Alter des Lagerbestands: Alte Bestände gezielt einplanen

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Eine Palette steht seit Monaten im Lager. Der Einkauf sieht darin gebundenes Kapital. Die Produktion sieht die Chance, einen weiteren Zukauf zu vermeiden. Die Qualitätssicherung muss noch bestätigen, ob das Material verwendet werden kann. Die Maschine, auf der es verarbeitet werden könnte, ist unterdessen mit Kundenaufträgen ausgelastet.

Ein Bericht zur Altersstruktur des Lagerbestands hilft Ihnen, diese Palette zu finden. Der Nutzen entsteht aber erst, wenn Sie entscheiden, was damit geschehen soll – und diese Entscheidung umsetzen.

In der Fertigung geht es nicht einfach darum, die ältesten Bestände loszuwerden. Ziel ist es, geeignetes Material für tatsächlichen Bedarf einzusetzen, Liefertermine abzusichern und zu verhindern, dass derselbe Überbestand erneut entsteht. SkyPlanner APS unterstützt die Umsetzung: Die für den Materialverbrauch freigegebenen Arbeiten werden zusammen mit den anderen Aufträgen eingeplant, die dieselben Kapazitäten benötigen.

Was bedeutet das Alter des Lagerbestands?

Eine Analyse des Lagerbestandsalters zeigt, wie lange die noch vorhandenen Bestände bereits lagern. Grundlage sind ein festgelegtes Ausgangsdatum und definierte Altersklassen. Bei einer wareneingangsbezogenen Auswertung wird für die noch vorhandene Menge die Zeit zwischen dem Wareneingang und dem Berichtsstichtag ermittelt.

Ein Bericht zur Altersstruktur macht diese Verteilung sichtbar. Er zeigt nicht nur, dass von einem Bauteil 600 Stück vorhanden sind, sondern auch, welcher Anteil aus älteren Wareneingängen stammt und welcher erst kürzlich eingetroffen ist. So erkennen Sie, welche Bestände Sie prüfen sollten, bevor Sie weiteres Material einkaufen oder fertigen.

Klären Sie vor der Auswertung, ab welchem Ereignis die Zeit gemessen wird. Manche Berichte zeigen die Zeit seit der letzten Bestandsbewegung statt des Alters der verbliebenen Mengen aus den einzelnen Wareneingängen. Beide Ansätze können hilfreich sein, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Ein Bauteil kann jede Woche verbraucht werden, während ein Teil einer alten Lieferung unangetastet bleibt.

Das Bestandsalter ist außerdem von folgenden Begriffen zu unterscheiden:

• Haltbarkeit: Zeitraum, in dem das Material unter den vorgegebenen Bedingungen verwendbar bleibt. Ein Verfallsdatum kann sich auf die Herstellung, das Öffnen oder ein anderes Ereignis beziehen – nicht auf Ihren Wareneingang.
• Geringe Bestandsbewegung: wenig Verbrauch oder wenige Entnahmen innerhalb eines Zeitraums. Auch kürzlich eingetroffenes Material kann bereits langsamer abfließen als geplant.
• Überbestand: mehr Bestand, als Sie gemessen am Bedarf und Ihren Regeln zur Nachversorgung benötigen. Dieser Bestand kann neu oder alt sein.
• Obsoleszenz: Bestand, der für seinen vorgesehenen Zweck nicht mehr geeignet ist, etwa aufgrund einer Konstruktionsänderung. Das Alter allein lässt diesen Schluss nicht zu.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht: „Ist das Material alt?“, sondern: „Was bedeutet sein Alter angesichts seiner Eigenschaften, seines Zustands und unseres nächsten Bedarfs?“

So berechnen Sie das Alter des Lagerbestands

Für eine wareneingangsbezogene Auswertung gilt:

Bestandsalter in Tagen = Berichtsstichtag − ursprüngliches Wareneingangsdatum

Ordnen Sie dieses Alter der noch vorhandenen Menge aus diesem Wareneingang zu, nicht der ursprünglich gelieferten Menge. Wurde der Großteil einer Lieferung bereits verbraucht, gehören diese verbrauchten Einheiten nicht mehr in die Altersauswertung des heutigen Lagerbestands.

