Toimittajan suorituskyvyn mittarit tuotannon turvana

Etusivu » Resurssit » Toimittajan suorituskyvyn mittarit tuotannon turvana

Arvioitu lukuaika: 11 minuuttia

Toimittajan kuukausiarvio voi näyttää hyvältä, vaikka yksi puuttuva komponentti viivästyttää kiireellisintä tilaustasi. Hankinta näkee hyväksyttävän keskiarvon. Tuotanto näkee odottavan koneen, keskeneräisen kokoonpanon ja vaarantuneen asiakaslupauksen.

Hyvät toimittajan suorituskyvyn mittarit auttavat molempia tiimejä tekemään parempia päätöksiä. Ne osoittavat, pitävätkö toimittajat sitoumuksensa, missä suorituskyky heikkenee ja mitkä ongelmat vaativat toimenpiteitä. Lukujen on kuitenkin perustuttava selkeisiin, yhteisiin mittausperiaatteisiin. Akuutti materiaalipula taas vaatii reagointia jo ennen seuraavaa toimittaja-arviointia.

Tässä mittaaminen kytkeytyy tuotannon ajoitukseen. Kehitä toimittajan suorituskykyä arviointimallin avulla ja laadi SkyPlanner APS:llä materiaalien päivitettyjen saatavuustietojen pohjalta tuotantosuunnitelma, joka sopii yhteen muiden tilausten kanssa. Käytät vähemmän aikaa erillisten konejonojen korjailuun ja näet vaikutukset toimituksiin aiemmin.

Mitä toimittajan suorituskyvyn mittarit ovat?

Toimittajan suorituskyvyn mittarit kertovat, kuinka hyvin toimittaja täyttää toimituksia, laatua, kustannuksia ja palvelua koskevat sovitut vaatimukset. Toimittajan arviointimalli kokoaa valitut mittarit yhteen, jotta hankinta voi arvioida suorituskykyä johdonmukaisesti ja sopia kehitystoimista.

Valmistavassa teollisuudessa hyödyllisimmät mittarit vastaavat käytännön kysymyksiin: saapuiko tarvittava määrä sovitusti, oliko materiaali käytettävissä tuotantoon, voitiinko luvattuun läpimenoaikaan luottaa ja kuinka tehokkaasti toimittaja reagoi muutoksiin?

Nämä mittarit koskevat saapuvia toimituksia. Ne ovat eri asia kuin tehtaasi toimitustäsmällisyys omille asiakkailleen, vaikka saapuvien toimitusten ongelmat voivatkin heikentää sitä.

Aloita mittareista, jotka vaikuttavat päätöksiin

Valitse pieni joukko mittareita sen mukaan, miten toimittaja voi häiritä toimintaanne. Seuraavat mittarit antavat hankinnalle ja tuotannolle hyvän lähtökohdan.

Mittari	Selkeä mittausperuste	Mitä päätöstä mittari tukee?
Toimittajan toimitustäsmällisyys	Sovitun aikaikkunan sisällä toimitetut toimitusrivit ÷ tarkastelujaksolla erääntyvät toimitusrivit × 100	Mitkä toimittajat jättävät toistuvasti sitoumuksensa täyttämättä?
Toimitukset ajallaan ja täysimääräisinä	Erääntyvät toimitusrivit, joiden koko tarvittava määrä vastaanotetaan aikaikkunan sisällä ÷ erääntyvät toimitusrivit × 100	Riittääkö luvattu määrä suunniteltuihin töihin?
Saapuvan materiaalin laatu	Hylätyt kappaleet ÷ vastaanotetut kappaleet × 100; lisäksi erillinen seuranta materiaalille, jota ei ole vielä arvioitu	Soveltuuko saapuva materiaali tuotantoon?
Toteutunut läpimenoaika ja sen vaihtelu	Aika sovitusta tilauksen vapautushetkestä vastaanottoon samoilla kalenteriperusteilla laskettuna	Kuinka paljon etukäteen tämä materiaali on todellisuudessa tilattava?
Reagointi poikkeamiin	Aika määritellystä poikkeamailmoituksesta vastaukseen, jonka pohjalta voidaan suunnitella tilanteen korjaamista	Voivatko suunnittelijat päättää korjaavista järjestelyistä ajoissa?
Toimittajasta johtuvien häiriöiden kustannukset	Kirjatut ylimääräiset rahti-, lajittelu- ja uudelleentyöstökustannukset sekä muut sovituin säännöin toimittajalle kohdistettavat kustannukset	Peittääkö ostohinta alleen kalliin toimitusongelman?

