Stáří zásob: proměňte staré zásoby ve výrobní plán

Domov » Zdroje » Stáří zásob: proměňte staré zásoby ve výrobní plán

Odhadovaný čas čtení: 11 minut

Paleta leží ve skladu už několik měsíců. Nákup v ní vidí peníze vázané v materiálu. Výroba příležitost, jak se vyhnout dalšímu nákupu. Oddělení kvality musí teprve potvrdit, zda lze materiál použít. Stroj, který by ho mohl zpracovat, je mezitím vytížený zákaznickými zakázkami.

Přehled stáří zásob vám pomůže takovou paletu najít. Skutečný přínos ale spočívá v rozhodnutí, co s ní udělat, a v jeho uskutečnění.

Ve výrobě nejde jen o to, aby nejstarší zásoby zmizely. Cílem je využít vhodný materiál pro skutečnou poptávku, neohrozit dodávky a zabránit opakovanému vzniku stejných přebytků. S realizací pomáhá SkyPlanner APS: zařadí schválené operace pro spotřebu tohoto materiálu do výrobního rozvrhu vedle ostatních zakázek, které potřebují stejné kapacity.

Co je stáří zásob?

Analýza stáří zásob sleduje, jak dlouho jsou zbývající zásoby na skladě, a rozděluje je podle dohodnutého výchozího data do věkových pásem. Při analýze podle data příjmu se u množství, které stále zůstává na skladě, měří doba od příjmu materiálu do rozhodného data přehledu.

Přehled stáří zásob toto rozložení ukáže. Místo pouhé informace, že je na skladě 600 kusů součásti, uvádí, kolik z tohoto zůstatku pochází ze starších příjmů a kolik dorazilo nedávno. Pomůže vám tak najít materiál, kterému je třeba věnovat pozornost, než nakoupíte nebo vyrobíte další.

Než začnete přehled vyhodnocovat, sjednoťte si, od kterého okamžiku se doba počítá. Některé přehledy měří dobu od posledního pohybu, nikoli stáří zbývajícího množství z jednotlivých příjmů. Oba pohledy mohou být užitečné, ale odpovídají na jiné otázky. Součást se může spotřebovávat každý týden, zatímco část staré dodávky zůstává nedotčená.

Stáří zásob je také třeba odlišovat od následujících pojmů:

• Doba použitelnosti: doba, po kterou materiál za stanovených podmínek vyhovuje požadavkům. Datum expirace se může odvíjet od výroby, otevření nebo jiné události, nikoli od data příjmu do vašeho skladu.
• Nízká pohyblivost zásob: nízká spotřeba nebo malý objem výdejů za určité období. I nedávno přijatý materiál se může spotřebovávat pomaleji, než se plánovalo.
• Nadbytečné zásoby: zásoby přesahující potřebu danou poptávkou a pravidly doplňování. Mohou být nové i staré.
• Zastaralost: stav, kdy zásoby již nelze přijatelným způsobem využít k zamýšlenému účelu, například kvůli konstrukční změně. Samotné stáří k takovému závěru nestačí.

Užitečná otázka tedy nezní „Je to staré?“, ale „Co stáří znamená u tohoto materiálu s ohledem na jeho stav a naši nejbližší potřebu?“

Jak vypočítat stáří zásob

Při hodnocení podle data příjmu použijte tento vzorec:

Stáří zásob ve dnech = rozhodné datum přehledu − původní datum příjmu

Takto vypočtené stáří přiřaďte ke zbývajícímu množství z daného příjmu, nikoli k původně dodanému množství. Pokud už byla většina dodávky spotřebována, spotřebované kusy do dnešního přehledu stáří skladových zásob nepatří.

Nejprve stanovte jedno pevné rozhodné datum a rozsah analýzy: závod, sklad, položku a podle potřeby i šarži nebo revizi. Ověřte, že zbývající množství odpovídají skladovému zůstatku ve stejném rozsahu a ke stejnému datu. Výpočet stáří, který působí přesně, nemá smysl, pokud zahrnuje množství, jež už sklad opustilo.

Zachovejte původní datum i při částečné spotřebě a přesunech

Výdej části šarže neomladí její zbytek. Ani přesun staré palety mezi skladovými místy by se neměl považovat za nový externí příjem, pokud má analýza měřit celkovou dobu, po kterou ji máte v zásobách.