Legen Sie zunächst einen festen Stichtag und den Umfang der Auswertung fest: Standort, Lager, Artikel und bei Bedarf Charge oder Revisionsstand. Gleichen Sie die verbleibenden Mengen mit dem Lagerbestand für denselben Umfang und Stichtag ab. Eine scheinbar genaue Altersberechnung hilft nicht weiter, wenn sie Mengen enthält, die das Lager bereits verlassen haben.

Ursprüngliches Datum bei Teilverbrauch und Umlagerungen beibehalten

Wird ein Teil einer Charge entnommen, wird der Rest dadurch nicht jünger. Auch die Umlagerung einer alten Palette darf nicht als neuer externer Wareneingang gelten, wenn die Analyse die gesamte bisherige Lagerdauer erfassen soll.

Sorgen Sie dafür, dass das ursprüngliche Datum bei diesen Bewegungen nachvollziehbar bleibt. Legen Sie ausdrücklich fest, wie Retouren, Bestandskorrekturen und Anfangsbestände behandelt werden. Ist das ursprüngliche Datum unbekannt, kennzeichnen Sie diese Unsicherheit, statt ein beliebiges neueres Datum zu vergeben. Geben Sie bei eigengefertigten Artikeln an, welcher Produktionszugang oder welche Fertigmeldung als Ausgangspunkt für die Altersberechnung dient. Halten Sie bei unfertigen Erzeugnissen fest, ob Sie die gesamte Zeit seit der Auftragsfreigabe oder die Wartezeit an einer bestimmten Fertigungsstufe messen.

Nicht jedes System kann feststellen, welche physischen Einheiten aus einem bestimmten Wareneingang noch vorhanden sind. Manche Berichte rekonstruieren die Zugangsschichten anhand des Bestands und der Bewegungshistorie und legen dabei eine Zuordnungsregel zugrunde. Das kann die Altersanalyse unterstützen, belegt aber nicht, dass die entsprechende physische Charge zur Kommissionierung verfügbar ist. Prüfen Sie die Berechnungslogik des Berichts, bevor Sie daraus Anweisungen für das Lager ableiten.

Lagerumschlag ist kein Ersatz für das Chargenalter

Die Lagerumschlagshäufigkeit und die durchschnittliche Lagerdauer sind Kennzahlen zur Bestandsbewirtschaftung über einen Zeitraum. Sie zeigen nicht, wann eine bestimmte noch vorhandene Charge eingetroffen ist.

Für einen operativen Durchschnitt je Artikel und Mengeneinheit können Sie folgende Berechnung verwenden:

Mengengewichtetes Alter = Summe aus (Restmenge × Alter in Tagen) ÷ gesamte Restmenge

Nutzen Sie den Durchschnitt als Zusammenfassung, nicht als Ersatz für die Altersklassen. Addieren Sie keine unterschiedlichen Mengeneinheiten verschiedener Materialien. Eine wertgewichtete Zusammenfassung ist eine andere Kennzahl und muss entsprechend gekennzeichnet werden.

Was ein Bestandsaltersbericht als Entscheidungsgrundlage zeigen sollte

Ein hilfreicher Bericht für die Fertigung verknüpft das Bestandsalter mit einer Entscheidung. Führen Sie Artikelkennung, Spezifikation oder Revisionsstand, Lagerort, Chargen- oder Wareneingangsreferenz, Ausgangsdatum der Altersberechnung und Restmenge gemeinsam auf. Ergänzen Sie die Angaben, die für Maßnahmen nötig sind: Qualitätsstatus, bestehende Reservierungen, gegebenenfalls Verfalls- oder Prüftermin sowie den nächsten tatsächlichen Bedarf.

Weisen Sie den Bestandswert aus, wenn Sie finanziell bedeutende Bestände priorisieren müssen, und geben Sie die Bewertungsgrundlage klar an. Halten Sie den Wert getrennt von der physischen Menge und von erwarteten Verkaufserlösen.

