Вік запасів: від давніх залишків до плану виробництва

Головна » Ресурси » Вік запасів: від давніх залишків до плану виробництва

Орієнтовний час читання: 11 хвилин

Палета стоїть на складі вже кілька місяців. Для відділу закупівель це кошти, заморожені в матеріалі. Для виробництва — можливість обійтися без нової закупівлі. Відділ якості ще має підтвердити, чи можна використовувати цей матеріал. А верстат, на якому його можна було б використати, тим часом зайнятий замовленнями клієнтів.

Звіт про вік запасів допомагає знайти таку палету. Але користь з’являється тоді, коли ви вирішуєте, що з нею робити, і втілюєте це рішення.

На виробництві мета не в тому, щоб просто позбутися найстаріших запасів. Важливо використати придатний матеріал для задоволення реального попиту, не зірвати постачання клієнтам і не допустити повторного накопичення таких самих надлишків. SkyPlanner APS допомагає втілити рішення: включає погоджені роботи з використання цього матеріалу до графіка виробництва поряд з іншими замовленнями, які потребують тих самих потужностей.

Що таке вік запасів?

Аналіз віку запасів показує, як довго зберігаються наявні залишки: їх групують за узгодженою датою початку відліку та віковими діапазонами. Якщо відлік ведуть від надходження, для кількості, що досі залишається на складі, визначають час від дати надходження матеріалу до дати, станом на яку складено звіт.

Звіт про вік запасів наочно показує цей розподіл. Замість самого лише залишку в 600 одиниць компонента він показує, яка частина надійшла давно, а яка — нещодавно. Це допомагає знайти матеріал, на який варто звернути увагу, перш ніж закуповувати або виготовляти ще.

Перш ніж тлумачити звіт, узгодьте, від якої події ведеться відлік. Деякі звіти показують час від останнього руху запасів, а не вік залишків окремих надходжень. Обидва показники корисні, але відповідають на різні запитання. Компонент можуть використовувати щотижня, тоді як частина давньої поставки залишається недоторканою.

Вік запасів також слід відрізняти від таких понять:

• Строк придатності: період, протягом якого матеріал залишається придатним за визначених для нього умов. Кінцева дата придатності може залежати від дати виготовлення, відкриття упаковки чи іншої події, а не від дати надходження на ваш склад.
• Повільний рух запасів: низький обсяг використання або відпуску за певний період. Навіть нещодавно отриманий матеріал уже може витрачатися повільніше, ніж планувалося.
• Надлишкові запаси: кількість, що перевищує потребу з огляду на попит і вашу політику поповнення. Це можуть бути як нові, так і давні запаси.
• Застарілі запаси: запаси, які вже неможливо належно використати за призначенням, наприклад через зміну конструкції. Сам по собі вік не дає підстав для такого висновку.

Тому корисніше запитувати не «Чи давній це запас?», а «Що означає його вік з огляду на властивості матеріалу, його стан і нашу найближчу потребу?»

Як розрахувати вік запасів

Для аналізу за датою надходження використовуйте формулу:

Вік запасів у днях = дата, станом на яку складено звіт − дата первісного надходження

Цей вік стосується залишку від відповідного надходження, а не початкової кількості в поставці. Якщо більшу частину поставки вже використано, ці одиниці не мають входити до поточного залишку в аналізі віку запасів.

Спочатку зафіксуйте єдину дату звіту та межі аналізу: майданчик, склад, номенклатурну позицію, а за потреби — партію або редакцію. Звірте залишкові кількості зі складським залишком у тих самих межах і на ту саму дату. Розрахунок віку може виглядати точним, але користі від нього немає, якщо він охоплює кількість, яка вже вибула зі складу.

Зберігайте первісну дату після часткового використання та переміщень

Відпуск частини партії не робить її залишок молодшим. Так само переміщення давньої палети між місцями зберігання не слід вважати новим надходженням ззовні, якщо мета аналізу — визначити загальний час її перебування у ваших запасах.

