Nyckeltal för leverantörer som skyddar produktionen

Hem » Resurser » Nyckeltal för leverantörer som skyddar produktionen

Beräknad lästid: 11 minuter

En leverantör kan visa betryggande månadsresultat samtidigt som en enda saknad komponent stoppar din mest brådskande order. Inköp ser ett godtagbart genomsnitt. Produktionen ser en maskin som står stilla, en ofärdig montering och ett kundlöfte som riskerar att brytas.

Bra nyckeltal för leverantörer hjälper båda avdelningarna att fatta bättre beslut. De visar om leverantörerna håller sina åtaganden, var resultaten försämras och vilka problem som kräver åtgärder. Men siffrorna måste bygga på tydliga, gemensamma mätprinciper. En aktuell materialbrist måste dessutom hanteras före nästa genomgång av leverantörsutvärderingen.

Det är här uppföljningen kopplas till produktionsschemaläggningen. Använd leverantörsutvärderingen för att förbättra leverantörernas prestationer och SkyPlanner APS för att omsätta uppdaterad materialtillgänglighet i en produktionsplan som fungerar även med dina övriga order. Du lägger mindre tid på att rätta till köerna vid enskilda maskiner och ser konsekvenserna för leveranserna tidigare.

Vad är nyckeltal för leverantörer?

Nyckeltal för leverantörer mäter hur väl en leverantör uppfyller överenskomna krav på leverans, kvalitet, kostnad och service. I en leverantörsutvärdering samlas utvalda nyckeltal så att inköpsavdelningen kan följa upp resultaten på ett enhetligt sätt och komma överens om förbättringsåtgärder.

För tillverkande företag besvarar de mest användbara måtten praktiska frågor: kom den mängd som behövdes fram vid avtalad tid, var materialet godkänt för användning i produktionen, kunde vi lita på den utlovade ledtiden och hur effektivt agerade leverantören när något förändrades?

Dessa mått gäller inkommande leveranser. De skiljer sig från fabrikens leveransprecision gentemot de egna kunderna, även om brister i inkommande leveranser kan påverka det resultatet.

Börja med nyckeltal som påverkar besluten

Välj ett fåtal mått som speglar hur en leverantör kan störa verksamheten. Följande mått ger inköp och produktion en användbar utgångspunkt.

Nyckeltal	Tydlig mätgrund	Beslutsunderlag
Leverantörens leveransprecision	Leveransrader som uppfyller det avtalade tidsfönstret ÷ leveransrader med leveransdatum under perioden × 100	Vilka leverantörer brister återkommande i sina åtaganden?
Leverans i tid och i full kvantitet	Leveransrader med leveransdatum under perioden som mottagits inom tidsfönstret med hela den erforderliga kvantiteten ÷ leveransrader med leveransdatum under perioden × 100	Räcker den utlovade kvantiteten för det planerade arbetet?
Kvalitet på inkommande material	Underkända enheter ÷ mottagna enheter × 100, med separat redovisning av material som ännu inte bedömts	Är det inkommande materialet lämpligt för produktionen?
Faktisk ledtid och variation	Förfluten tid från den överenskomna tidpunkten för orderfrisläppning till mottagning, beräknad enligt samma kalenderprincip	Hur långt i förväg behöver materialet egentligen beställas?
Respons vid avvikelser	Tid från ett definierat avvikelsemeddelande till ett svar som kan ligga till grund för en åtgärdsplan	Kan planerarna i tid fatta beslut om hur störningen ska hanteras?
Kostnader för leverantörsorsakade störningar	Registrerade kostnader för extra frakt, sortering, omarbete och annat som enligt överenskomna regler kan hänföras till leverantören	Döljer inköpspriset ett kostsamt leveransproblem?

Detta är förslag på definitioner, inte universella regler för poängsättning. Kom överens om mätgrunden med dem som ansvarar för uppgifterna och informera leverantörerna om den. Lägg till mått på regelefterlevnad, certifiering eller andra kategorispecifika krav när de påverkar godkännandet av leverantören eller vilket material ni får använda.

En kritisk brist som hindrar ett godkännande ska synas separat. Ett lågt pris får inte väga upp ett ouppfyllt krav som gör att materialet inte kan godtas.