Nämä ovat määritelmäehdotuksia, eivät yleispäteviä pisteytyssääntöjä. Sovi perusteista tiedoista vastaavien henkilöiden kanssa ja kerro ne toimittajille. Lisää vaatimustenmukaisuutta, sertifiointia tai muita hankintakategoriakohtaisia tekijöitä koskevia mittareita, jos ne vaikuttavat toimittajan hyväksyntään tai siihen, mitä materiaalia voitte käyttää.

Kriittisen hyväksyntävaatimuksen täyttymättä jäämisen on näyttävä arvioinnissa sellaisenaan. Alhainen hinta ei saa keskiarvon kautta peittää puutetta, jonka vuoksi materiaalia ei voida hyväksyä.

Määrittele mitattava tapahtuma ja päivämäärä ennen toimittajien vertailua

Toimitustäsmällisyysprosentti kertoo vain vähän, jos ei tiedetä, mikä lasketaan yhdeksi tapahtumaksi. Ostotilaus voi sisältää useita rivejä, eri toimituspäiviä ja osatoimituksia. Koko tilauksen laskeminen yhdeksi tapahtumaksi antaa eri tuloksen kuin kunkin ajoitetun toimitusrivin tai jokaisen fyysisen vastaanoton laskeminen erikseen.

Teollisuuden käytännön toimittaja-arvioinnissa ajoitettu toimitusrivi on usein hyödyllinen mittausyksikkö: yksi osa, määrä ja toimituspäivä. Säilytä tämä yksikkö myös silloin, kun toimittaja jakaa lähetyksen osiin. Muuten useat pienet vastaanottoerät voivat saada yhden vajaaksi jääneen sitoumuksen näyttämään usealta onnistuneelta toimitukselta.

Pidä eri päivämäärät erillään:

• Pyydetty toimituspäivä kertoo, milloin yrityksenne halusi materiaalin.
• Alkuperäinen vahvistettu toimituspäivä kertoo, mihin toimittaja sitoutui.
• Viimeisin vahvistettu toimituspäivä on nykyinen lupaus, jota käytetään korjaavien järjestelyjen suunnittelussa.
• Toteutunut vastaanottopäivä kertoo, milloin materiaali saapui sovittuun vastaanottopisteeseen.
• Päivämäärä, jolloin materiaali on käytettävissä tuotantoon, kertoo, milloin tarvittava materiaali voidaan ottaa käyttöön mahdollisen käyttöönvapautuksen jälkeen.

Mittaa sitoumusten pitävyyttä säilytettyä vertailukohtaa, kuten alkuperäistä vahvistettua toimituspäivää, vasten. Seuraa tarvittaessa erikseen myös pyydetyn toimituspäivän toteutumista: toimittaja voi pitää lupauksensa, vaikka vahvistettu päivämäärä olisi tarpeeseenne nähden liian myöhäinen. Älä korvaa vertailupäivää huomaamatta aina lupauksen muuttuessa. Jos aikataulua muutetaan sovitusti asiakkaan aloitteesta, kirjaa syy ja määrittele selkeästi, miten muutos käsitellään arvioinnissa.

Tuotanto puolestaan tarvitsee parhaan ajantasaisen tiedon saatavuudesta. Alkuperäinen lupaus kertoo, missä sitoumus petti. Viimeisin uskottava tieto materiaalin saatavuuspäivästä auttaa päättämään, mitä voidaan valmistaa seuraavaksi.

Määrittele myös hyväksyttävä toimitusikkuna. Etuajassa saapuvat toimitukset voivat aiheuttaa käsittely- ja varastointiongelmia, joten ”ajallaan” ei automaattisesti tarkoita mitä tahansa ajankohtaa ennen sovittua toimituspäivää. Valitse sallittu poikkeama materiaalin ja vastaanottojärjestelyjen mukaan sen sijaan, että käyttäisit jotakin oletettua vakioprosenttia tai päivien määrää.

Tarkastele toimituksia ja laatua rinnakkain

Toimitustäsmällisyys kertoo, tapahtuiko toimitus määritellyn aikarajan tai aikaikkunan mukaisesti. Se ei välttämättä kerro, saapuiko tuotantoon kelpaavaa materiaalia riittävästi.

