Cartera de pedidos: qué significa para su fábrica

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La cartera de pedidos reúne los pedidos de clientes aceptados que aún no se han servido. En fabricación, suele expresarse como los pedidos, las cantidades o el importe que quedan por entregar. Parte de ese trabajo puede estar sin empezar; otra parte puede estar ya en producción o pendiente de expedición.

Tener una cartera de pedidos no es un problema en sí mismo. Puede reflejar un buen volumen de negocio futuro. Desde producción, la cuestión es si se puede terminar el trabajo pendiente a tiempo para cumplir las fechas de entrega ya comprometidas.

El volumen total, por sí solo, no permite responder a esa pregunta. SkyPlanner APS relaciona el trabajo de producción que exige su cartera de pedidos con la capacidad disponible. Así dispone de un programa compartido, en lugar de otra lista que rehacer cada vez que un cliente pide adelantar una entrega.

¿Qué se incluye en la cartera de pedidos?

Incluya los pedidos aceptados que aún tengan entregas pendientes, también las cantidades restantes de los pedidos entregados parcialmente. Mantenga aparte los presupuestos, las consultas y las oportunidades de venta sin confirmar: pueden ser importantes para la planificación futura, pero no equivalen a pedidos de clientes en firme.

Imagine que un cliente pide 100 carcasas y usted entrega 40. De ese pedido quedan 60 carcasas en cartera, no las 100 originales. Fabricar las otras 60 no significa, por sí solo, haber cumplido la obligación de entrega: todavía pueden quedar pendientes la inspección, el embalaje o la expedición.

Para medir las cantidades de forma coherente, el saldo se calcula así:

Cartera al cierre = cartera inicial + nuevas cantidades aceptadas − cantidades entregadas − cantidades canceladas, incorporando como ajustes las demás modificaciones acordadas de los pedidos.

Aplique este cálculo a un producto o a otra unidad común que tenga sentido. Sumar productos distintos en un único recuento de unidades puede ocultar más de lo que revela. El importe de la cartera ofrece a la dirección una perspectiva comercial, pero no mide las horas de máquina que aún se necesitan.

Especifique qué hito utiliza su informe para considerar servido un pedido, por ejemplo, la expedición o la entrega al cliente, y mantenga siempre el mismo criterio. De lo contrario, puede parecer que ventas y producción discrepan cuando simplemente están contabilizando cosas distintas.

Estas tres distinciones ayudan a interpretar la cartera de pedidos:

• Cartera de pedidos frente a pedidos atrasados: un pedido con entrega prevista para el mes que viene puede estar en cartera sin llevar retraso. Los pedidos atrasados son aquellos cuya fecha acordada de cumplimiento ya ha pasado.
• Cartera de pedidos frente a trabajo en curso: el trabajo en curso (WIP) es el que ya se ha iniciado, pero aún no ha terminado. La cartera también puede incluir pedidos sin iniciar y productos terminados pendientes de entrega. La producción para stock puede ser trabajo en curso sin formar parte de la cartera de pedidos confirmados de clientes.
• Cartera de pedidos frente a pedidos pendientes por falta de existencias: estos últimos suelen ser pedidos que no se pueden servir en ese momento con el stock disponible. La cartera de pedidos es más amplia: también incluye pedidos aceptados para servirlos con normalidad en fechas futuras.

Por eso, reducir la cartera de pedidos no consiste simplemente en iniciar más tareas. Hay que terminar y entregar los pedidos adecuados.

Por qué una misma cartera de pedidos puede suponer cargas de trabajo muy distintas

Imagine que su fábrica tiene tres pedidos de carcasas pendientes de entrega. El estado de cada uno determina lo que aún queda por hacer en la fábrica.

Estado del pedido	Trabajo pendiente	Pregunta para la planificación
Aceptado, sin iniciar	Corte, plegado, recubrimiento y montaje	¿Dónde se puede encajar la ruta de fabricación completa junto con los compromisos existentes?
Fabricado parcialmente	Recubrimiento y montaje	¿Cuándo habrá capacidad de recubrimiento disponible y se podrá realizar después el montaje a tiempo?
Producción terminada	Embalaje y expedición	¿Qué impide que salga el pedido terminado?