Подбайте, щоб під час таких переміщень можна було простежити первісну дату. Для повернень, коригувань запасів і початкових залишків установіть чіткі правила. Якщо первісна дата невідома, позначайте цю невизначеність, а не підставляйте зручну недавню дату. Для продукції власного виробництва визначте, від якої події рахувати вік: оприбуткування з виробництва чи завершення виготовлення. Для незавершеного виробництва зазначайте, що саме вимірюєте: загальний час від запуску у виробництво чи час очікування на певному етапі.

Не кожна система визначає, які саме фізичні одиниці залишилися від кожного надходження. У деяких звітах залишки окремих надходжень відновлюють за складським залишком та історією операцій, спираючись на певне припущення щодо розподілу. Це може допомогти в аналізі віку запасів, але не доводить, що відповідна фізична партія доступна для відбору. Перевірте логіку звіту, перш ніж давати на його основі вказівки складу.

Не підміняйте вік партії коефіцієнтом оборотності

Оборотність запасів і тривалість їх обороту в днях характеризують використання запасів за певний період. Вони не показують, коли надійшла конкретна партія, що досі залишається на складі.

Для оперативної роботи можна розрахувати середній вік у межах однієї номенклатурної позиції та однієї одиниці виміру:

Середньозважений за кількістю вік = сума (залишкова кількість × вік у днях) ÷ загальна залишкова кількість

Використовуйте середнє значення як підсумковий показник, а не як заміну розподілу за віковими діапазонами. Не підсумовуйте кількості різних матеріалів у несумісних одиницях виміру. Середній вік, зважений за вартістю, — це інший показник, і його слід відповідно позначати.

Що має показувати звіт про вік запасів, щоб на його основі можна було діяти

Корисний для виробництва звіт допомагає перейти від віку запасів до рішення. Наводьте разом ідентифікатор номенклатурної позиції, специфікацію або редакцію, місце зберігання, посилання на партію чи надходження, дату початку відліку віку та залишкову кількість. Додайте відомості, потрібні для дій: статус якості, наявні резервування, дату завершення строку придатності або перегляду, де це доречно, а також найближчу реальну потребу.

Якщо потрібно насамперед опрацювати фінансово значущі залишки, зазначайте вартість запасів і чітко вказуйте основу оцінки. Подавайте вартість окремо від фізичної кількості та очікуваної виручки від продажу.

Вибирайте відповідні для матеріалу вікові діапазони, що не перетинаються. Наприклад, можна використовувати 0–30, 31–60, 61–90, 91–180 і понад 180 днів. Це діапазони для звітності, а не універсальні критерії придатних запасів чи відходів. Матеріал із коротким строком придатності потребує уваги раніше, ніж довговічний компонент, який свідомо зберігають для майбутньої потреби, оскільки його постачання займає багато часу.

Для кожного відхилення призначайте відповідального, визначайте дію та строк виконання. Позначка «Понад 90 днів» лише виявляє залишок. А вказівка «Підтвердити дозвіл на використання та запланувати витрачання на замовлення X» уже ставить конкретне завдання.

Приклад: половина запасу давня, але лише частина вільна для використання

Уявімо, що виробник аналізує три надходження одного компонента в однакових одиницях виміру. Нижче наведено залишки на дату звіту, а не початкові обсяги поставок.

Надходження	Залишкова кількість	Вік від надходження	Віковий діапазон
A	300 одиниць	120 днів	91–180 днів
B	100 одиниць	60 днів	31–60 днів
C	200 одиниць	10 днів	0–30 днів
Разом	600 одиниць

Середньозважений за кількістю вік становить 73,3 дня: для цього 44 000 одинице-днів ділимо на 600 одиниць. Водночас 50% кількості має вік понад 90 днів. За середнім значенням не видно, наскільки велика частка давніх запасів.

Тепер розгляньмо надходження A. Із його 300 одиниць 100 уже зарезервовано для іншого замовлення, а використання ще 50 заблоковано до рішення відділу якості. Лише 150 одиниць дозволені до використання й не закріплені за іншими потребами — саме щодо них можна вирішувати, як їх використати.

