Tilauskanta: mitä se merkitsee tehtaallesi?

Etusivu » Resurssit » Tilauskanta: mitä se merkitsee tehtaallesi?

Arvioitu lukuaika: 8 minuuttia

Tilauskanta koostuu vahvistetuista asiakastilauksista, joita ei ole vielä toimitettu kokonaan. Valmistavassa teollisuudessa sillä tarkoitetaan yleensä vielä toimittamatta olevia tilauksia, määriä tai niiden arvoa. Osaa tilauksista ei ehkä ole vielä aloitettu, osa on jo tuotannossa ja osa odottaa lähetystä.

Tilauskanta ei itsessään ole ongelma. Se voi kertoa tulevan kysynnän terveestä tasosta. Tuotannon kannalta ratkaisevaa on, saadaanko jäljellä olevat työt valmiiksi ajoissa, jotta jo luvatuista toimituspäivistä voidaan pitää kiinni.

Pelkkä tilauskannan kokonaismäärä ei vastaa tähän. SkyPlanner APS yhdistää tilauskannan edellyttämät tuotantotyöt käytettävissä olevaan kapasiteettiin. Näin käytössä on yhteinen aikataulu eikä jälleen uusi lista, joka on rakennettava uudelleen aina asiakkaan pyytäessä aikaisempaa toimitusta.

Mitä tilauskantaan kuuluu?

Laske tilauskantaan vahvistetut tilaukset, joihin liittyy vielä täyttämätön toimitusvelvoite. Mukaan kuuluu myös osittain toimitetun tilauksen toimittamaton osuus. Pidä tarjoukset, tiedustelut ja vahvistamattomat myyntimahdollisuudet erillään: ne voivat olla tärkeitä tulevan toiminnan suunnittelussa, mutta ne eivät vastaa sitovia asiakastilauksia.

Oletetaan, että asiakas tilaa 100 koteloa ja toimitat niistä 40. Tilauskantaan jää tältä tilaukselta 60 koteloa, ei alkuperäisiä 100:aa. Jäljellä olevien 60 kotelon valmistuminen ei vielä yksin tarkoita toimitusvelvoitteen täyttymistä: ne on ehkä vielä tarkastettava, pakattava tai lähetettävä.

Kun määrät mitataan samalla perusteella, tilauskannan saldo lasketaan näin:

Tilauskanta kauden lopussa = tilauskanta kauden alussa + uudet vahvistetut määrät − toimitetut määrät − perutut määrät. Muut sovitut tilausmuutokset huomioidaan oikaisuina.

Käytä laskentaa tuotekohtaisesti tai valitse muu tarkoituksenmukainen yhteinen mittayksikkö. Erilaisten tuotteiden laskeminen yhteen kappalemääräksi voi peittää enemmän kuin paljastaa. Tilauskannan arvo antaa johdolle kaupallisen näkymän, mutta se ei kerro, kuinka monta konetuntia vielä tarvitaan.

Määrittele selkeästi, missä vaiheessa tilaus katsotaan raportissa toimitetuksi: esimerkiksi silloin, kun se lähetetään tai kun se saapuu asiakkaalle. Käytä samaa määritelmää johdonmukaisesti. Muuten myynti ja tuotanto voivat näyttää olevan eri mieltä vain siksi, että ne mittaavat eri asioita.

Kolme erottelua helpottaa tilauskannan tulkintaa:

• Tilauskanta ja myöhästyneet tilaukset: ensi kuussa toimitettava tilaus voi kuulua tilauskantaan olematta myöhässä. Myöhästyneitä ovat ne tilaukset, joiden sovittu toimituspäivä on jo ohitettu.
• Tilauskanta ja keskeneräinen tuotanto: keskeneräinen tuotanto eli WIP tarkoittaa aloitettua mutta vielä valmistumatonta tuotantoa. Tilauskantaan voi kuulua myös aloittamattomia tilauksia ja toimitusta odottavia valmiita tuotteita. Varastoon valmistettava tuote voi puolestaan olla keskeneräistä tuotantoa kuulumatta vahvistettuun asiakastilauskantaan.
• Tilauskanta ja jälkitoimitukset: jälkitoimituksella tarkoitetaan tavallisesti tilausta, jota ei pystytä juuri nyt toimittamaan saatavilla olevasta varastosta. Tilauskanta on tätä laajempi käsite: siihen kuuluvat myös tilaukset, jotka on vahvistettu toimitettaviksi normaalisti myöhemmin.