Definiera händelsen och datumet innan du jämför leverantörer

Andelen leveranser i tid säger inte mycket förrän det är tydligt vad som räknas som en händelse. En inköpsorder kan innehålla flera rader, olika leveransdatum och delleveranser. Resultatet blir olika beroende på om du räknar hela order, enskilda planerade leveransrader eller varje fysisk godsmottagning.

I en praktisk leverantörsutvärdering för tillverkande företag är en planerad leveransrad ofta en användbar mätenhet: en artikel, en kvantitet och ett leveransdatum. Behåll radens identitet även när leverantören delar upp leveransen. Annars kan flera små godsmottagningar få ett enda ofullständigt åtagande att se ut som flera lyckade leveranser.

Håll isär datumen:

• Önskat leveransdatum visar när verksamheten ville ha materialet.
• Ursprungligt bekräftat leveransdatum dokumenterar det åtagande som leverantören accepterade.
• Senast bekräftat leveransdatum är det aktuella löftet som används för att planera hur störningen ska hanteras.
• Faktiskt mottagningsdatum anger när materialet anlände till den avtalade mottagningsplatsen.
• Datum för användning i produktionen anger när det material som behövs kan tas i bruk efter eventuell nödvändig frisläppning.

Mät hur väl leverantören håller sina åtaganden mot en bevarad referens, till exempel det ursprungliga bekräftade leveransdatumet. Följ vid behov upp leveranser mot önskat datum separat: en leverantör kan hålla sitt löfte men ändå bekräfta ett datum som ligger för sent för ert behov. Skriv inte över referensdatumet utan spårbarhet varje gång ett löfte ändras. Om en överenskommen omplanering sker på kundens initiativ ska orsaken dokumenteras och hanteringen i leverantörsutvärderingen vara tydligt fastställd.

Produktionen behöver samtidigt den bästa aktuella informationen om materialets tillgänglighet. Det ursprungliga löftet förklarar bristen i leveransförmågan, medan det senaste trovärdiga datumet för materialtillgång hjälper dig att avgöra vad som kan köras härnäst.

Definiera också vilket tidsfönster som är godtagbart. Tidiga leveranser kan skapa problem med hantering och lagring, så ”i tid” betyder inte automatiskt när som helst före leveransdatumet. Välj en tolerans som passar materialet och förutsättningarna för godsmottagningen, i stället för att ta över en procentsats eller ett antal dagar som påstås vara standard.

Bedöm leverans och kvalitet tillsammans

Leveransprecision visar om leveransen uppfyllde den fastställda tidsregeln. Måttet visar inte nödvändigtvis om tillräckligt mycket användbart material kom fram.

För leverans i tid och i full kvantitet ska både tidskravet och den utlovade kvantiteten vara uppfyllda för samma händelse. Redovisa kvalitetsgodkännandet separat, eller definiera uttryckligen ett kombinerat mått som också kräver godkänt material. Använd inte OTD, OTIF och kvalitetsgodkännande som utbytbara benämningar.

Tänk dig en leveransrad med 100 komponenter. Åttio kommer inom det avtalade tidsfönstret och resterande 20 kommer för sent. Med en regel som gäller hela raden uppfyller den inte kravet på leverans i tid och i full kvantitet. De 80 komponenterna kan ändå räcka till en mindre tillverkningssats, men det är ett beslut för produktionsschemaläggningen, inte ett skäl att markera det ursprungliga åtagandet som fullgjort.

Kvaliteten på inkommande material kräver samma noggrannhet. Andelen underkända enheter mäter något annat än andelen leveranser som lett till en reklamation. En enda underkänd enhet och ett helt oanvändbart parti får inte döljas bakom ett odefinierat ”kvalitetsbetyg”. Om miljondelar är ett användbart mått för kategorin anger det antalet underkända enheter per miljon mottagna enheter. Använd konsekventa enheter och samma kontrollomfattning.

Material som väntar på kontroll är inte automatiskt godkänt eller underkänt. Synliggör väntande beslut så att ett till synes starkt kvalitetsresultat inte bara beror på att kontrollen inte är klar. För produktionens del behöver du fastställa när den kvantitet som behövs faktiskt kan användas, inte bara när lastbilen väntas till grinden.

Låt inte uteblivna leveranser falla utanför leveransmåttet

Nämnaren kan dölja just det problem du försöker hantera. Om du bara räknar godsmottagningar som gjorts under månaden kan en leverans som aldrig kom fram saknas i beräkningen.

