Wiek zapasów: jak ująć starszy materiał w planie produkcji

Strona główna » Zasoby » Wiek zapasów: jak ująć starszy materiał w planie produkcji

Szacowany czas czytania: 11 minut

Paleta stoi w magazynie od miesięcy. Dział zakupów widzi w niej pieniądze zamrożone w materiale. Produkcja — szansę na uniknięcie kolejnego zakupu. Dział jakości musi jeszcze potwierdzić, czy materiał nadaje się do użycia. Tymczasem maszyna, na której można by go zużyć, realizuje zamówienia klientów.

Raport wieku zapasów pomaga znaleźć taką paletę. Korzyść przynosi jednak dopiero decyzja, co z nią zrobić — i wprowadzenie tej decyzji w życie.

W produkcji nie chodzi po prostu o to, by pozbyć się najstarszych zapasów. Celem jest wykorzystanie odpowiedniego materiału do zaspokojenia rzeczywistego zapotrzebowania, dotrzymanie terminów dostaw i zapobieganie ponownemu powstawaniu tych samych nadwyżek. SkyPlanner APS pomaga w realizacji: ujmuje zatwierdzone prace związane ze zużyciem materiału w harmonogramie produkcji, obok pozostałych zleceń konkurujących o moce produkcyjne.

Czym jest wiek zapasów?

Analiza wieku zapasów pokazuje, jak długo przechowywany jest materiał pozostający na stanie, z podziałem według uzgodnionej daty początkowej i przedziałów wieku. W analizie opartej na przyjęciach mierzy się czas od przyjęcia materiału do dnia, na który sporządzono raport, uwzględniając ilość nadal pozostającą w magazynie.

Raport wieku zapasów pokazuje ten rozkład. Zamiast informować jedynie, że stan danego komponentu wynosi 600 sztuk, wskazuje, jaka część pochodzi ze starszych przyjęć, a jaka dotarła niedawno. Pomaga to znaleźć materiał, któremu warto się przyjrzeć przed kolejnym zakupem lub uruchomieniem produkcji.

Zanim zaczniesz interpretować raport, ustal, od jakiego zdarzenia liczony jest czas. Niektóre raporty mierzą czas od ostatniego ruchu magazynowego, a nie wiek pozostałych ilości z poszczególnych przyjęć. Oba podejścia mogą być przydatne, ale odpowiadają na inne pytania. Komponent może być zużywany co tydzień, podczas gdy część starej dostawy pozostaje nietknięta.

Wiek zapasów należy też odróżnić od następujących pojęć:

• Okres przydatności: czas, przez jaki materiał zachowuje przydatność w określonych warunkach. Termin ważności może zależeć od daty produkcji, otwarcia opakowania lub innego zdarzenia, a nie od daty przyjęcia do magazynu.
• Niska rotacja: niewielkie zużycie lub niewielka liczba wydań w danym okresie. Nawet niedawno przyjęty materiał może być zużywany wolniej, niż planowano.
• Nadwyżka zapasów: ilość większa, niż potrzeba przy danym zapotrzebowaniu i przyjętej polityce uzupełniania zapasów. Może dotyczyć zarówno nowego, jak i starego materiału.
• Utrata przydatności: sytuacja, w której zapas nie ma już dopuszczalnego zastosowania zgodnego z przeznaczeniem, na przykład wskutek zmiany konstrukcyjnej. Sam wiek nie wystarcza, by wyciągnąć taki wniosek.

Warto więc pytać nie „Czy ten materiał jest stary?”, lecz „Co jego wiek oznacza w kontekście jego właściwości, stanu i naszego najbliższego zapotrzebowania?”.

Jak obliczyć wiek zapasów

W analizie opartej na przyjęciach zastosuj wzór:

Wiek zapasu w dniach = data, na którą sporządzono raport − pierwotna data przyjęcia

Tak obliczony wiek przypisz do ilości pozostałej z danego przyjęcia, a nie do całej pierwotnej dostawy. Jeśli większość dostawy została już zużyta, zużytych sztuk nie należy uwzględniać w dzisiejszym zestawieniu wieku zapasów pozostających na stanie.

