Auftragsbestand: Was er für Ihre Fertigung bedeutet

Startseite » Ressourcen » Auftragsbestand: Was er für Ihre Fertigung bedeutet

Geschätzte Lesezeit: 8 Minuten

Der Auftragsbestand umfasst angenommene Kundenaufträge, die noch nicht erfüllt sind. In der Fertigung wird er üblicherweise als noch zu liefernde Aufträge, Mengen oder Auftragswerte erfasst. Ein Teil der Aufträge wurde möglicherweise noch nicht begonnen, ein anderer befindet sich bereits in der Fertigung oder wartet auf den Versand.

Ein Auftragsbestand ist nicht automatisch ein Problem. Er kann für eine gesunde Auftragslage mit gutem Vorlauf stehen. Für die Produktion ist entscheidend, ob sich die verbleibenden Arbeiten rechtzeitig abschließen lassen, um die bereits zugesagten Liefertermine einzuhalten.

Die Gesamthöhe des Auftragsbestands allein beantwortet diese Frage nicht. SkyPlanner APS verknüpft die dafür noch erforderlichen Produktionsarbeiten mit der verfügbaren Kapazität. So arbeiten alle mit einem gemeinsamen Produktionsplan statt mit einer weiteren Liste, die Sie bei jedem vorgezogenen Lieferwunsch neu aufbauen müssen.

Was gehört zum Auftragsbestand?

Erfassen Sie angenommene Aufträge, für die noch eine Lieferverpflichtung besteht – auch die Restmenge eines teilweise ausgelieferten Auftrags. Angebote, Anfragen und unbestätigte Verkaufschancen sollten Sie getrennt betrachten: Sie können für die künftige Planung wichtig sein, sind aber nicht mit verbindlichen Kundenaufträgen gleichzusetzen.

Angenommen, ein Kunde bestellt 100 Gehäuse und Sie liefern 40 davon aus. Dann verbleiben für diesen Auftrag 60 Gehäuse im Auftragsbestand, nicht die ursprünglichen 100. Allein die Fertigung der übrigen 60 bedeutet noch nicht, dass die Lieferverpflichtung erfüllt ist. Möglicherweise müssen sie noch geprüft, verpackt oder versendet werden.

Für eine konsistente mengenbezogene Betrachtung gilt:

Auftragsbestand am Periodenende = Auftragsbestand am Periodenanfang + neu angenommene Mengen − gelieferte Mengen − stornierte Mengen. Weitere vereinbarte Auftragsänderungen werden als Korrekturen berücksichtigt.

Wenden Sie diese Rechnung auf ein Produkt oder eine andere sinnvolle gemeinsame Einheit an. Unterschiedliche Produkte zu einer einzigen Stückzahl zu addieren, kann mehr verschleiern als verdeutlichen. Der Wert des Auftragsbestands gibt der Geschäftsleitung einen kaufmännischen Überblick, ist aber kein Maß für die noch benötigten Maschinenstunden.

Legen Sie eindeutig fest, ab welchem Ereignis ein Auftrag in Ihrer Auswertung als erfüllt gilt, etwa mit dem Versand oder der Lieferung beim Kunden, und bleiben Sie dabei. Andernfalls können Vertrieb und Produktion scheinbar zu widersprüchlichen Ergebnissen kommen, nur weil sie unterschiedliche Dinge zählen.

Drei Abgrenzungen helfen, den Auftragsbestand richtig einzuordnen:

• Auftragsbestand und überfällige Aufträge: Ein Auftrag, der nächsten Monat fällig ist, kann zum Auftragsbestand gehören, ohne verspätet zu sein. Überfällig ist nur der Teil, dessen vereinbarter Erfüllungstermin bereits verstrichen ist.
• Auftragsbestand und unfertige Erzeugnisse: WIP bezeichnet bereits begonnene, aber noch nicht abgeschlossene Arbeiten. Zum Auftragsbestand können auch noch nicht begonnene Aufträge und fertige Erzeugnisse gehören, die auf ihre Auslieferung warten. Umgekehrt kann die Fertigung auf Lager als WIP zählen, ohne zum Bestand bestätigter Kundenaufträge zu gehören.
• Auftragsbestand und Lieferrückstand: Als Lieferrückstand wird üblicherweise ein Auftrag bezeichnet, der derzeit nicht aus dem verfügbaren Lagerbestand bedient werden kann. Der Auftragsbestand ist weiter gefasst: Er umfasst auch Aufträge, die zur regulären Erfüllung zu einem späteren Termin angenommen wurden.

