Orderportefeuille: wat betekent die voor uw fabriek?

Home » Bronnen » Orderportefeuille: wat betekent die voor uw fabriek?

Geschatte leestijd: 8 minuten

De orderportefeuille omvat alle geaccepteerde klantorders die nog niet volledig zijn uitgeleverd. In de maakindustrie wordt deze doorgaans uitgedrukt in nog te leveren orders, aantallen of orderwaarde. Een deel van dat werk moet nog beginnen, een ander deel is al in productie of wacht op verzending.

Een openstaande orderportefeuille is niet automatisch een probleem. Ze kan juist wijzen op een gezonde hoeveelheid werk voor de toekomst. Voor de productie is de vraag of u het resterende werk op tijd kunt afronden om de toegezegde leverdata te halen.

Het totaal alleen geeft daar geen antwoord op. SkyPlanner APS koppelt het productiewerk achter uw orderportefeuille aan de beschikbare capaciteit. Zo werkt u met één gedeelde planning, in plaats van met weer een lijst die u moet aanpassen zodra een klant om een eerdere levering vraagt.

Wat hoort bij de orderportefeuille?

Neem alle geaccepteerde orders op waarvoor nog een leververplichting openstaat, inclusief het resterende deel van een gedeeltelijk geleverde order. Houd offertes, aanvragen en onbevestigde verkoopkansen apart. Die kunnen van belang zijn voor de toekomstige planning, maar zijn niet hetzelfde als definitieve klantorders.

Stel dat een klant 100 behuizingen bestelt en u er 40 levert. Voor die order staan dan nog 60 behuizingen open, niet de oorspronkelijke 100. Als de overige 60 geproduceerd zijn, betekent dat op zichzelf nog niet dat aan de leververplichting is voldaan. Mogelijk moeten ze nog worden gekeurd, verpakt of verzonden.

Als u steeds dezelfde eenheid gebruikt, berekent u het saldo als volgt:

Eindstand orderportefeuille = beginstand orderportefeuille + nieuw geaccepteerde aantallen − geleverde aantallen − geannuleerde aantallen, waarbij u andere overeengekomen orderwijzigingen als correcties verwerkt.

Pas deze berekening toe per product of gebruik een andere zinvolle gemeenschappelijke eenheid. Aantallen van uiteenlopende producten bij elkaar optellen kan meer verhullen dan verduidelijken. De waarde van de orderportefeuille geeft het management commercieel inzicht, maar zegt niet hoeveel machine-uren er nog nodig zijn.

Leg duidelijk vast op welk moment uw rapportage een order als afgehandeld beschouwt, bijvoorbeeld bij verzending of bij levering aan de klant, en pas dat consequent toe. Anders lijken verkoop en productie het misschien oneens, terwijl ze simpelweg verschillende dingen tellen.

Drie verschillen helpen om de orderportefeuille goed te interpreteren:

• Orderportefeuille versus te late orders: een order die volgende maand geleverd moet worden, kan in de orderportefeuille staan zonder te laat te zijn. Te late orders zijn het deel waarvan de afgesproken leverdatum is verstreken.
• Orderportefeuille versus onderhanden werk: onderhanden werk (WIP) is werk dat al is begonnen, maar nog niet is afgerond. De orderportefeuille kan ook orders bevatten waarvan de productie nog moet starten, en gereed product dat op levering wacht. Productie voor voorraad kan onderhanden werk zijn zonder bij een bevestigde klantorder in de orderportefeuille te horen.
• Orderportefeuille versus backorders: een backorder is doorgaans een order die op dit moment niet uit de beschikbare voorraad kan worden geleverd. De orderportefeuille is breder: daaronder valt ook werk dat is aangenomen voor een reguliere levering in de toekomst.

Daarom wordt de orderportefeuille niet kleiner door simpelweg meer taken te starten. Het gaat erom dat u het juiste werk afrondt en levert.

Waarom dezelfde orderportefeuille een heel andere werklast kan betekenen

Stel dat uw fabriek drie openstaande orders voor behuizingen heeft. De status van elke order bepaalt welk werk de fabriek nog moet uitvoeren.

Orderstatus	Resterend werk	Vraag voor de planning
Geaccepteerd, nog niet gestart	Snijden, buigen, coaten en assembleren	Waar kunnen we alle bewerkingen inplannen, rekening houdend met de al toegezegde orders?
Gedeeltelijk geproduceerd	Coaten en assembleren	Wanneer is er capaciteit voor het coaten en kan de assemblage op tijd volgen?
Productie afgerond	Verpakken en verzenden	Wat houdt de verzending van de gereedstaande order tegen?

