Portfel zamówień: co oznacza dla Twojego zakładu?

Strona główna » Zasoby » Portfel zamówień: co oznacza dla Twojego zakładu?

Szacowany czas czytania: 8 minut

Portfel zamówień obejmuje przyjęte zamówienia klientów, które nie zostały jeszcze zrealizowane. W produkcji zwykle oznacza zamówienia oczekujące na dostawę, ilości pozostałe do dostarczenia lub ich wartość. Realizacja części z nich mogła się jeszcze nie rozpocząć, inne mogą być już w produkcji, a jeszcze inne czekać na wysyłkę.

Sam portfel niezrealizowanych zamówień nie oznacza problemu. Może świadczyć o dobrej sytuacji firmy i zapewniać jej pracę na przyszłość. Z punktu widzenia produkcji najważniejsze jest to, czy pozostałe prace uda się zakończyć na czas, aby dotrzymać obiecanych terminów dostaw.

Sama wielkość portfela nie daje odpowiedzi na to pytanie. SkyPlanner APS wiąże prace produkcyjne potrzebne do realizacji zamówień z dostępnymi mocami. Dzięki temu zespół korzysta ze wspólnego harmonogramu zamiast z kolejnej listy, którą trzeba układać od nowa za każdym razem, gdy klient prosi o wcześniejszą dostawę.

Co wchodzi w skład portfela zamówień?

Uwzględniaj przyjęte zamówienia, dla których pozostaje jeszcze zobowiązanie do dostawy, w tym niedostarczoną część zamówienia zrealizowanego częściowo. Oferty, zapytania i niepotwierdzone szanse sprzedaży traktuj oddzielnie. Mogą być istotne dla planowania przyszłej działalności, ale nie są tym samym co potwierdzone zamówienia klientów.

Wyobraź sobie, że klient zamawia 100 obudów, a Ty dostarczasz 40. W portfelu pozostaje więc 60 obudów z tego zamówienia, a nie pierwotne 100. Samo wyprodukowanie pozostałych 60 nie oznacza jeszcze wywiązania się z dostawy — mogą one nadal wymagać kontroli, pakowania lub wysyłki.

Przy spójnym ujęciu ilościowym bilans wygląda następująco:

Portfel na koniec okresu = portfel na początek okresu + nowo przyjęte ilości − ilości dostarczone − ilości anulowane, z uwzględnieniem pozostałych uzgodnionych zmian w zamówieniach jako korekt.

Stosuj ten bilans dla konkretnego produktu lub innej sensownej wspólnej jednostki. Sumowanie różnych produktów w jedną liczbę sztuk może więcej zaciemniać niż wyjaśniać. Wartość portfela daje kierownictwu obraz sytuacji handlowej, ale nie mierzy liczby godzin pracy maszyn potrzebnych jeszcze do realizacji zamówień.

Jasno określ, jaki moment uznajesz w raporcie za realizację zamówienia — na przykład wysyłkę lub dostawę do klienta — i konsekwentnie stosuj tę zasadę. W przeciwnym razie może się wydawać, że sprzedaż i produkcja podają sprzeczne dane, choć po prostu liczą różne rzeczy.

W interpretacji portfela pomagają trzy rozróżnienia:

• Portfel zamówień a zamówienia opóźnione: zamówienie z terminem na przyszły miesiąc może należeć do portfela, choć nie jest opóźnione. Zamówienia opóźnione to ta część portfela, dla której minął uzgodniony termin realizacji.
• Portfel zamówień a produkcja w toku: WIP oznacza prace rozpoczęte, lecz jeszcze niezakończone. Portfel może obejmować również zamówienia, których produkcja jeszcze się nie rozpoczęła, oraz wyroby gotowe oczekujące na dostawę. Z kolei produkcja na magazyn może być produkcją w toku, nie należąc do portfela potwierdzonych zamówień klientów.
• Portfel zamówień a zamówienia oczekujące z powodu braku towaru: te drugie to zazwyczaj zamówienia, których nie można obecnie zrealizować z dostępnego zapasu. Portfel zamówień jest pojęciem szerszym: obejmuje także zamówienia przyjęte do realizacji w normalnym, przyszłym terminie.

Dlatego zmniejszenie portfela nie sprowadza się do uruchomienia większej liczby operacji. Trzeba ukończyć i dostarczyć właściwe zamówienia.

Dlaczego taki sam portfel zamówień może oznaczać zupełnie inne obciążenie produkcji

Wyobraź sobie, że Twój zakład ma trzy niezrealizowane zamówienia na obudowy. To, co pozostaje do wykonania w zakładzie, zależy od statusu każdego z nich.

Status zamówienia	Co pozostało do wykonania	Pytanie dla planisty
Przyjęte, produkcja nierozpoczęta	Cięcie, gięcie, lakierowanie i montaż	Gdzie w harmonogramie można zaplanować wszystkie operacje marszruty, uwzględniając dotychczasowe zobowiązania?
Częściowo wyprodukowane	Lakierowanie i montaż	Kiedy będą dostępne moce lakierni i czy po lakierowaniu uda się wykonać montaż na czas?
Produkcja zakończona	Pakowanie i wysyłka	Co powstrzymuje wysyłkę gotowego zamówienia?