Wählen Sie überschneidungsfreie Altersklassen, die zum Material passen. Eine Auswertung könnte beispielsweise 0–30, 31–60, 61–90, 91–180 und über 180 Tage unterscheiden. Das sind Auswertungsintervalle, keine allgemeingültigen Grenzen zwischen unbedenklichem Bestand und Ausschuss. Material mit kurzer Nutzungsdauer muss früher geprüft werden als ein langlebiges Bauteil, das bewusst für einen Bedarf mit langer Beschaffungszeit vorgehalten wird.

Legen Sie für jeden auffälligen Bestand eine verantwortliche Person, eine Maßnahme und einen Termin fest. „Über 90 Tage“ kennzeichnet lediglich einen Bestand. „Freigabe bestätigen und Verbrauch für Auftrag X einplanen“ ist eine konkrete Aufgabe.

Beispiel: Die Hälfte des Bestands ist alt, aber nur ein Teil frei verwendbar

Stellen Sie sich einen Hersteller vor, der drei Wareneingänge desselben Bauteils in derselben Mengeneinheit auswertet. Die folgenden Mengen sind die Restbestände zum Berichtsstichtag, nicht die ursprünglichen Liefermengen.

Wareneingang	Restmenge	Alter seit Wareneingang	Altersklasse
A	300 Stück	120 Tage	91–180 Tage
B	100 Stück	60 Tage	31–60 Tage
C	200 Stück	10 Tage	0–30 Tage
Gesamt	600 Stück

Das mengengewichtete Durchschnittsalter beträgt 73,3 Tage: Dazu werden 44.000 Stücktage durch 600 Stück geteilt. Dennoch sind 50% der Menge über 90 Tage alt. Der Durchschnitt verdeckt, wie groß der Anteil der älteren Bestände ist.

Betrachten wir nun Wareneingang A. Von seinen 300 Stück sind 100 bereits für einen anderen Auftrag reserviert und 50 aus Qualitätsgründen gesperrt. Nur 150 sind freigegeben und noch nicht anderweitig gebunden. Über ihre weitere Verwendung kann entschieden werden.

Ein Kundenauftrag könnte diese 150 geeigneten Stück verbrauchen. Das ist eine sinnvolle Möglichkeit – aber keine Erlaubnis, alle 300 Stück auszugeben, die Sperre zu umgehen oder bereits anderweitig zugesagtes Material zu verwenden. Das Lager muss den richtigen Bestand identifizieren, und der Produktionsplaner muss Zeit für die Arbeitsgänge finden, die dieses Material verbrauchen.

An diesem Punkt wird aus einem Bericht zum Alter des Lagerbestands eine Aufgabe für die Produktionsplanung.

Entscheiden Sie: Bestand verwenden, zurückhalten, zurückgeben oder entsorgen

Prüfen Sie den älteren Bestand gemeinsam mit den Personen, die seinen Zustand, den Bedarf und das weitere Vorgehen klären können. Der älteste Artikel ist nicht immer der dringendste Fall: Ein näher rückendes Verfallsdatum, ein eingestelltes Produkt oder ein hoher Bestandswert ohne künftigen Bedarf können Vorrang haben.

Verwenden Sie den Bestand für einen tatsächlichen Bedarf, wenn das Material die erforderliche Spezifikation erfüllt, freigegeben und nicht anderweitig gebunden ist. Bestätigen Sie den Auftrag und die Verbrauchsmenge. Sind ein Materialersatz oder eine Nacharbeit nötig, holen Sie die entsprechende Freigabe ein, bevor Sie diesen Fertigungsweg einplanen. Nutzen Sie gegebenenfalls First in, first out (FIFO), um ältere geeignete Wareneingänge bevorzugt zu verwenden, oder First expired, first out (FEFO), um geeignete Bestände mit dem frühesten Verfallsdatum vorzuziehen. Die Anweisungen zur Chargenausgabe im Lager müssen sicherstellen, dass diese Entscheidung eingehalten wird.

Halten Sie den Bestand aus einem klar definierten Grund zurück, wenn eine Prüfung, eine technische Freigabe oder ein künftiger Bedarf die weitere Aufbewahrung rechtfertigt. Legen Sie fest, wer dafür verantwortlich ist und wann erneut geprüft wird. „Vielleicht brauchen wir es irgendwann noch“ sollte Anlass sein, den Bedarf zu besprechen – nicht, die Aufbewahrung erneut auf unbestimmte Zeit zu verlängern.