Najpierw ustal jedną datę raportu i zakres analizy: zakład, magazyn, pozycję materiałową, a w razie potrzeby także partię lub wersję. Uzgodnij pozostałe ilości ze stanem magazynowym dla tego samego zakresu i dnia. Nawet pozornie precyzyjne obliczenie wieku jest bezużyteczne, jeśli obejmuje ilości, które już opuściły magazyn.

Zachowaj pierwotną datę mimo częściowego zużycia i przesunięć

Wydanie części partii nie odmładza jej pozostałej części. Podobnie przesunięcia starej palety między lokalizacjami magazynowymi nie należy traktować jak nowego przyjęcia z zewnątrz, jeśli analiza ma mierzyć czas od pierwotnego przyjęcia do zapasów.

Zadbaj o możliwość prześledzenia pierwotnej daty mimo tych ruchów magazynowych. Zwroty, korekty stanów i salda otwarcia rozliczaj według jasno określonych zasad. Jeśli pierwotna data jest nieznana, zaznacz tę niepewność, zamiast przypisywać wygodną, niedawną datę. Dla wyrobów wytwarzanych we własnym zakładzie określ, czy wiek liczysz od przyjęcia z produkcji, czy od zdarzenia oznaczającego jej zakończenie. W przypadku produkcji w toku wskaż, czy mierzysz łączny czas od uruchomienia zlecenia, czy czas oczekiwania na konkretnym etapie.

Nie każdy system pozwala wskazać, które fizyczne sztuki pozostały z poszczególnych przyjęć. Niektóre raporty odtwarzają warstwy zapasu odpowiadające przyjęciom na podstawie stanu magazynowego i historii transakcji, przyjmując określoną zasadę przypisywania rozchodów. Może to pomóc w analizie wieku, ale nie dowodzi, że odpowiadająca im fizyczna partia jest dostępna do pobrania. Zanim na podstawie raportu wydasz dyspozycje magazynowi, sprawdź sposób jego obliczania.

Nie zastępuj wieku partii wskaźnikiem rotacji

Rotacja zapasów i wskaźnik rotacji zapasów w dniach opisują gospodarowanie zapasami w danym okresie. Nie wskazują, kiedy przyjęto konkretną partię, która nadal pozostaje na stanie.

Na potrzeby operacyjne możesz obliczyć średni wiek dla jednej pozycji materiałowej wyrażonej w jednej jednostce miary:

Wiek ważony ilością = suma iloczynów (pozostała ilość × wiek w dniach) ÷ łączna pozostała ilość

Traktuj średnią jako podsumowanie, a nie zamiennik podziału na przedziały wieku. Nie sumuj różnych jednostek miary dla różnych materiałów. Zestawienie ważone wartością to inna miara i należy je odpowiednio oznaczyć.

Co powinien pokazywać raport wieku zapasów, by ułatwiał działanie

Przydatny raport dla produkcji łączy wiek zapasu z decyzją. W jednym zestawieniu umieść identyfikator pozycji materiałowej, specyfikację lub wersję, lokalizację, numer partii lub dokumentu przyjęcia, datę początkową do obliczania wieku oraz pozostałą ilość. Dodaj informacje potrzebne do podjęcia działania: status jakościowy, istniejące rezerwacje, termin ważności lub przeglądu, jeśli ma zastosowanie, oraz najbliższe rzeczywiste zapotrzebowanie.

Jeśli chcesz nadać priorytet zapasom o istotnym znaczeniu finansowym, pokaż ich wartość i jasno wskaż podstawę wyceny. Wartość prezentuj oddzielnie od ilości fizycznej i od przewidywanych wpływów ze sprzedaży.

