Портфель замовлень: що він означає для вашого підприємства

Головна » Ресурси » Портфель замовлень: що він означає для вашого підприємства

Орієнтовний час читання: 8 хвилин

Портфель замовлень — це прийняті замовлення клієнтів, зобов’язання за якими ще не виконано. У виробництві його зазвичай обліковують як перелік замовлень, кількість або вартість продукції, яку ще належить поставити. До виконання частини замовлень могли ще не приступити; інші вже можуть перебувати у виробництві або очікувати на відвантаження.

Наявність портфеля замовлень сама собою не є проблемою. Він може свідчити про здоровий попит на майбутні періоди. Для виробництва головне питання — чи вдасться завершити решту робіт вчасно, щоб дотриматися вже обіцяних строків поставки.

Сам лише загальний обсяг замовлень відповіді не дає. SkyPlanner APS пов’язує виробничі роботи, потрібні для виконання вашого портфеля замовлень, із доступними потужностями. Замість ще одного списку, який доводиться переробляти щоразу, коли клієнт просить поставити продукцію раніше, ви отримуєте спільний графік.

Що входить до портфеля замовлень?

Включайте прийняті замовлення, за якими ще залишаються зобов’язання з поставки, зокрема непоставлений залишок частково виконаного замовлення. Комерційні пропозиції, запити та непідтверджені потенційні продажі обліковуйте окремо: вони можуть бути важливими для майбутнього планування, але це не те саме, що підтверджені замовлення клієнтів.

Уявімо, що клієнт замовив 100 корпусів, а ви поставили 40. Тепер залишок цього замовлення в портфелі становить 60 корпусів, а не початкові 100. Саме виготовлення решти 60 ще не означає виконання зобов’язань з поставки: їх, можливо, ще потрібно перевірити, упакувати або відвантажити.

Якщо вести облік в однакових одиницях кількості, баланс матиме такий вигляд:

Залишок замовлень на кінець періоду = залишок на початок періоду + кількість за новими прийнятими замовленнями − поставлена кількість − скасована кількість. Інші узгоджені зміни замовлень враховуються як коригування.

Розраховуйте цей баланс для окремого виробу або в іншій спільній одиниці виміру, яка має практичний сенс. Підсумовування різнорідних виробів у штуках може більше приховати, ніж пояснити. Вартість портфеля замовлень дає керівництву змогу оцінити його з комерційного погляду, але не показує, скільки машино-годин ще потрібно.

Чітко визначте, яку подію у звіті вважають виконанням зобов’язань, — наприклад, відвантаження чи доставку клієнту, — і послідовно дотримуйтеся цього підходу. Інакше може здаватися, що відділ продажів і виробництво не погоджуються між собою, хоча насправді вони просто рахують різні речі.

Щоб правильно оцінювати портфель замовлень, варто розрізняти три поняття:

• Портфель замовлень і прострочені замовлення: замовлення зі строком поставки наступного місяця може входити до портфеля, не будучи простроченим. Прострочені замовлення — це та частина портфеля, для якої узгоджений строк виконання вже минув.
• Портфель замовлень і незавершене виробництво: WIP — це роботи, які вже розпочато, але ще не завершено. Портфель замовлень також може містити замовлення, до яких ще не приступили, і готову продукцію, що очікує на поставку. Продукція, яку виготовляють на склад, може належати до WIP, не входячи до портфеля підтверджених замовлень клієнтів.
• Портфель замовлень і відкладені через брак запасів замовлення: останніми зазвичай називають замовлення, які наразі неможливо забезпечити з наявних складських запасів. Портфель замовлень — ширше поняття: він охоплює й замовлення, прийняті для виконання у звичайному порядку в майбутньому.

Тому, щоб скоротити залишок невиконаних замовлень, недостатньо просто запускати більше виробничих завдань. Потрібно завершувати й поставляти саме ту продукцію, яка потрібна.

Чому однаковий портфель замовлень може означати зовсім різне навантаження

Уявімо, що на вашому підприємстві є три ще не виконані замовлення на корпуси. Від стану кожного з них залежить, що саме ще має зробити виробництво.