Geben Sie den Bestand zurück, lagern Sie ihn um oder finden Sie eine andere freigegebene Verwendung, wenn eine Lieferantenvereinbarung, ein anderer Standort oder ein anderer berechtigter Bedarf eine bessere Lösung bietet. Klären Sie die Annahme und die praktische Abwicklung, bevor Sie den Fall als erledigt betrachten. Eine interne Umlagerung kann Material an den richtigen Standort bringen, setzt sein ursprüngliches Alter aber nicht zurück.

Entsorgen Sie den Bestand nach dem freigegebenen Verfahren, wenn keine zulässige Verwendung mehr möglich ist. Das Finanzwesen sollte eine etwaige Wertberichtigung oder vollständige Abschreibung gesondert nach den Bilanzierungsrichtlinien des Unternehmens prüfen. Die Zuordnung zu einer betrieblichen Altersklasse führt nicht automatisch zu einer Bewertungsentscheidung.

Vermeiden Sie es, Fertigerzeugnisse nur deshalb herzustellen, um altes Rohmaterial zu verbrauchen. Ohne tatsächlichen Bedarf verlagern Sie das Altersproblem womöglich lediglich auf einen teureren Bestand und belegen zugleich Kapazität, die für Kundenlieferungen benötigt wird.

Den freigegebenen Materialverbrauch mit SkyPlanner einplanen

Sobald die Verwendung geklärt ist, stellt sich die konkrete Frage: Wann können die Arbeitsgänge, die dieses Material verbrauchen, neben allen anderen zugesagten Arbeiten laufen?

Eine separate Maßnahmenliste für Altbestände kann diese Frage nicht beantworten. Darin mag stehen, dass die 150 Stück aus Wareneingang A noch diese Woche verbraucht werden sollen – obwohl die benötigte Maschine und der nachgelagerte Arbeitsgang bereits verplant sind. Wird jede Maßnahme einzeln geplant, muss anschließend jemand die konkurrierenden Auftragsreihenfolgen von Hand aufeinander abstimmen.

SkyPlanner APS plant die Arbeitsgänge der Aufträge anhand von Arbeitsstationen, Schichten, Kapazitäten, Abhängigkeiten und Prioritäten. Die Planungs-KI Arcturus berechnet den Produktionsplan; die Gantt-Ansicht zeigt Reihenfolge und zeitlichen Ablauf. Ist die materialabhängige Feinplanung aktiviert, berücksichtigt sie außerdem die gepflegte Materialverfügbarkeit am verbrauchenden Arbeitsgang.

Halten Sie für den Beispielauftrag die freigegebene Menge und den korrekten Materialbedarf aktuell, behalten Sie die Anweisung zur Chargenauswahl im Lager bei und nehmen Sie die verbrauchenden Arbeitsgänge in den gemeinsamen Produktionsplan auf. Der Planer legt die Priorität fest; Arcturus berechnet die Einplanung zusammen mit den übrigen Arbeiten. Prüfen Sie die daraus entstehenden Termine und Auswirkungen auf Lieferzusagen, bevor Sie entscheiden, ob Sie eine Priorität ändern oder zusätzliche Kapazität bereitstellen.

So müssen Sie die Auftragsreihenfolge seltener von Hand neu aufbauen und erkennen klarer, was die geplante Bestandsverwendung für andere Aufträge bedeutet. Sie können eine sinnvolle Verbrauchsmöglichkeit nutzen, ohne eine überschrittene Altersgrenze zum Anlass zu nehmen, sämtliche Kundenaufträge zurückzustellen.

Kann das ältere Material nicht freigegeben werden, muss auch die Ersatzbeschaffung in dieselbe Planung einfließen. SkyPlanner nutzt die gepflegten Ankunftstermine aus dem Einkauf für die Feinplanung. Aktualisieren Sie den erwarteten Eingang und berechnen Sie den Plan neu, um zu sehen, wie sich die betroffenen Arbeitsgänge einordnen lassen. So können Sie ein realistisches Vorgehen für die Produktion besprechen, statt einen Arbeitsgang weiterhin mit Material einzuplanen, das noch nicht bereitsteht.

