Indicatoren voor leveranciersprestaties die uw productie beschermen

Home » Bronnen » Indicatoren voor leveranciersprestaties die uw productie beschermen

Geschatte leestijd: 11 minuten

Een leverancier kan een geruststellende maandscore hebben, terwijl één ontbrekend onderdeel uw meest urgente order ophoudt. Inkoop ziet een aanvaardbaar gemiddelde. Productie ziet een machine die stilstaat, een onvolledige assemblage en een leverbelofte aan de klant die in gevaar komt.

Goede indicatoren voor leveranciersprestaties helpen beide teams betere beslissingen te nemen. Ze laten zien of leveranciers hun afspraken nakomen, waar prestaties achteruitgaan en welke problemen om actie vragen. De cijfers moeten wel op een duidelijke, gemeenschappelijke meetbasis berusten. En een actueel tekort vraagt om een reactie vóór de volgende beoordeling van de scorecard.

Daar komen prestatiemeting en planning samen. Gebruik de scorecard om leveranciersprestaties te verbeteren en SkyPlanner APS om actuele informatie over materiaalbeschikbaarheid te vertalen naar een productieplan dat ook rekening houdt met uw andere orders. U bent minder tijd kwijt aan het bijstellen van de wachtrij per machine en ziet eerder wat de gevolgen zijn voor de levering.

Wat zijn indicatoren voor leveranciersprestaties?

Indicatoren voor leveranciersprestaties meten hoe goed een leverancier voldoet aan de afgesproken eisen voor levering, kwaliteit, kosten en service. Een leveranciersscorecard brengt een selectie van die indicatoren samen. Daarmee kan inkoop prestaties op een consistente manier beoordelen en verbeteracties afspreken.

Voor maakbedrijven beantwoorden de nuttigste indicatoren praktische vragen: kwam de benodigde hoeveelheid op het afgesproken moment binnen, was het materiaal bruikbaar voor productie, konden we vertrouwen op de toegezegde doorlooptijd en hoe doeltreffend reageerde de leverancier als er iets veranderde?

Deze indicatoren gaan over inkomende leveringen. Ze verschillen van de leverbetrouwbaarheid van uw fabriek aan haar eigen klanten, al kunnen slechte prestaties bij inkomende leveringen dat resultaat wel beïnvloeden.

Begin met indicatoren die tot een andere beslissing leiden

Kies een beperkt aantal indicatoren die laten zien hoe een leverancier uw productie kan verstoren. De volgende indicatoren bieden inkoop en productie een bruikbaar vertrekpunt.

Indicator	Een duidelijke meetbasis	Welke beslissing ondersteunt dit?
Leverbetrouwbaarheid van de leverancier	Leverregels die binnen het afgesproken tijdvenster zijn geleverd ÷ leverregels die in de periode geleverd moesten worden × 100	Welke leveranciers komen hun afspraken herhaaldelijk niet na?
Op tijd en volledig leveren	Leverregels die binnen het tijdvenster met de volledige vereiste hoeveelheid zijn ontvangen ÷ leverregels die geleverd moesten worden × 100	Is de toegezegde hoeveelheid voldoende voor het geplande werk?
Kwaliteit van inkomende goederen	Afgekeurde eenheden ÷ ontvangen eenheden × 100, met een apart overzicht van nog niet beoordeeld materiaal	Zijn de binnenkomende goederen geschikt voor productie?
Werkelijke doorlooptijd en spreiding	Verstreken tijd vanaf het afgesproken moment van ordervrijgave tot ontvangst, steeds berekend op dezelfde kalenderbasis	Hoe ver van tevoren moet deze aanvoer werkelijk worden geregeld?
Reactie op afwijkingen	Tijd tussen een volgens afspraak gemelde afwijking en een bruikbare reactie voor het oplossen ervan	Kunnen planners tijdig beslissen hoe ze de verstoring opvangen?
Verstoringskosten door leveranciers	Geregistreerde extra kosten voor transport, sorteren, herstelwerk en andere toerekenbare kosten volgens afgesproken regels	Gaat achter de inkoopprijs een kostbaar aanvoerprobleem schuil?