Siksi tilauskanta ei pienene pelkästään aloittamalla lisää töitä. Oikeat työt on saatava valmiiksi ja toimitettua.

Miksi samankokoinen tilauskanta voi tarkoittaa aivan erilaista työkuormaa?

Oletetaan, että tehtaallasi on kolme toimittamatonta kotelotilausta. Tilausten vaihe ratkaisee, mitä tehtaalla on vielä tehtävä.

Tilauksen tila	Jäljellä olevat työt	Suunnittelussa ratkaistava kysymys
Vahvistettu, ei aloitettu	Leikkaus, särmäys, pinnoitus ja kokoonpano	Mihin koko valmistusketju mahtuu jo sovittujen töiden rinnalle?
Osittain valmistettu	Pinnoitus ja kokoonpano	Milloin pinnoituskapasiteettia vapautuu, ja ehtiikö kokoonpano valmistua sen jälkeen ajoissa?
Tuotanto valmis	Pakkaus ja lähetys	Mikä estää valmiin tilauksen lähettämisen?

Kaikki kolme kuuluvat toimittamattomaan tilauskantaan. Kaikkien ei silti tarvitse enää kulkea koko valmistusketjun läpi. Alkuperäisen työkuorman ajoittaminen uudelleen liioittelisi tuotannon kapasiteettitarvetta, kun taas aloittamattoman tilauksen sivuuttaminen aliarvioisi sitä.

Nyt osittain valmistetun tilauksen asiakas pyytää aikaistamaan toimitusta. Tilauksen siirtäminen pinnoitusjonon kärkeen vaikuttaa hyvältä ratkaisulta. Myös aloittamaton tilaus tarvitsee kuitenkin myöhemmin samaa pinnoitusresurssia, ja sen jälkeen sen on ehdittävä kokoonpanon läpi omaan luvattuun toimituspäiväänsä mennessä.

Sinun on nähtävä, miten muutos vaikuttaa molempiin tilauksiin, ei vain sitä, saadaanko yksi erä mahdutettua pinnoitukseen. Lähetystä odottavaa valmista tilausta tuotannon kiirehtiminen ei puolestaan auta lainkaan.

Tarkastele toimituslupausta ja jäljellä olevaa työtä yhdessä. Näin selviää, kannattaako seuraavaksi muuttaa aikataulua, tehdä kapasiteettia koskeva päätös vai yksinkertaisesti saada valmis tilaus matkaan.

Muuta tilauskanta tuotantosuunnitelmaksi SkyPlannerilla

Asiakastilausten ja toimitusten hallinta voi edelleen tapahtua ERP-järjestelmässäsi. SkyPlanner integroituu mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään avoimen REST API -rajapintansa kautta ja yhdistää olemassa olevat tilaus- ja tuotantotiedot tuotannon hienokuormitukseen. Saat työkalun töiden suunnitteluun ilman, että sitovat asiakastilaukset kirjaavaa järjestelmää tarvitsee vaihtaa.

Ajoituksen lähtötiedot kuvaavat jäljellä olevaa työtä: työvaiheita, niiden järjestystä ja kestoa, soveltuvia työpisteitä, työvuoroja, työntekijöitä ja prioriteetteja. SkyPlannerin ajoitustekoäly Arcturus sijoittaa työt aikatauluun määritellyn kapasiteetin ja riippuvuuksien perusteella. Kun materiaalit huomioiva ajoitus on käytössä, myös materiaalien saatavuus otetaan mukaan laskentaan.

