Wskaźniki oceny dostawców, które chronią produkcję

Strona główna » Zasoby » Wskaźniki oceny dostawców, które chronią produkcję

Szacowany czas czytania: 11 minut

Miesięczna ocena dostawcy może wyglądać uspokajająco, a mimo to jeden brakujący komponent wstrzymuje najpilniejsze zlecenie. Dział zakupów widzi akceptowalną średnią. Produkcja widzi stojącą maszynę, nieukończony montaż i zagrożony termin obiecany klientowi.

Dobrze dobrane wskaźniki oceny dostawców pomagają obu zespołom podejmować lepsze decyzje. Pokazują, czy dostawcy wywiązują się ze zobowiązań, gdzie wyniki się pogarszają i które problemy wymagają działania. Liczby muszą jednak opierać się na jasnych, wspólnych zasadach pomiaru, a bieżący brak materiału wymaga reakcji jeszcze przed kolejnym przeglądem ocen.

Właśnie tu pomiar łączy się z harmonogramowaniem. Korzystaj z karty oceny, by poprawiać wyniki dostawców, a ze SkyPlanner APS — by na podstawie aktualnej dostępności materiałów tworzyć plan produkcji uwzględniający także pozostałe zlecenia. Mniej czasu poświęcisz na poprawianie kolejek operacji na poszczególnych maszynach i wcześniej zobaczysz skutki zmian dla terminów dostaw.

Czym są wskaźniki oceny dostawców?

Wskaźniki oceny dostawców mierzą, w jakim stopniu dostawca spełnia uzgodnione wymagania dotyczące dostaw, jakości, kosztów i obsługi. Karta oceny dostawcy łączy wybrane wskaźniki, dzięki czemu dział zakupów może oceniać wyniki według spójnych zasad i uzgadniać działania usprawniające.

W zakładach produkcyjnych najbardziej przydatne wskaźniki odpowiadają na praktyczne pytania: czy wymagana ilość dotarła w uzgodnionym terminie, czy materiał nadawał się do użycia w produkcji, czy można było polegać na deklarowanym lead time i jak skutecznie dostawca reagował na zmiany?

Są to wskaźniki dotyczące dostaw do zakładu. Nie należy ich mylić z terminowością dostaw zakładu do jego klientów, choć problemy z dostawami materiałów mogą wpływać na ten wynik.

Zacznij od wskaźników, które wpływają na decyzje

Wybierz niewielki zestaw wskaźników odzwierciedlających to, jak dostawca może zakłócić pracę zakładu. Poniższe miary to dobry punkt wyjścia dla działu zakupów i produkcji.

Wskaźnik	Jasne zasady pomiaru	W podejmowaniu jakiej decyzji pomaga
Terminowość dostaw od dostawcy	Liczba pozycji dostawy zrealizowanych w uzgodnionym przedziale czasowym ÷ liczba pozycji dostawy z terminem w danym okresie × 100	Którzy dostawcy regularnie nie dotrzymują zobowiązań?
Dostawy na czas i w pełnej ilości	Liczba pozycji z terminem w danym okresie, otrzymanych w uzgodnionym przedziale czasowym i w pełnej wymaganej ilości ÷ liczba pozycji z terminem w tym okresie × 100	Czy obiecana ilość wystarczy do wykonania zaplanowanych prac?
Jakość dostarczanych materiałów	Liczba odrzuconych sztuk ÷ liczba otrzymanych sztuk × 100, z osobnym wykazaniem materiału, którego jeszcze nie oceniono	Czy dostarczany materiał nadaje się do produkcji?
Rzeczywisty lead time i jego zmienność	Czas od uzgodnionego momentu przekazania zamówienia do realizacji do przyjęcia dostawy, liczony według tych samych zasad kalendarzowych	Z jakim wyprzedzeniem faktycznie trzeba zamawiać ten materiał?
Reakcja na odchylenia	Czas od zgłoszenia odchylenia zgodnie z ustalonymi zasadami do otrzymania odpowiedzi pozwalającej zaplanować działania naprawcze	Czy planiści mogą na czas zdecydować o działaniach naprawczych?
Koszty zakłóceń związanych z dostawcą	Zarejestrowane dodatkowe koszty transportu, sortowania, poprawek i inne koszty przypisane dostawcy zgodnie z uzgodnionymi zasadami	Czy cena zakupu nie przesłania kosztownego problemu z dostawami?