Dit zijn voorgestelde definities, geen universele beoordelingsregels. Spreek de meetbasis af met de verantwoordelijken voor de gegevens en communiceer die naar leveranciers. Voeg indicatoren voor naleving, certificering of andere categoriespecifieke eisen toe als die bepalen of een leverancier wordt goedgekeurd of welk materiaal u mag gebruiken.

Als niet aan een kritieke goedkeuringseis wordt voldaan, moet dat afzonderlijk zichtbaar blijven. Een lage prijs mag in een gemiddelde niet verhullen dat het materiaal door een niet-vervulde eis onaanvaardbaar is.

Bepaal wat u telt en welke datum geldt voordat u leveranciers vergelijkt

Een percentage tijdige leveringen zegt weinig zolang niet duidelijk is wat als één meeteenheid telt. Een inkooporder kan meerdere regels, verschillende leverdata en deelleveringen bevatten. De hele order als één geheel tellen levert een andere uitkomst op dan elke geplande leverregel of elke fysieke ontvangst apart tellen.

Voor een praktische scorecard in de maakindustrie is een geplande leverregel vaak een bruikbare eenheid: één onderdeel, één hoeveelheid en één afgesproken leverdatum. Houd die regel als eenheid aan wanneer de leverancier de zending opsplitst. Anders kunnen meerdere kleine ontvangsten één onvolledig nagekomen afspraak laten lijken op meerdere geslaagde leveringen.

Houd de verschillende datums uit elkaar:

• De gevraagde leverdatum geeft aan wanneer uw bedrijf het materiaal wilde ontvangen.
• De oorspronkelijk bevestigde leverdatum legt vast welke leverafspraak de leverancier heeft aanvaard.
• De laatst bevestigde leverdatum is de actuele toezegging waarmee u plant om de verstoring op te vangen.
• De werkelijke ontvangstdatum legt vast wanneer het materiaal op het afgesproken ontvangstpunt aankwam.
• De datum waarop het materiaal bruikbaar is, geeft aan wanneer het benodigde materiaal na eventuele vrijgave de productie in kan.

Meet hoe betrouwbaar afspraken worden nagekomen aan de hand van een vastgelegde referentiedatum, zoals de oorspronkelijk bevestigde leverdatum. Houd waar nodig apart bij of op de gevraagde datum is geleverd: een leverancier kan zijn belofte nakomen, maar toch een datum bevestigen die voor uw behoefte te laat is. Overschrijf de referentiedatum niet ongemerkt telkens wanneer een toezegging verandert. Leg bij een overeengekomen wijziging op verzoek van de klant de reden vast en bepaal expliciet hoe die wijziging in de scorecard wordt verwerkt.

Productie heeft ondertussen de beste actuele informatie over beschikbaarheid nodig. De oorspronkelijke toezegging maakt duidelijk waar de afspraak niet is nagekomen; de meest recente geloofwaardige beschikbaarheidsdatum helpt u bepalen wat u hierna kunt produceren.

Bepaal ook welk tijdvenster aanvaardbaar is. Vroege leveringen kunnen problemen bij de afhandeling en opslag veroorzaken. ‘Op tijd’ betekent dus niet automatisch elk moment vóór de afgesproken leverdatum. Stem de tolerantie af op het materiaal en de ontvangstafspraken, in plaats van een zogenaamd standaardpercentage of standaardaantal dagen over te nemen.

Beoordeel levering en kwaliteit in samenhang

Leverbetrouwbaarheid geeft aan of de levering aan de afgesproken datumregel voldeed. Dat zegt niet noodzakelijk of er voldoende bruikbaar materiaal is aangekomen.

Voor op tijd en volledig leveren moeten bij dezelfde meeteenheid zowel de datum als de toegezegde hoeveelheid kloppen. Maak goedkeuring op kwaliteit afzonderlijk zichtbaar, of definieer expliciet een gecombineerde indicator die ook goedgekeurd materiaal vereist. Gebruik OTD, OTIF en goedkeuring op kwaliteit niet als onderling uitwisselbare begrippen.