Стан замовлення	Що залишилося зробити	Питання для планування
Прийнято, роботи ще не розпочато	Різання, згинання, нанесення покриття та складання	Де в графіку можна розмістити весь виробничий маршрут з урахуванням уже взятих зобов’язань?
Частково виготовлено	Нанесення покриття та складання	Коли звільняться потужності для нанесення покриття і чи встигнемо після цього виконати складання?
Виробництво завершено	Пакування та відвантаження	Що заважає відвантажити готове замовлення?

Усі три замовлення входять до портфеля непоставлених замовлень. Але не кожне з них потребує повторного проходження повного виробничого маршруту. Якщо знову запланувати весь початковий обсяг робіт, потреба у виробничих потужностях буде завищена; якщо не врахувати замовлення, до якого ще не приступили, — занижена.

Тепер клієнт, чиє замовлення виготовлено частково, просить поставити його раніше. Перемістити його на початок черги на нанесення покриття здається вдалим рішенням. Але замовлення, до якого ще не приступили, згодом теж потребуватиме того самого ресурсу для нанесення покриття. Після цієї операції потрібно буде ще виконати складання, щоб устигнути до обіцяної дати поставки цього замовлення.

Потрібно бачити наслідки для обох замовлень, а не лише можливість втиснути ще одну партію в графік нанесення покриття. Водночас прискорення виробництва ніяк не допоможе готовому замовленню, яке очікує на відвантаження.

Управляйте зобов’язаннями перед клієнтом і рештою робіт як єдиним цілим. Тоді стане зрозуміло, який наступний крок справді потрібен: змінити графік, ухвалити рішення щодо потужностей чи просто відвантажити готове замовлення.

Перетворіть портфель замовлень на виробничий план зі SkyPlanner

Ваша ERP може й надалі залишатися системою для управління замовленнями клієнтів і поставками. SkyPlanner інтегрується з будь-якою ERP або MES через відкритий REST API, поєднуючи наявні дані про замовлення та виробництво з детальним календарним плануванням. Ви отримуєте засіб планування робіт без заміни системи, у якій обліковуються комерційні зобов’язання.

Вхідні дані для планування описують те, що ще належить виконати: технологічні операції, їхню послідовність і тривалість, придатні робочі центри, робочі зміни, операторів і пріоритети. Arcturus, штучний інтелект SkyPlanner для календарного планування, розміщує ці роботи в графіку з урахуванням заданих потужностей і залежностей. Якщо ввімкнено планування з урахуванням матеріалів, у розрахунку також враховується їхня наявність.

Для підприємства, що виготовляє корпуси, це означає планування різання, згинання, нанесення покриття та складання, які ще потрібні для виконання прийнятих замовлень. Замість того щоб оцінювати строк поставки за обсягом портфеля, ви можете простежити заплановані роботи аж до очікуваного завершення.

Знайдіть місце в графіку для ще не запланованих робіт

Прийняте замовлення не обов’язково вже є в графіку. Тримайте на видноті роботи, які ще не внесено до плану, щоб за зовні впорядкованою діаграмою Gantt не ховалися зобов’язання, що залишилися поза нею.

У SkyPlanner можна запланувати вибрані виробничі завдання, яких ще немає в графіку. Помічник також має дію для планування таких завдань. Після розміщення вони стають частиною виробничого графіка, де їх можна переглядати разом з іншими завданнями.

Це не те саме, що Перепланувати все: ця команда перераховує виробничі завдання, які вже є на часовій шкалі. Використовуйте початкове планування, щоб додати роботи до плану, а перепланування — щоб адаптувати вже заплановані роботи до змінених умов.

Оцінюйте вплив на поставку, а не лише найближче вільне вікно

Часова шкала Gantt показує, де й коли заплановано виробничі завдання. Наочні дані про потужності та навантаження допомагають бачити, які виробничі ресурси вже зайняті та де роботи, що залишилися, конкурують за час.

У прикладі з корпусами простежте весь шлях від нанесення покриття до складання. Раніше вікно для нанесення покриття корисне лише тоді, коли решта маршруту дає змогу завершити роботу в потрібний строк. Перш ніж підтвердити клієнту дату поставки, врахуйте пакування, транспортування та всі інші зобов’язання поза межами виробництва.

Тоді відділ продажів і виробництво зможуть обговорювати розрахований план, а не обмінюватися окремими припущеннями про те, наскільки завантажене підприємство.

