Leverandør-KPI-er som sikrer produksjonen

Hjem » Ressurser » Leverandør-KPI-er som sikrer produksjonen

Estimert lesetid: 11 minutter

En leverandør kan ha betryggende månedstall samtidig som én manglende komponent forsinker den mest presserende ordren din. Innkjøp ser et akseptabelt gjennomsnitt. Produksjonen ser en maskin som står og venter, en uferdig montering og et kundeløfte som står i fare for å bli brutt.

Gode leverandør-KPI-er hjelper begge avdelingene med å ta bedre beslutninger. De viser om leverandørene holder det de har lovet, hvor resultatene svekkes, og hvilke problemer som krever tiltak. Men tallene må bygge på et tydelig, felles målegrunnlag, og en aktuell materialmangel må håndteres før neste gjennomgang av evalueringskortet.

Det er her måling og produksjonsplanlegging møtes. Bruk evalueringskortet til å forbedre leverandørenes prestasjoner, og bruk SkyPlanner APS til å omsette oppdatert materialtilgjengelighet til en produksjonsplan som også tar hensyn til de andre ordrene dine. Du bruker mindre tid på å rette opp køen ved hver enkelt maskin og ser konsekvensene for leveransene tidligere.

Hva er leverandør-KPI-er?

Leverandør-KPI-er måler hvor godt en leverandør oppfyller avtalte krav til levering, kvalitet, kostnader og service. Et evalueringskort for leverandører samler utvalgte nøkkeltall, slik at innkjøpsavdelingen kan vurdere prestasjonene på et ensartet grunnlag og avtale forbedringstiltak.

For produksjonsbedrifter svarer de nyttigste målene på praktiske spørsmål: Kom den nødvendige mengden til avtalt tid? Kunne materialet brukes i produksjonen? Kunne vi stole på den lovede ledetiden? Og hvor effektivt reagerte leverandøren når noe endret seg?

Disse målene gjelder inngående leveranser. De må ikke forveksles med fabrikkens leveringspresisjon overfor egne kunder, selv om svake resultater på inngående leveranser kan påvirke dette resultatet.

Start med nøkkeltall som påvirker beslutningene

Velg et lite sett med nøkkeltall som gjenspeiler hvordan en leverandør kan forstyrre driften. Målene nedenfor gir innkjøp og produksjon et nyttig utgangspunkt.

Nøkkeltall	Tydelig målegrunnlag	Spørsmål målet hjelper deg å besvare
Leverandørens leveringspresisjon	Leveringslinjer mottatt innenfor avtalt tidsvindu ÷ leveringslinjer med leveringsfrist i perioden × 100	Hvilke leverandører bryter gjentatte ganger sine forpliktelser?
Levering til rett tid og i full mengde	Leveringslinjer med frist i perioden som er mottatt innenfor tidsvinduet med hele den nødvendige mengden ÷ leveringslinjer med frist i perioden × 100	Er den lovede mengden tilstrekkelig for det planlagte arbeidet?
Kvalitet på inngående leveranser	Avviste enheter ÷ mottatte enheter × 100, med egen oversikt over materiale som ennå ikke er vurdert	Er materialet som ankommer, egnet for produksjon?
Faktisk ledetid og variasjon	Tid fra avtalt frigivelse av bestillingen til mottak, beregnet etter samme kalendergrunnlag	Hvor lang tid i forveien må dette materialet egentlig bestilles?
Respons ved avvik	Tid fra en definert avviksmelding til et svar som gir et brukbart grunnlag for å håndtere avviket	Får planleggerne tidsnok grunnlag for å beslutte hvordan avviket skal håndteres?
Kostnader ved leverandørrelaterte driftsforstyrrelser	Registrerte merkostnader til frakt, sortering, omarbeiding og andre kostnader som kan tilskrives leverandøren etter avtalte regler	Skjuler innkjøpsprisen et kostbart leveranseproblem?

Dette er forslag til definisjoner, ikke universelle regler for poengsetting. Avtal grunnlaget med dem som har ansvar for dataene, og informer leverandørene om det. Legg til mål for etterlevelse, sertifisering eller andre kategorispesifikke forhold der disse påvirker leverandørgodkjenningen eller hvilket materiale dere kan bruke.

Brudd på et kritisk godkjenningskrav bør være synlig i seg selv. En lav pris må ikke veie opp for et brudd på et krav som gjør materialet uakseptabelt.

Definer hendelsen og datoen før du sammenligner leverandører

En prosentandel for levering til rett tid sier lite før du vet hva som regnes som én hendelse. En innkjøpsordre kan inneholde flere linjer, ulike leveringsfrister og delleveranser. Å telle hele ordren gir et annet resultat enn å telle hver planlagte leveringslinje eller hvert fysisk varemottak.