To propozycje definicji, a nie uniwersalne reguły oceny. Uzgodnij zasady z osobami odpowiedzialnymi za dane i przekaż je dostawcom. Dodaj wskaźniki dotyczące zgodności z wymaganiami, certyfikacji lub specyfiki danej kategorii, jeśli mają wpływ na zatwierdzenie dostawcy lub możliwość wykorzystania materiału.

Niespełnienie krytycznego warunku zatwierdzenia powinno być widoczne osobno. Niska cena nie może poprzez uśrednienie oceny przesłonić niespełnienia wymagania, które dyskwalifikuje materiał.

Zanim porównasz dostawców, zdefiniuj zdarzenie i datę

Procent terminowych dostaw niewiele mówi, dopóki nie wiadomo, co liczy się jako jedno zdarzenie. Zamówienie zakupu może obejmować kilka pozycji, różne terminy i dostawy częściowe. Liczenie całych zamówień daje inny wynik niż liczenie każdej zaplanowanej pozycji dostawy lub każdego fizycznego przyjęcia.

W praktycznej ocenie dostawców dla produkcji użyteczną jednostką jest często zaplanowana pozycja dostawy: konkretna część, ilość i termin. Zachowaj tę samą jednostkę, gdy dostawca dzieli wysyłkę. W przeciwnym razie kilka małych przyjęć może sprawić, że jedno nie w pełni zrealizowane zobowiązanie będzie wyglądało jak kilka udanych dostaw.

Rozróżniaj poszczególne daty:

• Termin wymagany wskazuje, kiedy firma potrzebowała materiału.
• Pierwotnie potwierdzony termin odzwierciedla zobowiązanie przyjęte przez dostawcę.
• Ostatnio potwierdzony termin to aktualna deklaracja wykorzystywana przy planowaniu działań naprawczych.
• Rzeczywista data przyjęcia wskazuje, kiedy dostawa dotarła do uzgodnionego punktu odbioru.
• Data dostępności do produkcji wskazuje, kiedy wymagany materiał można wykorzystać w produkcji po uzyskaniu dopuszczenia, jeśli jest ono konieczne.

Oceniaj rzetelność realizacji zobowiązań względem zachowanego punktu odniesienia, na przykład pierwotnie potwierdzonego terminu. Gdy ma to znaczenie, osobno śledź realizację względem terminu wymaganego: dostawca może dotrzymać obietnicy, choć potwierdzony przez niego termin jest zbyt późny dla Twoich potrzeb. Nie nadpisuj po cichu daty bazowej przy każdej zmianie deklaracji. Uzgodniona zmiana terminu z inicjatywy klienta powinna mieć zapisaną przyczynę i jasno określony sposób uwzględnienia w ocenie.

Produkcja potrzebuje natomiast możliwie najlepszych, aktualnych informacji o dostępności. Pierwotna deklaracja pozwala wyjaśnić niedotrzymanie zobowiązania, a najnowszy wiarygodny termin dostępności materiału pomaga zdecydować, co można uruchomić w następnej kolejności.

Określ również dopuszczalny przedział czasowy. Zbyt wczesne dostawy mogą powodować problemy z obsługą i magazynowaniem, więc „na czas” nie oznacza automatycznie dowolnego momentu przed wyznaczonym terminem. Dobierz tolerancję do materiału i zasad przyjmowania dostaw, zamiast przyjmować rzekomo standardową wartość procentową lub liczbę dni.

Analizuj dostawy razem z jakością

Terminowość dostaw pokazuje, czy dane zdarzenie spełniło przyjęte kryterium czasowe. Niekoniecznie mówi jednak, czy dotarła wystarczająca ilość materiału nadającego się do produkcji.

