Sprievodca integráciou QuickBooks Online so SkyPlanner APS na rozvrhovanie výroby

QuickBooks Online je jeden cloudový produkt so zdieľanou infraštruktúrou pre viacero firiem a všetky firmy používajú rovnaké Accounting API. Ide o REST API vo verzii v3. Každé volanie sa obracia na jednu firmu prostredníctvom jej realm ID: https://quickbooks.api.intuit.com/v3/company/{realmId}/{entity}. Na testovanie slúži samostatný hostiteľ prostredia sandbox. Požiadavky aj odpovede majú formát JSON a parameter minorversion určuje verziu schémy. (zdroj)

Entity potrebné na rozvrhovanie:

• Kmeňové dáta: Customer, Item (Inventory, NonInventory, Service), Employee, Vendor.
• Dopyt: Estimate (TxnStatus Accepted, riadky, ShipDate) a v prevádzkach, ktoré fakturujú vopred, aj Invoice alebo SalesReceipt.
• Zásobovanie: PurchaseOrder (POStatus Open, riadky s položkami a množstvami), Bill.
• Spätný zápis: Estimate, Invoice, TimeActivity, InventoryAdjustment.

Na čítanie sa používa koncový bod pre dotazy, napríklad select * from Estimate where MetaData.LastUpdatedTime > '2026-10-01'. Aktualizácie môžu byť čiastočné, takže SkyPlanner odosiela len polia, ktoré mení. Accounting API neobsahuje entity pre predajnú objednávku, technologický postup, pracovisko ani výrobný príkaz.

Webhooky QuickBooks upozornia aplikáciu na zmenu dát v pripojenej firme. „Webhooks automatically notify you whenever data changes in your end-user’s QuickBooks Online company files.“ (Webhooky vás automaticky upozornia vždy, keď sa zmenia dáta vo firemných súboroch koncového používateľa v QuickBooks Online.) (zdroj) Pre rozvrhovanie sú dôležité tieto entity:

• Customer, Item, Employee
• Estimate, Invoice, SalesReceipt
• PurchaseOrder, Bill
• TimeActivity

Medzi operácie patria Create, Update, Delete, Merge a Void. Oznámenie obsahuje názov entity, ID, operáciu a čas poslednej aktualizácie, nie celý záznam. Prijímateľ si záznam načíta následne.

Záchyt zmien dát (GET /cdc?entities=...&changedSince=...) vráti všetko, čo sa zmenilo od zadanej časovej pečiatky, v rámci nedávneho časového obdobia. SkyPlanner ho používa na nočnú kontrolu a zosúladenie dát, takže údaje objednávky nikdy nezostanú neaktuálne ani pri nezachytenom webhooku. Záchyt zmien dát nepokrýva TimeActivity, preto sa táto entita zosúlaďuje pomocou dotazu. (zdroj)

1. Úvodné načítanie kmeňových dát. Pomocou koncového bodu pre dotazy načítajte po stránkach zákazníkov, položky, zamestnancov a otvorené nákupné objednávky. V SkyPlanner vytvorte zákazníkov s ID z QuickBooks v poli external_identifier a produkty a materiály s ID položky ako kľúčom. Potom vytvorte to, čo QuickBooks neobsahuje: pracoviská, kroky procesu pre jednotlivé produkty, zmeny, neprítomnosti a prípravné časy. Najrýchlejším spôsobom, ako nahrať kroky procesu, je import zo súborov CSV alebo Excel.

2. Synchronizácia objednávok. Prihláste sa na odber webhookov Estimate, Invoice, Item a PurchaseOrder. Keď cenová ponuka prejde do stavu Accepted, SkyPlanner ju načíta a vytvorí objednávku s číslom ponuky v poli external_order_number a dátumom odoslania v poli delivery_date. Z každého riadka vzniknú operácie podľa krokov procesu daného produktu. Riadky otvorených nákupných objednávok sa prenesú ako očakávaný príjem materiálu, takže operácie čakajú na dodávku. Nočný záchyt zmien dát zachytí každú vynechanú udalosť.

3. Spätný zápis rozvrhu a údajov o dokončení. Výsledky sa do QuickBooks zapíšu štyrmi volaniami:

• Čiastočná aktualizácia entity Estimate zapíše pole ShipDate, takže prisľúbený termín v QuickBooks zodpovedá plánu.
• Po dokončení zákazky vytvorí POST /invoice faktúru s riadkami cenovej ponuky a prepojením LinkedTxn na túto ponuku. Intuit povoľuje prepojiť s jednou cenovou ponukou jednu faktúru, preto sa postup pri čiastočných dodávkach dohodne počas definovania rozsahu.
• POST /timeactivity zapíše vykázané hodiny každého operátora s väzbou na zamestnanca, zákazníka a položku služby. Fakturovateľné hodiny sa potom dajú pridať na faktúru v QuickBooks.
• POST /inventoryadjustment zvýši zásoby hotových výrobkov a zníži zásoby spotrebovaných materiálov. Intuit túto entitu ponúka v QuickBooks Online Plus a Advanced v USA. (zdroj)

4. Potvrdzovanie práce vo výrobe. Operátori vykazujú prácu cez SkyPlanner Mobile Confirmations, Production Timer alebo Quick Log Mode. Priebeh práce sa okamžite premietne do rozvrhu a Autopilot preplánuje zvyšok. Hodiny sa prenášajú do QuickBooks ako časové záznamy. Ak prevádzka naďalej používa QuickBooks Time na spracovanie miezd, počas definovania rozsahu vyberte jeden kanál na vykazovanie času odpracovaného na operáciách.

5. Pravidlá vlastníctva dát a riešenia konfliktov. Spíšte ich pred spustením ostrej prevádzky:

• Predajné objednávky zostávajú v rozhraní QuickBooks. Plány Plus a Advanced obsahujú predajné objednávky v aplikácii, no integrácia načítava prijaté cenové ponuky alebo faktúry pri prevádzkach, ktoré najprv fakturujú. Dohodnite sa na jednom spúšťači, aby každá zákazka vstupovala do systému rovnako.
• QuickBooks neobsahuje technologické postupy. Operácie pre jednotlivé produkty spravujte v SkyPlanner a prepojte ich pomocou kľúča s položkou v QuickBooks.
• Jedna faktúra na prepojenú cenovú ponuku. Pri čiastkových dodávkach treba stanoviť pravidlo, napríklad jednu cenovú ponuku na každú dodávku.
• Úpravy zásob závisia od plánu a regiónu. V USA ich podporujú plány Plus a Advanced. V ostatných regiónoch sa s účtovníkom dohodnite, ako sa hotové výrobky dostanú do QuickBooks.
• Výrobné príkazy v Intuit Enterprise Suite. Ak ich používate, určite, ktorý systém bude spravovať výrobu zostáv a rezervácie komponentov.
• Balíky položiek sú cez API dostupné len na čítanie. Položky typu Group nemožno vytvárať cez API, preto balíky spravujte v QuickBooks.
• Rotácia obnovovacieho tokenu. Po každom obnovení uložte najnovší obnovovací token, inak sa spojenie preruší.