Indicadores de desempenho de fornecedores que protegem a produção

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Um fornecedor pode ter uma avaliação mensal tranquilizadora e, ainda assim, a falta de um único componente bloquear a sua encomenda mais urgente. As compras veem uma média aceitável. A produção vê uma máquina à espera, uma montagem incompleta e um compromisso com o cliente em risco.

Bons indicadores de desempenho de fornecedores ajudam ambas as equipas a tomar melhores decisões. Mostram se os fornecedores cumprem os seus compromissos, onde o desempenho se está a deteriorar e que problemas exigem uma intervenção. Mas os números têm de assentar numa base de medição clara e comum. E uma falta de material que já afeta a produção exige uma resposta antes da próxima revisão da grelha de avaliação.

É aqui que a medição se liga à programação da produção. Use a grelha de avaliação para melhorar o desempenho dos fornecedores e o SkyPlanner APS para transformar a informação atualizada sobre a disponibilidade de materiais num plano de produção compatível com as restantes encomendas. Assim, dedica menos tempo a corrigir as filas de trabalho de cada máquina e vê mais cedo as consequências para as entregas.

O que são indicadores de desempenho de fornecedores?

Os indicadores de desempenho de fornecedores medem em que medida um fornecedor cumpre os requisitos acordados de entrega, qualidade, custo e serviço. Uma grelha de avaliação de fornecedores reúne os indicadores selecionados para que a equipa de compras possa analisar o desempenho de forma consistente e acordar ações de melhoria.

Na indústria, os indicadores mais úteis respondem a perguntas práticas: a quantidade necessária chegou na data acordada? O material estava apto para utilização na produção? Podíamos confiar no lead time prometido? E com que eficácia respondeu o fornecedor quando houve uma alteração?

Estes indicadores medem o desempenho do abastecimento à fábrica. São diferentes do cumprimento dos prazos de entrega da sua fábrica aos próprios clientes, embora um mau desempenho dos fornecedores possa afetar esse resultado.

Comece pelos indicadores que influenciam as decisões

Escolha um conjunto reduzido que reflita a forma como um fornecedor pode perturbar a sua produção. Os indicadores seguintes são um ponto de partida útil para as equipas de compras e de produção.

Indicador	Base de medição clara	Decisão que ajuda a tomar
Entregas do fornecedor no prazo	Linhas de entrega que cumprem o intervalo de datas acordado ÷ linhas de entrega com vencimento no período × 100	Que fornecedores falham repetidamente os compromissos?
Entregas no prazo e na totalidade	Linhas com vencimento no período recebidas no intervalo de datas acordado e com a quantidade total necessária ÷ linhas com vencimento no período × 100	A quantidade prometida permite executar o trabalho planeado?
Qualidade dos materiais recebidos	Unidades rejeitadas ÷ unidades recebidas × 100, apresentando separadamente o material ainda não avaliado	O material recebido está apto para a produção?
Lead time real e respetiva variação	Tempo decorrido desde o momento definido para a emissão da encomenda até à receção, mantendo o mesmo critério de contagem dos dias	Com que antecedência é realmente necessário encomendar este material?
Resposta a imprevistos	Tempo entre a notificação de um imprevisto, segundo critérios definidos, e uma resposta que permita planear a recuperação	Os planeadores conseguem decidir a tempo como recuperar do imprevisto?
Custo das perturbações causadas pelo fornecedor	Custos registados de transporte adicional, triagem, retrabalho e outros custos imputáveis segundo regras acordadas	O preço de compra está a esconder um problema de abastecimento dispendioso?

Estas definições são propostas, não regras universais de avaliação. Acorde a base de medição com os responsáveis pelos dados e comunique-a aos fornecedores. Acrescente indicadores de conformidade, certificação ou outros específicos da categoria quando estes afetarem a aprovação do fornecedor ou o material que pode utilizar.

O incumprimento de um requisito crítico de aprovação deve permanecer visível por si só. Um preço baixo não pode diluir, numa média, o incumprimento de um requisito que torna o material inaceitável.

Defina o evento e a data antes de comparar fornecedores

Uma percentagem de entregas no prazo diz pouco enquanto não se souber o que conta como um evento. Uma encomenda de compra pode incluir várias linhas, diferentes datas de entrega e entregas parciais. Contar a encomenda inteira dá um resultado diferente de contar cada linha de entrega programada ou cada receção física.

