Varaston ikäanalyysi: vanha varasto osaksi tuotantosuunnitelmaa

Etusivu » Resurssit » Varaston ikäanalyysi: vanha varasto osaksi tuotantosuunnitelmaa

Arvioitu lukuaika: 11 minuuttia

Lava on seissyt varastossa kuukausia. Hankinnalle se merkitsee materiaaliin sitoutunutta rahaa, tuotannolle mahdollisuutta välttää uusi osto. Laadunvalvonnan on vielä varmistettava, voiko materiaalia käyttää. Samaan aikaan kone, jolla materiaali käytettäisiin, on varattu asiakastilausten valmistukseen.

Varaston ikäraportti auttaa löytämään tuon lavan. Hyöty syntyy kuitenkin siitä, että päätetään, mitä sille tehdään – ja viedään päätös käytäntöön.

Valmistavassa tuotannossa tavoitteena ei ole vain päästä eroon vanhimmasta varastosta. Tarkoitus on käyttää soveltuva materiaali todelliseen tarpeeseen, turvata toimitukset ja estää saman ylijäämän kertyminen uudelleen. SkyPlanner APS auttaa toteutuksessa: se tuo materiaalin käyttöön hyväksytyt työt tuotantoaikatauluun muiden samasta kapasiteetista kilpailevien tilausten rinnalle.

Mitä varaston ikäanalyysi tarkoittaa?

Varaston ikäanalyysissä selvitetään, kuinka kauan jäljellä oleva varasto on ollut varastossa. Ikä lasketaan sovitusta aloituspäivästä, ja määrät jaotellaan ikäluokkiin. Vastaanottoon perustuvassa analyysissä lasketaan materiaalin vastaanottopäivän ja raportin tarkastelupäivän välinen aika sille määrälle, joka on vielä varastossa.

Varaston ikäraportti tuo ikäjakauman näkyviin. Se ei kerro vain komponentin 600 kappaleen saldoa, vaan näyttää myös, kuinka suuri osa saldosta on peräisin vanhemmista vastaanotoista ja kuinka paljon on saapunut hiljattain. Näin löydät huomiota vaativat materiaalit ennen kuin ostat tai valmistat lisää.

Sopikaa iän laskentaperusteesta ennen raportin tulkintaa. Osa raporteista mittaa viimeisestä varastotapahtumasta kulunutta aikaa eikä vastaanotoista jäljellä olevien määrien ikää. Molemmista voi olla hyötyä, mutta ne vastaavat eri kysymyksiin. Komponenttia voidaan käyttää joka viikko, vaikka osa vanhasta toimituksesta olisi yhä koskematta.

Varaston ikä on erotettava myös seuraavista käsitteistä:

• Säilyvyysaika: kuinka kauan materiaali pysyy käyttökelpoisena määritellyissä olosuhteissa. Viimeinen käyttöpäivä voi määräytyä valmistuksen, pakkauksen avaamisen tai muun tapahtuman perusteella, ei vastaanottopäivän mukaan.
• Hidas kierto: vähäinen kulutus tai vähän varastostaottoja tietyllä ajanjaksolla. Vastaanotosta voi olla vain vähän aikaa, mutta materiaali voi silti kulua suunniteltua hitaammin.
• Ylivarasto: varastoa on enemmän kuin kysyntä ja täydennysperiaatteet edellyttävät. Se voi olla uutta tai vanhaa.
• Epäkuranttius: varastolle ei enää ole hyväksyttävää käyttötarkoitusta esimerkiksi suunnittelumuutoksen vuoksi. Pelkkä ikä ei riitä tähän johtopäätökseen.

Hyödyllinen kysymys ei siis ole ”Onko se vanhaa?” vaan ”Mitä ikä merkitsee tämän materiaalin, sen kunnon ja seuraavan tarpeemme kannalta?”

