Показники ефективності постачальників, що захищають виробництво

Головна » Ресурси » Показники ефективності постачальників, що захищають виробництво

Орієнтовний час читання: 11 хвилин

Місячна оцінка постачальника може виглядати цілком задовільно, а тим часом брак одного компонента затримує ваше найтерміновіше замовлення. Відділ закупівель бачить прийнятний середній показник. Виробництво — верстат, що простоює, незавершене складання та ризик не виконати обіцянку клієнту.

Вдало підібрані показники ефективності постачальників допомагають обом підрозділам ухвалювати кращі рішення. Вони показують, чи виконують постачальники свої зобов’язання, де результати погіршуються та які проблеми потребують втручання. Але всі показники мають спиратися на чіткі узгоджені правила вимірювання, а на поточний дефіцит потрібно реагувати ще до наступного перегляду оцінок.

Саме тут оцінювання пов’язується з плануванням виробництва. Використовуйте систему оцінювання, щоб покращувати роботу постачальників, а SkyPlanner APS — щоб на основі оновлених даних про доступність матеріалів складати виробничий план, узгоджений з іншими замовленнями. Так ви витрачаєте менше часу на виправлення черг завдань для окремих верстатів і раніше бачите наслідки для строків поставок.

Що таке показники ефективності постачальників?

Показники ефективності постачальників відображають, наскільки добре постачальник виконує погоджені вимоги щодо поставок, якості, вартості та обслуговування. Система оцінювання постачальників об’єднує вибрані показники, щоб відділ закупівель міг послідовно оцінювати результати та погоджувати заходи для їх покращення.

Для виробників найкорисніші ті показники, що відповідають на практичні запитання: чи надійшла потрібна кількість у погоджений строк, чи можна було використовувати матеріал у виробництві, чи можна довіряти обіцяному часу виконання замовлення та наскільки ефективно постачальник реагував на зміни?

Ці показники стосуються вхідних поставок. Вони відрізняються від своєчасності поставок вашого підприємства власним клієнтам, хоча незадовільна робота постачальників може впливати й на цей результат.

Почніть із показників, які впливають на рішення

Оберіть невеликий набір показників, що відображають можливі збої у вашій роботі через постачальника. Наведені нижче показники стануть корисною відправною точкою для закупівель і виробництва.

Показник	Чітка основа для вимірювання	Яке рішення допомагає ухвалити
Своєчасність поставок постачальника	Кількість позицій поставки, виконаних у погодженому часовому вікні ÷ кількість позицій поставки зі строком виконання у звітному періоді × 100	Які постачальники регулярно не виконують зобов’язань?
Своєчасність і повнота поставок	Кількість позицій поставки зі строком виконання у звітному періоді, отриманих у погодженому часовому вікні в повному необхідному обсязі ÷ загальна кількість позицій зі строком виконання у цьому періоді × 100	Чи вистачить обіцяної кількості для запланованої роботи?
Якість вхідних матеріалів	Кількість забракованих одиниць ÷ кількість отриманих одиниць × 100, з окремим відображенням матеріалів, які ще не пройшли перевірку	Чи придатні матеріали, що надходять, для виробництва?
Фактичний час виконання замовлення та його мінливість	Час від погодженої події запуску замовлення у виконання до отримання, розрахований за єдиними календарними правилами	За скільки часу насправді потрібно замовляти ці матеріали?
Реагування на відхилення	Час від визначеного повідомлення про відхилення до відповіді з практичним рішенням для відновлення поставки	Чи можуть фахівці з планування вчасно ухвалити рішення для подолання збою?
Витрати через збої з вини постачальника	Зафіксовані додаткові витрати на перевезення, сортування, доопрацювання та інші витрати, віднесені на постачальника за погодженими правилами	Чи не приховує закупівельна ціна дорогої проблеми з постачанням?

Це запропоновані визначення, а не універсальні правила оцінювання. Узгодьте основу розрахунків із відповідальними за дані та доведіть її до постачальників. Додайте показники відповідності вимогам, сертифікації чи інші показники для конкретної категорії, якщо вони впливають на схвалення постачальника або можливість використання матеріалів.

Критичне порушення умов схвалення має залишатися видимим як окрема проблема. Низька ціна не повинна через усереднення оцінок приховувати невиконання вимоги, через яке матеріал є неприйнятним.