Ці 150 придатних одиниць можна було б використати для виконання замовлення клієнта. Це корисна можливість, але не дозвіл видати всі 300 одиниць, обійти блокування чи взяти матеріал, уже обіцяний для інших потреб. Склад має визначити потрібні запаси, а фахівець з планування виробництва — знайти час для операцій, у яких цей матеріал буде використано.

Саме тут звіт про вік запасів перетворюється на завдання з планування виробництва.

Вирішіть, що робити із запасами: використати, залишити на зберіганні, повернути чи утилізувати

Розгляньте давніші залишки разом із фахівцями, які можуть оцінити їхній стан, визначити потребу в них і вирішити, що з ними робити. Найстаріша позиція не завжди потребує найтерміновішого рішення: першочергової уваги можуть заслуговувати запаси з ближчим кінцевим терміном придатності, матеріали для продукції, випуск якої скасовано, або залишки високої вартості, у яких надалі не буде потреби.

Використайте запаси для реальної потреби, якщо матеріал відповідає потрібній специфікації, допущений до використання й не зарезервований для інших цілей. Підтвердьте замовлення та кількість матеріалу для нього. Якщо потрібна заміна матеріалу або доопрацювання, отримайте відповідне погодження, перш ніж планувати такий маршрут. Де це доречно, застосовуйте принцип «першим надійшов — першим використаний» (FIFO), щоб віддавати перевагу давнішим придатним надходженням, або «першим спливає термін придатності — першим використаний» (FEFO), щоб насамперед використовувати придатні матеріали з найближчим кінцевим терміном придатності. Інструкції складу щодо відпуску партій мають забезпечувати дотримання цього рішення.

Залиште запаси на зберіганні з чітко визначеної причини, якщо це виправдано перевіркою, очікуванням технічного погодження або майбутньою потребою. Призначте відповідального й дату перегляду рішення. Аргумент «колись може знадобитися» має стати приводом для обговорення попиту, а не для чергового безстрокового продовження зберігання.

Поверніть, перемістіть або знайдіть інше погоджене застосування, якщо домовленість із постачальником, потреба іншого майданчика чи інша обґрунтована потреба дає змогу краще розпорядитися запасами. Перш ніж вважати питання вирішеним, підтвердьте готовність їх прийняти й узгодьте практичні дії. Внутрішнє переміщення може вирішити проблему невідповідного місця зберігання, але не обнуляє початковий вік матеріалу.

Утилізуйте запаси за затвердженою процедурою, якщо прийнятних варіантів використання більше немає. Фінансовий відділ має окремо оцінити потребу в уцінці чи списанні згідно з обліковою політикою компанії. Віднесення запасів до певної вікової групи для виробничих потреб не означає автоматичного рішення щодо їхньої вартості.

Не виготовляйте готову продукцію лише для того, щоб витратити давню сировину. Без реального попиту ви можете лише перенести проблему старіння в дорожчий вид запасів і водночас зайняти потужності, потрібні для виконання поставок клієнтам.

Включіть погоджене використання матеріалу до графіка зі SkyPlanner

Коли рішення про використання ухвалено, постає конкретне запитання: коли можна виконати роботи, у яких буде використано цей матеріал, з урахуванням усіх інших узятих на себе зобов’язань?

Окремий перелік дій щодо давніх запасів не дасть відповіді. У ньому може бути заплановано використати 150 одиниць із надходження A цього тижня, хоча потрібний верстат і наступна операція вже зайняті іншими замовленнями. Якщо планувати кожну дію окремо, комусь доведеться вручну узгоджувати черги робіт, що конкурують за ресурси.

SkyPlanner APS пов’язує технологічні операції замовлень із робочими центрами, змінами, потужностями, залежностями та пріоритетами. Arcturus — механізм планування на основі ШІ — розраховує графік виробництва, а діаграма Ганта наочно показує послідовність і строки робіт. Якщо ввімкнено планування з урахуванням матеріалів, система також враховує актуальні дані про їхню доступність для тієї операції, у якій вони використовуються.