Zajistěte, aby původní datum zůstalo dohledatelné i po těchto pohybech. Pro vratky, úpravy skladových stavů a počáteční zůstatky stanovte jasná pravidla. Pokud původní datum neznáte, tuto nejistotu přiznejte, místo abyste přiřadili výhodnější nedávné datum. U položek vlastní výroby určete, který příjem z výroby nebo okamžik dokončení slouží jako počátek pro výpočet stáří. U nedokončené výroby uveďte, zda měříte celkovou dobu od uvolnění do výroby, nebo čekání v konkrétní fázi.

Ne každý systém dokáže určit, které fyzické kusy z jednotlivých příjmů na skladě zbývají. Některé přehledy rekonstruují vrstvy příjmů ze skladového zůstatku a historie pohybů podle předpokládaného způsobu přiřazování výdejů k příjmům. To může pomoci při analýze stáří, ale není to důkaz, že je odpovídající fyzická šarže k dispozici k vyskladnění. Než podle přehledu zadáte skladu pokyny, ověřte logiku jeho sestavení.

Nezaměňujte stáří šarže za obrátkovost zásob

Obrátkovost zásob a doba obratu zásob popisují hospodaření se zásobami za určité období. Neříkají, kdy dorazila konkrétní šarže, která dosud zůstává na skladě.

Pro provozní potřeby můžete u jedné položky ve stejné měrné jednotce vypočítat průměr:

Stáří vážené množstvím = součet (zbývající množství × stáří ve dnech) ÷ celkové zbývající množství

Průměr používejte jako souhrnný údaj, ne jako náhradu věkových pásem. Nesčítejte různé měrné jednotky napříč materiály. Souhrn vážený hodnotou je jiný ukazatel a musí být jako takový označen.

Co má obsahovat přehled stáří zásob, podle kterého lze jednat

Užitečný přehled pro výrobu propojuje stáří zásob s rozhodnutím o dalším postupu. Uvádějte společně identifikátor položky, specifikaci nebo revizi, umístění, odkaz na šarži či příjem, výchozí datum pro výpočet stáří a zbývající množství. Doplňte informace potřebné k rozhodnutí: stav z hlediska kvality, stávající rezervace, případné datum expirace či dalšího posouzení a nejbližší skutečnou potřebu.

Pokud potřebujete upřednostnit finančně významné zůstatky, uveďte i hodnotu zásob a jasně označte způsob ocenění. Hodnotu uvádějte odděleně od fyzického množství i od očekávaných výnosů z prodeje.

Zvolte nepřekrývající se věková pásma vhodná pro daný materiál. Přehled může například používat pásma 0–30, 31–60, 61–90, 91–180 a více než 180 dnů. Jde o intervaly pro vykazování, nikoli o univerzální hranice mezi řádnými zásobami a odpadem. Materiál s krátkou dobou použitelnosti vyžaduje pozornost dříve než trvanlivá součást, kterou záměrně držíte pro potřebu s dlouhou dodací lhůtou.

Ke každé položce vyžadující řešení určete odpovědnou osobu, konkrétní krok a termín. Označení „Více než 90 dnů“ upozorní na zůstatek. Pokyn „Potvrdit uvolnění a naplánovat spotřebu na zakázku X“ už někomu zadává konkrétní práci.

Příklad: polovina zásob je stará, ale jen část je volná k použití

Představte si výrobce, který posuzuje tři příjmy stejné součásti ve stejné měrné jednotce. Níže uvedená množství představují zůstatek k rozhodnému datu přehledu, nikoli původně dodaná množství.

Příjem	Zbývající množství	Stáří od příjmu	Věkové pásmo
A	300 kusů	120 dnů	91–180 dnů
B	100 kusů	60 dnů	31–60 dnů
C	200 kusů	10 dnů	0–30 dnů
Celkem	600 kusů

Průměrné stáří vážené množstvím je 73,3 dne: součet 44 000 kusodnů vydělíte 600 kusy. Přitom 50 % množství je starší než 90 dnů. Průměr tak zakrývá velký podíl starších zásob.

Nyní se podívejme na příjem A. Z jeho 300 kusů je 100 již rezervováno pro jinou zakázku a 50 je blokováno z důvodu kvality. Pouze 150 kusů je schválených k použití a není vázáno na jinou potřebu, takže lze rozhodnout o jejich novém využití.