Tänk dig att 20 leveransrader skulle levereras under en månad. Arton hade kommit vid månadens slut, och 16 uppfyllde det avtalade tidsfönstret. De två återstående hade fortfarande inte levererats.

Med en definition som utgår från radernas avtalade leveransdatum blir leverantörens OTD 16 ÷ 20 × 100 = 80%. Räknar man enbart mottagna leveransrader blir resultatet 16 ÷ 18 × 100 = 88,9%, avrundat till en decimal. Båda beräkningarna kan beskriva en definierad population, men de besvarar olika frågor. Siffran som enbart bygger på mottagna leveransrader visar inte hur tillförlitligt leverantören fullgjorde alla åtaganden med leveransdatum under månaden.

Låt försenade, öppna leveransrader förbli synliga, med uppgift om hur länge de varit försenade och vilket material de gäller. Använd en dokumenterad regel för avbokningar, ändringar och periodavgränsningar. Tillämpa samma regel för alla leverantörer som jämförs och spara underlaget för varje rad, så att ett ifrågasatt resultat går att spåra.

Visa också antalet leveranshändelser bredvid procentsatsen. En avvikelse bland en handfull leveranser måste bedömas annorlunda än ett återkommande mönster i hundratals leveranser. Jämför liknande materialkategorier och leveransupplägg i stället för att rangordna alla leverantörer som om de hade samma förutsättningar.

Mät ledtidernas tillförlitlighet, svarsförmågan och den verkliga kostnaden

En kort angiven ledtid är lockande, men produktionsplanen är beroende av vad som faktiskt händer. Definiera starthändelsen, till exempel när en fullständig inköpsorder frisläpps, och mät tiden fram till godsmottagning. Använd konsekvent antingen kalenderdagar eller arbetsdagar. Följ både spridningen och genomsnittet: ett stabilt leveransmönster skiljer sig från ett som växlar mellan mycket tidiga och mycket sena leveranser.

Håll utlovad ledtid åtskild från faktisk ledtid. Upprepade förlängningar av den utlovade ledtiden får inte få leveranserna att framstå som mer tillförlitliga. Om transport och ankomstkontroll tar tid innan materialet kan användas i produktionen ska även dessa tidsintervall synliggöras. Utgå inte från att mottaget material är klart att använda.

Bestäm vad som räknas som ett användbart svar när ni mäter leverantörens svarsförmåga. Ett besked om att ”vi undersöker saken” är inte likvärdigt med ett svar som anger en trovärdig kvantitet och ett datum för att lösa bristen. Mät tiden fram till ett sådant svar och följ upp om överenskomna korrigerande åtgärder genomförs och får effekt. Inköp behöver ett underlag att agera på, inte bara bevis på att ett mejl har besvarats.

Kostnadsmåtten ska göra avvägningarna tydligare. Registrera extra frakt, sortering, omarbete och andra relevanta kostnader för störningar på ett enhetligt sätt. Skilj samtidigt problem som leverantören orsakat från ändringar som den egna verksamheten initierat. Bedöm dessa kostnader tillsammans med priset. En billigare komponent kan bli det dyrare alternativet om varje leverans kräver akuta insatser för att lösa problemen.

Utforma en leverantörsutvärdering som leder till åtgärder

En användbar leverantörsutvärdering visar aktuellt resultat, mål, trend och antal händelser som ligger till grund för varje valt nyckeltal. Den redovisar också underlaget för ett problem, vem som ansvarar för nästa åtgärd och när framstegen ska följas upp.

Sätt gränsvärden utifrån kategori och risk för produktionen. En billig komponent som saknas och bara har en leverantör kan stoppa monteringen. Inköpsvärdet hos leverantören är därför inget tillförlitligt mått på risken. Om ni använder ett viktat totalbetyg ska delmåtten fortfarande vara synliga. Ange också vilka kritiska avvikelser som kräver åtgärder oavsett genomsnittet.

Kom överens om regelbundna uppföljningar för leverantörsutvecklingen och ägna mer uppmärksamhet åt de fall där risker eller försämrade resultat motiverar det. Använd uppföljningen för att hitta återkommande orsaker och enas om en konkret förbättring: till exempel tidigare besked om en utebliven avsändning, en ändrad rutin för orderbekräftelser eller en korrigerande åtgärd mot återkommande fel.

Vänta inte till det mötet med att hantera en pågående materialbrist. Leverantörsutvärderingen förklarar ett mönster. Produktionen behöver ett beslut om hur den aktuella bristen ska hanteras.

