Indikator Kinerja Pemasok untuk Menjaga Kelancaran Produksi

Beranda » Sumber Daya » Indikator Kinerja Pemasok untuk Menjaga Kelancaran Produksi

Perkiraan waktu baca: 11 menit

Nilai bulanan pemasok bisa terlihat meyakinkan, padahal satu komponen yang belum datang menghambat pesanan Anda yang paling mendesak. Tim pengadaan melihat rata-rata yang masih dapat diterima. Tim produksi melihat mesin yang menunggu, rakitan yang belum lengkap, dan janji kepada pelanggan yang terancam tidak terpenuhi.

Indikator kinerja pemasok yang tepat membantu kedua tim mengambil keputusan yang lebih baik. Indikator ini menunjukkan apakah pemasok memenuhi komitmennya, bagian mana yang kinerjanya menurun, dan masalah apa yang perlu ditindaklanjuti. Namun, angka-angka tersebut harus menggunakan dasar pengukuran yang jelas dan seragam. Kekurangan material yang sedang terjadi pun harus ditangani tanpa menunggu tinjauan kartu penilaian berikutnya.

Di sinilah pengukuran berkaitan dengan penjadwalan. Gunakan kartu penilaian untuk meningkatkan kinerja pemasok, lalu gunakan SkyPlanner APS untuk mengolah informasi ketersediaan material terbaru menjadi rencana produksi yang selaras dengan pesanan Anda lainnya. Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memperbaiki antrean di masing-masing mesin dan dapat melihat dampaknya terhadap pengiriman lebih awal.

Apa itu indikator kinerja pemasok?

Indikator kinerja pemasok mengukur seberapa baik pemasok memenuhi persyaratan pengiriman, kualitas, biaya, dan layanan yang telah disepakati. Kartu penilaian pemasok menghimpun sejumlah indikator terpilih agar tim pengadaan dapat meninjau kinerja secara konsisten dan menyepakati tindakan perbaikan.

Bagi produsen, indikator yang paling berguna menjawab pertanyaan praktis: apakah jumlah yang dibutuhkan tiba sesuai waktu yang disepakati, apakah material tersebut boleh digunakan dalam produksi, apakah lead time yang dijanjikan dapat diandalkan, dan seberapa efektif pemasok merespons ketika terjadi perubahan?

Indikator ini mengukur pasokan masuk. Artinya berbeda dari pengiriman tepat waktu dari pabrik Anda kepada pelanggannya, meskipun buruknya kinerja pasokan masuk dapat memengaruhi hasil tersebut.

Mulailah dengan indikator yang memengaruhi keputusan

Pilih beberapa indikator yang mencerminkan bagaimana pemasok dapat mengganggu kegiatan produksi Anda. Indikator berikut dapat menjadi titik awal yang berguna bagi tim pengadaan dan produksi.

Indikator	Dasar pengukuran yang jelas	Keputusan yang didukung
Pengiriman tepat waktu dari pemasok	Jumlah baris pengiriman yang memenuhi rentang tanggal yang disepakati ÷ jumlah baris pengiriman yang jatuh tempo pada periode tersebut × 100	Pemasok mana yang berulang kali gagal memenuhi komitmen?
Pengiriman tepat waktu dan lengkap	Jumlah baris jatuh tempo yang diterima dalam rentang tanggal dengan seluruh jumlah yang dibutuhkan ÷ jumlah baris yang jatuh tempo × 100	Apakah jumlah yang dijanjikan cukup untuk mendukung pekerjaan yang direncanakan?
Kualitas material masuk	Jumlah unit yang ditolak ÷ jumlah unit yang diterima × 100, dengan material yang belum dinilai ditampilkan secara terpisah	Apakah pasokan yang datang layak digunakan dalam produksi?
Lead time aktual dan variasinya	Waktu yang berlalu sejak pelepasan pesanan yang disepakati sebagai titik awal hingga penerimaan, dengan dasar kalender yang sama	Seberapa jauh sebelumnya pasokan ini sebenarnya perlu dipesan?
Respons terhadap penyimpangan	Waktu sejak pemberitahuan penyimpangan yang telah ditentukan hingga diterimanya respons pemulihan yang dapat ditindaklanjuti	Dapatkah perencana mengambil keputusan pemulihan tepat waktu?
Biaya gangguan akibat pemasok	Catatan biaya tambahan untuk pengangkutan, penyortiran, pengerjaan ulang, dan biaya lain yang dapat dikaitkan dengan pemasok berdasarkan aturan yang disepakati	Apakah harga beli menyembunyikan masalah pasokan yang berbiaya besar?