Alle drie horen bij de nog niet uitgeleverde orderportefeuille. Maar ze hoeven niet allemaal nog het volledige productieproces te doorlopen. Als u de oorspronkelijke werklast opnieuw inplant, overschat u de benodigde productiecapaciteit. Laat u de nog niet gestarte order buiten beschouwing, dan onderschat u die juist.

Nu vraagt de klant met de gedeeltelijk geproduceerde order om een eerdere levering. Die order vooraan in de wachtrij voor het coaten zetten lijkt een goede oplossing. Maar ook de nog niet gestarte order heeft later datzelfde productiemiddel nodig en moet daarna nog worden geassembleerd om de eigen toegezegde leverdatum te halen.

U moet de gevolgen voor beide orders kunnen overzien, niet alleen weten of er bij het coaten nog één batch tussen past. En de productie versnellen helpt niet om de gereedstaande order bij de expeditie de deur uit te krijgen.

Bekijk de leverbelofte en het resterende werk in samenhang. Dan wordt duidelijk wat de zinvolste volgende stap is: de planning wijzigen, een besluit over capaciteit nemen of simpelweg een gereedstaande order verzenden.

Maak van uw orderportefeuille een productieplanning met SkyPlanner

U kunt klantorders en leveringen gewoon in uw ERP blijven beheren. Via de open REST API integreert SkyPlanner met elk ERP- of MES-systeem en koppelt het bestaande order- en productiegegevens aan de fijnplanning. Zo kunt u het werk plannen zonder het systeem te vervangen waarin de commerciële afspraken zijn vastgelegd.

De invoergegevens voor de planning beschrijven het resterende werk: de processtappen, hun volgorde en duur, geschikte werkstations, ploegendiensten, operators en prioriteiten. Arcturus, de plannings-AI van SkyPlanner, plant dat werk in op basis van de ingestelde capaciteit en onderlinge afhankelijkheden. Als de functie voor materiaalgestuurd plannen is ingeschakeld, wordt ook de beschikbaarheid van materialen in de berekening meegenomen.

Voor de behuizingenfabriek betekent dit dat u alle snij-, buig-, coating- en assemblagebewerkingen plant die nog nodig zijn voor de geaccepteerde orders. In plaats van de levering in te schatten op basis van de omvang van de orderportefeuille, kunt u het ingeplande werk volgen tot het verwachte moment van afronding.

Geef ongepland werk een plek

Een geaccepteerde order is niet per definitie al ingepland. Houd het werk dat nog geen plek in de planning heeft zichtbaar. Zo voorkomt u dat een overzichtelijk ogend Gantt-diagram verhult dat er buiten die planning nog verplichtingen openstaan.

In SkyPlanner kunt u geselecteerde ongeplande taken inplannen. Ook de assistent biedt een actie om ongeplande taken in te plannen. Zodra ze een plek hebben, maken ze deel uit van de productieplanning en kunt u ze samen met de bestaande taken beoordelen.

Dit is iets anders dan Alles herplannen: die actie berekent de taken die al op de tijdlijn staan opnieuw. Met de eerste inplanning neemt u werk op in de planning; met herplannen past u het al ingeplande werk aan wanneer de omstandigheden veranderen.

Kijk naar de gevolgen voor de levering, niet alleen naar het eerstvolgende vrije tijdvak

De Gantt-tijdlijn laat zien waar en wanneer taken zijn ingepland. Met inzicht in capaciteit en werklast ziet u welke productiemiddelen al bezet zijn en waar het resterende werk om dezelfde beschikbare tijd concurreert.

Volg in het voorbeeld van de behuizingen het werk vanaf het coaten tot en met de assemblage. Eerder kunnen coaten heeft alleen zin als ook de rest van de bewerkingen op tijd kan worden afgerond. Houd rekening met verpakking, transport en eventuele andere verplichtingen na de productie voordat u de leverdatum aan de klant bevestigt.

Verkoop en productie kunnen dan samen een doorgerekende planning bespreken, in plaats van ieder een eigen inschatting te maken van hoe druk de fabriek lijkt.

Herbereken de planning in plaats van die handmatig opnieuw op te bouwen

Vraagt de klant om een eerdere datum, pas dan de betreffende prioriteit aan en laat Arcturus het ingeplande werk opnieuw berekenen. Bekijk welke einddatums hierdoor veranderen voordat u een nieuwe toezegging doet. Uw prioriteiten en vergrendelingen sturen de berekening; de software rekent de samenhangende planning door.