Numa grelha de avaliação prática para a indústria, a linha de entrega programada é muitas vezes uma unidade útil: uma peça, uma quantidade e uma data de entrega. Mantenha essa identidade quando o fornecedor dividir a expedição. Caso contrário, várias receções pequenas podem fazer um compromisso incompleto parecer várias entregas bem-sucedidas.

Distinga as várias datas:

• A data solicitada indica quando a sua empresa pretendia receber o material.
• A data originalmente confirmada regista o compromisso aceite pelo fornecedor.
• A última data confirmada é o compromisso atual usado para planear a recuperação.
• A data de receção efetiva regista a chegada ao ponto de receção acordado.
• A data de disponibilidade para utilização indica quando o material necessário pode entrar em produção, após qualquer libertação exigida.

Meça a fiabilidade dos compromissos face a uma referência que se mantenha inalterada, como a data originalmente confirmada. Quando for relevante, acompanhe separadamente o cumprimento da data solicitada: um fornecedor pode cumprir a promessa, mas confirmar uma data demasiado tardia para as suas necessidades. Não substitua a referência sem registo sempre que uma promessa mudar. Uma reprogramação acordada por iniciativa do cliente deve ter um motivo registado e um tratamento explícito na grelha de avaliação.

Já a produção precisa da melhor informação atual sobre a disponibilidade dos materiais. A promessa original explica o incumprimento; a data credível mais recente de disponibilidade do material ajuda a decidir o que pode produzir a seguir.

Defina também o intervalo de datas aceitável. As entregas antecipadas podem criar problemas de movimentação e armazenamento, pelo que «no prazo» não significa automaticamente qualquer momento anterior à data prevista. Escolha a tolerância em função do material e das condições de receção, em vez de adotar uma percentagem ou um número de dias supostamente normalizado.

Analise a entrega e a qualidade em conjunto

O indicador de entregas no prazo mostra se o evento de entrega cumpriu a regra de datas definida. Não indica necessariamente se chegou material suficiente e apto para utilização.

Para avaliar as entregas no prazo e na totalidade, exija o cumprimento da data e da quantidade acordada para o mesmo evento. Apresente separadamente a aceitação do material segundo os critérios de qualidade ou defina explicitamente um indicador combinado que também exija material aceite. Não use OTD, OTIF e aceitação do material segundo os critérios de qualidade como designações equivalentes.

Imagine uma linha de 100 componentes. Oitenta chegam no intervalo de datas acordado e os restantes 20 chegam atrasados. Segundo uma regra que avalie a linha completa, essa linha não cumpre o critério de entrega no prazo e na totalidade. Os 80 componentes podem ainda permitir produzir um lote mais pequeno, mas essa é uma decisão de programação da produção, não um motivo para dar o compromisso original como cumprido.

A qualidade dos materiais recebidos exige o mesmo cuidado. A taxa de unidades rejeitadas mede algo diferente da percentagem de entregas com uma reclamação. Uma única peça rejeitada e um lote inteiro inutilizável não devem ficar escondidos atrás de uma «pontuação de qualidade» sem definição clara. O indicador de partes por milhão, quando útil para a categoria, exprime o número de unidades rejeitadas por milhão de unidades recebidas; mantenha consistentes as unidades e a cobertura da inspeção.

O material que aguarda inspeção não está automaticamente aceite nem rejeitado. Mostre as decisões pendentes para que um resultado de qualidade aparentemente bom não seja apenas reflexo de uma inspeção por concluir. Para a produção, determine quando a quantidade necessária estará efetivamente apta para utilização, e não apenas quando se prevê que o camião chegue à entrada da fábrica.

Não deixe as entregas em falta de fora da avaliação

O denominador pode esconder precisamente o problema que está a tentar gerir. Se contar apenas as receções efetuadas durante o mês, uma expedição que nunca chegou pode ficar fora do cálculo.

Imagine que, num mês, havia 20 linhas de entrega com prazo previsto. Até ao final do mês, tinham sido recebidas dezoito, das quais 16 dentro da janela de entrega acordada. As duas restantes continuavam por receber.