Näin lasket varaston iän

Vastaanottoon perustuvassa tarkastelussa käytetään kaavaa:

Varaston ikä päivinä = raportin tarkastelupäivä − alkuperäinen vastaanottopäivä

Kohdista ikä kyseisestä vastaanotosta jäljellä olevaan määrään, älä alun perin toimitettuun määrään. Jos suurin osa toimituksesta on jo käytetty, kulutetut kappaleet eivät kuulu tämän päivän varaston ikäjakaumaan.

Valitse yksi kiinteä tarkastelupäivä ja rajaa tarkastelu: toimipaikka, varasto, nimike sekä tarvittaessa erä tai revisio. Täsmäytä jäljellä olevat määrät saman rajauksen ja päivän varastosaldoon. Tarkaltakaan näyttävä ikälaskelma ei ole hyödyllinen, jos siinä on mukana varastosta jo poistuneita määriä.

Säilytä alkuperäinen päivämäärä osittaisesta käytöstä ja siirroista huolimatta

Erän osittainen käyttö ei nuorenna jäljelle jäävää määrää. Vanhan lavan siirtämistä varastopaikasta toiseen ei myöskään pidä käsitellä uutena ulkoisena vastaanottona, kun analyysin tarkoitus on mitata alkuperäistä varastossaoloaikaa.

Varmista, että alkuperäinen päivämäärä säilyy jäljitettävänä näiden tapahtumien läpi. Käsittele palautukset, saldokorjaukset ja alkusaldot selkeiden periaatteiden mukaan. Jos alkuperäistä päivää ei tiedetä, tuo epävarmuus esiin sen sijaan, että valitsisit sopivan tuoreen päivämäärän. Määritä itse valmistetuille nimikkeille, mistä tuotteen varastoonkirjaus- tai valmistumistapahtumasta ikä lasketaan. Kerro keskeneräisen tuotannon osalta, mitataanko kokonaisaikaa tuotantoon vapautuksesta vai odotusaikaa tietyssä vaiheessa.

Kaikki järjestelmät eivät tunnista, mitkä fyysiset kappaleet kustakin vastaanotosta ovat jäljellä. Joissakin raporteissa vastaanotoista jäljellä olevat määrät päätellään varastosaldon ja tapahtumahistorian perusteella käyttäen oletusta siitä, mihin vastaanottoihin kulutus kohdistuu. Tämä voi tukea ikäanalyysiä, mutta ei todista, että vastaava fyysinen erä on keräiltävissä. Tarkista raportin laskentalogiikka ennen kuin käytät sitä varaston ohjeistamiseen.

Älä korvaa erän ikää kiertonopeudella

Varaston kiertonopeus ja kiertoaika päivinä kuvaavat varaston toimintaa tietyllä ajanjaksolla. Ne eivät kerro, milloin tietty jäljellä oleva erä on saapunut.

Kun tarkastelet yhtä nimikettä yhdessä mittayksikössä, voit laskea operatiiviseen käyttöön keskiarvon:

Määrällä painotettu ikä = summa (jäljellä oleva määrä × ikä päivinä) ÷ jäljellä oleva kokonaismäärä

Käytä keskiarvoa yhteenvetona, älä ikäluokkien korvikkeena. Älä laske yhteen eri materiaalien määriä, jos niiden mittayksiköt poikkeavat toisistaan. Arvolla painotettu yhteenveto on eri mittari, ja se pitää nimetä sen mukaisesti.

Mitä päätöksentekoa tukevasta varaston ikäraportista pitää näkyä?

Tuotannolle hyödyllinen raportti yhdistää iän päätöksentekoon. Pidä nimiketunnus, spesifikaatio tai revisio, sijainti, erä- tai vastaanottoviite, päivä, josta ikä lasketaan, ja jäljellä oleva määrä yhdessä. Lisää toimenpiteitä varten tarvittavat tiedot: laatutila, voimassa olevat varaukset, tarvittaessa viimeinen käyttöpäivä tai uudelleentarkastelupäivä sekä seuraava todellinen tarve.

Näytä varaston arvo, jos taloudellisesti merkittävät saldot on asetettava etusijalle, ja ilmoita arvostusperuste selkeästi. Pidä arvo erillään fyysisestä määrästä ja odotettavissa olevista myyntituloista.

