Leverandør-KPI’er, der beskytter produktionen

Hjem » Ressourcer » Leverandør-KPI’er, der beskytter produktionen

Anslået læsetid: 11 Minutter

En leverandørs månedlige resultat kan se betryggende ud, mens én manglende komponent forsinker din mest presserende ordre. Indkøb ser et acceptabelt gennemsnit. Produktionen ser en maskine, der venter, en ufærdig montage og et kundeløfte, der er i fare.

Gode leverandør-KPI’er hjælper begge afdelinger med at træffe bedre beslutninger. De viser, om leverandørerne overholder deres aftaler, hvor resultaterne bliver dårligere, og hvilke problemer der kræver handling. Men tallene skal bygge på et klart, fælles målegrundlag, og en aktuel materialemangel kræver handling inden næste gennemgang af leverandørens scorecard.

Her mødes måling og produktionsplanlægning. Brug scorecardet til at forbedre leverandørens præstationer, og brug SkyPlanner APS til at omsætte opdaterede oplysninger om materialetilgængelighed til en produktionsplan, der også tager højde for dine øvrige ordrer. Du bruger mindre tid på at rette køerne ved de enkelte maskiner og ser tidligere, hvad ændringerne betyder for leveringerne.

Hvad er leverandør-KPI’er?

Leverandør-KPI’er måler, hvor godt en leverandør opfylder de aftalte krav til levering, kvalitet, omkostninger og service. Et leverandørscorecard samler udvalgte nøgletal, så indkøb kan vurdere præstationerne på et ensartet grundlag og aftale forbedringstiltag.

For produktionsvirksomheder besvarer de mest nyttige nøgletal konkrete spørgsmål: Kom den nødvendige mængde til den aftalte tid? Var materialet frigivet til produktion? Kunne vi stole på den lovede gennemløbstid? Og hvor effektivt reagerede leverandøren, når noget ændrede sig?

Disse nøgletal handler om indgående leverancer. De adskiller sig fra fabrikkens levering til egne kunder til tiden, selvom problemer med indgående leverancer kan påvirke det resultat.

Start med nøgletal, der gør en forskel for beslutningerne

Vælg et begrænset antal nøgletal, der afspejler, hvordan en leverandør kan forstyrre driften. Følgende nøgletal giver indkøb og produktion et nyttigt udgangspunkt.

Nøgletal	Et klart målegrundlag	Beslutningsgrundlag
Leverandørens levering til tiden	Leveringslinjer, der overholder det aftalte tidsvindue ÷ leveringslinjer med leveringsfrist i perioden × 100	Hvilke leverandører overholder gentagne gange ikke deres aftaler?
Levering til tiden og i fuld mængde	Leveringslinjer med frist i perioden, der er modtaget inden for tidsvinduet i hele den krævede mængde ÷ leveringslinjer med frist i perioden × 100	Er den lovede mængde tilstrækkelig til det planlagte arbejde?
Kvalitet ved modtagelse	Afviste enheder ÷ modtagne enheder × 100, med særskilt visning af materiale, der endnu ikke er vurderet	Er de indgående materialer egnede til produktion?
Faktisk gennemløbstid og variation	Forløbet tid fra det aftalte tidspunkt for ordrefrigivelse til modtagelse, beregnet efter samme kalendergrundlag	Hvor lang tid i forvejen skal materialet reelt bestilles?
Reaktion på afvigelser	Tid fra en klart defineret meddelelse om en afvigelse til et brugbart svar om, hvordan problemet kan afhjælpes	Kan planlæggerne nå at beslutte, hvordan planen skal tilpasses?
Omkostninger ved leverandørrelaterede forstyrrelser	Registrerede ekstraomkostninger til fragt, sortering, omarbejde og andet, der efter aftalte regler kan henføres til leverandøren	Skjuler indkøbsprisen et dyrt forsyningsproblem?

Dette er forslag til definitioner, ikke universelle regler for evaluering. Aftal grundlaget med de dataansvarlige, og formidl det til leverandørerne. Tilføj mål for overholdelse af krav, certificering eller andre kategorispecifikke forhold, når de har betydning for leverandørgodkendelsen eller for, hvilke materialer I kan bruge.

Hvis et kritisk godkendelseskrav ikke er opfyldt, skal det fremgå særskilt. En lav pris må ikke udligne et brud på et krav, der gør materialet uacceptabelt, i den samlede vurdering.

Definér hændelsen og datoen, før du sammenligner leverandører

Andelen af leveringer til tiden siger ikke meget, før det er klart, hvad der tæller som én hændelse. En indkøbsordre kan indeholde flere linjer, forskellige leveringsfrister og delleverancer. Resultatet afhænger af, om du tæller hele ordren, hver planlagt leveringslinje eller hver fysisk modtagelse.