Considerando as linhas com entrega prevista no período, o indicador de entregas no prazo (OTD) do fornecedor é de 16 ÷ 20 × 100 = 80%. Um cálculo baseado apenas nas receções apresentaria 16 ÷ 18 × 100 = 88,9%, com arredondamento a uma casa decimal. Ambos os cálculos podem descrever um universo definido, mas respondem a perguntas diferentes. O valor baseado apenas nas receções não mostra com que fiabilidade o fornecedor cumpriu todos os compromissos de entrega previstos para esse mês.

Mantenha visíveis as linhas em aberto com prazo ultrapassado, incluindo o tempo de atraso e o material afetado. Aplique uma regra documentada aos cancelamentos, às alterações e ao fecho de cada período. Utilize a mesma regra para todos os fornecedores que compara e conserve os registos das linhas que sustentam o cálculo, para poder verificar a origem de um resultado contestado.

Apresente também o número de ocorrências junto da percentagem. Uma falha num conjunto de poucas entregas merece uma leitura diferente de um padrão persistente em centenas de entregas. Compare categorias de materiais e condições de fornecimento semelhantes, em vez de classificar todos os fornecedores como se respondessem às mesmas exigências.

Meça a fiabilidade do lead time, a capacidade de resposta e o custo real

Um lead time curto na proposta é atrativo, mas o plano de produção depende do que acontece na prática. Defina o evento inicial, como a emissão de uma encomenda de compra completa, e meça o tempo até à receção, utilizando de forma consistente dias de calendário ou dias úteis. Acompanhe tanto a dispersão como a média: um padrão de fornecimento estável é diferente de outro que alterna entre entregas muito antecipadas e muito atrasadas.

Distinga o lead time prometido do lead time real. O adiamento repetido de uma data prometida não deve fazer o padrão real de fornecimento parecer mais fiável. Se o transporte e a inspeção de receção acrescentarem tempo até o material poder ser utilizado na produção, torne esses intervalos visíveis, em vez de assumir que o material está pronto a utilizar assim que é recebido.

Para avaliar a capacidade de resposta, defina o que considera uma resposta útil. Uma confirmação a dizer «estamos a verificar» não equivale a uma resposta que indique como recuperar o atraso, com uma quantidade e uma data credíveis. Meça o tempo até obter essa resposta e acompanhe a conclusão e a eficácia das ações corretivas acordadas. A equipa de compras precisa de uma base para agir, não apenas de provas de que alguém respondeu a um email.

Os indicadores de custo devem tornar mais claras as vantagens e desvantagens de cada opção. Registe de forma consistente os custos adicionais de transporte, triagem, retrabalho e outros custos relevantes decorrentes de perturbações, distinguindo os problemas causados pelo fornecedor das alterações iniciadas pela sua própria empresa. Analise esses custos em conjunto com o preço. Um componente mais barato pode tornar-se a opção mais cara quando cada entrega exige uma intervenção urgente para resolver problemas.

Crie um quadro de avaliação que leve à ação

Um quadro de avaliação de fornecedores útil apresenta, para cada indicador selecionado, o resultado atual, o objetivo, a tendência e o número de ocorrências. Identifica também os dados que comprovam um problema, o responsável pela próxima ação e a data de revisão dos progressos.

Defina limites por categoria e em função do risco para a produção. A falta de um componente de baixo custo, adquirido a um único fornecedor, pode parar uma montagem; o montante gasto nesse fornecedor não é uma medida fiável dessa exposição ao risco. Se utilizar uma pontuação global ponderada, mantenha visíveis os indicadores que a compõem e identifique as falhas críticas que exigem ação, independentemente da média.

Acorde uma periodicidade de análise para o desenvolvimento dos fornecedores, dedicando mais atenção aos casos em que o risco ou a deterioração do desempenho o justifiquem. Use essa análise para identificar causas recorrentes e acordar uma melhoria concreta: por exemplo, avisar mais cedo quando uma expedição prevista não se concretiza, rever o processo de confirmação ou tomar uma ação corretiva para defeitos recorrentes.

Não espere por essa reunião para resolver uma falta de material em aberto. Um quadro de avaliação explica um padrão. A produção precisa de uma decisão imediata para recuperar a situação.

