace zakázek. Přihlaste se k odběru webhooků Estimate, Invoice, Item a PurchaseOrder. Když nabídka přejde do stavu Accepted, SkyPlanner ji načte a vytvoří zakázku s číslem nabídky v poli external_order_number a datem expedice v poli delivery_date. Z každého řádku vzniknou operace podle výrobního postupu produktu. Řádky otevřených nákupních objednávek se převedou na očekávaný příjem materiálu, takže operace čekají na dodávku. Noční sledování změn dat zachytí všechny zmeškané události.

3. Zpětný zápis rozvrhu a údajů o dokončení zakázek. Výsledky se do QuickBooks zapisují čtyřmi voláními:

• Částečná aktualizace entity Estimate zapíše ShipDate, takže slíbený termín v QuickBooks odpovídá plánu.
• Po dokončení zakázky vytvoří POST /invoice fakturu s řádky nabídky a vazbou LinkedTxn na nabídku. Intuit umožňuje propojit s každou nabídkou jen jednu fakturu, proto se postup pro dílčí dodávky dohodne při vymezení rozsahu.
• POST /timeactivity zapíše vykázané hodiny každého pracovníka k příslušnému zaměstnanci, zákazníkovi a položce služby. Fakturovatelné hodiny lze poté přidat na fakturu v QuickBooks.
• POST /inventoryadjustment zvýší zásoby hotových výrobků a sníží zásoby spotřebovaného materiálu. Intuit tuto entitu nabízí v QuickBooks Online Plus a Advanced v USA. (zdroj)

4. Potvrzování práce ve výrobě. Pracovníci vykazují práci pomocí SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer nebo Quick Log Mode. Postup práce se okamžitě promítá do rozvrhu a Autopilot přeplánuje zbytek. Hodiny se do QuickBooks přenášejí jako časové záznamy. Pokud provoz nadále používá QuickBooks Time pro mzdy, zvolte při vymezení rozsahu jeden způsob přenosu hodin odpracovaných na operacích.

5. Pravidla pro vlastnictví dat a řešení konfliktů. Sepište je před spuštěním ostrého provozu:

• Prodejní objednávky zůstávají v rozhraní QuickBooks. Tarify Plus a Advanced mají prodejní objednávky přímo v aplikaci. Integrace však načítá přijaté nabídky, případně faktury u firem, které fakturují před zahájením výroby. Dohodněte se na jediném spouštěči, aby všechny zakázky vstupovaly do systému stejným způsobem.
• QuickBooks neobsahuje technologické postupy. Operace pro jednotlivé produkty udržujte ve SkyPlanner a propojte je pomocí klíče s odpovídající položkou v QuickBooks.
• K jedné nabídce lze připojit jednu fakturu. Pro dílčí dodávky je nutné stanovit pravidlo, například jednu nabídku na každou dodávku.
• Úpravy stavu zásob závisí na tarifu a regionu. V USA je podporují tarify Plus a Advanced. V ostatních regionech se s účetní dohodněte, jak budete hotové výrobky zapisovat do QuickBooks.
• Výrobní příkazy v Intuit Enterprise Suite. Pokud je používáte, rozhodněte, který systém bude spravovat výrobu a rezervace komponent.
• Balíčky lze přes API pouze číst. Položky typu Group nelze přes API vytvářet, proto balíčky spravujte v QuickBooks.
• Rotace obnovovacího tokenu. Po každém obnovení uložte nejnovější obnovovací token, jinak se připojení přeruší.