Neem een leverregel voor 100 onderdelen. Tachtig komen binnen het afgesproken tijdvenster aan en de overige 20 te laat. Als de volledige regel aan de eisen moet voldoen, telt deze regel niet als op tijd en volledig geleverd. De 80 onderdelen kunnen mogelijk wel worden gebruikt voor een kleinere productiebatch. Dat is echter een planningsbeslissing, geen reden om de oorspronkelijke leverafspraak als volledig nagekomen te beschouwen.

De kwaliteit van inkomende goederen vraagt om dezelfde zorgvuldigheid. Het percentage afgekeurde eenheden meet iets anders dan het percentage leveringen waarover een klacht is ingediend. Eén afgekeurd stuk en een volledig onbruikbare partij mogen niet verdwijnen achter een ongedefinieerde ‘kwaliteitsscore’. Als parts per million nuttig is voor de categorie, drukt deze maat het aantal afgekeurde eenheden per miljoen ontvangen eenheden uit. Houd de eenheden en de omvang van de inspectie consistent.

Materiaal dat op inspectie wacht, is niet automatisch goedgekeurd of afgekeurd. Maak openstaande beoordelingen zichtbaar, zodat een schijnbaar goed kwaliteitsresultaat niet alleen het gevolg is van nog niet afgeronde inspecties. Stel voor productie vast wanneer de benodigde hoeveelheid daadwerkelijk bruikbaar zal zijn, niet alleen wanneer er een vrachtwagen bij de poort wordt verwacht.

Voorkom een leverscore die ontbrekende leveringen buiten beschouwing laat

De noemer kan juist het probleem verhullen dat u probeert te beheersen. Als u alleen de ontvangsten in de betreffende maand meetelt, kan een zending die nooit is aangekomen buiten de berekening vallen.

Stel dat er in een maand 20 leverregels geleverd moesten worden. Aan het einde van de maand waren er 18 ontvangen, waarvan 16 binnen het afgesproken tijdvenster. De overige 2 stonden nog open.

Op basis van alle leverregels die in die maand geleverd moesten worden, bedraagt de leverbetrouwbaarheid van de leverancier (OTD) 16 ÷ 20 × 100 = 80%. Kijkt u alleen naar ontvangen leverregels, dan komt u uit op 16 ÷ 18 × 100 = 88,9%, afgerond op één decimaal. Beide berekeningen kunnen een afgebakende groep beschrijven, maar ze beantwoorden verschillende vragen. Het cijfer op basis van alleen ontvangsten laat niet zien hoe betrouwbaar de leverancier alle leverafspraken voor die maand is nagekomen.

Houd achterstallige openstaande leverregels zichtbaar, inclusief hoe lang ze al openstaan en om welk materiaal het gaat. Pas een vastgelegde regel toe voor annuleringen, wijzigingen en de afbakening van meetperioden. Gebruik dezelfde regel voor elke leverancier die u vergelijkt en bewaar de onderliggende regelgegevens, zodat u bij discussie kunt nagaan hoe een resultaat tot stand is gekomen.

Vermeld naast het percentage ook het aantal gemeten leverregels. Eén afwijking bij een handvol leveringen vraagt om een andere beoordeling dan een aanhoudend patroon bij honderden leveringen. Vergelijk soortgelijke materiaalcategorieën en leveringsafspraken, in plaats van alle leveranciers te rangschikken alsof ze voor dezelfde opgave staan.

Meet de betrouwbaarheid van doorlooptijden, het reactievermogen en de werkelijke kosten

Een korte opgegeven doorlooptijd is aantrekkelijk, maar voor de productieplanning telt wat er in de praktijk gebeurt. Bepaal het startmoment, bijvoorbeeld de vrijgave van een volledige inkooporder, en meet vanaf dat moment tot de ontvangst. Gebruik daarbij consequent kalenderdagen of werkdagen. Volg naast het gemiddelde ook de spreiding: een stabiel leverpatroon is iets anders dan leveringen die afwisselend veel te vroeg en veel te laat komen.

