Lieferantenkennzahlen, die Ihre Produktion absichern

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Die monatliche Bewertung eines Lieferanten kann beruhigend aussehen, während ein einziges fehlendes Bauteil Ihren dringendsten Auftrag aufhält. Der Einkauf sieht einen akzeptablen Durchschnitt. Die Produktion sieht eine wartende Maschine, eine unvollständige Baugruppe und eine gefährdete Kundenzusage.

Gute Lieferantenkennzahlen helfen beiden Teams, bessere Entscheidungen zu treffen. Sie zeigen, ob Lieferanten ihre Zusagen einhalten, wo ihre Leistung nachlässt und bei welchen Problemen Handlungsbedarf besteht. Dafür brauchen die Zahlen jedoch eine klar definierte, gemeinsame Messgrundlage. Und bei einem akuten Materialengpass muss die Reaktion schon vor der nächsten Auswertung der Scorecard erfolgen.

Hier treffen Kennzahlen und Feinplanung aufeinander. Nutzen Sie die Scorecard, um die Leistung Ihrer Lieferanten zu verbessern. Mit SkyPlanner APS setzen Sie die aktualisierte Materialverfügbarkeit in einen Produktionsplan um, der auch Ihre übrigen Aufträge berücksichtigt. So verbringen Sie weniger Zeit damit, die Auftragsreihenfolge an einzelnen Maschinen zu korrigieren, und erkennen die Auswirkungen auf Liefertermine früher.

Was sind Lieferantenkennzahlen?

Lieferantenkennzahlen messen, wie gut ein Lieferant die vereinbarten Anforderungen an Lieferung, Qualität, Kosten und Service erfüllt. Eine Lieferanten-Scorecard bündelt ausgewählte Kennzahlen. Damit kann der Einkauf die Leistung nach einheitlichen Maßstäben bewerten und Verbesserungsmaßnahmen vereinbaren.

Für Fertigungsunternehmen sind vor allem Kennzahlen nützlich, die praktische Fragen beantworten: Ist die benötigte Menge zum vereinbarten Zeitpunkt eingetroffen? War das Material für die Produktion verwendbar? Konnten wir uns auf die zugesagte Durchlaufzeit verlassen? Und wie wirksam hat der Lieferant auf Änderungen reagiert?

Diese Kennzahlen beziehen sich auf die Versorgung durch Ihre Lieferanten. Sie unterscheiden sich von der Termintreue Ihres Werks gegenüber den eigenen Kunden, auch wenn eine unzuverlässige Versorgung dieses Ergebnis beeinträchtigen kann.

Beginnen Sie mit Kennzahlen, die Entscheidungen beeinflussen

Wählen Sie wenige Kennzahlen aus, die abbilden, wie ein Lieferant Ihren Betrieb beeinträchtigen kann. Die folgenden Kennzahlen bieten Einkauf und Produktion einen sinnvollen Ausgangspunkt.

Kennzahl	Klare Messgrundlage	Welche Entscheidung sie unterstützt
Termintreue der Lieferanten	Lieferpositionen, die das vereinbarte Zeitfenster einhalten ÷ im Zeitraum fällige Lieferpositionen × 100	Welche Lieferanten halten ihre Zusagen wiederholt nicht ein?
Termingerechte und vollständige Lieferung	Fällige Lieferpositionen, die innerhalb des Zeitfensters mit der gesamten benötigten Menge eingegangen sind ÷ fällige Lieferpositionen × 100	Reicht die zugesagte Menge für die geplanten Arbeiten aus?
Qualität im Wareneingang	Zurückgewiesene Einheiten ÷ eingegangene Einheiten × 100, mit gesonderter Darstellung des noch nicht bewerteten Materials	Ist das eintreffende Material für die Produktion geeignet?
Tatsächliche Durchlaufzeit und ihre Schwankung	Zeitspanne vom vereinbarten Zeitpunkt der Bestellfreigabe bis zum Wareneingang, auf einheitlicher Kalenderbasis	Wie viel Vorlauf braucht die Beschaffung tatsächlich?
Reaktion auf Abweichungen	Zeit zwischen der nach festgelegten Kriterien erfolgten Meldung einer Abweichung und einer verwertbaren Rückmeldung zu ihrer Behebung	Können die Planer rechtzeitig über Gegenmaßnahmen entscheiden?
Kosten lieferantenbedingter Störungen	Erfasste Zusatzkosten für Fracht, Sortierung, Nacharbeit und weitere nach vereinbarten Regeln zurechenbare Kosten	Verbirgt sich hinter dem Einkaufspreis ein teures Versorgungsproblem?