I et praktisk leverandørscorecard til en produktionsvirksomhed er en planlagt leveringslinje ofte en nyttig måleenhed: én komponent, én mængde og én leveringsfrist. Bevar linjen som én enhed, når leverandøren deler forsendelsen op. Ellers kan flere små modtagelser få én ufuldstændig leverance til at ligne flere vellykkede leveringer.

Hold datoerne adskilt:

• Den ønskede dato viser, hvornår virksomheden ønskede materialet.
• Den oprindeligt bekræftede dato dokumenterer den leveringsfrist, leverandøren har forpligtet sig til.
• Den senest bekræftede dato er det aktuelle leveringstilsagn, der bruges til at tilpasse planen.
• Den faktiske modtagelsesdato angiver ankomsten til det aftalte modtagelsessted.
• Datoen for produktionsklarhed angiver, hvornår det nødvendige materiale kan indgå i produktionen efter en eventuel påkrævet frigivelse.

Mål, hvor pålideligt leverandøren overholder sine aftaler, mod et fastholdt referencegrundlag, for eksempel den oprindeligt bekræftede dato. Følg overholdelsen af den ønskede dato særskilt, når det er relevant: En leverandør kan godt holde sit løfte, selvom den bekræftede dato er for sen til jeres behov. Overskriv ikke referencegrundlaget uden videre, hver gang et leveringstilsagn ændres. Ved en aftalt ændring på kundens initiativ skal årsagen registreres, og det skal være klart, hvordan ændringen behandles i scorecardet.

Produktionen har derimod brug for de bedste aktuelle oplysninger om, hvornår materialet er tilgængeligt. Det oprindelige tilsagn forklarer afvigelsen; den seneste troværdige dato for materialets tilgængelighed hjælper dig med at beslutte, hvad der kan sættes i gang som det næste.

Definér også det acceptable tidsvindue. Tidlige leveringer kan give problemer med håndtering og opbevaring, så »til tiden« betyder ikke automatisk når som helst før leveringsfristen. Fastlæg tolerancen ud fra materialet og forholdene ved modtagelsen frem for at overtage en angiveligt gængs procentsats eller et bestemt antal dage.

Se levering og kvalitet i sammenhæng

Levering til tiden viser, om leveringen overholdt den fastlagte datoregel. Det fortæller ikke nødvendigvis, om der ankom nok materiale, som kunne bruges i produktionen.

For at tælle som levering til tiden og i fuld mængde skal både datoen og den aftalte mængde være overholdt for samme hændelse. Vis kvalitetsgodkendelsen særskilt, eller definér udtrykkeligt et samlet nøgletal, som også kræver, at materialet er godkendt. Brug ikke OTD, OTIF og kvalitetsgodkendelse som betegnelser for det samme.

Forestil dig en leveringslinje med 100 komponenter. Firs ankommer inden for det aftalte tidsvindue, og de resterende 20 kommer for sent. Hvis hele linjen skal være leveret, opfylder den ikke kravet om levering til tiden og i fuld mængde. De 80 komponenter kan måske stadig bruges til en mindre produktionsserie, men det er en beslutning i produktionsplanlægningen, ikke en grund til at markere den oprindelige leveringsaftale som opfyldt.

Kvaliteten ved modtagelse kræver samme omhu. Andelen af afviste enheder måler noget andet end andelen af leverancer med en reklamation. En enkelt afvist komponent og et helt ubrugeligt parti må ikke forsvinde bag en udefineret »kvalitetsscore«. Parts per million angiver antallet af afviste enheder pr. million modtagne enheder og kan være nyttigt for nogle kategorier. Brug ensartede enheder og samme kontrolomfang.

Materiale, der afventer kontrol, er hverken automatisk godkendt eller afvist. Vis de udestående vurderinger, så et tilsyneladende godt kvalitetsresultat ikke blot skyldes, at kontrollen endnu ikke er afsluttet. Afklar for produktionens skyld, hvornår den nødvendige mængde faktisk kan bruges, og ikke kun hvornår lastbilen forventes ved porten.

Undgå et leveringsnøgletal, der overser udeblevne leverancer

Nævneren i beregningen kan skjule netop det problem, du forsøger at håndtere. Hvis du kun tæller månedens modtagelser, kommer en forsendelse, der aldrig ankom, måske slet ikke med i beregningen.

Forestil dig, at 20 leveringslinjer havde leveringsfrist i en bestemt måned. Atten var modtaget ved månedens udgang, og 16 overholdt det aftalte tidsvindue. De sidste to var endnu ikke modtaget.