Houd de toegezegde en de werkelijke doorlooptijd gescheiden. Het herhaaldelijk opschuiven van een toezegging mag het werkelijke leverpatroon niet betrouwbaarder doen lijken. Als transport en ingangscontrole extra tijd kosten voordat de productie het materiaal kan gebruiken, maak die tijd dan zichtbaar. Ga er niet van uit dat ontvangen materiaal meteen inzetbaar is.

Bepaal bij het meten van reactievermogen wat als een bruikbaar antwoord geldt. Een ontvangstbevestiging met ‘we zoeken het uit’ is niet hetzelfde als een herstelvoorstel met een geloofwaardige hoeveelheid en datum. Meet hoe lang het duurt voordat dat bruikbare antwoord er is en volg of afgesproken corrigerende maatregelen worden uitgevoerd en effect hebben. Inkoop heeft informatie nodig om te kunnen handelen, niet alleen bewijs dat een e-mail is beantwoord.

Kostenindicatoren moeten afwegingen inzichtelijker maken. Registreer extra vrachtkosten, sorteerkosten, herstelwerk en andere relevante verstoringskosten op een consistente manier. Maak daarbij onderscheid tussen problemen die door de leverancier zijn veroorzaakt en wijzigingen vanuit uw eigen bedrijf. Beoordeel deze kosten samen met de inkoopprijs. Een goedkoper onderdeel kan uiteindelijk de duurdere keuze zijn als bij elke levering een spoedactie nodig is om de problemen op te lossen.

Maak een scorecard die tot actie leidt

Een bruikbare leveranciersscorecard toont voor elke gekozen indicator het huidige resultaat, de doelwaarde, de trend en het aantal metingen. Ook vermeldt de scorecard de gegevens die een probleem onderbouwen, wie verantwoordelijk is voor de volgende actie en wanneer de voortgang wordt beoordeeld.

Bepaal grenswaarden per categorie en productierisico. Een goedkoop onderdeel dat u bij slechts één leverancier betrekt, kan bij een tekort de assemblage stilleggen. Het bedrag dat u bij die leverancier besteedt, is dus geen betrouwbare maat voor dat risico. Gebruikt u een gewogen totaalscore, houd de afzonderlijke indicatoren dan zichtbaar en leg vast welke kritieke tekortkomingen altijd tot actie leiden, ongeacht het gemiddelde.

Spreek een vaste overlegfrequentie af om leveranciers te helpen verbeteren en besteed extra aandacht waar risico’s of teruglopende prestaties dat rechtvaardigen. Gebruik het overleg om terugkerende oorzaken te achterhalen en een concrete verbetering af te spreken. Denk aan eerder melden dat een zending niet op tijd vertrekt, een aangepast bevestigingsproces of een corrigerende maatregel voor terugkerende gebreken.

Wacht niet op dat overleg om een actueel tekort aan te pakken. Een scorecard verklaart een patroon. De productie heeft nu een besluit nodig over hoe de verstoring wordt opgevangen.

Vertaal een leveringsafwijking naar een uitvoerbare productieplanning

Stel bij een gewijzigde levering eerst vast om welk onderdeel en welke hoeveelheid het gaat, en op welke datum het materiaal naar verwachting daadwerkelijk beschikbaar is. Controleer welke productieorders ervan afhankelijk zijn en of een geaccepteerde deelhoeveelheid voldoende is om een deel van het werk uit te voeren. Stem die taken vervolgens af op het overige werk in de fabriek.

SkyPlanner APS is het juiste hulpmiddel voor die planningsstap. Inkooporders bevatten verwachte, bevestigde en werkelijke leverdatums, en inkooporderregels kunnen aan productieorders worden gekoppeld. Als planning op basis van materiaalbeschikbaarheid is ingesteld, worden de bijgehouden aankomstgegevens meegenomen in de planningsberekening. Arcturus, de AI voor planning van SkyPlanner, plant het werk op basis van materialen, capaciteit, prioriteiten en afhankelijkheden tussen bewerkingen. De Gantt-weergave maakt de resulterende volgorde zichtbaar.