Diese Definitionen sind Vorschläge, keine allgemeingültigen Bewertungsregeln. Stimmen Sie die Grundlage mit den Datenverantwortlichen ab und teilen Sie sie den Lieferanten mit. Ergänzen Sie Kennzahlen zu Compliance, Zertifizierungen oder anderen warengruppenspezifischen Anforderungen, wenn diese die Lieferantenzulassung oder die Verwendbarkeit des Materials beeinflussen.

Eine nicht erfüllte kritische Zulassungsanforderung muss eigenständig sichtbar bleiben. Ein niedriger Preis darf in der Gesamtbewertung nicht ausgleichen, dass eine Anforderung verletzt wird, ohne deren Erfüllung das Material nicht akzeptabel ist.

Definieren Sie Ereignis und Termin, bevor Sie Lieferanten vergleichen

Eine Termintreuequote sagt wenig aus, solange nicht klar ist, was als einzelnes Ereignis zählt. Eine Bestellung kann mehrere Positionen, unterschiedliche Fälligkeitstermine und Teillieferungen umfassen. Ob Sie die gesamte Bestellung, jede terminierte Lieferposition oder jeden physischen Wareneingang zählen, führt zu unterschiedlichen Ergebnissen.

Für eine praxisnahe Lieferanten-Scorecard in der Fertigung ist eine terminierte Lieferposition oft eine sinnvolle Einheit: ein Teil, eine Menge und ein Fälligkeitstermin. Behalten Sie diese Einheit bei, wenn der Lieferant die Sendung aufteilt. Sonst können mehrere kleine Wareneingänge eine nicht vollständig erfüllte Zusage wie mehrere erfolgreiche Lieferungen aussehen lassen.

Unterscheiden Sie die einzelnen Termine klar voneinander:

• Der Wunschtermin zeigt, wann Ihr Unternehmen das Material haben wollte.
• Der ursprünglich bestätigte Termin hält die verbindliche Zusage des Lieferanten fest.
• Der zuletzt bestätigte Termin ist die aktuelle Zusage, auf deren Grundlage Gegenmaßnahmen geplant werden.
• Das tatsächliche Wareneingangsdatum dokumentiert die Ankunft an der vereinbarten Annahmestelle.
• Das Datum der Produktionsfreigabe gibt an, ab wann das benötigte Material nach einer gegebenenfalls erforderlichen Freigabe in der Produktion eingesetzt werden kann.

Messen Sie die Zuverlässigkeit von Zusagen an einer unverändert gespeicherten Bezugsgröße, etwa dem ursprünglich bestätigten Termin. Werten Sie die Einhaltung des Wunschtermins bei Bedarf separat aus: Ein Lieferant kann seine Zusage einhalten und dennoch einen Termin bestätigen, der für Ihren Bedarf zu spät liegt. Überschreiben Sie die Bezugsgröße nicht stillschweigend bei jeder Terminänderung. Wird auf Kundenwunsch eine Terminverschiebung vereinbart, sollten der Grund dokumentiert und die Behandlung in der Scorecard ausdrücklich festgelegt werden.

Die Produktion braucht dagegen die bestmöglichen aktuellen Angaben zur Verfügbarkeit. Die ursprüngliche Zusage macht die Abweichung nachvollziehbar. Der neueste belastbare Termin für die Materialverfügbarkeit hilft Ihnen zu entscheiden, was als Nächstes gefertigt werden kann.

Definieren Sie auch das zulässige Zeitfenster. Zu frühe Lieferungen können Probleme bei der Handhabung und Lagerung verursachen. „Termingerecht“ bedeutet daher nicht automatisch „irgendwann vor dem Fälligkeitstermin“. Legen Sie die Toleranz passend zum Material und zu den Abläufen im Wareneingang fest, statt einen vermeintlichen Standardwert in Prozent oder Tagen zu übernehmen.

Betrachten Sie Lieferung und Qualität gemeinsam

Die Termintreue zeigt, ob eine Lieferung nach den festgelegten Kriterien als termingerecht gilt. Sie sagt nicht zwangsläufig aus, ob genügend verwendbares Material eingetroffen ist.

Für eine termingerechte und vollständige Lieferung müssen bei demselben Ereignis sowohl der Termin als auch die zugesagte Menge eingehalten werden. Weisen Sie die Annahme des Materials nach Qualitätskriterien separat aus oder definieren Sie ausdrücklich eine kombinierte Kennzahl, die diese Annahme zusätzlich voraussetzt. Verwenden Sie OTD, OTIF und die Annahme nach Qualitätskriterien nicht als austauschbare Bezeichnungen.