Valitse materiaalille sopivat ikäluokat, jotka eivät mene päällekkäin. Tarkastelussa voidaan käyttää esimerkiksi luokkia 0–30, 31–60, 61–90, 91–180 ja yli 180 päivää. Nämä ovat raportoinnin luokkia, eivät yleispäteviä rajoja käyttökelpoiselle varastolle tai romulle. Lyhyen aikaa käyttökelpoisena säilyvä materiaali vaatii huomiota aiemmin kuin kestävä komponentti, jota varastoidaan tarkoituksella pitkän toimitusajan vuoksi tulevaa tarvetta varten.

Nimeä jokaiselle poikkeamalle vastuuhenkilö, valittu toimenpide ja määräpäivä. ”Yli 90 päivää” auttaa löytämään saldon. ”Varmista käyttölupa ja ajoita käyttö tilaukselle X” antaa jollekulle konkreettisen tehtävän.

Esimerkki: puolet varastosta on vanhaa, mutta vain osa on vapaasti käytettävissä

Kuvitellaan valmistaja, joka tarkastelee saman komponentin kolmea vastaanottoa samassa mittayksikössä. Alla olevat määrät ovat raportin tarkastelupäivänä jäljellä olevia määriä, eivät alkuperäisiä toimitusmääriä.

Vastaanotto	Jäljellä oleva määrä	Ikä vastaanotosta	Ikäluokka
A	300 kappaletta	120 päivää	91–180 päivää
B	100 kappaletta	60 päivää	31–60 päivää
C	200 kappaletta	10 päivää	0–30 päivää
Yhteensä	600 kappaletta

Määrällä painotettu keski-ikä on 73,3 päivää: se saadaan jakamalla 44 000 kappalepäivää 600 kappaleella. Silti 50 % määrästä on yli 90 päivää vanhaa. Keskiarvo peittää sen, kuinka suuri osa varastosta on vanhaa.

Tarkastellaan seuraavaksi saapumiserää A. Sen 300 kappaleesta 100 on jo varattu toiselle tilaukselle ja 50 on laadun vuoksi käyttökiellossa. Vain 150 kappaletta on hyväksytty käyttöön ja varaamatta, joten niiden uudesta käytöstä voidaan päättää.

Nuo 150 käyttökelpoista kappaletta voitaisiin käyttää asiakastilaukseen. Se on hyödyllinen mahdollisuus, ei lupa ottaa käyttöön kaikkia 300 kappaletta, ohittaa käyttökieltoa tai ottaa muualle luvattua materiaalia. Varaston on tunnistettava oikea materiaali, ja tuotannonsuunnittelijan on löydettävä aikaa sitä kuluttaville työvaiheille.

Tässä vaiheessa varaston ikäraportin havainto muuttuu tuotannonsuunnittelun tehtäväksi.

Päätä, käytetäänkö, säilytetäänkö, palautetaanko vai poistetaanko materiaali

Käy vanhempi varasto läpi niiden kanssa, jotka voivat ratkaista sen kuntoon, kysyntään ja käsittelyyn liittyvät kysymykset. Vanhin nimike ei aina ole kiireellisin: aiemmin vanheneva materiaali, lopetettu tuote tai arvokas varasto, jolle ei ole tulevaa tarvetta, voi vaatia huomiota ensin.

Käytä materiaali todelliseen tarpeeseen, kun se täyttää vaatimukset, on hyväksytty käyttöön eikä ole varattu muualle. Varmista tilaus ja käytettävä määrä. Jos tarvitaan korvaavan materiaalin käyttöä tai uudelleentyöstöä, hanki tarvittava hyväksyntä ennen kyseisen reitityksen ajoittamista. Suosi soveltuvin osin vanhimpia hyväksyttyjä saapumiseriä FIFO-periaatteella (ensin sisään, ensin ulos) tai aikaisimmin vanhenevia hyväksyttyjä eriä FEFO-periaatteella (ensin vanheneva, ensin ulos). Varaston eräkohtaisen otto-ohjeen on varmistettava, että päätöstä noudatetaan.