Definisi ini merupakan usulan, bukan aturan penilaian yang berlaku universal. Sepakati dasar pengukuran dengan pihak yang bertanggung jawab atas data, lalu sampaikan kepada pemasok. Tambahkan indikator kepatuhan, sertifikasi, atau indikator khusus kategori lainnya jika hal tersebut memengaruhi persetujuan pemasok atau material yang boleh Anda gunakan.

Kegagalan memenuhi persyaratan persetujuan yang kritis harus tetap terlihat secara tersendiri. Harga yang rendah tidak boleh menutupi ketidakpatuhan terhadap persyaratan yang membuat material tidak dapat diterima hanya karena nilainya dirata-ratakan.

Tentukan kejadian dan tanggal yang diukur sebelum membandingkan pemasok

Persentase ketepatan waktu tidak banyak berarti sebelum Anda tahu apa yang dihitung sebagai satu kejadian. Satu pesanan pembelian dapat berisi beberapa baris, tanggal jatuh tempo yang berbeda, dan pengiriman parsial. Menghitung seluruh pesanan sebagai satu kejadian akan memberikan hasil yang berbeda dari menghitung setiap baris pengiriman terjadwal atau setiap penerimaan fisik.

Untuk kartu penilaian yang praktis di manufaktur, baris pengiriman terjadwal sering kali menjadi satuan yang berguna: satu komponen, jumlah, dan tanggal jatuh tempo. Pertahankan identitas baris tersebut ketika pemasok membagi pengirimannya. Jika tidak, beberapa penerimaan kecil dapat membuat satu komitmen yang belum terpenuhi terlihat seperti beberapa pengiriman yang berhasil.

Bedakan tanggal-tanggal berikut:

• Tanggal yang diminta menunjukkan kapan perusahaan Anda menginginkan material tersebut tersedia.
• Tanggal yang pertama kali dikonfirmasi mencatat komitmen yang telah disanggupi pemasok.
• Tanggal yang terakhir dikonfirmasi merupakan janji terkini yang digunakan untuk merencanakan pemulihan.
• Tanggal penerimaan aktual mencatat kedatangan di titik penerimaan yang disepakati.
• Tanggal siap digunakan menunjukkan kapan material yang dibutuhkan boleh masuk ke produksi setelah memperoleh persetujuan penggunaan yang diperlukan.

Ukur keandalan pemenuhan komitmen terhadap acuan yang tetap disimpan, misalnya tanggal yang pertama kali dikonfirmasi. Jika relevan, pantau kinerja terhadap tanggal yang diminta secara terpisah: pemasok mungkin menepati janjinya, tetapi tanggal yang dikonfirmasinya sudah terlambat untuk kebutuhan Anda. Jangan menimpa acuan begitu saja setiap kali janji berubah. Penjadwalan ulang yang disepakati atas permintaan pelanggan harus disertai alasan yang tercatat dan aturan yang jelas tentang perlakuannya dalam kartu penilaian.

Sementara itu, tim produksi memerlukan informasi ketersediaan terkini yang paling dapat diandalkan. Janji awal menjelaskan kegagalan pemenuhan komitmen; tanggal ketersediaan material terbaru yang kredibel membantu Anda menentukan pekerjaan mana yang dapat dijalankan berikutnya.

Tentukan pula rentang waktu yang dapat diterima. Pengiriman terlalu awal dapat menimbulkan masalah penanganan dan penyimpanan, sehingga “tepat waktu” tidak otomatis berarti kapan saja sebelum tanggal jatuh tempo. Tentukan toleransi sesuai material dan pengaturan penerimaannya, bukan dengan mengambil persentase atau jumlah hari yang dianggap sebagai standar.

Tinjau pengiriman dan kualitas secara bersamaan

Indikator pengiriman tepat waktu menunjukkan apakah pengiriman yang dinilai memenuhi ketentuan waktu yang ditetapkan. Indikator ini belum tentu menunjukkan apakah material yang tiba cukup jumlahnya dan boleh digunakan dalam produksi.