Перш ніж порівнювати постачальників, визначте подію та дату

Відсоток своєчасних поставок мало про що говорить, доки не зрозуміло, що вважається однією подією. Замовлення на закупівлю може містити кілька позицій із різними строками та частковими поставками. Якщо рахувати замовлення загалом, результат відрізнятиметься від розрахунку за кожною запланованою позицією поставки або за кожним фактичним надходженням.

Для практичного оцінювання постачальників у виробництві зручною одиницею часто є запланована позиція поставки: один артикул, кількість і строк. Зберігайте цю одиницю обліку, навіть якщо постачальник розбиває відвантаження на частини. Інакше кілька невеликих надходжень можуть створити враження кількох успішних поставок замість одного неповністю виконаного зобов’язання.

Розрізняйте такі дати:

• Запитана дата показує, коли вашому підприємству був потрібен матеріал.
• Початково підтверджена дата фіксує зобов’язання, яке взяв на себе постачальник.
• Остання підтверджена дата — це поточний обіцяний строк, який використовують для планування подолання збою.
• Фактична дата отримання фіксує прибуття до погодженого місця приймання.
• Дата готовності до використання показує, коли потрібний матеріал може надійти у виробництво після всіх необхідних процедур допуску.

Оцінюйте надійність виконання зобов’язань відносно збереженої базової дати, наприклад початково підтвердженої. За потреби окремо відстежуйте виконання поставок до запитаної дати: постачальник може дотриматися обіцянки, але підтвердити строк, який для вас уже запізній. Не перезаписуйте базову дату безслідно щоразу, коли обіцяний строк змінюється. Для погодженого перенесення з ініціативи замовника потрібно зафіксувати причину та чітко визначити, як його враховувати в оцінюванні.

Водночас виробництву потрібні найкращі наявні дані про поточну доступність матеріалів. Початкова обіцянка пояснює невиконання зобов’язання, а найсвіжіша достовірна дата доступності матеріалу допомагає вирішити, що можна запускати далі.

Визначте також допустиме часове вікно. Дострокові поставки можуть створювати проблеми з обробкою та зберіганням, тож «вчасно» не обов’язково означає будь-коли до граничної дати. Встановлюйте допустиме відхилення з огляду на матеріал та умови приймання, а не запозичуйте нібито стандартний відсоток чи кількість днів.

Розглядайте поставки та якість разом

Своєчасність поставок показує, чи відповідала поставка встановленому правилу щодо строків. Але це не обов’язково означає, що надійшло достатньо матеріалу, придатного до використання.

Для показника своєчасності й повноти поставок вимагайте дотримання і строку, і погодженої кількості в межах тієї самої події. Приймання за якістю відображайте окремо або чітко визначте комбінований показник, який також вимагає прийнятого за якістю матеріалу. Не використовуйте OTD, OTIF і приймання за якістю як взаємозамінні назви.

Уявімо позицію поставки на 100 компонентів. Вісімдесят надходять у погодженому часовому вікні, а решта 20 — із запізненням. За правилом оцінювання всієї позиції така поставка не відповідає критерію своєчасності й повноти. Цих 80 компонентів усе ще може вистачити для меншої виробничої партії, але це вже рішення з планування, а не підстава вважати початкове зобов’язання виконаним.

Якість вхідних матеріалів потребує такої самої уваги. Частка забракованих одиниць вимірює не те саме, що відсоток поставок із рекламаціями. Одна забракована деталь і повністю непридатна партія не повинні ховатися за невизначеною «оцінкою якості». Показник у частинах на мільйон, якщо він корисний для цієї категорії, виражає кількість забракованих одиниць на мільйон отриманих. Дотримуйтеся однакових одиниць вимірювання та однакового охоплення перевірками.

Матеріал, що очікує на перевірку, не є автоматично ні прийнятим, ні забракованим. Відображайте рішення, які ще не ухвалено, щоб позірно високий показник якості не був лише наслідком незавершених перевірок. Для виробництва з’ясовуйте, коли потрібну кількість справді можна буде використовувати, а не лише коли очікується вантажівка біля воріт.

Не ігноруйте в оцінюванні поставки, що не надійшли

Знаменник може приховати саме ту проблему, яку ви намагаєтеся контролювати. Якщо враховувати лише надходження за місяць, вантаж, який так і не прибув, може взагалі не потрапити до розрахунку.

Уявімо, що протягом місяця мали надійти 20 позицій поставки. До кінця місяця надійшли вісімнадцять, із них 16 — у погодженому часовому вікні. Решта дві все ще залишалися непоставленими.