Для замовлення з прикладу оновлюйте дані про погоджену кількість і стежте, щоб потребу в матеріалі було зазначено правильно. Збережіть інструкцію складу щодо вибору партії та включіть роботи, у яких цей матеріал використовуватиметься, до спільного графіка. Фахівець з планування задає пріоритет, а Arcturus визначає, коли ці роботи виконуватимуться серед інших. Перш ніж змінювати пріоритет або залучати додаткові потужності, оцініть отримані строки та їхній вплив на поставки.

Це зменшує потребу вручну перебудовувати черги й дає чіткіше розуміння того, як рішення про використання запасів вплине на інші замовлення. Ви можете використати матеріал там, де це доцільно, не вважаючи перевищення вікового порога підставою відсунути всі замовлення клієнтів.

Якщо давніший матеріал не можна дозволити до використання, постачання на заміну слід врахувати в тому самому плані. Під час календарного планування SkyPlanner використовує актуальні дати надходження закуплених матеріалів. Оновіть очікувану дату надходження та перерахуйте графік, щоб побачити, як у нього впишуться відповідні роботи. Тоді можна обговорити реалістичні дії на виробництві, а не залишати в графіку завдання, для якого матеріал ще не готовий до використання.

SkyPlanner може використовувати дані про кількість запасів, які актуалізуються через інтеграцію або ведуться в його складському модулі. Він інтегрується з будь-якою ERP- або MES-системою через свій відкритий REST API. Це дає змогу пов’язати наявні дані про замовлення й матеріали з календарним плануванням виробництва, не замінюючи робочу ERP-систему заради кращого плану.

Що змінила доступність інформації про матеріали в Eskomatic

Eskomatic, фінська компанія, що виконує механічну обробку на замовлення, раніше формувала черги робіт переважно вручну й мала обмежену інформацію про стан матеріалів. Дефіцит міг виявитися вже незадовго до запланованого початку виробничого завдання.

Після підключення SkyPlanner до даних ERP-системи компанія отримала наочну чергу робіт і змогла краще бачити дефіцит матеріалів. Eskomatic повідомляє про зменшення кількості зупинок виробництва через відсутність матеріалу й точніше визначення дат поставок. Практичний зв’язок тут той самий, що й під час аналізу віку запасів: інформація про матеріали стає корисною, коли допомагає визначити, які роботи реально можна виконати.

Не допускайте повторного накопичення давніх запасів

Під час наступного перегляду перевірте, чи справді виконано погоджені дії. Заплановане виробниче завдання ще не означає, що матеріал витрачено: перевірте запис про відпуск або використання та залишок запасів. Самого запиту на повернення теж недостатньо, щоб вважати повернення завершеним.

Потім з’ясуйте, чому накопичився залишок, і усуньте причину. Скасоване замовлення може вимагати змін у закупівлях. Після перегляду креслення матеріал за попередньою специфікацією може залишитися без попиту. Великі закупівельні або виробничі партії можуть систематично перевищувати фактичне використання. Тривале блокування може потребувати рішення служби якості чи інженерів, а не чергового коригування плану.

Переглядайте відкриті замовлення на закупівлю та заплановане виробництво з урахуванням придатного залишку, щоб нові надходження не відтворили щойно усунений надлишок. Відстежуйте невиконані дії та давніші запаси, дотримуючись сталого охоплення аналізу й правил визначення віку. Інакше переміщення або зміна звітності можуть створити видимість поліпшення, хоча сама проблема не зменшиться.

Почніть із групи матеріалів, запаси якої мають суттєве значення і щодо якої можна довести рішення до виконання. Мета — налагодити повторюваний цикл: виявити давніші залишки, погодити належні дії, запланувати потрібні роботи й підтвердити результат.

Щоб побачити, як цей цикл працює у виробництві, замовте демонстрацію SkyPlanner. Підготуйте дані про давніший залишок матеріалу, погоджене замовлення, у якому його можна використати, та інші виробничі завдання, що потребують тих самих ресурсів. Подивіться, як SkyPlanner включає таке використання матеріалу до графіка виробництва й наочно показує вплив на ваші зобов’язання щодо поставок. Якщо спершу хочете ознайомитися самостійно, спробуйте SkyPlanner із демонстраційними даними.