Untuk pengiriman tepat waktu dan lengkap, tetapkan bahwa tanggal dan jumlah yang dijanjikan harus sama-sama terpenuhi untuk kejadian yang sama. Tampilkan status penerimaan material dari segi kualitas secara terpisah, atau definisikan secara tegas indikator gabungan yang juga mensyaratkan material diterima dari segi kualitas. Jangan gunakan OTD, OTIF, dan penerimaan material dari segi kualitas sebagai istilah yang saling menggantikan.

Bayangkan satu baris pengiriman untuk 100 komponen. Delapan puluh komponen tiba dalam rentang waktu yang disepakati, sedangkan 20 sisanya terlambat. Jika penilaian mensyaratkan pemenuhan seluruh baris, baris tersebut gagal memenuhi pengiriman tepat waktu dan lengkap. Sebanyak 80 komponen itu mungkin masih cukup untuk batch produksi yang lebih kecil, tetapi ini merupakan keputusan penjadwalan, bukan alasan untuk menandai komitmen awal sebagai terpenuhi.

Kualitas material masuk juga perlu diukur dengan cermat. Tingkat unit yang ditolak mengukur hal yang berbeda dari persentase pengiriman yang mendapat keluhan. Satu komponen yang ditolak maupun satu lot yang seluruhnya tidak dapat digunakan tidak boleh tersamarkan oleh “skor kualitas” yang tidak jelas definisinya. Jika berguna untuk kategori tersebut, satuan bagian per juta menyatakan jumlah unit yang ditolak per satu juta unit yang diterima. Pastikan satuan dan cakupan pemeriksaan tetap konsisten.

Material yang menunggu pemeriksaan tidak otomatis dinyatakan lolos atau ditolak. Tampilkan keputusan yang masih tertunda agar hasil kualitas yang tampak baik tidak sekadar mencerminkan pemeriksaan yang belum selesai. Untuk keperluan produksi, pastikan kapan jumlah yang Anda butuhkan benar-benar boleh digunakan, bukan sekadar kapan truk diperkirakan tiba di gerbang.

Jangan sampai skor pengiriman mengabaikan barang yang belum tiba

Penyebut dalam perhitungan dapat menyembunyikan masalah yang justru ingin Anda tangani. Jika Anda hanya menghitung penerimaan selama bulan tersebut, pengiriman yang sama sekali belum tiba mungkin tidak masuk dalam perhitungan.

Bayangkan ada 20 baris pengiriman yang jatuh tempo dalam satu bulan. Delapan belas sudah tiba pada akhir bulan, dan 16 di antaranya memenuhi rentang tanggal yang disepakati. Dua sisanya masih belum diterima.

Jika dihitung berdasarkan seluruh baris pengiriman yang jatuh tempo, OTD pemasok adalah 16 ÷ 20 × 100 = 80%. Perhitungan yang hanya mencakup penerimaan akan menunjukkan 16 ÷ 18 × 100 = 88,9%, dibulatkan ke satu angka desimal. Keduanya dapat menggambarkan populasi yang telah ditentukan, tetapi menjawab pertanyaan yang berbeda. Angka yang hanya didasarkan pada penerimaan tidak menunjukkan seberapa andal pemasok memenuhi seluruh komitmen yang jatuh tempo pada bulan tersebut.

Pastikan baris pengiriman yang sudah lewat jatuh tempo dan belum terpenuhi tetap terlihat, termasuk lama keterlambatan dan material yang terdampak. Terapkan aturan tertulis untuk pembatalan, perubahan, dan batas akhir periode perhitungan. Gunakan aturan yang sama untuk setiap pemasok yang dibandingkan, serta simpan catatan tiap baris yang mendasari perhitungan agar hasil yang diperselisihkan dapat ditelusuri.

Tampilkan juga jumlah kejadian di samping persentasenya. Satu kegagalan dari beberapa pengiriman perlu ditafsirkan berbeda dari pola berulang dalam ratusan pengiriman. Bandingkan kategori material dan pengaturan pasokan yang serupa, bukan memeringkat semua pemasok seolah-olah mereka menghadapi tugas yang sama.

Ukur keandalan lead time, daya tanggap, dan biaya sebenarnya

Lead time singkat yang ditawarkan memang menarik, tetapi rencana produksi bergantung pada kenyataan di lapangan. Tentukan titik awal pengukuran, misalnya saat pesanan pembelian yang lengkap diterbitkan, lalu ukur hingga penerimaan dengan menggunakan hari kalender atau hari kerja secara konsisten. Pantau juga sebarannya, bukan hanya rata-ratanya: pola pasokan yang stabil berbeda dari pola yang bergantian antara datang jauh lebih awal dan sangat terlambat.