Якщо враховувати всі позиції поставок, строк яких настав, своєчасність поставок постачальника (OTD) становить 16 ÷ 20 × 100 = 80%. Розрахунок лише за отриманими позиціями дасть 16 ÷ 18 × 100 = 88,9% з округленням до одного знака після коми. Обидва розрахунки можуть характеризувати визначену сукупність, але відповідають на різні запитання. Показник лише за отриманими позиціями не показує, наскільки надійно постачальник виконав усі зобов’язання, строк яких припадав на цей місяць.

Не залишайте поза увагою прострочені невиконані позиції: зазначайте тривалість прострочення та відповідний матеріал. Застосовуйте задокументоване правило обліку скасувань, змін і віднесення позицій до звітних періодів. Це правило має бути однаковим для всіх постачальників, яких ви порівнюєте. Зберігайте первинні записи за позиціями, щоб у разі суперечки можна було перевірити результат.

Поруч із відсотком також указуйте кількість випадків, на яких ґрунтується розрахунок. Один збій серед кількох поставок слід оцінювати інакше, ніж збої, що систематично повторюються протягом сотень поставок. Порівнюйте подібні категорії матеріалів та умови постачання, а не складайте рейтинг усіх постачальників так, ніби вони виконують однакові завдання.

Оцінюйте стабільність часу виконання замовлення, оперативність реагування та реальні витрати

Короткий заявлений час виконання замовлення приваблює, але виробничий план залежить від того, що відбувається на практиці. Визначте початкову подію, наприклад передання в роботу повністю оформленого замовлення на закупівлю, і вимірюйте час від неї до отримання матеріалу. Послідовно використовуйте або календарні, або робочі дні. Відстежуйте не лише середнє значення, а й розкид: стабільні поставки відрізняються від тих, що надходять то значно раніше, то зі значним запізненням.

Обліковуйте обіцяний і фактичний час виконання замовлення окремо. Не допускайте, щоб постійне перенесення обіцяних строків створювало враження надійніших поставок. Якщо транспортування та вхідний контроль подовжують час до моменту, коли матеріал можна використати у виробництві, відображайте ці проміжки окремо. Не вважайте, що отриманий матеріал уже готовий до використання.

Для оцінювання оперативності реагування визначте, яку відповідь вважати корисною. Повідомлення «ми перевіряємо» — не те саме, що відповідь із реалістичною кількістю та датою поставки для усунення збою. Вимірюйте час до отримання такої відповіді та відстежуйте, чи виконано узгоджені коригувальні дії й чи дали вони результат. Відділу закупівель потрібна підстава для дій, а не просто підтвердження, що на лист відповіли.

Показники витрат мають допомагати оцінювати компроміси. Послідовно обліковуйте додаткові витрати на перевезення, сортування, доопрацювання та інші витрати, пов’язані зі збоями. При цьому відокремлюйте проблеми з вини постачальника від змін, ініційованих вашим підприємством. Аналізуйте ці витрати разом із закупівельною ціною. Дешевший компонент може виявитися дорожчим вибором, якщо кожна поставка потребує термінових заходів для усунення збою.

Створіть систему оцінювання, що спонукає до дій

Корисна оціночна карта постачальника містить поточний результат, цільове значення, тенденцію та кількість випадків для кожного обраного показника. У ній також зазначають факти, що підтверджують проблему, відповідального за наступну дію та дату перевірки прогресу.

Установлюйте порогові значення залежно від категорії та ризику для виробництва. Відсутність недорогого компонента, який надходить від єдиного постачальника, може зупинити складання; обсяг закупівель у цього постачальника не є надійним мірилом такого ризику. Якщо ви використовуєте зважену загальну оцінку, залишайте видимими окремі показники та визначте критичні порушення, які потребують дій незалежно від середнього результату.

Узгодьте періодичність перегляду результатів для розвитку постачальників. Приділяйте більше уваги тим, для кого це виправдано ризиками або погіршенням показників. Під час перегляду виявляйте повторювані причини та погоджуйте конкретні поліпшення: наприклад, раніше повідомляти про зрив відвантаження, змінити порядок підтвердження або вжити коригувальних заходів щодо повторюваних дефектів.

Не чекайте на таку зустріч, щоб усунути поточний дефіцит. Оціночна карта пояснює закономірності. Виробництву ж потрібне рішення для відновлення роботи в поточних умовах.