Ajuste a programação da produção a um imprevisto no fornecimento

Quando uma entrega sofre alterações, comece por identificar a peça afetada, a quantidade e uma data de disponibilidade credível. Verifique quais as ordens de fabrico que dependem desse material e se uma quantidade parcial aceite permite avançar com parte do trabalho. Depois, articule essas tarefas com o restante trabalho da fábrica.

O SkyPlanner APS é a ferramenta certa para essa etapa de programação. As suas encomendas de compra registam datas estimadas, confirmadas e efetivas de entrega, e as respetivas linhas podem ser associadas a ordens de fabrico. Com a programação configurada para ter em conta os materiais, a informação atualizada sobre as chegadas passa a fazer parte do cálculo da programação. O Arcturus, a inteligência artificial do SkyPlanner para a programação da produção, programa o trabalho tendo em conta os materiais, a capacidade, as prioridades e as dependências entre operações. A vista de Gantt permite visualizar a sequência resultante.

Isto muda o trabalho do planeador. Em vez de deslocar cada operação afetada e ajustar manualmente a fila de trabalho da máquina seguinte, atualiza a informação sobre os materiais, recalcula a programação e analisa o efeito nos compromissos de entrega. Mantém o controlo através das prioridades e das regras de programação.

Imagine que a data confirmada de uma peça fundida em atraso é adiada. É necessário deslocar as suas operações de maquinagem e montagem, mas há outras ordens que também utilizam esses recursos. O SkyPlanner inclui essa carga concorrente no mesmo cálculo, tornando mais fácil perceber que trabalho pode avançar e que compromissos exigem atenção. A nova data do fornecedor passa a refletir-se num plano para toda a fábrica, em vez de ficar como uma nota isolada numa encomenda de compra.

A disponibilidade prevista e a receção física continuam a ser eventos distintos. No SkyPlanner, confirmar uma encomenda de compra como Entregue atualiza o stock. Garanta que a disponibilidade utilizada no planeamento tem em conta os prazos de libertação pelo controlo da qualidade, quando esta for necessária, para que a programação não dependa de material cuja utilização ainda está bloqueada.

O SkyPlanner integra-se com qualquer ERP ou MES através da sua REST API aberta. Pode ligar a informação de compras e de produção que já utiliza à programação com capacidade finita, em vez de substituir um ERP funcional apenas para melhorar o plano.

O que mudou na Eskomatic com maior visibilidade dos materiais

A Eskomatic, uma empresa finlandesa de maquinagem por subcontratação, organizava anteriormente as filas de trabalho de forma essencialmente manual, num sistema de ERP e controlo da produção já antigo. As faltas de material podiam ser detetadas demasiado perto do início previsto de uma tarefa, obrigando a equipa a resolver as consequências.

Com o SkyPlanner, as filas de trabalho visuais e a programação automática da carga tornaram mais claro o trabalho que se aproximava. A Eskomatic refere uma maior precisão na definição das datas de entrega e menos paragens de produção por falta de material. O responsável pelo planeamento da produção, Tommi Männistö, valoriza particularmente a ferramenta para definir datas de entrega.

A lição para a avaliação de fornecedores é prática: identificar fornecimentos pouco fiáveis é importante, mas é a visibilidade do seu efeito no trabalho real que ajuda a fábrica a reagir. A experiência da Eskomatic mostra o valor de ligar a visibilidade dos materiais à programação da produção.

Veja o impacto do próximo atraso de um fornecedor

Comece por um quadro de avaliação cujas definições sejam compreendidas pelas equipas de compras, pelos fornecedores e pelos planeadores. Preserve o compromisso que está a medir, mantenha visíveis os fornecimentos incompletos e os materiais que ainda não podem ser utilizados, e defina uma ação para cada desvio.

Depois, dê à produção um plano baseado na situação atual. Agende uma demonstração do SkyPlanner e traga um caso com um material em atraso, a sua nova data confirmada e as ordens que disputam os mesmos recursos. É uma forma útil de ver como o SkyPlanner pode reduzir a reprogramação manual e mostrar o impacto nas entregas da sua fábrica.

Se preferir explorar primeiro a programação da produção, experimente o SkyPlanner com dados de demonstração.