Przy ocenie dostaw na czas i w pełnej ilości wymagaj spełnienia obu warunków — terminu i zadeklarowanej ilości — dla tego samego zdarzenia. Akceptację jakościową wykazuj osobno albo jasno zdefiniuj wskaźnik łączny, który wymaga również zaakceptowania materiału. Nie traktuj OTD, OTIF i akceptacji jakościowej jako pojęć zamiennych.

Wyobraź sobie pozycję dostawy obejmującą 100 komponentów. W uzgodnionym przedziale czasowym dociera 80, a pozostałe 20 — po terminie. Przy zasadzie oceny całej pozycji ta pozycja nie spełnia kryterium terminowości i kompletności. Te 80 komponentów może wystarczyć na mniejszą partię produkcyjną, ale jest to kwestia harmonogramowania, a nie powód do uznania pierwotnego zobowiązania za w pełni zrealizowane.

Równie starannie trzeba podejść do jakości dostarczanych materiałów. Odsetek odrzuconych sztuk mierzy coś innego niż odsetek dostaw objętych reklamacją. Pojedyncza odrzucona sztuka i cała partia nienadająca się do użycia nie powinny ginąć pod nieokreśloną „oceną jakości”. Wskaźnik liczby odrzuconych sztuk na milion otrzymanych sztuk, jeśli jest przydatny w danej kategorii, wymaga spójnych jednostek i zakresu kontroli.

Materiał oczekujący na kontrolę nie jest automatycznie ani zaakceptowany, ani odrzucony. Wykazuj nierozstrzygnięte przypadki, aby pozornie dobry wynik jakościowy nie wynikał jedynie z niezakończonej kontroli. Na potrzeby produkcji ustal, kiedy wymagana ilość rzeczywiście będzie dopuszczona do użycia, a nie tylko kiedy ciężarówka ma dotrzeć pod bramę.

Nie pomijaj niedostarczonych pozycji w ocenie dostaw

Mianownik może ukryć właśnie ten problem, który próbujesz rozwiązać. Jeśli liczysz wyłącznie przyjęcia z danego miesiąca, dostawa, która w ogóle nie dotarła, może nie znaleźć się w obliczeniach.

Załóżmy, że w danym miesiącu przypadał termin realizacji 20 pozycji dostaw. Do końca miesiąca zrealizowano 18 z nich, a 16 zmieściło się w uzgodnionym oknie dostawy. Pozostałe dwie nadal czekały na realizację.

Jeśli podstawą obliczeń są pozycje dostaw z terminem przypadającym w danym miesiącu, OTD dostawcy wynosi 16 ÷ 20 × 100 = 80%. Przy uwzględnieniu wyłącznie przyjętych dostaw wynik wyniósłby 16 ÷ 18 × 100 = 88,9%, po zaokrągleniu do jednego miejsca po przecinku. Oba obliczenia mogą opisywać określoną zbiorowość, ale odpowiadają na różne pytania. Wynik oparty wyłącznie na przyjęciach nie pokazuje, jak rzetelnie dostawca wywiązał się ze wszystkich zobowiązań, których termin przypadał w tym miesiącu.

Nie pomijaj niezrealizowanych pozycji po terminie — pokazuj, jak długo są opóźnione i jakiego materiału dotyczą. Stosuj udokumentowane zasady uwzględniania anulowań, zmian i dat granicznych okresów rozliczeniowych. Przy porównywaniu dostawców używaj tych samych zasad i zachowuj dane źródłowe poszczególnych pozycji, aby w razie sporu można było odtworzyć sposób wyliczenia wyniku.

Obok wyniku procentowego pokazuj też liczbę ocenianych zdarzeń. Jedno uchybienie wśród kilku dostaw należy interpretować inaczej niż powtarzające się problemy wśród setek. Porównuj podobne kategorie materiałów i warunki zaopatrzenia, zamiast tworzyć ranking wszystkich dostawców tak, jakby realizowali takie same zadania.

Mierz przewidywalność lead time, szybkość reakcji i rzeczywiste koszty

Krótki deklarowany lead time jest atrakcyjny, ale plan produkcji zależy od tego, co dzieje się w praktyce. Określ zdarzenie początkowe, na przykład przekazanie kompletnego zamówienia zakupu do realizacji, i mierz czas do przyjęcia dostawy, konsekwentnie stosując dni kalendarzowe albo robocze. Śledź nie tylko średnią, lecz także rozrzut wyników: stabilne dostawy to co innego niż dostawy na przemian znacznie przed terminem i znacznie po terminie.