Dobierz do materiału niepokrywające się przedziały wieku. Przykładowo można zastosować podział na 0–30, 31–60, 61–90, 91–180 i ponad 180 dni. To przedziały raportowe, a nie uniwersalne kryteria zapasu pełnowartościowego lub przeznaczonego na złom. Materiał o krótkim okresie przydatności wymaga wcześniejszej uwagi niż trwały komponent celowo utrzymywany na potrzeby zapotrzebowania o długim czasie realizacji.

Każdej pozycji wymagającej interwencji przypisz osobę odpowiedzialną, działanie i termin. Oznaczenie „Ponad 90 dni” pozwala znaleźć zapas. Polecenie „Potwierdź dopuszczenie do użycia i zaplanuj zużycie na zlecenie X” daje komuś konkretne zadanie do wykonania.

Przykład: połowa zapasu jest stara, ale tylko część można swobodnie wykorzystać

Wyobraźmy sobie producenta, który analizuje trzy przyjęcia tego samego komponentu, wyrażone w tej samej jednostce miary. Poniższe ilości to stan pozostały na dzień raportu, a nie wielkości pierwotnych dostaw.

Przyjęcie	Pozostała ilość	Wiek od przyjęcia	Przedział wieku
A	300 sztuk	120 dni	91–180 dni
B	100 sztuk	60 dni	31–60 dni
C	200 sztuk	10 dni	0–30 dni
Razem	600 sztuk

Średni wiek ważony ilością wynosi 73,3 dnia: otrzymujemy go, dzieląc 44 000 sztukodni przez 600 sztuk. Tymczasem 50% zapasu ma ponad 90 dni. Średnia ukrywa więc znaczący udział starszego materiału.

Przyjrzyjmy się teraz przyjęciu A. Ze znajdujących się w nim 300 sztuk 100 jest już zarezerwowanych na inne zlecenie, a 50 objęto blokadą jakościową. Tylko 150 sztuk jest dopuszczonych do użycia i nieprzydzielonych do innych zleceń — można więc zdecydować o ich nowym zastosowaniu.

Realizacja zamówienia klienta mogłaby pozwolić na zużycie tych 150 sztuk materiału spełniającego wymagania. To szansa, którą warto wykorzystać, a nie zgoda na wydanie wszystkich 300 sztuk, obejście blokady czy pobranie materiału przydzielonego do innego zlecenia. Magazyn musi zidentyfikować właściwy zapas, a planista produkcji — znaleźć czas na operacje, w których zostanie on zużyty.

W tym momencie wnioski z raportu wieku zapasów przekładają się na konkretne zadanie dla planisty produkcji.

Zdecyduj, czy zapas zużyć, zatrzymać, zwrócić czy usunąć

Przeanalizuj starszy zapas wspólnie z osobami, które mogą ocenić jego stan, ustalić zapotrzebowanie i zdecydować o dalszym postępowaniu. Najstarsza pozycja nie zawsze jest najpilniejsza: pierwszeństwa mogą wymagać bliższy termin przydatności, wycofany produkt lub zapas o dużej wartości, na który nie ma przyszłego zapotrzebowania.

Zużyj zapas na rzeczywiste zapotrzebowanie, jeśli materiał spełnia wymaganą specyfikację, jest dopuszczony do użycia i nie został przydzielony do innych zleceń. Potwierdź zlecenie i ilość do zużycia. Jeśli potrzebne jest zastosowanie zamiennika lub przeróbka, uzyskaj odpowiednią zgodę przed zaplanowaniem takiego przebiegu produkcji. Tam, gdzie to właściwe, stosuj FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), aby preferować starsze przyjęcia spełniające wymagania, lub FEFO (pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi), aby preferować dopuszczony materiał z najbliższym terminem przydatności. Instrukcje wydawania partii dla magazynu muszą zapewniać realizację tej decyzji.