Deshalb sinkt der Auftragsbestand nicht einfach dadurch, dass Sie mehr Arbeitsgänge starten. Entscheidend ist, die richtigen Aufträge fertigzustellen und auszuliefern.

Warum derselbe Auftragsbestand sehr unterschiedlich viel Arbeit bedeuten kann

Angenommen, Ihre Fertigung hat drei offene Aufträge für Gehäuse. Je nach Bearbeitungsstand fallen dafür ganz unterschiedliche Restarbeiten an.

Auftragsstatus	Was noch zu tun ist	Frage für die Planung
Angenommen, noch nicht begonnen	Schneiden, Biegen, Beschichten und Montieren	Wo lässt sich die gesamte Arbeitsgangfolge unter Berücksichtigung bestehender Zusagen einplanen?
Teilweise gefertigt	Beschichten und Montieren	Wann ist Kapazität für die Beschichtung frei, und kann die Montage rechtzeitig folgen?
Fertigung abgeschlossen	Verpacken und Versenden	Was verhindert, dass der fertige Auftrag versendet wird?

Alle drei gehören zum noch nicht ausgelieferten Auftragsbestand. Doch nicht für alle ist noch einmal die vollständige Arbeitsgangfolge erforderlich. Würden Sie den ursprünglichen Fertigungsaufwand erneut einplanen, setzten Sie den Kapazitätsbedarf zu hoch an. Ließen Sie den noch nicht begonnenen Auftrag außer Acht, wäre er zu niedrig.

Nun bittet der Kunde mit dem teilweise gefertigten Auftrag um eine frühere Lieferung. Diesen Auftrag bei der Beschichtung vorzuziehen, scheint zunächst sinnvoll. Doch auch der noch nicht begonnene Auftrag benötigt später dieselbe Beschichtungsressource und muss anschließend noch rechtzeitig vor seinem zugesagten Termin montiert werden.

Sie müssen die Folgen für beide Aufträge erkennen können – nicht nur, ob sich bei der Beschichtung noch eine Charge einschieben lässt. Dem fertig produzierten Auftrag, der auf den Versand wartet, hilft eine beschleunigte Fertigung dagegen überhaupt nicht.

Betrachten Sie Lieferzusagen und Restarbeiten gemeinsam. So erkennen Sie, ob als Nächstes eine Planänderung, eine Kapazitätsentscheidung oder schlicht der Versand eines fertigen Auftrags sinnvoll ist.

Mit SkyPlanner vom Auftragsbestand zum Produktionsplan

Kundenaufträge und Lieferungen können Sie weiterhin in Ihrem ERP verwalten. Über seine offene REST API lässt sich SkyPlanner an jedes ERP oder MES anbinden und verbindet vorhandene Auftrags- und Produktionsdaten mit der Feinplanung. So können Sie die anstehenden Arbeiten planen, ohne das System zu ersetzen, in dem die vertraglichen Zusagen erfasst sind.

Die Planungsdaten beschreiben, was noch zu tun ist: Arbeitsgänge mit ihrer Reihenfolge und Dauer, geeignete Arbeitsstationen, Arbeitsschichten, Bediener und Prioritäten. Arcturus, die Planungs-KI von SkyPlanner, plant diese Arbeiten unter Berücksichtigung der hinterlegten Kapazitäten und Abhängigkeiten ein. Ist die materialabhängige Planung aktiviert, fließt auch die Materialverfügbarkeit in die Berechnung ein.

Für die Gehäusefertigung bedeutet das, die noch erforderlichen Schneid-, Biege-, Beschichtungs- und Montagearbeiten für alle angenommenen Aufträge zu planen. Statt Liefertermine aus der Höhe des Auftragsbestands abzuschätzen, können Sie die eingeplanten Arbeiten bis zu ihrem voraussichtlichen Abschluss verfolgen.