Nehmen wir eine Lieferposition über 100 Bauteile. Davon treffen 80 innerhalb des vereinbarten Zeitfensters ein, die restlichen 20 verspätet. Wird die gesamte Position bewertet, gilt sie damit nicht als termingerecht und vollständig geliefert. Die 80 Bauteile reichen möglicherweise trotzdem für ein kleineres Fertigungslos. Das ist jedoch eine Entscheidung der Feinplanung und kein Grund, die ursprüngliche Zusage als vollständig erfüllt zu kennzeichnen.

Bei der Qualität im Wareneingang ist dieselbe Sorgfalt nötig. Der Anteil zurückgewiesener Einheiten misst etwas anderes als der Anteil der Lieferungen mit einer Reklamation. Ein einzelnes zurückgewiesenes Teil und ein vollständig unbrauchbares Los dürfen nicht hinter einer undefinierten „Qualitätsbewertung“ verschwinden. Parts per Million gibt die Zahl der zurückgewiesenen Einheiten je Million eingegangener Einheiten an, sofern diese Kennzahl für die Warengruppe sinnvoll ist. Achten Sie dabei auf einheitliche Einheiten und einen einheitlichen Prüfumfang.

Material, dessen Prüfung noch aussteht, ist weder automatisch angenommen noch zurückgewiesen. Machen Sie offene Entscheidungen sichtbar, damit ein scheinbar gutes Qualitätsergebnis nicht lediglich auf noch nicht abgeschlossenen Prüfungen beruht. Klären Sie für die Produktion, wann die benötigte Menge tatsächlich verwendbar sein wird – nicht nur, wann ein Lkw am Werkstor erwartet wird.

Bewerten Sie die Lieferleistung nicht ohne die ausstehenden Lieferungen

Der Nenner kann genau das Problem verdecken, das Sie in den Griff bekommen wollen. Wenn Sie nur die Wareneingänge eines Monats zählen, bleibt eine nie eingetroffene Lieferung womöglich ganz unberücksichtigt.

Angenommen, in einem Monat waren 20 Lieferpositionen fällig. Bis Monatsende gingen achtzehn davon ein, 16 innerhalb des vereinbarten Zeitfensters. Die übrigen zwei standen noch aus.

Bezogen auf die fälligen Lieferpositionen beträgt die Termintreue des Lieferanten (OTD) 16 ÷ 20 × 100 = 80%. Bei einer reinen Betrachtung der Wareneingänge ergäben sich dagegen 16 ÷ 18 × 100 = 88,9%, auf eine Nachkommastelle gerundet. Beide Berechnungen können eine definierte Grundgesamtheit beschreiben, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Die allein auf Wareneingänge bezogene Kennzahl zeigt nicht, wie zuverlässig der Lieferant alle in diesem Monat fälligen Zusagen erfüllt hat.

Halten Sie überfällige offene Lieferpositionen sichtbar – einschließlich der Dauer des Verzugs und des betroffenen Materials. Legen Sie eine dokumentierte Regel für Stornierungen, Änderungen und die Periodenabgrenzung zugrunde. Wenden Sie diese Regel auf alle Lieferanten an, die Sie vergleichen, und bewahren Sie die zugrunde liegenden Positionsdaten auf. So lässt sich ein strittiges Ergebnis nachvollziehen.

Geben Sie neben dem Prozentwert auch die Anzahl der bewerteten Lieferpositionen an. Eine einzelne Abweichung bei wenigen Lieferpositionen ist anders zu beurteilen als ein anhaltendes Muster über Hunderte hinweg. Vergleichen Sie ähnliche Materialgruppen und Liefervereinbarungen, statt alle Lieferanten so einzustufen, als hätten sie dieselbe Aufgabe.

Messen Sie die Verlässlichkeit der Durchlaufzeiten, die Reaktionsfähigkeit und die tatsächlichen Kosten

Eine kurze angebotene Durchlaufzeit klingt attraktiv, doch für den Produktionsplan zählt die Praxis. Definieren Sie das Startereignis, etwa die Freigabe einer vollständigen Bestellung, und messen Sie die Zeit bis zum Wareneingang konsequent entweder in Kalender- oder in Arbeitstagen. Erfassen Sie neben dem Durchschnitt auch die Streuung: Eine gleichmäßige Versorgung ist etwas anderes als ein ständiger Wechsel zwischen viel zu frühen und viel zu späten Lieferungen.