Zatrzymaj zapas z określonego powodu, gdy uzasadniają to kontrola, oczekiwanie na zgodę działu technicznego lub przyszłe zapotrzebowanie. Wyznacz osobę odpowiedzialną i termin przeglądu decyzji. Stwierdzenie „może kiedyś się przyda” powinno skłaniać do rozmowy o zapotrzebowaniu, a nie do kolejnego bezterminowego przedłużenia.

Zwróć zapas, przemieść go lub znajdź inne zatwierdzone zastosowanie, jeśli umowa z dostawcą, inny zakład lub inne rzeczywiste zapotrzebowanie daje lepsze rozwiązanie. Zanim uznasz sprawę za zamkniętą, potwierdź zgodę odbiorcy i ustal praktyczny sposób postępowania. Przesunięcie wewnętrzne może rozwiązać problem niewłaściwej lokalizacji, ale nie zeruje pierwotnego wieku materiału.

Usuń zapas zgodnie z zatwierdzoną procedurą likwidacji, gdy nie ma już dopuszczalnego zastosowania. Dział finansowy powinien osobno ocenić potrzebę częściowego lub całkowitego odpisu wartości zgodnie z polityką rachunkowości firmy. Przypisanie zapasu do przedziału wiekowego na potrzeby operacyjne nie oznacza automatycznej decyzji o jego wycenie.

Unikaj wytwarzania wyrobów gotowych wyłącznie po to, by zużyć stary surowiec. Bez rzeczywistego zapotrzebowania możesz jedynie przenieść problem starzejących się zapasów do droższej postaci, zajmując przy tym zdolności produkcyjne potrzebne do realizacji dostaw dla klientów.

Uwzględnij zatwierdzone zużycie w harmonogramie ze SkyPlanner

Po podjęciu decyzji o wykorzystaniu materiału pojawia się konkretne pytanie: kiedy możemy wykonać operacje zużywające ten materiał, realizując jednocześnie pozostałe zobowiązania?

Osobna lista działań dotyczących starych zapasów nie da na to odpowiedzi. Może zakładać zużycie 150 sztuk z przyjęcia A w tym tygodniu, choć potrzebna maszyna jest już zajęta innymi zleceniami, podobnie jak zasoby niezbędne do wykonania kolejnej operacji. Gdy każde działanie planuje się oddzielnie, ktoś musi potem ręcznie uzgodnić konkurujące kolejki operacji.

SkyPlanner APS łączy operacje zleceń ze stanowiskami roboczymi, zmianami, zdolnościami produkcyjnymi, zależnościami i priorytetami. Arcturus, jego silnik sztucznej inteligencji do harmonogramowania, oblicza harmonogram produkcji, a widok Gantta pokazuje kolejność i terminy operacji. Po włączeniu harmonogramowania uwzględniającego materiały system bierze również pod uwagę aktualizowane dane o dostępności materiału dla operacji, która go zużywa.

Dla przykładowego zlecenia utrzymuj aktualne dane o ilości dopuszczonej do użycia i właściwym zapotrzebowaniu materiałowym, zachowaj instrukcję wyboru partii dla magazynu i włącz operacje zużywające materiał do wspólnego harmonogramu. Planista ustala ich priorytet, a Arcturus oblicza ich miejsce wśród pozostałych operacji. Zanim zdecydujesz o zmianie priorytetu lub udostępnieniu dodatkowych zdolności produkcyjnych, przeanalizuj uzyskane terminy i ich wpływ na dostawy.

Dzięki temu rzadziej trzeba ręcznie przebudowywać kolejki operacji i łatwiej ocenić, co decyzja o wykorzystaniu zapasu oznacza dla innych zleceń. Możesz wykorzystać sensowną okazję do zużycia materiału, nie traktując przekroczenia progu wieku jako powodu do odsunięcia wszystkich zleceń klientów.