Hantera en leverantörsavvikelse med ett genomförbart produktionsschema

När en leverans ändras behöver ni först fastställa vilken artikel och kvantitet som berörs och ett trovärdigt datum då materialet blir tillgängligt. Kontrollera vilka tillverkningsorder som är beroende av materialet och om en godkänd delkvantitet gör det möjligt att utföra en del av arbetet. Samordna sedan de berörda operationerna med resten av fabriken.

SkyPlanner APS är rätt verktyg för det steget i schemaläggningen. Inköpsorder i systemet innehåller beräknade och bekräftade leveransdatum samt faktiska leveransdatum, och inköpsorderrader kan kopplas till tillverkningsorder. När schemaläggningen har konfigurerats för att ta hänsyn till material ingår de uppdaterade ankomstuppgifterna i beräkningen. Arcturus, SkyPlanners AI för schemaläggning, planerar arbetet utifrån material, kapacitet, prioriteringar och beroenden mellan operationer. Gantt-vyn visar den resulterande ordningsföljden.

Det förändrar planerarens arbete. I stället för att flytta varje berörd operation och manuellt justera kön till nästa maskin uppdaterar du materialinformationen, beräknar om schemat och granskar hur leveransåtagandena påverkas. Du behåller kontrollen genom prioriteringar och schemaläggningsregler.

Tänk dig att ett försenat gjutgods får ett nytt, senare bekräftat leveransdatum. Bearbetningen och monteringen behöver flyttas, men även andra order använder samma resurser. SkyPlanner tar med den konkurrerande beläggningen i samma beräkning. Det gör det lättare att se vilket arbete som kan fortsätta och vilka leveranslöften som behöver ses över. Leverantörens nya datum omsätts i en plan för hela fabriken i stället för att stanna vid en enskild anteckning på en inköpsorder.

Förväntad tillgänglighet och fysisk godsmottagning är fortfarande olika händelser. I SkyPlanner uppdateras lagersaldot när en inköpsorder bekräftas som levererad. Se till att eventuell tid för kvalitetsfrisläppning återspeglas i den tillgänglighet som används i planeringen, så att schemat inte bygger på material som fortfarande är spärrat.

SkyPlanner kan integreras med alla ERP- och MES-system via sitt öppna REST API. Du kan koppla befintlig inköps- och produktionsinformation till schemaläggning med begränsad kapacitet i stället för att byta ut ett fungerande ERP-system bara för att förbättra planen.

Så förändrades arbetet hos Eskomatic med bättre överblick över materialet

Eskomatic, ett finländskt företag inom legobearbetning, organiserade tidigare sina arbetsköer till stor del manuellt i ett åldrande affärs- och produktionsstyrningssystem. Materialbrister kunde upptäckas alltför nära den planerade starten för en operation, och teamet fick då reda ut konsekvenserna.

Med SkyPlanner gav visuella arbetsköer och automatiserad beläggningsplanering en tydligare bild av det kommande arbetet. Eskomatic uppger att de kan sätta leveransdatum mer träffsäkert och har färre produktionsstopp på grund av materialbrist. Produktionsplaneringschefen Tommi Männistö uppskattar särskilt verktygets stöd för att sätta leveransdatum.

Lärdomen för leverantörsutvärderingen är konkret: det är värdefullt att identifiera opålitliga leveranser, men det är först när påverkan på det faktiska arbetet blir synlig som fabriken får hjälp att agera. Eskomatics erfarenheter visar värdet av att koppla överblick över materialet till schemaläggningen.

Se hur nästa leverantörsförsening påverkar produktionen

Börja med en leverantörsutvärdering vars definitioner era inköpare, leverantörer och planerare förstår. Bevara det åtagande som mätningen utgår från, håll ofullständiga leveranser och oanvändbart material synliga och koppla en åtgärd till avvikelsen.

Ge sedan produktionen en plan som bygger på nuläget. Boka en demo av SkyPlanner och ta med ett exempel på ett försenat material, dess nya bekräftade leveransdatum och de order som konkurrerar om samma resurser. Det är ett bra sätt att se hur SkyPlanner kan minska den manuella omplaneringen och synliggöra hur leveranserna från er fabrik påverkas.

Om du hellre vill utforska schemaläggningen först kan du prova SkyPlanner med demodata.