Säilytä materiaali määritellystä syystä, kun tarkastus, tekninen hyväksyntä tai tuleva tarve perustelee säilyttämisen. Nimeä säilytyspäätökselle vastuuhenkilö ja tarkistuspäivä. ”Saatamme tarvita sitä joskus” on syy keskustella kysynnästä, ei jatkaa säilytystä jälleen määräämättömäksi ajaksi.

Palauta, siirrä tai etsi muu hyväksytty käyttötarkoitus, jos toimittajasopimus, toinen toimipaikka tai jokin muu todellinen tarve tarjoaa paremman ratkaisun. Varmista vastaanottajan hyväksyntä ja käytännön käsittely ennen kuin katsot asian ratkaistuksi. Sisäinen siirto voi ratkaista sen, että materiaali on väärässä paikassa, mutta se ei nollaa materiaalin alkuperäistä ikää.

Poista materiaali hyväksytyn hävitysmenettelyn mukaisesti, kun hyväksyttävää käyttöä ei enää ole. Taloushallinnon tulee arvioida mahdollinen arvonalennus tai arvon poistaminen kokonaan erikseen yrityksen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti. Operatiivinen ikäluokka ei automaattisesti ratkaise varaston arvostusta.

Vältä valmiiden tuotteiden valmistamista vain vanhan raaka-aineen kuluttamiseksi. Ilman todellista kysyntää saatat vain siirtää ikääntymisongelman arvokkaampaan varastoon ja samalla varata kapasiteettia, jota tarvitaan asiakastoimituksiin.

Ajoita materiaalin hyväksytty käyttö SkyPlannerilla

Kun materiaalin käytöstä on päätetty, seuraava kysymys on konkreettinen: milloin tätä materiaalia kuluttava työ voidaan tehdä muiden luvattujen töiden rinnalla?

Erillinen vanhaa varastoa koskeva toimenpidelista ei vastaa tähän. Listalla voidaan määrätä saapumiserän A 150 kappaletta käytettäväksi tällä viikolla, vaikka tarvittava kone ja seuraava työvaihe olisi jo varattu muihin töihin. Jos jokainen toimenpide suunnitellaan erikseen, jonkun on sovitettava kilpailevat työjonot yhteen käsin.

SkyPlanner APS yhdistää tilausten työvaiheet työpisteisiin, työvuoroihin, kapasiteettiin, riippuvuuksiin ja prioriteetteihin. Sen hienokuormituksesta vastaava tekoäly Arcturus laskee tuotantoaikataulun, ja Gantt-näkymä näyttää töiden järjestyksen ja ajoituksen. Kun materiaalien saatavuuden huomioiva hienokuormitus on käytössä, järjestelmä ottaa ylläpidetyt saatavuustiedot huomioon myös materiaalia kuluttavan työvaiheen kohdalla.

Pidä esimerkkitilauksen hyväksytty määrä ja oikea materiaalitarve ajan tasalla, säilytä varaston eränvalintaohje ja tuo materiaalia kuluttava työ yhteiseen aikatauluun. Suunnittelija määrittää työn prioriteetin, ja Arcturus laskee sen paikan muiden töiden joukossa. Tarkista ajoitus ja vaikutukset toimituksiin ennen kuin päätät muuttaa prioriteettia tai lisätä käytettävissä olevaa kapasiteettia.

Näin työjonoja tarvitsee rakentaa vähemmän uudelleen käsin ja materiaalin käyttöpäätöksen vaikutukset muihin tilauksiin näkyvät selkeämmin. Voit hyödyntää järkevän käyttömahdollisuuden ilman, että ikärajan ylittyminen syrjäyttää kaikki asiakastyöt.