Ajallaan ja täysimääräisenä toimitetuksi laskeminen edellyttää, että sekä päivämäärä että sovittu määrä toteutuvat samassa tapahtumassa. Pidä laadullinen hyväksyntä näkyvissä erikseen tai määrittele selkeästi yhdistelmämittari, joka edellyttää myös materiaalin hyväksyntää. Älä käytä OTD:tä, OTIF:ää ja laadullista hyväksyntää toistensa synonyymeina.

Oletetaan, että toimitusrivillä on 100 komponenttia. Niistä 80 saapuu sovitun aikaikkunan sisällä ja loput 20 myöhässä. Kun mittausperusteena on koko toimitusrivi, rivi ei täytä ajallaan ja täysimääräisenä toimittamisen ehtoja. Saapuneet 80 komponenttia saattavat silti riittää pienempään tuotantoerään, mutta kyse on tuotannon ajoituspäätöksestä, ei perusteesta merkitä alkuperäistä sitoumusta täytetyksi.

Saapuvan materiaalin laatu edellyttää yhtä huolellista tarkastelua. Hylättyjen kappaleiden osuus mittaa eri asiaa kuin niiden toimitusten osuus, joista on tehty reklamaatio. Yksi hylätty kappale ja kokonaan käyttökelvoton erä eivät saa kadota epämääräisen ”laatupisteytyksen” taakse. Jos miljoonasosina mittaaminen sopii kyseiseen hankintakategoriaan, sillä ilmaistaan hylättyjen kappaleiden määrä miljoonaa vastaanotettua kappaletta kohti. Pidä mittayksiköt ja tarkastusten kattavuus yhdenmukaisina.

Tarkastusta odottava materiaali ei ole automaattisesti hyväksyttyä eikä hylättyä. Näytä keskeneräiset hyväksyntäpäätökset, jotta hyvältä näyttävä laatutulos ei johdu vain tekemättömistä tarkastuksista. Selvitä tuotantoa varten, milloin tarvittava määrä on todella käytettävissä, älä vain sitä, milloin kuorman odotetaan saapuvan portille.

Älä jätä puuttuvia toimituksia toimitusmittarin ulkopuolelle

Nimittäjän valinta voi peittää juuri sen ongelman, jota yrität hallita. Jos lasket mukaan vain kuukauden aikana vastaanotetut toimitukset, kokonaan saapumatta jäänyt toimitus voi puuttua laskelmasta.

Oletetaan, että kuukauden aikana oli määrä toimittaa 20 toimitusriviä. Näistä 18 saapui kuukauden loppuun mennessä ja 16 sovitun aikaikkunan sisällä. Loput kaksi olivat edelleen toimittamatta.

Kun laskenta perustuu kuukauden aikana erääntyneisiin toimitusriveihin, toimittajan toimitustäsmällisyys eli OTD on 16 ÷ 20 × 100 = 80%. Pelkkiin vastaanotettuihin riveihin perustuva tulos olisi 16 ÷ 18 × 100 = 88,9% yhteen desimaaliin pyöristettynä. Molemmat laskelmat voivat kuvata määriteltyä perusjoukkoa, mutta ne vastaavat eri kysymyksiin. Pelkistä vastaanotoista laskettu luku ei kerro, kuinka luotettavasti toimittaja täytti kaikki kyseiselle kuukaudelle sovitut toimitussitoumukset.

Pidä myöhässä olevat avoimet rivit näkyvissä ja näytä myös niiden viive sekä kyseinen materiaali. Käsittele peruutukset, muutokset ja raportointikausien rajaukset dokumentoidun säännön mukaan. Sovella samaa sääntöä kaikkiin vertailtaviin toimittajiin ja säilytä laskennan pohjana olevat rivitiedot, jotta kiistanalaisen tuloksen perusteet voidaan jäljittää.

Näytä prosenttiluvun rinnalla myös havaintojen määrä. Yksi epäonnistuminen muutaman toimituksen joukossa on eri asia kuin pitkään jatkunut ongelma sadoissa toimituksissa. Vertaa samankaltaisia materiaaliryhmiä ja toimitusjärjestelyjä sen sijaan, että asettaisit kaikki toimittajat paremmuusjärjestykseen samoista lähtökohdista.