Rozróżniaj deklarowany i rzeczywisty lead time. Wielokrotne przesuwanie obiecanego terminu nie może sprawiać, że faktyczny przebieg dostaw wygląda na bardziej przewidywalny. Jeśli transport i kontrola wejściowa wydłużają czas do momentu, w którym produkcja może wykorzystać materiał, pokazuj te okresy osobno, zamiast zakładać, że przyjęcie oznacza gotowość do użycia.

Oceniając szybkość reakcji, ustal, co uznajesz za użyteczną odpowiedź. Potwierdzenie „sprawdzamy” to nie to samo co odpowiedź wskazująca sposób rozwiązania problemu oraz ilość i termin, na których można polegać. Mierz czas do uzyskania takiej odpowiedzi oraz sprawdzaj, czy uzgodnione działania korygujące zostały zakończone i są skuteczne. Dział zakupów potrzebuje podstaw do działania, a nie tylko dowodu, że ktoś odpowiedział na e-mail.

Wskaźniki kosztowe powinny ułatwiać ocenę kompromisów. Konsekwentnie rejestruj dodatkowe koszty transportu, sortowania, poprawek i inne istotne koszty zakłóceń, oddzielając problemy spowodowane przez dostawcę od zmian zainicjowanych przez własną firmę. Analizuj te koszty razem z ceną. Tańszy komponent może okazać się droższym wyborem, jeśli każda dostawa wymaga pilnych działań zaradczych.

Stwórz kartę oceny, która prowadzi do działania

Użyteczna karta oceny dostawcy pokazuje dla każdego wybranego wskaźnika aktualny wynik, cel, trend i liczbę ocenianych zdarzeń. Wskazuje też dane potwierdzające problem, osobę odpowiedzialną za kolejne działanie oraz termin przeglądu postępów.

Ustalaj progi zależnie od kategorii i ryzyka dla produkcji. Brak taniego komponentu dostępnego tylko z jednego źródła może zatrzymać montaż; wartość zakupów u danego dostawcy nie jest wiarygodną miarą tego ryzyka. Jeśli stosujesz ważoną ocenę łączną, pozostaw widoczne wskaźniki składowe i określ krytyczne uchybienia, które wymagają działania niezależnie od średniej.

Uzgodnij regularny harmonogram przeglądów służących rozwojowi współpracy z dostawcami, poświęcając więcej uwagi tym, u których uzasadnia to ryzyko lub pogarszające się wyniki. Podczas przeglądu identyfikuj powtarzające się przyczyny problemów i uzgadniaj konkretne usprawnienia: na przykład wcześniejsze powiadamianie o niedotrzymaniu terminu wysyłki, zmianę procesu potwierdzania terminów lub działanie korygujące dotyczące nawracających wad.

Nie czekaj na takie spotkanie, by zająć się bieżącym brakiem materiału. Karta oceny wyjaśnia powtarzające się zjawiska. Produkcja potrzebuje decyzji, jak poradzić sobie z obecną sytuacją.

Dostosuj harmonogram produkcji do zakłóceń dostaw

Gdy zmieniają się warunki dostawy, najpierw ustal, jakiej części i ilości dotyczy zmiana oraz jaki termin dostępności jest wiarygodny. Sprawdź, które zlecenia produkcyjne od niej zależą i czy zaakceptowana dostawa częściowa pozwala wykonać część prac. Następnie skoordynuj te operacje z pozostałą pracą zakładu.

SkyPlanner APS to właściwe narzędzie do tego etapu harmonogramowania. Zamówienia zakupu w systemie zawierają daty przewidywane, potwierdzone i faktycznej dostawy, a ich pozycje można powiązać ze zleceniami produkcyjnymi. Po skonfigurowaniu harmonogramowania uwzględniającego materiały aktualizowane informacje o dostawach stają się częścią obliczeń harmonogramu. Arcturus, sztuczna inteligencja odpowiedzialna za harmonogramowanie w SkyPlanner, planuje pracę z uwzględnieniem materiałów, zdolności produkcyjnych, priorytetów i zależności między operacjami. Wynikową kolejność prac widać na wykresie Gantta.