Trennen Sie zugesagte und tatsächliche Durchlaufzeiten. Wiederholt verlängerte Zusagen dürfen die tatsächliche Versorgung nicht verlässlicher erscheinen lassen, als sie ist. Wenn Transport und Wareneingangsprüfung zusätzliche Zeit beanspruchen, bevor die Produktion das Material nutzen kann, weisen Sie diese Zeiträume aus. Setzen Sie den Wareneingang nicht mit der Einsatzbereitschaft gleich.

Legen Sie bei der Reaktionsfähigkeit fest, was als verwertbare Antwort zählt. Eine Rückmeldung wie „Wir prüfen das“ ist nicht dasselbe wie ein Vorschlag zur Behebung des Engpasses mit belastbarer Mengen- und Terminangabe. Messen Sie die Zeit bis zu einer solchen Antwort und verfolgen Sie, ob vereinbarte Korrekturmaßnahmen abgeschlossen werden und wirksam sind. Der Einkauf braucht eine Handlungsgrundlage, nicht bloß den Nachweis, dass eine E-Mail beantwortet wurde.

Kostenkennzahlen sollten Abwägungen erleichtern. Erfassen Sie zusätzliche Fracht-, Sortier- und Nacharbeitskosten sowie andere relevante Störungskosten nach einheitlichen Regeln. Trennen Sie dabei lieferantenbedingte Probleme von Änderungen, die Ihr eigenes Unternehmen veranlasst hat. Betrachten Sie diese Kosten zusammen mit dem Einkaufspreis. Ein günstigeres Bauteil kann zur teureren Wahl werden, wenn bei jeder Lieferung dringende Sondermaßnahmen nötig sind, um Probleme zu beheben.

Gestalten Sie eine Lieferanten-Scorecard, aus der Maßnahmen folgen

Eine nützliche Lieferanten-Scorecard zeigt für jede ausgewählte Kennzahl den aktuellen Wert, den Zielwert, den Trend und die Anzahl der bewerteten Fälle. Außerdem hält sie fest, welche Belege für ein Problem vorliegen, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist und wann der Fortschritt überprüft wird.

Legen Sie Schwellenwerte nach Kategorie und Produktionsrisiko fest. Ein fehlendes, kostengünstiges Bauteil mit nur einer Bezugsquelle kann die Montage zum Stillstand bringen. Das Einkaufsvolumen bei diesem Lieferanten ist kein verlässlicher Maßstab für dieses Risiko. Wenn Sie eine gewichtete Gesamtnote verwenden, halten Sie die Einzelkennzahlen sichtbar und benennen Sie kritische Abweichungen, die unabhängig vom Durchschnitt Maßnahmen auslösen.

Vereinbaren Sie regelmäßige Gespräche zur Lieferantenentwicklung. Widmen Sie Lieferanten mehr Aufmerksamkeit, wenn Risiken oder eine nachlassende Leistung dies rechtfertigen. Nutzen Sie die Gespräche, um wiederkehrende Ursachen zu erkennen und konkrete Verbesserungen zu vereinbaren: etwa eine frühere Meldung, wenn ein Versandtermin nicht eingehalten wird, ein überarbeitetes Bestätigungsverfahren oder eine Korrekturmaßnahme bei wiederkehrenden Fehlern.

Warten Sie bei einem akuten Materialengpass nicht bis zu diesem Gespräch. Eine Scorecard erklärt ein Muster. Die Produktion braucht jetzt eine Entscheidung, wie der Engpass aufgefangen werden soll.

Von der Lieferabweichung zum umsetzbaren Produktionsplan

Wenn sich eine Lieferung ändert, klären Sie zunächst das betroffene Teil, die Menge und einen belastbaren Verfügbarkeitstermin. Prüfen Sie, welche Produktionsaufträge davon abhängen und ob eine akzeptierte Teilmenge es erlaubt, einen Teil der Arbeit fortzusetzen. Stimmen Sie anschließend die betroffenen Arbeitsgänge mit der übrigen Fertigung ab.

SkyPlanner APS ist das richtige Werkzeug für diesen Planungsschritt. In den Bestellungen werden voraussichtliche und bestätigte Liefertermine sowie tatsächliche Lieferdaten geführt. Bestellpositionen lassen sich mit Produktionsaufträgen verknüpfen. Ist die materialabhängige Planung eingerichtet, fließen die gepflegten Anlieferinformationen in die Planungsberechnung ein. Arcturus, die Planungs-KI von SkyPlanner, plant die Arbeit unter Berücksichtigung von Material, Kapazität, Prioritäten und Abhängigkeiten zwischen Arbeitsgängen. Die Gantt-Ansicht macht die daraus entstehende Reihenfolge sichtbar.