I et praktisk evalueringskort for produksjonsbedrifter er en planlagt leveringslinje ofte en nyttig måleenhet: én artikkel, én mengde og én leveringsfrist. Behold denne enheten selv om leverandøren deler opp forsendelsen. Ellers kan flere små varemottak få én ufullstendig leveranseforpliktelse til å fremstå som flere vellykkede leveranser.

Skill mellom datoene:

• Ønsket leveringsdato viser når bedriften ønsket å få materialet.
• Opprinnelig bekreftet leveringsdato dokumenterer forpliktelsen leverandøren påtok seg.
• Sist bekreftede leveringsdato er det gjeldende leveringsløftet som brukes til å planlegge håndteringen av avvik.
• Faktisk mottaksdato dokumenterer når materialet ankom det avtalte mottaksstedet.
• Datoen materialet kan tas i bruk, viser når det nødvendige materialet kan gå inn i produksjonen etter eventuell påkrevd frigivelse.

Mål i hvilken grad leverandøren holder sine forpliktelser, mot et fast referansegrunnlag, for eksempel den opprinnelig bekreftede leveringsdatoen. Følg opp levering mot ønsket dato separat når det er relevant: En leverandør kan holde løftet sitt, men likevel bekrefte en dato som er for sen for behovet ditt. Ikke overskriv referansegrunnlaget uten videre hver gang et leveringsløfte endres. Ved en avtalt omplanlegging på kundens initiativ bør årsaken dokumenteres, og det bør være tydelig hvordan endringen behandles i evalueringskortet.

Produksjonen trenger samtidig best mulig oppdatert informasjon om materialtilgjengeligheten. Det opprinnelige løftet forklarer avviket. Den siste troverdige datoen for når materialet er tilgjengelig, hjelper deg å avgjøre hva som kan produseres deretter.

Definer også et akseptabelt tidsvindu. Tidlige leveranser kan skape problemer med håndtering og lagring, så «til rett tid» betyr ikke automatisk når som helst før leveringsfristen. Velg en toleranse som passer materialet og mottaksforholdene, fremfor å overta en prosentsats eller et antall dager som angivelig er standard.

Se levering og kvalitet i sammenheng

Leveringspresisjon viser om leveransen kom innenfor det fastsatte tidsvinduet. Det sier ikke nødvendigvis om det kom nok materiale som kunne brukes i produksjonen.

For levering til rett tid og i full mengde må samme leveranse oppfylle kravene til både leveringstidspunkt og avtalt mengde. Vis kvalitetsgodkjenning separat, eller definer uttrykkelig et kombinert mål som også krever at materialet er godkjent. OTD, OTIF og kvalitetsgodkjenning må ikke brukes som betegnelser på det samme.

Tenk deg en leveringslinje på 100 komponenter. Åtti kommer innenfor det avtalte tidsvinduet, mens de resterende 20 kommer for sent. Med en regel som gjelder hele linjen, oppfyller denne linjen ikke kravet om levering til rett tid og i full mengde. De 80 komponentene kan likevel være nok til en mindre produksjonsserie, men det er en beslutning i produksjonsplanleggingen – ikke en grunn til å markere den opprinnelige forpliktelsen som oppfylt.

Kvaliteten på inngående leveranser må behandles like nøye. Andelen avviste enheter måler noe annet enn andelen leveranser det er reklamert på. Én enkelt avvist enhet og et helt ubrukelig parti må ikke forsvinne bak en udefinert «kvalitetsscore». Deler per million uttrykker antall avviste enheter per million mottatte enheter og kan være nyttig for enkelte kategorier. Bruk samme enheter og et ensartet kontrollomfang.

Materiale som venter på kontroll, er ikke automatisk godkjent eller avvist. Synliggjør vurderingene som gjenstår, slik at et tilsynelatende godt kvalitetsresultat ikke bare skyldes at kontrollen ikke er ferdig. For produksjonen må du fastslå når den nødvendige mengden faktisk kan tas i bruk, ikke bare når en lastebil forventes ved porten.

Ikke la manglende leveranser falle utenfor målingen

Nevneren kan skjule nettopp det problemet du prøver å håndtere. Hvis du bare teller varemottak som er gjennomført i løpet av måneden, kan en forsendelse som aldri kom, falle utenfor beregningen.

Tenk deg at 20 leveringslinjer hadde leveringsfrist i en måned. Atten var mottatt ved månedsslutt, og 16 kom innenfor det avtalte tidsvinduet. De to siste var fortsatt ikke mottatt.