Wszystkie trzy zamówienia należą do portfela zamówień niedostarczonych. Nie każde jednak wymaga jeszcze przejścia całej marszruty produkcyjnej. Ponowne zaplanowanie pierwotnego zakresu prac zawyżyłoby obciążenie produkcji, a pominięcie zamówienia jeszcze nierozpoczętego — zaniżyłoby je.

Teraz klient, którego zamówienie jest częściowo wyprodukowane, prosi o wcześniejszą dostawę. Przesunięcie tego zamówienia na początek kolejki do lakierowania wydaje się pomocne. Jednak zamówienie, którego produkcja jeszcze się nie rozpoczęła, również będzie później wymagało lakierowania na tym samym stanowisku, a następnie montażu, aby dotrzymać obiecanego dla niego terminu.

Musisz zobaczyć skutki dla obu zamówień, a nie tylko sprawdzić, czy lakiernia zdoła wcisnąć jedną partię. Tymczasem przyspieszanie produkcji w niczym nie pomoże gotowemu zamówieniu czekającemu na wysyłkę.

Rozpatruj zobowiązania wobec klientów razem z pracami pozostałymi do wykonania. Dzięki temu zobaczysz, czy kolejnym potrzebnym krokiem jest zmiana harmonogramu, decyzja o mocach produkcyjnych, czy po prostu wysłanie gotowego zamówienia.

Zamień portfel zamówień w plan produkcji ze SkyPlanner

Twój ERP może nadal służyć do zarządzania zamówieniami klientów i dostawami. SkyPlanner integruje się z dowolnym systemem ERP lub MES przez otwarte REST API, łącząc istniejące dane o zamówieniach i produkcji ze szczegółowym harmonogramowaniem produkcji. Zyskujesz możliwość planowania prac bez wymiany systemu, w którym zapisujesz zobowiązania handlowe.

Dane wejściowe do harmonogramowania opisują pozostałe prace: etapy procesu, ich kolejność i czas trwania, dopuszczalne stanowiska, zmiany robocze, operatorów i priorytety. Arcturus, sztuczna inteligencja odpowiedzialna za harmonogramowanie w SkyPlanner, rozplanowuje te prace z uwzględnieniem skonfigurowanych mocy i zależności. Po włączeniu harmonogramowania uwzględniającego materiały obliczenia obejmują również ich dostępność.

W zakładzie produkującym obudowy oznacza to zaplanowanie cięcia, gięcia, lakierowania i montażu, które pozostały do wykonania dla przyjętych zamówień. Zamiast szacować termin dostawy na podstawie wielkości portfela, możesz prześledzić zaplanowane prace aż do przewidywanego zakończenia.

Znajdź miejsce dla prac jeszcze nieujętych w harmonogramie

Przyjęte zamówienie nie musi być już ujęte w harmonogramie. Dbaj o widoczność prac, które nie trafiły jeszcze do planu, aby przejrzysty z pozoru wykres Gantta nie ukrywał zobowiązań, których jeszcze w nim nie uwzględniono.

SkyPlanner pozwala zaplanować wybrane operacje, które nie są jeszcze ujęte w harmonogramie. Takie operacje można też zaplanować za pomocą odpowiedniego działania w Asystencie. Po umieszczeniu w planie stają się częścią harmonogramu produkcji i można je analizować razem z dotychczasowymi operacjami.

To inne zadanie niż Przeplanuj wszystko, które ponownie przelicza operacje już umieszczone na osi czasu. Wstępne harmonogramowanie wprowadza prace do planu, a przeplanowanie dostosowuje już zaplanowane prace do zmieniających się warunków.

Sprawdzaj wpływ na dostawę, nie tylko najbliższy wolny termin

Oś czasu na wykresie Gantta pokazuje, gdzie i kiedy zaplanowano operacje. Wgląd w moce produkcyjne i obciążenie pomaga zobaczyć, które zasoby produkcyjne są już zajęte i gdzie pozostałe prace konkurują o dostępny czas.

W przykładzie z obudowami prześledź prace od lakierowania aż po montaż. Wcześniejszy termin lakierowania jest przydatny tylko wtedy, gdy reszta marszruty pozwala zakończyć produkcję w wymaganym czasie. Zanim potwierdzisz klientowi termin dostawy, uwzględnij pakowanie, transport i wszelkie inne obowiązki wykraczające poza produkcję.

Sprzedaż i produkcja mogą wtedy rozmawiać o wyliczonym planie zamiast wymieniać się niezależnymi przypuszczeniami na temat obciążenia zakładu.

Przeliczaj plan zamiast układać go ręcznie od nowa

Gdy klient prosi o wcześniejszy termin, zmień odpowiedni priorytet i pozwól, by Arcturus ponownie przeliczył zaplanowane prace. Zanim złożysz nową obietnicę, sprawdź terminy zakończenia, na które wpłynęła zmiana. Twoje priorytety i blokady wyznaczają warunki obliczeń, a oprogramowanie zajmuje się harmonogramowaniem powiązanych operacji.