Pisahkan lead time yang dijanjikan dari lead time aktual. Perpanjangan janji berulang kali tidak boleh membuat pola pasokan aktual tampak lebih andal. Jika transportasi dan pemeriksaan material masuk menambah waktu sebelum material dapat digunakan untuk produksi, tampilkan rentang waktu tersebut dengan jelas. Jangan menganggap material yang sudah diterima berarti sudah siap digunakan.

Untuk mengukur daya tanggap, tentukan jawaban seperti apa yang dapat dijadikan dasar tindakan. Balasan “sedang kami periksa” tidak sama dengan tanggapan penanganan yang menyertakan jumlah dan tanggal yang dapat dipercaya. Ukur waktu hingga tanggapan tersebut diterima, lalu pantau apakah tindakan korektif yang disepakati telah diselesaikan dan efektif. Tim pengadaan memerlukan dasar untuk bertindak, bukan sekadar bukti bahwa email telah dibalas.

Indikator biaya harus memperjelas konsekuensi dari setiap pilihan. Catat biaya angkut tambahan, penyortiran, pengerjaan ulang, dan biaya gangguan lain yang relevan secara konsisten. Pisahkan masalah yang disebabkan pemasok dari perubahan yang berasal dari perusahaan Anda sendiri. Tinjau biaya tersebut bersama harga pembelian. Komponen yang lebih murah bisa menjadi pilihan yang lebih mahal jika setiap pengiriman memerlukan upaya penanganan mendesak.

Susun kartu penilaian yang mendorong tindak lanjut

Kartu penilaian pemasok yang berguna menampilkan hasil terkini, target, tren, dan jumlah kejadian untuk setiap indikator yang dipilih. Kartu tersebut juga mencantumkan bukti yang mendasari suatu masalah, penanggung jawab tindakan berikutnya, serta tanggal peninjauan kemajuan.

Tetapkan ambang batas berdasarkan kategori dan risiko produksi. Komponen murah yang hanya dipasok oleh satu sumber dapat menghentikan perakitan jika tidak tersedia; nilai pembelian dari pemasok tersebut bukan ukuran yang andal untuk menilai risiko itu. Jika Anda menggunakan skor keseluruhan berbobot, tetap tampilkan setiap indikator penyusunnya dan tentukan kegagalan kritis yang mengharuskan tindakan, berapa pun nilai rata-ratanya.

Sepakati jadwal peninjauan rutin untuk pengembangan pemasok, dengan perhatian lebih besar saat risiko atau penurunan kinerja menuntutnya. Gunakan peninjauan ini untuk menemukan penyebab yang berulang dan menyepakati perbaikan spesifik, misalnya pemberitahuan lebih awal jika pengiriman gagal diberangkatkan sesuai jadwal, revisi proses konfirmasi, atau tindakan korektif untuk cacat yang berulang.

Jangan menunggu pertemuan tersebut untuk menangani kekurangan pasokan yang belum teratasi. Kartu penilaian menjelaskan pola. Produksi membutuhkan keputusan penanganan berdasarkan kondisi saat ini.

Sesuaikan jadwal produksi agar tetap dapat dijalankan saat pasokan menyimpang

Saat terjadi perubahan pengiriman, pastikan terlebih dahulu komponen yang terdampak, jumlahnya, dan tanggal ketersediaan yang dapat dipercaya. Periksa perintah produksi mana yang bergantung padanya, termasuk apakah sebagian jumlah yang telah dinyatakan dapat diterima memungkinkan sebagian pekerjaan dilanjutkan. Kemudian selaraskan job tersebut dengan pekerjaan lain di pabrik.

SkyPlanner APS adalah alat yang tepat untuk langkah penjadwalan tersebut. Pesanan pembeliannya menyimpan perkiraan tanggal kedatangan, tanggal kedatangan yang telah dikonfirmasi, dan tanggal penerimaan aktual, sementara item pesanan pembelian dapat ditautkan ke perintah produksi. Setelah penjadwalan yang memperhitungkan material dikonfigurasi, informasi kedatangan yang terus diperbarui menjadi bagian dari perhitungan jadwal. Arcturus, kecerdasan buatan untuk penjadwalan milik SkyPlanner, menjadwalkan pekerjaan dengan mempertimbangkan material, kapasitas, prioritas, dan ketergantungan antaroperasi. Urutan yang dihasilkan dapat dilihat pada tampilan Gantt.