Kotelotehtaassa tämä tarkoittaa niiden leikkaus-, särmäys-, pinnoitus- ja kokoonpanotöiden suunnittelua, joita vahvistettujen tilausten valmistaminen vielä edellyttää. Sen sijaan, että arvioisit toimitusaikaa tilauskannan koon perusteella, voit seurata ajoitettua työtä sen arvioituun valmistumiseen asti.

Ota ajoittamattomat työt mukaan suunnitelmaan

Vahvistettua tilausta ei välttämättä ole vielä ajoitettu. Pidä näkyvissä myös työt, joita ei ole vielä sijoitettu suunnitelmaan. Näin selkeältä näyttävä Gantt ei peitä sen ulkopuolella odottavia toimitusvelvoitteita.

SkyPlannerissa voit ajoittaa valitsemasi ajoittamattomat työt. Myös sen avustajassa on toiminto ajoittamattomien töiden ajoittamiseen. Kun työ on sijoitettu aikatauluun, se on osa tuotantosuunnitelmaa ja sitä voi tarkastella muiden töiden rinnalla.

Tämä on eri asia kuin Ajoita kaikki uudelleen -toiminto, joka laskee aikajanalla jo olevien töiden ajoituksen uudelleen. Ensimmäisellä ajoituksella työt tuodaan suunnitelmaan, ja uudelleenajoituksella jo ajoitetut työt mukautetaan muuttuviin olosuhteisiin.

Katso vaikutus toimitukseen, älä vain seuraavaa vapaata aikaa

Gantt-aikajana näyttää, missä ja milloin työt on suunniteltu tehtäviksi. Kapasiteetti- ja työkuormatiedoista näet, mitkä resurssit on jo varattu ja missä jäljellä olevat työt kilpailevat samasta ajasta.

Seuraa koteloesimerkissä työtä pinnoituksesta kokoonpanoon asti. Aikaisemmasta pinnoitusajasta on hyötyä vain, jos myös loput työvaiheet mahdollistavat valmistumisen pyydettyyn aikaan. Huomioi pakkaus, kuljetus ja muut tuotannon jälkeiset velvoitteet ennen kuin vahvistat toimituspäivän asiakkaalle.

Myynti ja tuotanto voivat silloin keskustella laskettuun aikatauluun perustuvasta suunnitelmasta sen sijaan, että kumpikin arvioisi erikseen, kuinka kiireiseltä tehdas näyttää.

Laske aikataulu uudelleen sen sijaan, että kokoaisit sen käsin

Kun asiakas pyytää aikaisempaa toimitusta, päivitä kyseisen työn prioriteetti ja anna Arcturus-tekoälyn laskea aikataulussa olevien töiden ajoitus uudelleen. Tarkista muuttuneet valmistumisajat ennen uuden lupauksen antamista. Asettamasi prioriteetit ja lukitukset ohjaavat laskentaa, ja ohjelmisto hoitaa toisiinsa liittyvien töiden ajoituksen.

Pidä myös tuotannon etenemistiedot ajan tasalla. Valmistuneet työvaiheet ja käytettävissä olevan kapasiteetin muutokset vaikuttavat siihen, mikä on vielä mahdollista. Kun Autopilot on käytössä, määritellyt tapahtumat tai ajastetut ajot voivat käynnistää uudelleenajoituksen ilman jatkuvaa käsin ohjaamista.

Näin työvaiheiden siirtelyyn jonosta toiseen kuluu vähemmän aikaa, ja enemmän aikaa jää tulosten pohjalta tehtäville päätöksille. Voit vastata toimitusta koskevaan pyyntöön asiakkaan vielä odottaessa vastausta sen sijaan, että tarvitsisit taas uuden kierroksen käsin laskentaa.

Fredman: toimituslupaukset kapasiteettitiedon pohjalta

Kasvavat tilausmäärät toivat tämän ongelman Fredman Operationsille, suomalaiselle elintarviketurvallisten keittiö- ja pakkausratkaisujen valmistajalle. Työkortteja siirrettiin käsin L7-toiminnanohjausjärjestelmän ja LTR-tuotannonohjausohjelmiston välillä. Suunnittelijalla ei ollut tarkkaa näkyvyyttä koneiden vapautumisaikoihin eikä vuorokohtaiseen kapasiteettiin. Kiireellinen uudelleenajoitus saattoi viedä tunnin tai enemmän.