Med alle leveringslinjer som hadde frist i perioden som grunnlag blir leverandørens OTD 16 ÷ 20 × 100 = 80%. En beregning basert bare på mottatte leveranser ville vist 16 ÷ 18 × 100 = 88,9%, avrundet til én desimal. Begge beregningene kan beskrive en definert gruppe leveringslinjer, men de svarer på ulike spørsmål. Tallet som bare bygger på mottatte leveranser, viser ikke hvor pålitelig leverandøren oppfylte alle forpliktelsene med frist den måneden.

Hold forfalte, åpne leveringslinjer synlige, med informasjon om hvor lenge de har vært forsinket, og hvilket materiale det gjelder. Bruk en dokumentert regel for kanselleringer, endringer og periodeavgrensning. Bruk samme regel for alle leverandørene du sammenligner, og ta vare på de underliggende linjedataene slik at et omstridt resultat kan spores.

Vis også antall leveringslinjer ved siden av prosentandelen. Ett avvik blant en håndfull leveringslinjer må vurderes annerledes enn et vedvarende mønster blant flere hundre. Sammenlign likeartede materialkategorier og leveranseavtaler, i stedet for å rangere alle leverandører som om de hadde samme oppgave.

Mål hvor pålitelig ledetiden er, hvor raskt leverandøren svarer, og hva leveransene faktisk koster

En kort oppgitt ledetid er attraktiv, men produksjonsplanen avhenger av det som skjer i praksis. Definer starthendelsen, for eksempel frigivelse av en fullstendig innkjøpsordre, og mål tiden frem til mottak. Bruk enten kalenderdager eller arbeidsdager konsekvent. Følg med på spredningen, ikke bare gjennomsnittet: Et stabilt leveransemønster er noe annet enn leveranser som veksler mellom å komme svært tidlig og svært sent.

Hold lovet ledetid adskilt fra faktisk ledetid. Gjentatte utsettelser av det som er lovet, må ikke få leveransene til å fremstå som mer pålitelige enn de er. Hvis transport og mottakskontroll legger til tid før materialet kan brukes i produksjonen, må disse tidsrommene synliggjøres. Ikke legg til grunn at mottatt materiale er klart til bruk.

Når dere måler responstid, må dere bestemme hva som regnes som et nyttig svar. En tilbakemelding om at «vi undersøker saken» er ikke det samme som et svar som angir en troverdig mengde og dato for å hente inn avviket. Mål tiden frem til et slikt svar, og følg opp om avtalte korrigerende tiltak blir gjennomført og virker. Innkjøperne trenger et grunnlag for å handle, ikke bare dokumentasjon på at en e-post er besvart.

Kostnadsmålene bør gjøre avveiningene tydeligere. Registrer ekstra frakt, sortering, omarbeiding og andre relevante kostnader ved driftsforstyrrelser på en konsekvent måte. Skill samtidig mellom problemer leverandøren har forårsaket, og endringer dere selv har satt i gang. Vurder disse kostnadene sammen med prisen. En billigere komponent kan bli et dyrere valg når hver levering krever hastetiltak.

Lag et evalueringskort som fører til handling

Et nyttig evalueringskort for leverandører viser gjeldende resultat, mål, utvikling og antall hendelser for hver valgt måleparameter. Det viser også dokumentasjonen bak et problem, hvem som er ansvarlig for neste tiltak, og når fremdriften skal gjennomgås.

Fastsett terskelverdier ut fra kategori og risiko for produksjonen. En rimelig komponent som bare har én leverandør, kan stanse monteringen hvis den mangler. Innkjøpsvolumet hos leverandøren er derfor ikke et pålitelig mål på denne risikoen. Hvis dere bruker en vektet totalscore, må delresultatene fortsatt være synlige. Definer også kritiske avvik som skal utløse tiltak uavhengig av gjennomsnittet.

Avtal faste gjennomganger for leverandørutvikling, med tettere oppfølging der risiko eller fallende prestasjoner tilsier det. Bruk gjennomgangen til å finne gjentakende årsaker og avtale en konkret forbedring: for eksempel tidligere varsling når en forsendelse ikke blir sendt som planlagt, en endret bekreftelsesprosess eller et korrigerende tiltak mot feil som gjentar seg.

Ikke vent til dette møtet med å håndtere en pågående materialmangel. Et evalueringskort forklarer et mønster. Produksjonen trenger en beslutning om hvordan mangelen skal håndteres nå.