Hal ini mengubah cara kerja perencana produksi. Alih-alih menggeser setiap operasi yang terdampak dan menyesuaikan antrean mesin berikutnya secara manual, Anda memperbarui informasi material, menghitung ulang jadwal, lalu meninjau dampaknya terhadap komitmen pengiriman. Kendali tetap berada di tangan Anda melalui prioritas dan aturan penjadwalan.

Bayangkan kedatangan komponen cor yang terlambat dijadwalkan ulang ke tanggal yang lebih mundur dan tanggal baru tersebut telah dikonfirmasi. Operasi pemesinan dan perakitannya perlu digeser, tetapi pesanan lain juga menggunakan sumber daya yang sama. SkyPlanner memasukkan beban kerja yang saling bersaing tersebut ke dalam perhitungan yang sama, sehingga lebih mudah melihat pekerjaan mana yang dapat dilanjutkan dan komitmen mana yang perlu ditinjau. Tanggal baru dari pemasok pun menjadi dasar rencana untuk seluruh pabrik, bukan sekadar catatan terpisah pada pesanan pembelian.

Perkiraan ketersediaan dan penerimaan fisik tetap merupakan dua kejadian yang berbeda. Di SkyPlanner, mengonfirmasi bahwa pesanan pembelian telah diterima dengan status Delivered akan memperbarui stok. Pastikan waktu yang diperlukan untuk persetujuan penggunaan material setelah pemeriksaan mutu tercermin dalam tanggal ketersediaan yang dipakai untuk perencanaan, agar jadwal tidak bergantung pada material yang masih ditahan.

SkyPlanner terintegrasi dengan ERP atau MES apa pun melalui REST API terbukanya. Anda dapat menghubungkan informasi pembelian dan produksi yang sudah ada ke penjadwalan kapasitas terbatas, tanpa harus mengganti ERP yang masih berfungsi hanya untuk memperbaiki rencana.

Perubahan di Eskomatic berkat visibilitas material

Eskomatic, perusahaan jasa pemesinan asal Finlandia, sebelumnya mengatur sebagian besar antrean kerja secara manual dalam sistem ERP dan pengendalian produksi yang sudah berumur. Kekurangan material bisa baru diketahui ketika waktu mulai job yang direncanakan sudah sangat dekat, sehingga tim harus mengurai berbagai dampaknya.

Dengan SkyPlanner, antrean kerja visual dan penjadwalan beban otomatis memperjelas pekerjaan yang akan datang. Eskomatic melaporkan penetapan tanggal pengiriman yang lebih akurat dan berkurangnya penghentian produksi akibat kekurangan material. Manajer Perencanaan Produksi Tommi Männistö terutama mengapresiasi kegunaan alat ini untuk menetapkan tanggal pengiriman.

Pelajaran praktis untuk penilaian pemasok adalah: mengenali pasokan yang tidak andal memang penting, tetapi melihat dampaknya pada pekerjaan nyata membantu pabrik menentukan respons. Pengalaman Eskomatic menunjukkan manfaat keterkaitan antara visibilitas material dan penjadwalan tersebut.

Lihat dampaknya saat pemasok kembali terlambat

Mulailah dengan kartu penilaian yang definisinya dipahami oleh tim pembelian, pemasok, dan perencana produksi Anda. Pertahankan catatan komitmen yang dijadikan dasar pengukuran, pastikan pasokan yang belum lengkap dan belum dapat digunakan tetap terlihat, serta tetapkan tindakan untuk setiap penyimpangan.

Kemudian berikan rencana yang sesuai dengan kondisi terkini kepada tim produksi. Jadwalkan demo SkyPlanner dan siapkan satu contoh material yang terlambat, tanggal kedatangan baru yang telah dikonfirmasi, serta pesanan yang bersaing menggunakan sumber daya yang sama. Ini cara yang berguna untuk melihat bagaimana SkyPlanner dapat mengurangi penjadwalan ulang manual dan memperlihatkan dampaknya terhadap pengiriman di pabrik Anda.

Jika Anda ingin menjelajahi penjadwalannya terlebih dahulu, coba SkyPlanner dengan data demo.