SkyPlannerin ansiosta Fredmanin Gantt-näkymä kokoaa yhteen koneet, vapaan ja varatun kapasiteetin sekä töiden etenemisen. Vuorokohtainen kapasiteetti on osa päivittäistä suunnittelua, ja tuotantotiimi näkee kunkin työn suunnitellun alkamis- ja päättymisajan.

Fredman kertoo, että myynti pystyy antamaan kapasiteettitietoon perustuvia toimituslupauksia jopa kuuden kuukauden päähän. Aikataulumuutoksia koskeviin pyyntöihin saadaan vastaukset sekunneissa tuntien sijaan. Yritys kertoo myös ylityötarpeen vähentyneen.

Fredmanin kokemus osoittaa, mitä hyötyä tilauskannan yhdistämisestä tuotantoon on käytännössä: yhteinen vastaus siihen, mitä tehdas voi ottaa tehtäväkseen ja milloin, saadaan nopeammin. Lue tiimin kokemuksista lisää Fredman Operationsin koko SkyPlanner-asiakastarinasta.

Mitä tehdä, kun tilauskanta ei mahdu aikatauluun?

Parempi aikataulu voi tehostaa nykyisen kapasiteetin käyttöä. Se ei kuitenkaan anna ylikuormitetulle pinnoituslinjalle rajattomasti käyttötunteja.

Selvitä suunnitelman avulla, mitkä toimituslupaukset ovat vaarassa ja mikä estää töiden mahtumisen aikatauluun. Kohdista sitten toimenpiteet oikein:

• Muuta prioriteetteja, kun se on kaupallisesti perusteltua, ja tarkista vaikutukset muihin tilauksiin.
• Lisää miehitettyä käyttöaikaa tai käytä hyväksyttyä vaihtoehtoista resurssia siellä, missä se todella voi helpottaa kapasiteettipulaa.
• Ratkaise materiaalipuutteet ja muut työn tekemisen edellytyksiin liittyvät ongelmat sen sijaan, että siirtäisit työtä yhä uudelleen näiden esteiden vuoksi.
• Sovi asiakkaan kanssa uudesta toimituspäivästä tai häntä hyödyttävästä osatoimituksesta, kun alkuperäistä toimituslupausta ei enää voida pitää.

Tarkastele myöhässä olevia tilauksia erillään tulevista toimituksista. Vaikka tilauskanta kokonaisuutena pienenee, yksittäisen asiakkaan toimitus voi silti myöhästyä yhä enemmän. Kasvavakin tilauskanta voi puolestaan olla hallittavissa, jos työt mahtuvat tulevaan kapasiteettiin.

Tavoitteena ei ole mahdollisimman pieni tilauskanta, vaan tilauskanta, jonka vaatimukset tunnet ja jonka pystyt toimittamaan kannattavasti.

Selvitä, millaisia toimituslupauksia voit antaa tilauskannan perusteella

Jos pyyntö aikaistaa toimitusta vie tuotannonsuunnittelijasi yhä takaisin taulukkolaskentaan, SkyPlanner on käytännöllinen seuraava askel. Se kokoaa jäljellä olevat tuotantotyöt, kapasiteetin ja prioriteetit aikatauluksi, jonka pohjalta tiimisi voi tehdä seuraavan toimituspäätöksen.

Varaa SkyPlanner-esittely ja ota esimerkiksi tyypillinen tilaus, resurssi, jonka kapasiteetista se kilpailee, sekä hiljattain saatu pyyntö aikaistaa toimitusta. Näiden avulla voidaan havainnollistaa, miten suunnitelma muuttuu ja mihin muihin toimituslupauksiin muutos vaikuttaa. Voit myös ensin kokeilla SkyPlanneria demodatalla ja tutustua hienokuormitusympäristöön.