Těchto 150 vhodných kusů by mohla spotřebovat zákaznická zakázka. Je to užitečná příležitost, nikoli svolení vydat všech 300 kusů, obejít blokaci nebo odebrat materiál přislíbený jinam. Sklad musí určit správné zásoby a plánovač výroby musí najít čas pro operace, které je spotřebují.

Právě v tomto bodě se přehled stáří zásob mění v úkol pro plánování výroby.

Rozhodněte, zda zásoby spotřebovat, pozastavit jejich použití, vrátit je, nebo vyřadit

Projděte starší zásoby s lidmi, kteří dokážou posoudit jejich stav, potřebu a další nakládání s nimi. Nejstarší položka nemusí být nejnaléhavější: přednost může dostat materiál s blížícím se koncem použitelnosti, zásoby pro zrušený výrobek nebo zásoby vysoké hodnoty, pro které už není budoucí potřeba.

Spotřebujte je na skutečnou potřebu, pokud materiál splňuje požadovanou specifikaci, je schválený k použití a není rezervovaný pro jiný účel. Potvrďte zakázku a množství ke spotřebě. Pokud je nutná záměna materiálu nebo přepracování, zajistěte příslušné schválení ještě před rozvržením takového postupu. Tam, kde je to vhodné, postupujte podle principu FIFO: z vyhovujících zásob vydávejte nejdříve ty, které byly přijaty nejdříve. Při použití principu FEFO vydávejte nejdříve vyhovující materiál s nejbližším koncem použitelnosti. Pokyny pro výdej šarží ze skladu musí toto rozhodnutí respektovat.

Pozastavte jejich použití z jasně stanoveného důvodu, pokud je důvodem k ponechání zásob kontrola, technické schválení nebo budoucí potřeba. Určete odpovědnou osobu a datum přezkoumání. Věta „možná to někdy budeme potřebovat“ má vést k diskusi o budoucí potřebě, nikoli k dalšímu prodloužení na neurčito.

Vraťte je, převeďte je jinam nebo najděte jiné schválené využití, pokud dohoda s dodavatelem, jiný závod nebo jiná oprávněná potřeba nabízí lepší řešení. Než zásoby označíte za vyřešené, potvrďte jejich přijetí druhou stranou i praktický postup. Interní převod může vyřešit nevhodné umístění zásob, ale nemění původní stáří materiálu.

Vyřaďte je schváleným postupem likvidace, pokud už pro ně není žádné přijatelné využití. Případné snížení účetní hodnoty nebo odpis mají samostatně posoudit pracovníci finančního oddělení podle účetních pravidel společnosti. Zařazení do věkového pásma pro provozní účely samo o sobě nerozhoduje o ocenění zásob.

Nevyrábějte hotové výrobky jen proto, abyste spotřebovali starou surovinu. Bez skutečné poptávky můžete problém stárnoucích zásob pouze přesunout do nákladnější podoby a přitom zabrat kapacitu potřebnou pro dodávky zákazníkům.

Zařaďte schválenou spotřebu do výrobního rozvrhu se SkyPlanner

Jakmile je rozhodnuto o využití materiálu, přichází konkrétní otázka: kdy mohou operace, které tento materiál spotřebují, proběhnout vedle všech ostatních slíbených zakázek?

Samostatný seznam opatření pro staré zásoby na to neodpoví. Může v něm stát, že se má tento týden spotřebovat 150 kusů z příjmu A, přestože potřebný stroj i navazující operace jsou už vytížené jinými zakázkami. Pokud každé opatření plánujete odděleně, musí pak někdo ručně sladit pořadí prací, které potřebují stejné kapacity.

SkyPlanner APS propojuje operace zakázek s pracovišti, směnami, kapacitami, návaznostmi a prioritami. Jeho umělá inteligence pro rozvrhování, Arcturus, vypočítá výrobní rozvrh a Ganttův diagram přehledně zobrazí pořadí i časové zařazení operací. Pokud je zapnuté zohledňování materiálu při rozvrhování, bere systém u operace, která materiál spotřebovává, v úvahu také průběžně aktualizované údaje o jeho dostupnosti.