Houd ook de productievoortgang actueel. Afgeronde bewerkingen en wijzigingen in de beschikbare capaciteit bepalen mede wat er nog mogelijk is. Als Autopilot is ingeschakeld, kunnen ingestelde gebeurtenissen of geplande uitvoermomenten het herplannen automatisch starten, zonder dat u daar voortdurend handmatig op hoeft te letten.

Zo besteedt u minder tijd aan het verschuiven van bewerkingen tussen wachtrijen en meer tijd aan beslissingen op basis van het resultaat. U kunt reageren op een leververzoek terwijl de klant nog op antwoord wacht, in plaats van pas na weer een ronde handmatig rekenwerk.

Fredman: leverafspraken op basis van inzicht in capaciteit

Door een groeiend ordervolume liep Fredman Operations, een Finse fabrikant van voedselveilige keuken- en verpakkingsoplossingen, tegen dit probleem aan. Werkkaarten werden handmatig overgezet tussen het L7 ERP-systeem en de LTR-software voor productiebeheer. De planner kon niet precies zien wanneer machines weer beschikbaar kwamen en hoeveel capaciteit er per ploegendienst was. Bij spoed kon het herplannen een uur of langer duren.

Met SkyPlanner ziet Fredman machines, vrije en bezette capaciteit en de voortgang van taken samen in één Gantt-weergave. De capaciteit per ploegendienst wordt meegenomen in de dagelijkse planning, en het productieteam ziet de geplande begin- en eindtijd van elke taak.

Fredman meldt dat de verkoopafdeling op basis van capaciteitsgegevens tot zes maanden vooruit leverafspraken kan maken. Verzoeken om de planning te wijzigen worden volgens het bedrijf in seconden beantwoord in plaats van uren. Ook meldt Fredman dat er minder overwerk nodig is.

Deze ervaring laat de praktische waarde zien van een orderportefeuille die aan de productie is gekoppeld: sneller een gezamenlijk antwoord op de vraag welk werk de fabriek aankan en wanneer. Lees de volledige SkyPlanner-review van Fredman Operations voor de ervaringen van het team.

Wat als de orderportefeuille niet in de planning past?

Met een betere planning kunt u de bestaande capaciteit effectiever benutten. Maar ook dan kan een overbelaste coatinglijn niet onbeperkt productie-uren leveren.

Gebruik de planning om vast te stellen welke leverafspraken in gevaar komen en waarom het werk niet past. Neem vervolgens een gerichte beslissing:

• Pas prioriteiten aan als dat commercieel gerechtvaardigd is en controleer de gevolgen voor andere orders.
• Breid de bemande productietijd uit of zet een goedgekeurd alternatief productiemiddel in, als dat het knelpunt daadwerkelijk kan verlichten.
• Pak materiaaltekorten of andere problemen die de start van het werk verhinderen aan, in plaats van geblokkeerd werk steeds opnieuw te verschuiven.
• Spreek met de klant een nieuwe leverdatum of een zinvolle deellevering af als de oorspronkelijke toezegging niet meer haalbaar is.

Beoordeel orders waarvan de leverdatum is verstreken apart van orders met een toekomstige leverdatum. Ook als de totale orderportefeuille krimpt, kan de levering aan één klant steeds verder achterop raken. Een groeiende orderportefeuille kan juist beheersbaar zijn als het werk binnen de toekomstige capaciteit past.

Het doel is niet een zo klein mogelijke orderportefeuille, maar een portefeuille met verplichtingen die u overziet en winstgevend kunt nakomen.

Ontdek wat u op basis van uw orderportefeuille kunt toezeggen

Moet uw planner bij een verzoek om eerder te leveren nog steeds terug naar spreadsheets? Dan is SkyPlanner de praktische volgende stap. Het brengt het resterende productiewerk, de capaciteit en de prioriteiten samen in een planning waarmee uw team de volgende leverbeslissing kan nemen.

Boek een SkyPlanner-demo en neem een representatieve order als voorbeeld, samen met het productiemiddel waar ook andere orders aanspraak op maken en een recent verzoek om eerder te leveren. Dat zijn nuttige uitgangspunten om te zien hoe de planning verandert en welke andere leverafspraken daardoor worden geraakt. Of probeer SkyPlanner met demogegevens om eerst de planningsomgeving te verkennen.