Mittaa läpimenoajan luotettavuutta, reagointia ja todellisia kustannuksia

Lyhyt luvattu läpimenoaika houkuttelee, mutta tuotantosuunnitelman kannalta ratkaisee käytännön toteuma. Määrittele mittauksen alkutapahtuma, esimerkiksi täydellisen ostotilauksen lähettäminen toimittajalle, ja mittaa aika vastaanottoon asti. Käytä johdonmukaisesti joko kalenteri- tai työpäiviä. Seuraa keskiarvon lisäksi hajontaa: tasainen toimitusrytmi on eri asia kuin vuorottelu hyvin aikaisten ja pahasti myöhästyneiden toimitusten välillä.

Pidä luvattu ja toteutunut läpimenoaika erillään. Luvatun ajan toistuva pidentäminen ei saa kaunistaa kuvaa toimitusten todellisesta luotettavuudesta. Jos kuljetus ja vastaanottotarkastus viivästyttävät materiaalin saamista tuotannon käyttöön, tuo nämä ajat näkyviin. Älä oleta, että vastaanotettu materiaali on heti käyttövalmista.

Määrittele reagointikyvyn mittaamista varten, millainen vastaus on aidosti hyödyllinen. Kuittaus ”selvitämme asiaa” ei ole sama asia kuin vastaus, jossa kerrotaan uskottava määrä ja päivämäärä tilanteen korjaamiseksi. Mittaa tällaisen vastauksen saamiseen kuluvaa aikaa ja seuraa, toteutuvatko sovitut korjaavat toimenpiteet ja tehoavatko ne. Hankinta tarvitsee pohjan päätöksille, ei pelkkää näyttöä siitä, että sähköpostiin on vastattu.

Kustannusmittareiden tulee auttaa punnitsemaan vaihtoehtoja. Kirjaa ylimääräiset rahti-, lajittelu- ja korjaustyökustannukset sekä muut olennaiset häiriökustannukset johdonmukaisesti. Erota samalla toimittajasta johtuvat ongelmat oman yrityksen käynnistämistä muutoksista. Tarkastele näitä kustannuksia ostohinnan rinnalla. Halvempi komponentti voi tulla kalliimmaksi, jos jokainen toimitus vaatii kiireellisiä toimia tilanteen korjaamiseksi.

Rakenna toimittajamittaristo, joka johtaa toimenpiteisiin

Hyödyllinen toimittajamittaristo näyttää kunkin valitun mittarin nykyisen tuloksen, tavoitteen, kehityssuunnan ja havaintojen määrän. Siitä käyvät ilmi myös ongelman todentavat tiedot, seuraavasta toimenpiteestä vastaava henkilö sekä ajankohta, jolloin edistymistä tarkastellaan.

Aseta raja-arvot materiaaliryhmän ja tuotantoriskin mukaan. Edullisen, vain yhdestä lähteestä saatavan komponentin puuttuminen voi pysäyttää kokoonpanon. Toimittajalta tehtyjen ostojen arvo ei siis kuvaa tätä riskiä luotettavasti. Jos käytät painotettua kokonaispistemäärää, pidä myös yksittäiset mittarit näkyvissä ja määrittele kriittiset poikkeamat, jotka edellyttävät toimia keskiarvosta riippumatta.

Sovi säännöllinen arviointirytmi toimittajan kehittämistä varten. Kohdista enemmän huomiota sinne, missä riski tai heikkenevä suorituskyky sitä edellyttää. Tunnista arvioinnissa toistuvat syyt ja sovi konkreettisesta parannuksesta: esimerkiksi aiemmasta ilmoituksesta lähetyksen viivästyessä, uudistetusta vahvistusmenettelystä tai korjaavasta toimenpiteestä toistuviin virheisiin.

Älä jätä avoimen materiaalipuutteen käsittelyä tähän tapaamiseen asti. Mittaristo auttaa ymmärtämään pidemmän aikavälin kehitystä. Tuotanto tarvitsee päätöksen siitä, miten tilanne korjataan nyt.

Sovita tuotantoaikataulu toimittajan toimituspoikkeamaan

Kun toimitus muuttuu, selvitä ensin kyseinen osa, määrä ja uskottava saatavuuspäivä. Tarkista, mitkä tuotantotilaukset ovat siitä riippuvaisia ja mahdollistaako hyväksytty osatoimitus joidenkin töiden jatkamisen. Sovita nämä työt sen jälkeen tehtaan muuhun tuotantoon.