Скоригуйте виробничий графік з урахуванням збою постачання

Коли умови поставки змінюються, спочатку з’ясуйте, якого компонента це стосується, у якій кількості та коли він реально буде доступний. Перевірте, які виробничі замовлення від нього залежать і чи дозволяє прийнята часткова кількість продовжити хоча б частину робіт. Потім узгодьте ці виробничі завдання з рештою робіт на підприємстві.

SkyPlanner APS — саме той інструмент, який потрібен на цьому етапі планування. У замовленнях на закупівлю зберігаються очікувані, підтверджені та фактичні дати поставки, а їхні позиції можна пов’язувати з виробничими замовленнями. Якщо налаштовано планування з урахуванням матеріалів, актуалізовані дані про надходження використовуються під час розрахунку графіка. Arcturus, ШІ для планування у SkyPlanner, планує роботи з урахуванням матеріалів, потужностей, пріоритетів і залежностей між технологічними операціями. Подання Gantt наочно показує отриману послідовність.

Це змінює роботу фахівця з планування. Замість того щоб вручну переносити кожну технологічну операцію, на яку вплинула зміна, та узгоджувати чергу на наступному верстаті, ви оновлюєте дані про матеріали, перераховуєте графік й оцінюєте вплив на зобов’язання щодо строків поставки. Ви зберігаєте контроль завдяки пріоритетам і правилам планування.

Уявімо, що підтверджену дату поставки виливка перенесли на пізніший строк. Його механічну обробку та складання також потрібно перенести, але ті самі ресурси використовують й інші замовлення. SkyPlanner враховує навантаження від цих замовлень у тому самому розрахунку, тож легше побачити, які роботи можна продовжувати та які зобов’язання щодо строків потребують уваги. Нова дата від постачальника стає основою узгодженого плану для всього підприємства, а не окремою приміткою в замовленні на закупівлю.

Очікувана доступність і фізичне отримання залишаються різними подіями. У SkyPlanner підтвердження того, що замовлення на закупівлю доставлено, оновлює складські залишки. У даті доступності, яку використовують для планування, враховуйте час на необхідний допуск за результатами контролю якості. Тоді графік не спиратиметься на матеріал, використання якого ще не дозволено.

SkyPlanner інтегрується з будь-якою ERP або MES через відкритий REST API. Ви можете використовувати наявні дані про закупівлі та виробництво для планування з обмеженими виробничими потужностями, а не замінювати справну ERP лише заради поліпшення плану.

Що змінила прозорість даних про матеріали в Eskomatic

Фінська компанія Eskomatic, що виконує механічну обробку на замовлення, раніше формувала черги робіт переважно вручну в застарілій системі ERP та оперативного управління виробництвом. Нестача матеріалів могла виявитися незадовго до запланованого початку виробничого завдання, і команді доводилося розбиратися з наслідками.

Завдяки SkyPlanner наочні черги робіт та автоматизоване планування завантаження дали чіткіше уявлення про майбутні роботи. Eskomatic повідомляє про точніше визначення дат поставки та меншу кількість зупинок виробництва через нестачу матеріалів. Керівник відділу планування виробництва Томмі Мянністе особливо цінує цей інструмент саме за можливість визначати дати поставки.

Практичний висновок для оцінювання постачальників такий: виявляти ненадійні поставки важливо, але саме розуміння їхнього впливу на реальні роботи допомагає підприємству реагувати. Досвід Eskomatic показує цінність поєднання прозорих даних про матеріали з плануванням виробництва.

Побачте наслідки наступної затримки постачання

Почніть з оціночної карти, визначення в якій зрозумілі вашим закупівельникам, постачальникам і фахівцям з планування. Зберігайте початкові зобов’язання, за якими оцінюєте виконання, не залишайте поза увагою неповні поставки й матеріали, ще не придатні до використання, та визначайте дію для кожного відхилення.

Потім дайте виробництву план, що відповідає поточній ситуації. Запишіться на демонстрацію SkyPlanner і підготуйте приклад одного матеріалу, поставка якого затримується, його нову підтверджену дату та замовлення, що конкурують за ті самі ресурси. Це корисний спосіб побачити, як SkyPlanner може скоротити ручне перепланування та показати вплив на строки поставок вашого підприємства.

Якщо ви спершу хочете самостійно ознайомитися з плануванням, спробуйте SkyPlanner на демонстраційних даних.