To zmienia sposób pracy planisty. Zamiast ręcznie przesuwać każdą operację objętą zmianą i porządkować kolejkę na następnej maszynie, aktualizujesz informacje o materiale, ponownie przeliczasz harmonogram i sprawdzasz wpływ na zobowiązania dotyczące terminów dostaw. Zachowujesz kontrolę dzięki priorytetom i regułom harmonogramowania.

Załóżmy, że potwierdzony termin dostawy opóźnionego odlewu zostaje przesunięty na później. Trzeba przesunąć jego obróbkę i montaż, ale z tych samych zasobów korzystają też inne zlecenia. SkyPlanner uwzględnia obciążenie wynikające z tych zleceń w tych samych obliczeniach, dzięki czemu łatwiej zobaczyć, które prace mogą być kontynuowane i które zobowiązania wymagają uwagi. Nowy termin od dostawcy przekłada się na plan dla całego zakładu, zamiast pozostać odosobnioną notatką w zamówieniu zakupu.

Przewidywana dostępność i fizyczne przyjęcie dostawy to nadal dwa różne zdarzenia. W SkyPlanner potwierdzenie zamówienia zakupu jako dostarczonego aktualizuje stan magazynowy. W dacie dostępności używanej do planowania uwzględniaj czas potrzebny na ewentualne zwolnienie jakościowe, aby harmonogram nie opierał się na materiale, który nadal jest zablokowany.

SkyPlanner integruje się z dowolnym systemem ERP lub MES przez otwarte REST API. Możesz wykorzystać dotychczasowe dane zakupowe i produkcyjne w harmonogramowaniu przy ograniczonych zasobach, zamiast wymieniać działający system ERP tylko po to, by poprawić plan.

Co zmienił w Eskomatic wgląd w dostępność materiałów

Eskomatic, fińska firma świadcząca usługi obróbki mechanicznej, wcześniej układała kolejki prac w dużej mierze ręcznie, w przestarzałym systemie ERP i sterowania produkcją. Braki materiałowe mogły ujawniać się tuż przed planowanym rozpoczęciem operacji, a zespół musiał radzić sobie z ich konsekwencjami.

Dzięki SkyPlanner wizualne kolejki prac i automatyczne harmonogramowanie obciążenia pozwoliły lepiej zobaczyć nadchodzące zadania. Eskomatic wskazuje na trafniejsze ustalanie terminów dostaw i mniej przestojów produkcji spowodowanych brakami materiałowymi. Tommi Männistö, kierownik planowania produkcji, szczególnie ceni to narzędzie za pomoc w ustalaniu terminów dostaw.

Wniosek dla oceny dostawców jest praktyczny: rozpoznanie zawodności dostaw jest cenne, ale dopiero dostrzeżenie ich wpływu na rzeczywistą pracę pomaga zakładowi reagować. Doświadczenia Eskomatic pokazują wartość połączenia wglądu w dostępność materiałów z harmonogramowaniem.

Zobacz skutki kolejnego opóźnienia dostawcy

Zacznij od karty oceny z definicjami zrozumiałymi dla kupców, dostawców i planistów. Zachowuj pierwotne zobowiązanie stanowiące podstawę oceny, nie pomijaj dostaw niekompletnych ani materiałów niedopuszczonych do użycia i określ działanie dla każdego odstępstwa.

Następnie przekaż produkcji plan oparty na aktualnej sytuacji. Umów prezentację SkyPlanner i przygotuj przykład jednego opóźnionego materiału, jego nowy potwierdzony termin oraz zlecenia konkurujące o te same zasoby. To dobry sposób, by zobaczyć, jak SkyPlanner może ograniczyć ręczne przeplanowywanie i pokazać wpływ zmian na terminy dostaw w Twoim zakładzie.

Jeśli wolisz najpierw samodzielnie poznać harmonogramowanie, wypróbuj SkyPlanner na danych demonstracyjnych.