Перераховуйте графік замість перебудови вручну

Коли клієнт просить про ранішу поставку, змініть відповідний пріоритет і дайте Arcturus перерахувати заплановані роботи. Перш ніж давати нову обіцянку, перевірте дати завершення всіх робіт, яких торкнулася зміна. Ваші пріоритети й зафіксовані позиції визначають межі розрахунку, а програма виконує пов’язане з цим перепланування.

Також підтримуйте актуальність даних про хід виробництва. Завершені операції та зміни доступних потужностей впливають на те, що ще можливо виконати. Якщо ввімкнено Autopilot, налаштовані події або запуск за розкладом можуть ініціювати перепланування без постійного ручного втручання.

Завдяки цьому ви витрачаєте менше часу на переміщення операцій між чергами й маєте більше часу, щоб вирішити, що робити з отриманим результатом. Ви можете відповісти на запит про поставку, поки клієнт ще чекає на відповідь, а не після чергового раунду ручних розрахунків.

Fredman: відповіді щодо поставок на основі даних про потужності

Зі зростанням обсягу замовлень із цією проблемою зіткнулася Fredman Operations — фінський виробник безпечних для контакту з харчовими продуктами рішень для кухні та пакування. Картки робіт вручну переносили між ERP-системою L7 і програмою управління виробництвом LTR. Фахівцю з планування бракувало точних даних про час вивільнення верстатів і потужності в кожній зміні; термінове перепланування могло тривати годину або довше.

Зі SkyPlanner діаграма Gantt у Fredman об’єднує дані про верстати, вільні й зайняті потужності та хід виконання виробничих завдань. Потужності кожної зміни враховуються в щоденному плануванні, а виробнича команда бачить запланований початок і завершення кожного завдання.

За словами Fredman, відділ продажів може обіцяти строки поставки на основі даних про потужності на період до шести місяців наперед, а відповіді на запити щодо змін у графіку отримує за секунди, а не години. Компанія також повідомляє про зменшення потреби в понаднормовій роботі.

Цей досвід показує практичну цінність зв’язку між портфелем замовлень і виробництвом: команда швидше отримує спільну відповідь на питання, яку роботу підприємство може взяти на себе і коли її виконає. Докладніше про досвід команди читайте в повному відгуку Fredman Operations про SkyPlanner.

Що робити, коли для портфеля замовлень бракує потужностей

Кращий графік допомагає ефективніше використовувати наявні потужності. Але він не може дати перевантаженій лінії нанесення покриття необмежену кількість робочих годин.

За допомогою плану визначте, які зобов’язання з поставки під загрозою і що заважає виконати їх у строк. Потім ухваліть цільове рішення:

• Змініть пріоритети там, де це комерційно виправдано, перевіривши вплив на інші замовлення.
• Збільште час роботи обладнання, забезпечивши його персоналом, або залучіть дозволений альтернативний виробничий ресурс там, де це справді допоможе послабити обмеження.
• Усуньте нестачу матеріалів чи інші причини неготовності до роботи замість того, щоб знову й знову пересувати заблоковані завдання.
• Якщо початкове зобов’язання вже неможливо виконати, погодьте з клієнтом нову дату поставки або часткову поставку, яка буде для нього корисною.

Розглядайте прострочені замовлення окремо від майбутніх зобов’язань. За скороченням загального портфеля може ховатися дедалі більша затримка поставки одному клієнту. Водночас зростання портфеля може бути цілком керованим, якщо для цих робіт достатньо майбутніх потужностей.

Мета — не звести портфель замовлень до мінімуму, а чітко розуміти взяті зобов’язання й виконувати їх із прибутком.

З’ясуйте, які строки можна обіцяти з огляду на портфель замовлень

Якщо запит на ранішу поставку досі змушує вашого фахівця з планування повертатися до електронних таблиць, SkyPlanner — практичний наступний крок. Система поєднує решту виробничих робіт, потужності та пріоритети в єдиному графіку, на який ваша команда може спиратися, ухвалюючи наступне рішення щодо поставки.

Замовте демонстрацію SkyPlanner і підготуйте типовий приклад замовлення, виробничого ресурсу, за який воно конкурує з іншими замовленнями, та нещодавнього запиту на ранішу поставку. На цих прикладах зручно розглянути, як змінюється план і яких інших зобов’язань це стосується. Або спробуйте SkyPlanner із демонстраційними даними, щоб спочатку ознайомитися із середовищем календарного планування.