Das verändert die Arbeit in der Produktionsplanung. Statt jeden betroffenen Arbeitsgang zu verschieben und die Auftragsreihenfolge an der nächsten Maschine von Hand abzugleichen, aktualisieren Sie die Materialinformationen, berechnen den Plan neu und prüfen die Auswirkungen auf Ihre Lieferzusagen. Über Prioritäten und Planungsregeln behalten Sie die Kontrolle.

Angenommen, für ein verspätetes Gussteil wird ein späterer Liefertermin bestätigt. Die zugehörigen Zerspanungs- und Montagevorgänge müssen verschoben werden, doch auch andere Aufträge benötigen dieselben Ressourcen. SkyPlanner berücksichtigt in derselben Berechnung auch den Ressourcenbedarf dieser anderen Aufträge. So lässt sich leichter erkennen, welche Arbeiten weiterlaufen können und welche Zusagen überprüft werden müssen. Aus einem neuen Lieferantentermin wird ein werksweiter Plan statt einer isolierten Notiz auf einer Bestellung.

Voraussichtliche Verfügbarkeit und physischer Wareneingang bleiben unterschiedliche Ereignisse. Wenn Sie eine Bestellung in SkyPlanner als geliefert bestätigen, wird der Lagerbestand aktualisiert. Berücksichtigen Sie in der für die Planung verwendeten Verfügbarkeit auch den Zeitpunkt einer gegebenenfalls erforderlichen Qualitätsfreigabe. So stützt sich der Plan nicht auf Material, das noch gesperrt ist.

SkyPlanner lässt sich über seine offene REST API mit jedem ERP oder MES integrieren. Sie können Ihre vorhandenen Einkaufs- und Produktionsdaten mit einer kapazitätsbegrenzten Planung verbinden, statt ein funktionierendes ERP nur für eine bessere Planung zu ersetzen.

Was Materialtransparenz bei Eskomatic verändert hat

Eskomatic, ein finnischer Lohnfertiger für Zerspanung, organisierte die Auftragsreihenfolge zuvor weitgehend von Hand in einem in die Jahre gekommenen ERP- und Produktionssteuerungssystem. Materialengpässe wurden mitunter erst kurz vor dem geplanten Start eines Arbeitsgangs sichtbar. Das Team musste dann die daraus entstehenden Probleme lösen.

Mit SkyPlanner sorgten visuelle Auftragsreihenfolgen und eine automatisierte Kapazitätsbelegung für mehr Übersicht über die anstehenden Arbeiten. Eskomatic berichtet von einer präziseren Festlegung der Liefertermine und weniger Produktionsstillständen durch Materialengpässe. Tommi Männistö, Leiter der Produktionsplanung, schätzt das Werkzeug besonders für die Festlegung von Lieferterminen.

Für die Arbeit mit einer Lieferanten-Scorecard lässt sich daraus etwas Konkretes ableiten: Unzuverlässige Versorgung zu erkennen ist wertvoll. Doch erst der Blick auf die Auswirkungen auf die tatsächlichen Arbeiten hilft der Fertigung, darauf zu reagieren. Die Erfahrungen von Eskomatic zeigen, welchen Wert es hat, Materialtransparenz und Planung miteinander zu verbinden.

Erkennen Sie die Auswirkungen der nächsten Lieferverzögerung

Beginnen Sie mit einer Scorecard, deren Definitionen Einkauf, Lieferanten und Produktionsplanung verstehen. Halten Sie die ursprüngliche Zusage fest, an der Sie die Leistung messen. Machen Sie unvollständige und nicht nutzbare Lieferungen sichtbar und legen Sie für jede Abweichung eine Maßnahme fest.

Geben Sie der Produktion anschließend einen Plan, der auf der aktuellen Situation beruht. Buchen Sie eine SkyPlanner-Demo und bringen Sie ein Beispiel mit: ein verspätetes Material, seinen neu bestätigten Liefertermin und die Aufträge, die um dieselben Ressourcen konkurrieren. So können Sie sehen, wie SkyPlanner den manuellen Aufwand beim Umplanen reduzieren und die Auswirkungen auf die Liefertermine in Ihrer Fertigung sichtbar machen kann.

Wenn Sie die Planung zunächst selbst erkunden möchten, testen Sie SkyPlanner mit Demodaten.