Jeśli starszego materiału nie można zwolnić do użycia, w tym samym planie trzeba uwzględnić dostawę zastępczą. SkyPlanner wykorzystuje przy harmonogramowaniu aktualizowane terminy dostaw zakupowych. Zaktualizuj przewidywany termin dostawy i przelicz harmonogram, aby zobaczyć, jak zmieszczą się w nim powiązane operacje. Możesz wtedy omówić realne działania produkcyjne zamiast pozostawiać operację zaplanowaną na podstawie materiału, który nie jest gotowy do użycia.

SkyPlanner może korzystać ze stanów magazynowych aktualizowanych przez integrację lub zarządzanych w jego module magazynowym. Integruje się z dowolnym systemem ERP lub MES za pośrednictwem otwartego REST API, dzięki czemu możesz połączyć istniejące dane o zleceniach i materiałach z harmonogramowaniem produkcji, zamiast wymieniać sprawnie działający ERP, aby poprawić plan.

Co zmienił lepszy wgląd w dostępność materiałów w Eskomatic

Eskomatic, fińska firma świadcząca usługi obróbki skrawaniem, wcześniej układała kolejki operacji w dużej mierze ręcznie i miała ograniczony wgląd w stan materiałów. Niedobory mogły ujawniać się zbyt późno w stosunku do planowanego rozpoczęcia operacji.

Po połączeniu SkyPlanner z danymi ERP firma zyskała wizualną kolejkę operacji i lepszy wgląd w niedobory materiałów. Eskomatic informuje o mniejszej liczbie przestojów produkcyjnych spowodowanych brakiem materiału i dokładniejszym ustalaniu terminów dostaw. W praktyce chodzi o to samo powiązanie, które jest potrzebne przy przeglądzie wieku zapasów: informacje o materiałach stają się użyteczne wtedy, gdy pomagają ustalić, jakie operacje można faktycznie wykonać.

Zapobiegaj ponownemu zaleganiu tych samych zapasów

Podczas kolejnego przeglądu sprawdź, czy uzgodnione działania rzeczywiście wykonano. Zaplanowana operacja nie oznacza jeszcze zużycia materiału — potwierdź zapis wydania lub zużycia oraz pozostały stan magazynowy. Samo zgłoszenie zwrotu nie oznacza, że został on zrealizowany.

Następnie zajmij się przyczyną nagromadzenia zapasu. Anulowane zamówienie może wymagać zmiany w zakupach. Zmiana rysunku może sprawić, że materiał zgodny z poprzednią specyfikacją nie będzie już potrzebny. Duże partie zakupowe lub produkcyjne mogą stale przekraczać ilości zużywane przez firmę. Długotrwała blokada może wymagać decyzji działu jakości lub technicznego, a nie kolejnej korekty planu.

Przeanalizuj otwarte zamówienia zakupu i planowaną produkcję razem z pozostałą ilością nadającą się do użycia, aby nowe dostawy nie odtworzyły właśnie usuniętej nadwyżki. Monitoruj niezakończone działania i starsze zapasy, zachowując stały zakres analizy i spójne zasady określania wieku. W przeciwnym razie przesunięcie magazynowe lub zmiana sposobu raportowania może wyglądać na poprawę, choć sam problem się nie zmniejszył.

Zacznij od grupy materiałów, w której zapasy mają istotne znaczenie, a podjęte decyzje można wprowadzić w życie. Celem jest powtarzalny cykl: zidentyfikować pozostały starszy zapas, zatwierdzić właściwe działanie, zaplanować wymagane operacje i potwierdzić wynik.

Aby zobaczyć taki cykl w praktyce produkcyjnej, umów prezentację SkyPlanner. Przygotuj dane o starszym zapasie materiału, zatwierdzonym zleceniu, które mogłoby go zużyć, oraz innych operacjach korzystających z tych samych zasobów. Zobacz, jak SkyPlanner uwzględnia możliwość zużycia zapasu w harmonogramie produkcji i pokazuje jej wpływ na zobowiązania dotyczące dostaw. Jeśli wolisz najpierw samodzielnie poznać system, wypróbuj SkyPlanner na danych demonstracyjnych.