U zakázky z příkladu udržujte aktuální schválené množství i správný materiálový požadavek, zachovejte pokyn pro výběr šarže ve skladu a zařaďte operace spotřebovávající materiál do společného rozvrhu. Plánovač nastaví jejich prioritu a Arcturus vypočítá jejich zařazení mezi ostatní práci. Než rozhodnete o změně priority nebo uvolnění další kapacity, posuďte výsledné načasování a dopady na dodávky.

Výsledkem je méně ručních úprav pořadí prací a jasnější přehled o tom, co rozhodnutí o spotřebě zásob znamená pro ostatní zakázky. Můžete využít rozumnou příležitost ke spotřebě, aniž by překročení hranice stáří zásob sloužilo jako důvod k odsunutí všech zákaznických zakázek.

Pokud starší materiál nelze uvolnit k použití, je třeba do stejného plánu zahrnout i náhradní dodávku. SkyPlanner při rozvrhování využívá evidované termíny dodání z nákupu. Aktualizujte očekávaný termín a přepočítejte rozvrh, abyste viděli, kam lze dotčené operace zařadit. Můžete pak jednat o realistické úpravě výroby místo toho, aby operace zůstala naplánovaná s materiálem, který není připravený k použití.

SkyPlanner může pracovat se skladovými množstvími aktualizovanými prostřednictvím integrace nebo spravovanými v jeho skladovém modulu. Prostřednictvím otevřeného REST API jej lze propojit s libovolným ERP nebo MES. Stávající údaje o zakázkách a materiálu tak můžete propojit s rozvrhováním výroby, aniž byste kvůli lepšímu plánu museli nahrazovat fungující ERP.

Co ve společnosti Eskomatic změnil lepší přehled o materiálu

Eskomatic, finská společnost zabývající se zakázkovým obráběním, dříve sestavovala fronty práce převážně ručně a měla omezený přehled o stavu materiálu. Jeho nedostatek se tak mohl projevit až těsně před plánovaným zahájením operace.

Po propojení systému SkyPlanner s daty ze svého ERP získala společnost grafický přehled pořadí operací a jasnější přehled o chybějícím materiálu. Eskomatic uvádí méně přerušení výroby kvůli nedostatku materiálu a přesnější stanovování dodacích termínů. Stejný princip platí i při vyhodnocování stáří zásob: informace o materiálu jsou užitečné tehdy, když pomáhají určit, které operace lze skutečně provést.

Zabraňte opakovanému hromadění starých zásob

Při příštím přezkoumání ověřte, zda se dohodnuté opatření skutečně provedlo. Naplánovaná operace ještě neznamená spotřebovaný materiál. Zkontrolujte záznam o výdeji nebo spotřebě a zbývající zásobu. Ani vrácení není dokončené jen tím, že o ně někdo požádal.

Poté řešte, proč se zásoby nahromadily. Zrušená zakázka může vyžadovat změnu v nákupu. Po revizi výkresu už nemusí být materiál podle starší specifikace potřeba. Velké nákupní nebo výrobní dávky mohou opakovaně převyšovat skutečnou spotřebu podniku. Dlouhodobé pozastavení použití může místo další úpravy plánu vyžadovat rozhodnutí útvaru kvality nebo technického útvaru.

Posuzujte nevyřízené nákupní objednávky a plánovanou výrobu společně se zbývajícím použitelným množstvím, aby nové dodávky znovu nevytvořily právě odstraněný přebytek. Nedokončená opatření a starší zásoby sledujte ve stejném rozsahu a podle jednotných pravidel pro určování stáří. Jinak může převod zásob nebo změna výkaznictví působit jako zlepšení, aniž by se samotný problém zmenšil.

Začněte skupinou materiálů, u níž jsou zásoby významné a přijatá rozhodnutí lze dotáhnout do konce. Cílem je opakovatelný postup: určit zbývající starší zásoby, schválit vhodné opatření, rozvrhnout potřebnou práci a ověřit výsledek.

Chcete-li tento postup vidět v praxi ve výrobě, domluvte si ukázku SkyPlanner. Připravte si údaje o starších zásobách materiálu, schválené zakázce, která by je mohla spotřebovat, a dalších operacích využívajících stejné zdroje. Podívejte se, jak SkyPlanner zařadí práci, která by mohla tento materiál spotřebovat, do výrobního rozvrhu a ukáže její dopad na slíbené dodací termíny. Pokud se chcete nejdříve seznámit se systémem sami, vyzkoušejte SkyPlanner s ukázkovými daty.