SkyPlanner kann Bestandsmengen nutzen, die über eine Integration aktuell gehalten oder im Lagermodul verwaltet werden. Über seine offene REST API lässt sich SkyPlanner an jedes ERP- oder MES-System anbinden. So können Sie vorhandene Auftrags- und Materialdaten mit der Feinplanung verknüpfen, statt ein funktionierendes ERP-System zu ersetzen, um die Planung zu verbessern.

Was der bessere Überblick über das Material bei Eskomatic verändert hat

Eskomatic, ein finnischer Lohnfertiger für Zerspanung, organisierte seine Auftragsreihenfolgen früher weitgehend von Hand und hatte nur begrenzten Einblick in den Materialstatus. Fehlteile wurden mitunter erst kurz vor dem geplanten Start eines Arbeitsgangs sichtbar.

Durch die Anbindung von SkyPlanner an seine ERP-Daten erhielt das Unternehmen eine visuelle Auftragsübersicht und einen klareren Überblick über Fehlteile. Eskomatic berichtet von weniger Produktionsunterbrechungen durch fehlendes Material und einer genaueren Festlegung von Lieferterminen. Dahinter steht derselbe praktische Zusammenhang, auf den es auch bei der Prüfung älterer Bestände ankommt: Materialinformationen werden dann nützlich, wenn sie in die Planung der tatsächlich ausführbaren Arbeiten einfließen.

Verhindern Sie, dass sich erneut alte Bestände aufbauen

Prüfen Sie beim nächsten Termin, ob die vereinbarte Maßnahme tatsächlich umgesetzt wurde. Ein eingeplanter Arbeitsgang bedeutet noch nicht, dass Material verbraucht wurde. Kontrollieren Sie die Ausgabe- oder Verbrauchsbuchung und den verbleibenden Bestand. Auch eine Rückgabe ist nicht schon deshalb abgeschlossen, weil sie jemand angefordert hat.

Klären Sie anschließend, warum sich der Bestand angesammelt hat. Ein stornierter Auftrag kann eine Anpassung im Einkauf erfordern. Nach einer Zeichnungsänderung besteht möglicherweise kein Bedarf mehr für die alte Spezifikation. Große Einkaufs- oder Fertigungslose können wiederholt über dem tatsächlichen Verbrauch liegen. Bei einer lang anhaltenden Sperre ist womöglich eine Entscheidung der Qualitätssicherung oder der Technik gefragt – nicht eine weitere Planungsanpassung.

Prüfen Sie offene Bestellungen und geplante Fertigungsaufträge zusammen mit der verbleibenden nutzbaren Menge, damit neue Zugänge nicht wieder den gerade abgebauten Überschuss erzeugen. Verfolgen Sie offene Maßnahmen und ältere Bestände mit gleichbleibendem Betrachtungsumfang und einheitlichen Regeln zur Altersbestimmung. Andernfalls können eine Umlagerung oder eine Änderung im Berichtswesen wie eine Verbesserung aussehen, ohne das eigentliche Problem zu verringern.

Beginnen Sie mit einer Materialfamilie, deren Bestand ins Gewicht fällt und bei der sich die Entscheidungen auch umsetzen lassen. Ziel ist ein wiederholbarer Ablauf: den verbleibenden älteren Bestand identifizieren, die passende Maßnahme freigeben, die nötigen Arbeiten einplanen und das Ergebnis bestätigen.

Um diesen Ablauf in der Produktionsplanung zu sehen, buchen Sie eine SkyPlanner-Demo. Bringen Sie dazu Angaben zu einem älteren Materialbestand, einem freigegebenen Auftrag, der ihn verbrauchen könnte, und den übrigen Arbeitsgängen mit, die dieselben Ressourcen nutzen. Sehen Sie, wie SkyPlanner diese Verbrauchsmöglichkeit in einen Produktionsplan einordnet und die Auswirkungen auf Ihre Lieferzusagen sichtbar macht. Wenn Sie sich lieber zuerst selbst umsehen möchten, testen Sie SkyPlanner mit Demodaten.