SkyPlanner APS on oikea työkalu tähän ajoitusvaiheeseen. Sen ostotilauksille tallennetaan arvioidut, vahvistetut ja toteutuneet toimituspäivät, ja ostotilausrivit voidaan liittää tuotantotilauksiin. Kun materiaalit huomioiva ajoitus on otettu käyttöön, ylläpidetyt saapumistiedot sisältyvät ajoituslaskentaan. Arcturus, SkyPlannerin ajoituksesta vastaava tekoäly, ajoittaa työt materiaalien, kapasiteetin, prioriteettien ja työvaiheiden välisten riippuvuuksien perusteella. Gantt-näkymä näyttää näin muodostuvan työjärjestyksen.

Tämä muuttaa suunnittelijan työtä. Sen sijaan, että siirtäisit käsin jokaisen työvaiheen, johon muutos vaikuttaa, ja sovittaisit seuraavan koneen työjonon uudelleen, päivität materiaalitiedot, lasket aikataulun uudelleen ja tarkastelet vaikutusta luvattuihin toimituksiin. Ohjaat suunnittelua edelleen prioriteeteilla ja ajoitussäännöillä.

Oletetaan, että viivästyneen valukappaleen vahvistettu toimituspäivä siirtyy myöhemmäksi. Sen koneistus- ja kokoonpanovaiheita on siirrettävä, mutta myös muut tilaukset käyttävät samoja resursseja. SkyPlanner ottaa tämän kilpailevan kuormituksen mukaan samaan laskentaan. Näin on helpompi nähdä, mitkä työt voivat edetä ja mitkä toimituslupaukset vaativat huomiota. Toimittajan uusi päivämäärä huomioidaan koko tehtaan suunnitelmassa sen sijaan, että se jäisi irralliseksi merkinnäksi ostotilaukselle.

Odotettu saatavuus ja fyysinen vastaanotto ovat edelleen eri tapahtumia. SkyPlannerissa ostotilauksen vahvistaminen toimitetuksi päivittää varastosaldon. Huomioi suunnittelussa käytettävässä saatavuustiedossa myös mahdollisen laatuhyväksynnän vaatima aika, jotta aikataulu ei perustu materiaaliin, jota ei ole vielä vapautettu käyttöön.

SkyPlanner integroituu mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään avoimen REST API -rajapintansa kautta. Voit yhdistää nykyiset hankinta- ja tuotantotietosi äärellisen kapasiteetin kuormitukseen sen sijaan, että vaihtaisit toimivan ERP-järjestelmän vain suunnittelun parantamiseksi.

Mitä materiaalitilanteen näkyvyys muutti Eskomaticilla

Suomalainen sopimuskoneistaja Eskomatic järjesti aiemmin työjononsa pitkälti käsin ikääntyvässä ERP- ja tuotannonohjausjärjestelmässä. Materiaalipuutteet saattoivat paljastua liian lähellä työn suunniteltua aloitusta, jolloin henkilöstön tehtäväksi jäi seurausten selvittäminen.

SkyPlannerin visuaaliset työjonot ja automaattinen kuormitussuunnittelu selkeyttivät näkymää tuleviin töihin. Eskomatic kertoo toimituspäivien määrittelyn tarkentuneen ja materiaalipuutteista johtuvien tuotantokatkosten vähentyneen. Tuotannonsuunnittelupäällikkö Tommi Männistö arvostaa työkalua erityisesti toimituspäivien määrittelyssä.

Toimittajamittariston kannalta opetus on käytännöllinen: epäluotettavien toimitusten tunnistaminen on arvokasta, mutta niiden vaikutusten näkeminen tuotantotöissä auttaa tehdasta reagoimaan. Eskomaticin kokemukset osoittavat, miksi materiaalitilanteen näkyvyys kannattaa yhdistää ajoitukseen.

Näe seuraavan toimittajaviiveen vaikutukset

Aloita mittaristosta, jonka määritelmät ostajat, toimittajat ja suunnittelijat ymmärtävät. Säilytä mittauksen vertailukohtana oleva toimitussitoumus, pidä vajaat toimitukset ja käyttöön kelpaamaton materiaali näkyvissä ja määritä poikkeamalle toimenpide.

Anna sitten tuotannolle nykytilanteeseen perustuva suunnitelma. Varaa SkyPlanner-esittely ja ota mukaan yksi viivästynyt materiaali, sen uusi vahvistettu toimituspäivä sekä samoista resursseista kilpailevat tilaukset. Näin näet käytännössä, miten SkyPlanner voi vähentää käsin tehtävää uudelleenajoitusta ja tuoda esiin vaikutukset tehtaasi toimituksiin.

Jos haluat ensin tutustua ajoitukseen itse, kokeile SkyPlanneria demotiedoilla.