Noch nicht eingeplante Arbeiten in den Plan aufnehmen

Angenommen heißt nicht zwangsläufig eingeplant. Behalten Sie auch die Arbeiten im Blick, die noch nicht im Plan stehen. Sonst kann ein übersichtliches Gantt-Diagramm darüber hinwegtäuschen, dass außerhalb des Plans noch Zusagen auf ihre Einplanung warten.

In SkyPlanner können Sie gezielt bislang nicht eingeplante Arbeitsgänge auswählen und einplanen. Auch der Assistent bietet dafür eine entsprechende Aktion. Nach der Einplanung sind diese Arbeiten Teil des Produktionsplans und lassen sich gemeinsam mit den bereits eingeplanten Arbeitsgängen prüfen.

Das ist etwas anderes als Alles neu planen: Diese Funktion berechnet die bereits auf der Zeitachse liegenden Arbeitsgänge neu. Mit der erstmaligen Einplanung nehmen Sie Arbeiten in den Plan auf; mit der Neuplanung passen Sie bereits eingeplante Arbeiten an geänderte Bedingungen an.

Auswirkungen auf Liefertermine prüfen statt nur die nächste Lücke suchen

Die Gantt-Zeitachse zeigt, wo und wann Arbeitsgänge eingeplant sind. Mit dem Überblick über Kapazität und Auslastung erkennen Sie, welche Ressourcen bereits belegt sind und wo die verbleibenden Arbeiten um verfügbare Zeit konkurrieren.

Verfolgen Sie im Gehäusebeispiel die Arbeitsgangfolge von der Beschichtung bis zur Montage. Ein früheres Zeitfenster für die Beschichtung hilft nur, wenn auch die nachfolgenden Arbeitsgänge den gewünschten Fertigstellungstermin ermöglichen. Berücksichtigen Sie Verpackung, Transport und alle weiteren Verpflichtungen nach der Fertigung, bevor Sie dem Kunden einen Liefertermin bestätigen.

Vertrieb und Produktion können dann über einen berechneten Plan sprechen, statt jeweils eigene Vermutungen darüber auszutauschen, wie ausgelastet die Fertigung wohl ist.

Neu berechnen statt von Hand neu aufbauen

Wünscht der Kunde einen früheren Termin, passen Sie die entsprechende Priorität an und lassen Arcturus die eingeplanten Arbeiten neu berechnen. Prüfen Sie die betroffenen Fertigstellungstermine, bevor Sie eine neue Zusage machen. Mit Prioritäten und Fixierungen geben Sie die Rahmenbedingungen vor; die Software übernimmt die damit zusammenhängende Planungsarbeit.

Halten Sie auch den Fertigungsfortschritt aktuell. Abgeschlossene Arbeitsgänge und Änderungen der verfügbaren Kapazität beeinflussen, was noch möglich ist. Bei aktiviertem Autopilot können konfigurierte Ereignisse oder zeitgesteuerte Läufe eine Neuplanung auslösen, ohne dass Sie ständig manuell eingreifen müssen.

So verbringen Sie weniger Zeit damit, Arbeitsgänge zwischen Warteschlangen zu verschieben, und haben mehr Zeit, aus dem Ergebnis die richtigen Entscheidungen abzuleiten. Sie können eine Lieferanfrage beantworten, während der Kunde noch auf Ihre Rückmeldung wartet – statt erst nach einer weiteren Runde manueller Berechnungen.

Fredman: Lieferauskünfte auf Basis transparenter Kapazitäten

Steigende Auftragsmengen führten bei Fredman Operations, einem finnischen Hersteller lebensmittelsicherer Küchen- und Verpackungslösungen, zu genau diesem Problem. Arbeitskarten wurden manuell zwischen dem L7 ERP und der Produktionsmanagementsoftware LTR übertragen. Dem Planer fehlte der genaue Überblick darüber, wann Maschinen wieder frei wurden und welche Kapazität je Schicht verfügbar war. Dringende Umplanungen konnten eine Stunde oder länger dauern.