Med alle linjer, der havde leveringsfrist i perioden, som grundlag er leverandørens OTD 16 ÷ 20 × 100 = 80%. En beregning, der kun medtager modtagne linjer, ville vise 16 ÷ 18 × 100 = 88,9%, afrundet til én decimal. Begge beregninger kan beskrive en afgrænset population, men de besvarer forskellige spørgsmål. Tallet for de modtagne linjer alene viser ikke, hvor pålideligt leverandøren opfyldte alle leveringsaftaler med frist i den måned.

Hold forfaldne, åbne leveringslinjer synlige, og vis både, hvor længe de har været forsinket, og hvilket materiale det drejer sig om. Brug en dokumenteret regel for annulleringer, ændringer og periodeafgrænsning. Anvend samme regel for alle de leverandører, du sammenligner, og gem de underliggende linjeregistreringer, så et omstridt resultat kan spores tilbage til grundlaget.

Vis også antallet af hændelser ved siden af procenten. Én svigtende levering ud af en håndfuld skal vurderes anderledes end et vedvarende mønster på tværs af hundredvis af leveringer. Sammenlign ensartede materialekategorier og leveringsaftaler frem for at rangere alle leverandører, som om de løste den samme opgave.

Mål pålideligheden af gennemløbstider, reaktionsevnen og de reelle omkostninger

En kort oplyst gennemløbstid er attraktiv, men produktionsplanen afhænger af, hvad der sker i praksis. Definér starthændelsen, for eksempel frigivelse af en komplet indkøbsordre, og mål tiden frem til modtagelsen. Brug konsekvent enten kalenderdage eller arbejdsdage. Følg både spredningen og gennemsnittet: Et stabilt leveringsmønster er noget andet end leveringer, der skiftevis kommer meget tidligt og meget sent.

Hold den lovede gennemløbstid adskilt fra den faktiske. Gentagne forlængelser af den lovede tid må ikke få det faktiske leveringsmønster til at fremstå mere pålideligt. Hvis transport og modtagekontrol tager tid, før produktionen kan bruge materialet, skal disse tidsrum være synlige. Antag ikke, at materialet er klar til brug, blot fordi det er modtaget.

Når I måler reaktionsevnen, skal I beslutte, hvad der tæller som et brugbart svar. En kvittering med beskeden »vi undersøger sagen« er ikke det samme som et svar om, hvordan leveringsproblemet løses, med troværdige oplysninger om mængde og dato. Mål tiden frem til det svar, og følg op på, om aftalte korrigerende handlinger bliver gennemført og virker. Indkøb har brug for et grundlag at handle på, ikke blot dokumentation for, at en e-mail er blevet besvaret.

Omkostningsmål skal gøre afvejningerne tydeligere. Registrér ekstra fragt, sortering, omarbejde og andre relevante omkostninger ved forstyrrelser på en ensartet måde. Hold samtidig problemer, som leverandøren har forårsaget, adskilt fra ændringer, jeres egen virksomhed har sat i gang. Vurdér disse omkostninger sammen med prisen. En billigere komponent kan blive det dyrere valg, hvis hver levering kræver en akut indsats for at få tingene på plads.

Lav et scorecard, der fører til handling

Et brugbart leverandørscorecard viser det aktuelle resultat, målet, udviklingen og antallet af hændelser for hvert valgt nøgletal. Det viser også dokumentationen bag et problem, hvem der er ansvarlig for næste handling, og hvornår der skal følges op på fremdriften.

Fastlæg grænseværdier efter kategori og risiko for produktionen. En billig komponent, der kun købes hos én leverandør, kan stoppe montagen, hvis den mangler. Det beløb, I køber for hos leverandøren, er derfor ikke et pålideligt mål for risikoen. Hvis I bruger en vægtet samlet score, skal de enkelte nøgletal fortsat være synlige. Definér også kritiske svigt, som udløser handling uanset gennemsnittet.

Aftal en fast rytme for opfølgning på leverandørudviklingen, og følg tættere op, hvor risikoen eller faldende præstationer kræver det. Brug gennemgangen til at finde tilbagevendende årsager og aftale en konkret forbedring: for eksempel tidligere besked om en udeblevet afsendelse, en ændret proces for ordrebekræftelse eller en korrigerende handling mod gentagne fejl.

Vent ikke til det møde med at håndtere en aktuel materialemangel. Et scorecard forklarer et mønster. Produktionen har brug for en beslutning om, hvordan manglen håndteres her og nu.