Dat verandert het werk van de planner. U hoeft niet meer elke betrokken bewerking handmatig te verschuiven en de wachtrij bij de volgende machine daarop af te stemmen. In plaats daarvan werkt u de materiaalgegevens bij, berekent u de planning opnieuw en beoordeelt u de gevolgen voor de toegezegde leverdatums. Via prioriteiten en planningsregels houdt u de regie.

Stel dat de bevestigde leverdatum van een vertraagd gietstuk verder opschuift. De verspanings- en assemblagebewerkingen voor dat gietstuk moeten dan worden verplaatst, maar ook andere orders gebruiken dezelfde productiemiddelen. SkyPlanner neemt ook de capaciteitsvraag van die andere orders mee in dezelfde berekening. Zo ziet u gemakkelijker welk werk door kan gaan en welke levertoezeggingen aandacht vragen. De nieuwe leverdatum van de leverancier wordt zo verwerkt in een planning voor de hele fabriek, in plaats van een losse notitie op een inkooporder te blijven.

Verwachte beschikbaarheid en fysieke ontvangst blijven verschillende momenten. Wanneer u in SkyPlanner bevestigt dat een inkooporder is geleverd, wordt de voorraad bijgewerkt. Houd bij de beschikbaarheidsdatum voor de planning rekening met de tijd die nodig is voor een eventuele kwaliteitsvrijgave. Zo steunt de planning niet op materiaal dat nog geblokkeerd is.

SkyPlanner kan via zijn open REST API met elk ERP- of MES-systeem worden geïntegreerd. U kunt uw bestaande inkoop- en productiegegevens koppelen aan planning met eindige capaciteit, zonder een goed werkend ERP-systeem te vervangen alleen om de planning te verbeteren.

Wat inzicht in materiaalbeschikbaarheid veranderde bij Eskomatic

Eskomatic, een Finse toeleverancier voor verspaning, stelde de werkvolgorde voorheen grotendeels handmatig vast in een verouderd ERP- en productiebeheersingssysteem. Materiaaltekorten kwamen soms pas vlak voor de geplande start van een taak aan het licht, waarna het team de gevolgen moest zien op te lossen.

Met SkyPlanner kreeg Eskomatic dankzij een visuele weergave van de wachtrijen en automatische capaciteitsplanning beter zicht op het komende werk. Het bedrijf meldt dat het leverdatums nauwkeuriger kan vaststellen en minder productiestilstand door materiaaltekorten heeft. Tommi Männistö, manager productieplanning, waardeert het hulpmiddel vooral voor het vaststellen van leverdatums.

De praktische les voor een leveranciersscorecard: onbetrouwbare leveringen signaleren is waardevol, maar inzicht in de gevolgen voor het daadwerkelijke werk helpt de fabriek om te reageren. De ervaring van Eskomatic laat zien wat de koppeling tussen inzicht in materiaalbeschikbaarheid en planning oplevert.

Bekijk de gevolgen van de volgende vertraging bij uw leverancier

Begin met een scorecard waarvan uw inkopers, leveranciers en planners de definities begrijpen. Bewaar de oorspronkelijke leverafspraak waartegen u meet, houd onvolledige leveringen en onbruikbaar materiaal zichtbaar en koppel een actie aan de afwijking.

Geef de productie vervolgens een planning die op de actuele situatie is gebaseerd. Boek een demo van SkyPlanner en neem een voorbeeld mee van één vertraagd materiaal, de nieuwe bevestigde leverdatum en de orders die dezelfde productiemiddelen nodig hebben. Zo kunt u zien hoe SkyPlanner het handmatig herplannen kan beperken en de gevolgen voor leverdatums in uw fabriek inzichtelijk kan maken.

Wilt u eerst zelf de planning verkennen? Probeer SkyPlanner met demogegevens.