Aktualizuj również postępy produkcji. Zakończone operacje i zmiany dostępnych mocy wpływają na to, co nadal można wykonać. Przy włączonej funkcji Autopilot skonfigurowane zdarzenia lub uruchomienia o określonych porach mogą wyzwalać przeplanowanie bez ciągłej ręcznej obsługi.

Dzięki temu mniej czasu poświęcasz na przesuwanie operacji między kolejkami, a więcej na decyzje wynikające z uzyskanego planu. Możesz odpowiedzieć na prośbę o termin dostawy, gdy klient wciąż czeka na odpowiedź, zamiast dopiero po kolejnej rundzie ręcznych obliczeń.

Fredman: odpowiedzi na pytania o terminy dostaw dzięki wglądowi w moce produkcyjne

Rosnąca liczba zamówień wywołała ten problem w Fredman Operations, fińskiej firmie produkującej rozwiązania kuchenne i opakowaniowe bezpieczne w kontakcie z żywnością. Karty pracy przenoszono ręcznie między systemem ERP L7 a oprogramowaniem do zarządzania produkcją LTR. Planista nie miał dokładnego wglądu w terminy zwalniania maszyn ani w moce dostępne na poszczególnych zmianach. Pilne przeplanowanie mogło trwać godzinę lub dłużej.

Dzięki SkyPlanner wykres Gantta w firmie Fredman łączy informacje o maszynach, wolnych i zajętych mocach oraz postępach operacji. Moce dostępne na poszczególnych zmianach stają się częścią codziennego planowania, a zespół produkcyjny widzi planowany początek i koniec każdej operacji.

Fredman podaje, że dział sprzedaży może ustalać terminy dostaw na podstawie danych o mocach produkcyjnych nawet na sześć miesięcy naprzód, a odpowiedzi na prośby o zmianę harmonogramu uzyskuje w ciągu sekund zamiast godzin. Firma informuje również o mniejszym zapotrzebowaniu na nadgodziny.

Doświadczenia firmy pokazują praktyczną wartość powiązania portfela zamówień z produkcją: zespół szybciej uzyskuje wspólną odpowiedź na pytanie, co zakład może przyjąć do realizacji i na kiedy. Przeczytaj pełną opinię Fredman Operations o SkyPlanner, aby poznać doświadczenia zespołu.

Co zrobić, gdy portfel zamówień przekracza możliwości produkcji

Lepszy harmonogram pozwala efektywniej wykorzystać dostępne moce. Nie sprawi jednak, że przeciążona linia lakiernicza będzie miała nieograniczoną liczbę godzin pracy.

Na podstawie planu ustal, które obiecane terminy dostaw są zagrożone i co uniemożliwia ich dotrzymanie. Następnie podejmij decyzję odpowiadającą konkretnej przyczynie:

• Zmień priorytety tam, gdzie uzasadnia to bilans korzyści i kosztów handlowych, sprawdzając wpływ na pozostałe zamówienia.
• Wydłuż czas pracy, zapewniając odpowiednią obsadę, lub wykorzystaj zatwierdzony alternatywny zasób produkcyjny tam, gdzie rzeczywiście odciąży to wąskie gardło.
• Rozwiąż problemy z brakującymi materiałami lub innymi warunkami rozpoczęcia prac, zamiast wielokrotnie przesuwać zablokowane operacje.
• Uzgodnij z klientem nowy termin dostawy lub przydatną dla niego dostawę częściową, gdy pierwotnego zobowiązania nie da się już dotrzymać.

Analizuj zamówienia przeterminowane oddzielnie od tych, których termin realizacji dopiero nadejdzie. Nawet gdy cały portfel zamówień maleje, opóźnienie dostawy dla jednego z klientów może się pogłębiać. Z kolei rosnący portfel nie musi stanowić problemu, jeśli prace mieszczą się w dostępnych w przyszłości zdolnościach produkcyjnych.

Celem nie jest jak najmniejszy portfel zamówień, lecz taki, w którym znasz swoje zobowiązania i możesz je rentownie zrealizować.

Sprawdź, jakie terminy możesz obiecać dla zamówień w portfelu

Jeśli prośba o wcześniejszą dostawę wciąż zmusza planistę do powrotu do arkuszy kalkulacyjnych, warto sięgnąć po SkyPlanner. Łączy pozostałe prace produkcyjne, zdolności produkcyjne i priorytety w harmonogramie, na którym zespół może oprzeć kolejną decyzję o terminie dostawy.

Umów prezentację SkyPlanner i przygotuj przykład typowego zamówienia, zasobu produkcyjnego, o który konkuruje ono z innymi zleceniami, oraz niedawnej prośby o przyspieszenie dostawy. To dobry punkt wyjścia, by zobaczyć, jak zmienia się plan i na które inne zobowiązania wpływa taka zmiana. Możesz też najpierw wypróbować SkyPlanner na danych demonstracyjnych, aby poznać środowisko harmonogramowania.