Omsæt en leverandørafvigelse til en produktionsplan, der kan gennemføres

Når en levering ændrer sig, skal du først fastslå, hvilken komponent og mængde det gælder, og hvornår materialet realistisk kan være til rådighed. Undersøg, hvilke produktionsordrer der afhænger af det, og om en godkendt delmængde gør det muligt at gennemføre noget af arbejdet. Koordinér derefter disse opgaver med resten af fabrikkens arbejde.

SkyPlanner APS er det rette værktøj til netop den planlægningsopgave. Indkøbsordrerne indeholder forventede og bekræftede leveringsdatoer samt faktiske modtagelsesdatoer, og indkøbsordrelinjer kan knyttes til produktionsordrer. Når planlægningen er konfigureret til at tage højde for materialer, indgår de ajourførte oplysninger om ankomst i planberegningen. Arcturus, SkyPlanners kunstige intelligens til produktionsplanlægning, planlægger arbejdet ud fra materialer, kapacitet, prioriteter og afhængigheder mellem operationer. Gantt-visningen gør den resulterende rækkefølge synlig.

Det ændrer planlæggerens arbejde. I stedet for manuelt at flytte hver berørt operation og tilpasse køen ved den næste maskine opdaterer du materialeoplysningerne, genberegner produktionsplanen og vurderer konsekvenserne for de lovede leveringsdatoer. Du bevarer kontrollen gennem prioriteter og planlægningsregler.

Forestil dig, at et forsinket støbeemne får en ny, senere bekræftet leveringsdato. Operationerne til bearbejdning og montage skal flyttes, men andre ordrer bruger også de samme ressourcer. SkyPlanner medregner også belastningen fra disse ordrer, så det bliver lettere at se, hvilket arbejde der kan fortsætte, og hvilke leveringstilsagn der kræver opmærksomhed. En ny dato fra leverandøren bliver dermed omsat til en plan for hele fabrikken frem for blot at stå som en isoleret note på en indkøbsordre.

Forventet tilgængelighed og fysisk modtagelse er fortsat to forskellige hændelser. I SkyPlanner opdateres lagerbeholdningen, når en indkøbsordre bekræftes som leveret. Sørg for, at eventuel tid til kvalitetsfrigivelse indgår i den tilgængelighedsdato, der bruges i planlægningen, så planen ikke bygger på materiale, der stadig er spærret.

SkyPlanner kan integreres med ethvert ERP- eller MES-system via sit åbne REST API. Du kan koble dine eksisterende indkøbs- og produktionsdata til planlægning med begrænset kapacitet i stedet for at udskifte et velfungerende ERP-system blot for at forbedre planen.

Hvad bedre materialeoverblik ændrede hos Eskomatic

Eskomatic, en finsk underleverandør inden for spåntagende bearbejdning, organiserede tidligere i vid udstrækning arbejdskøerne manuelt i et aldrende ERP- og produktionsstyringssystem. Materialemangel kunne blive opdaget så tæt på en opgaves planlagte start, at teamet måtte håndtere de problemer, det medførte.

Med SkyPlanner gav visuelle arbejdskøer og automatisk belastningsplanlægning et bedre overblik over det kommende arbejde. Eskomatic fortæller, at virksomheden nu kan fastsætte leveringsdatoer mere præcist og oplever færre produktionsstop som følge af materialemangel. Produktionsplanlægningschef Tommi Männistö værdsætter især værktøjet til at fastsætte leveringsdatoer.

Læringen for arbejdet med leverandørscorecards er konkret: Det er værdifuldt at identificere upålidelige leverancer, men det er indblikket i konsekvenserne for det faktiske arbejde, der hjælper fabrikken med at reagere. Eskomatics erfaringer viser værdien af at forbinde materialeoverblik med produktionsplanlægning.

Se konsekvenserne af din næste leverandørforsinkelse

Start med et scorecard, hvor både indkøbere, leverandører og planlæggere forstår definitionerne. Fasthold det leveringstilsagn, du måler på, sørg for, at ufuldstændige leverancer og materialer, der ikke kan bruges, forbliver synlige, og fastlæg en handling for afvigelsen.

Giv derefter produktionen en plan, der bygger på den aktuelle situation. Book en demo af SkyPlanner, og medbring et eksempel med ét forsinket materiale, den nye bekræftede leveringsdato og de ordrer, der konkurrerer om de samme ressourcer. Det er en nyttig måde at se, hvordan SkyPlanner kan mindske den manuelle omplanlægning og synliggøre konsekvenserne for leveringerne fra din fabrik.

Hvis du hellere vil udforske produktionsplanlægningen først, kan du prøve SkyPlanner med demodata.