Tilpass produksjonsplanen når det oppstår leverandøravvik

Når en leveranse endres, må dere først avklare hvilken del og mengde det gjelder, og en troverdig dato for når materialet er tilgjengelig. Sjekk hvilke produksjonsordrer som avhenger av det, og om en godkjent delmengde gjør det mulig å utføre noe av arbeidet. Samordne deretter disse jobbene med resten av fabrikken.

SkyPlanner APS er det rette verktøyet for denne delen av produksjonsplanleggingen. Innkjøpsordrene inneholder estimerte og bekreftede leveringsdatoer samt faktiske leveringsdatoer, og innkjøpsordrelinjer kan kobles til produksjonsordrer. Når planlegging med hensyn til materialtilgang er konfigurert, inngår de oppdaterte ankomstopplysningene i planberegningen. Arcturus, SkyPlanners KI for produksjonsplanlegging, planlegger arbeidet ut fra materialer, kapasitet, prioriteringer og avhengigheter mellom operasjoner. Gantt-visningen gjør den beregnede rekkefølgen synlig.

Det endrer planleggerens arbeid. I stedet for å flytte hver berørte operasjon og tilpasse køen på neste maskin manuelt, oppdaterer du materialinformasjonen, beregner planen på nytt og vurderer konsekvensene for avtalte leveranser. Du beholder kontrollen gjennom prioriteringer og planleggingsregler.

Tenk deg at den bekreftede leveringsdatoen for et forsinket støpeemne blir utsatt. Maskineringen og monteringen må flyttes, men andre ordrer bruker også de samme ressursene. SkyPlanner tar også hensyn til disse ordrenes ressursbehov i samme beregning. Dermed blir det enklere å se hvilket arbeid som kan fortsette, og hvilke leveringsløfter som krever oppfølging. En ny leverandørdato blir til en plan for hele fabrikken, ikke bare en løsrevet merknad på en innkjøpsordre.

Forventet tilgjengelighet og fysisk mottak er fortsatt to forskjellige hendelser. I SkyPlanner oppdateres lagerbeholdningen når en innkjøpsordre bekreftes som levert. Sørg for at eventuell tid til kvalitetsfrigivelse er tatt med i tilgjengelighetsdatoen som brukes i planleggingen, slik at planen ikke baseres på materiale som fortsatt er sperret.

SkyPlanner kan integreres med ethvert ERP- eller MES-system via sitt åpne REST API. Du kan bruke eksisterende innkjøps- og produksjonsdata i produksjonsplanlegging som tar hensyn til begrenset kapasitet, i stedet for å bytte ut et velfungerende ERP-system bare for å forbedre planen.

Slik endret bedre oversikt over materialtilgangen arbeidet hos Eskomatic

Eskomatic, en finsk underleverandør innen maskinering, organiserte tidligere jobbkøene i stor grad manuelt i et aldrende ERP- og produksjonsstyringssystem. Materialmangel kunne bli oppdaget for tett opptil planlagt jobbstart, slik at teamet måtte rydde opp i konsekvensene.

Med SkyPlanner ga visuelle jobbkøer og automatisert kapasitetsplanlegging bedre oversikt over det kommende arbeidet. Eskomatic rapporterer at de kan fastsette leveringsdatoer mer presist, og at de har færre produksjonsstanser som skyldes materialmangel. Tommi Männistö, som leder produksjonsplanleggingen, setter særlig pris på verktøyet når han skal fastsette leveringsdatoer.

Dette gir en praktisk lærdom for leverandørevalueringen: Det er verdifullt å identifisere upålitelige leveranser, men det er innsikten i hvordan de påvirker det faktiske arbeidet, som hjelper fabrikken med å handle. Eskomatic sine erfaringer viser verdien av å koble oversikt over materialtilgangen med produksjonsplanlegging.

Se konsekvensene av neste leverandørforsinkelse

Start med et evalueringskort der innkjøpere, leverandører og planleggere forstår definisjonene. Ta vare på opplysningene om leveringsforpliktelsen dere måler mot, sørg for at ufullstendige leveranser og materiale som ikke kan brukes, kommer tydelig fram, og knytt et tiltak til avviket.

Gi deretter produksjonen en plan basert på dagens situasjon. Bestill en demo av SkyPlanner og ta med et eksempel på et forsinket materiale, den nye bekreftede datoen og ordrene som konkurrerer om de samme ressursene. Det er en nyttig måte å se hvordan SkyPlanner kan redusere manuell omplanlegging og synliggjøre konsekvensene for leveransene fra fabrikken din.

Hvis du heller vil utforske produksjonsplanleggingen først, kan du prøve SkyPlanner med demodata.