Mit SkyPlanner führt Fredman Maschinen, freie und belegte Kapazitäten sowie den Fortschritt der Arbeitsgänge in einer Gantt-Ansicht zusammen. Die Schichtkapazität fließt in die tägliche Planung ein, und das Produktionsteam sieht den geplanten Beginn und das geplante Ende jedes Arbeitsgangs.

Fredman berichtet, dass der Vertrieb auf Basis der Kapazitätsdaten Lieferzusagen bis zu sechs Monate im Voraus machen kann. Anfragen zu Planänderungen werden in Sekunden statt in Stunden beantwortet. Außerdem benötigt das Unternehmen nach eigenen Angaben weniger Überstunden.

Die Erfahrungen von Fredman zeigen den praktischen Nutzen, wenn Auftragsbestand und Produktion miteinander verknüpft sind: Alle Beteiligten erhalten schneller eine gemeinsame Antwort darauf, welche Aufträge die Fertigung wann übernehmen kann. Mehr über die Erfahrungen des Teams lesen Sie im vollständigen SkyPlanner-Erfahrungsbericht von Fredman Operations.

Was tun, wenn die Kapazität für den Auftragsbestand nicht reicht?

Ein besserer Produktionsplan kann vorhandene Kapazitäten wirksamer nutzen. Er kann einer überlasteten Beschichtungsanlage aber keine unbegrenzten Betriebsstunden verschaffen.

Ermitteln Sie anhand des Plans, welche Lieferzusagen gefährdet sind und was ihrer rechtzeitigen Einplanung entgegensteht. Treffen Sie dann eine gezielte Entscheidung:

• Ändern Sie Prioritäten, wenn die kaufmännische Abwägung dafür spricht, und prüfen Sie dabei die Auswirkungen auf andere Aufträge.
• Erweitern Sie die personell besetzten Betriebszeiten oder nutzen Sie eine freigegebene alternative Ressource, sofern sich der Engpass damit tatsächlich entlasten lässt.
• Beheben Sie Materialengpässe oder andere Probleme, die den Produktionsstart verhindern, statt blockierte Arbeitsgänge immer wieder zu verschieben.
• Vereinbaren Sie mit dem Kunden einen neuen Liefertermin oder eine für ihn sinnvolle Teillieferung, wenn sich die ursprüngliche Zusage nicht mehr einhalten lässt.

Betrachten Sie überfällige Aufträge getrennt von künftigen Lieferverpflichtungen. Auch wenn der gesamte Auftragsbestand sinkt, kann sich dahinter verbergen, dass sich die Lieferung für einen einzelnen Kunden immer weiter verspätet. Umgekehrt kann ein wachsender Auftragsbestand beherrschbar sein, wenn die anstehenden Arbeiten durch die künftig verfügbaren Kapazitäten abgedeckt sind.

Das Ziel ist nicht ein möglichst kleiner Auftragsbestand. Entscheidend ist ein Auftragsbestand, bei dem Sie Ihre Verpflichtungen überblicken und rentabel erfüllen können.

Erkennen Sie, welche Liefertermine Sie bei Ihrem Auftragsbestand zusagen können

Wenn Ihr Planer bei der Anfrage nach einer früheren Lieferung noch immer auf Tabellen zurückgreifen muss, ist SkyPlanner der passende nächste Schritt. SkyPlanner führt die verbleibenden Produktionsarbeiten, Kapazitäten und Prioritäten in einem Plan zusammen. So hat Ihr Team eine Grundlage für die nächste Entscheidung über einen Liefertermin.

Buchen Sie eine SkyPlanner-Demo und nehmen Sie einen typischen Auftrag als Beispiel, zusammen mit der Ressource, die er mit anderen Aufträgen teilt, und einer aktuellen Anfrage nach einer früheren Lieferung. Anhand dieser Beispiele lässt sich gut zeigen, wie sich der Plan verändert und welche anderen Lieferzusagen davon betroffen sind. Oder testen Sie SkyPlanner mit Demodaten, um zunächst die Planungsumgebung kennenzulernen.