Jos vanhempaa materiaalia ei voida vapauttaa käyttöön, myös korvaava hankinta kuuluu samaan suunnitelmaan. SkyPlanner käyttää hienokuormituksessa ylläpidettyjä ostojen saapumispäiviä. Päivitä odotettu saapumispäivä ja laske aikataulu uudelleen, jotta näet, miten kyseiset työt sopivat siihen. Näin voitte keskustella realistisesta tuotantoratkaisusta sen sijaan, että työ jäisi suunnitelmaan sellaisen materiaalin varaan, joka ei ole käyttövalmis.

SkyPlanner voi käyttää integraation kautta ajan tasalla pidettyjä tai sen Warehouse-moduulissa hallittuja varastomääriä. Se integroituu mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään avoimen REST API -rajapintansa kautta. Voit siis yhdistää olemassa olevat tilaus- ja materiaalitiedot hienokuormitukseen ilman, että toimivaa ERP-järjestelmää tarvitsee vaihtaa suunnitelman parantamiseksi.

Mitä materiaalitilanteen näkyvyys muutti Eskomaticilla

Suomalainen sopimuskoneistaja Eskomatic järjesti aiemmin työjononsa pitkälti käsin, ja materiaalitilanteen näkyvyys oli rajallinen. Puutteet saattoivat paljastua liian lähellä työn suunniteltua aloitusta.

Kun SkyPlanner yhdistettiin ERP-järjestelmän tietoihin, yritys sai käyttöönsä visuaalisen työjonon ja selkeämmän näkymän materiaalipuutteisiin. Eskomatic kertoo materiaalipuutteista johtuvien tuotantokatkosten vähentyneen ja toimituspäivien määrittämisen tarkentuneen. Käytännön yhteys on sama kuin varaston ikäanalyysissä: materiaalitiedosta on hyötyä, kun se ohjaa sitä, mitä töitä voidaan todella tehdä.

Estä varaston ikääntymisongelman toistuminen

Tarkista seuraavalla tarkastelukerralla, toteutuiko sovittu toimenpide. Työn ajoittaminen ei vielä tarkoita materiaalin kulutusta: varmista varastostaotto- tai kulutuskirjaus sekä jäljellä oleva varasto. Palautuskaan ei ole valmis vain siksi, että joku on pyytänyt sitä.

Selvitä sitten, miksi varastoa kertyi. Peruttu tilaus voi edellyttää muutoksia hankintaan. Piirustusmuutos voi jättää vanhan version mukaisen materiaalin ilman kysyntää. Suuret osto- tai tuotantoerät voivat toistuvasti ylittää todellisen kulutuksen. Pitkään jatkunut käyttökielto voi vaatia laadunvalvonnan tai teknisen suunnittelun päätöksen sen sijaan, että tuotantosuunnitelmaa muutetaan jälleen.

Tarkastele avoimia ostoja ja suunniteltua tuotantoa yhdessä jäljellä olevan käyttökelpoisen määrän kanssa, jotta uudet hankinnat tai valmistuserät eivät luo juuri ratkaistua ylijäämää uudelleen. Seuraa avoimia toimenpiteitä ja vanhempaa varastoa yhtenäisellä rajauksella ja samoilla iän määritysperiaatteilla. Muuten siirto tai raportoinnin muutos voi näyttää parannukselta, vaikka varsinainen ongelma ei vähene.

Aloita materiaaliryhmästä, jonka varastolla on merkitystä ja jota koskevat päätökset voidaan viedä käytäntöön. Tavoitteena on toistettava toimintatapa: tunnista jäljellä oleva vanhempi varasto, hyväksy oikea toimenpide, ajoita tarvittavat työt ja varmista tulos.

Jos haluat nähdä, miten tämä toimii tuotannossa, varaa SkyPlanner-esittely. Ota mukaan tiedot vanhemmasta materiaalivarastosta, hyväksytystä tilauksesta, johon sitä voisi käyttää, ja muista samoja resursseja käyttävistä töistä. Näe, miten SkyPlanner sovittaa materiaalia kuluttavan työn tuotantoaikatauluun ja näyttää vaikutukset luvattuihin toimituksiin. Jos haluat tutustua ensin itse, kokeile SkyPlanneria demotiedoilla.