Los tres forman parte de la cartera de pedidos pendientes de entrega, pero no todos tienen que volver a recorrer la ruta de fabricación completa. Programar de nuevo toda la carga de trabajo original supondría sobreestimar las necesidades de producción; ignorar el pedido sin iniciar supondría subestimarlas.

Ahora, el cliente del pedido fabricado parcialmente solicita adelantar la entrega. Darle prioridad en la cola de recubrimiento parece una buena solución. Pero el pedido sin iniciar también necesitará ese recurso productivo más adelante y, después, deberá pasar por montaje antes de su propia fecha comprometida.

Hay que ver las consecuencias para ambos pedidos, no solo si se puede hacer hueco a un lote en recubrimiento. Mientras tanto, acelerar la producción no ayudará en nada al pedido terminado que espera su expedición.

Gestione conjuntamente el compromiso de entrega y el trabajo pendiente. Así podrá saber si lo más útil es cambiar la programación, tomar una decisión sobre capacidad o, simplemente, expedir un pedido ya terminado.

Convierta su cartera de pedidos en un plan de producción con SkyPlanner

Su ERP puede seguir siendo el sistema donde gestiona los pedidos de clientes y las entregas. SkyPlanner se integra con cualquier ERP o MES mediante su REST API abierta y conecta los datos existentes de pedidos y producción con la programación detallada de la producción. Así puede planificar el trabajo sin sustituir el sistema que registra el compromiso comercial.

Los datos de entrada para la programación describen lo que queda por hacer: las operaciones, su secuencia y duración, los puestos de trabajo aptos, los turnos, los operarios y las prioridades. Arcturus, la IA de programación de SkyPlanner, programa ese trabajo según la capacidad y las dependencias configuradas. Si se activa la programación que tiene en cuenta los materiales, su disponibilidad también se incorpora al cálculo.

En la fábrica de carcasas, esto supone planificar las operaciones de corte, plegado, recubrimiento y montaje que aún requieren los pedidos aceptados. En lugar de estimar las entregas por el volumen de la cartera, puede seguir el trabajo programado hasta su finalización prevista.

Dé cabida al trabajo aún sin programar

Que un pedido esté aceptado no significa que ya esté programado. Mantenga visible el trabajo que aún no se ha incorporado al plan, para que un Gantt aparentemente despejado no oculte compromisos todavía pendientes de programar.

SkyPlanner permite seleccionar y programar tareas aún sin programar. Su Asistente también ofrece una acción para programar estas tareas. Una vez incorporadas, forman parte del programa de producción y puede revisarlas junto con las tareas existentes.

Esto es distinto de Reprogramar todo, que recalcula las tareas que ya están en la línea de tiempo. La programación inicial incorpora el trabajo al plan; la reprogramación adapta el trabajo ya programado cuando cambian las condiciones.

Evalúe el efecto sobre la entrega, no solo el próximo hueco

El diagrama de Gantt muestra dónde y cuándo están programadas las tareas. La visibilidad de la capacidad y la carga de trabajo permite ver qué recursos productivos están comprometidos y dónde compite el trabajo pendiente por el tiempo disponible.

En el ejemplo de las carcasas, siga la secuencia desde el recubrimiento hasta el montaje. Adelantar el recubrimiento solo resulta útil si el resto de la ruta permite terminar en la fecha solicitada. Antes de confirmar la fecha de entrega al cliente, tenga en cuenta el embalaje, el transporte y cualquier otra obligación posterior a la producción.

Así, ventas y producción pueden trabajar sobre un plan calculado, en lugar de intercambiar estimaciones independientes sobre lo ocupada que parece estar la fábrica.

Recalcule en lugar de rehacer el programa a mano

Cuando un cliente solicite adelantar una fecha, actualice la prioridad correspondiente y deje que Arcturus recalcule el trabajo programado. Revise las fechas de finalización afectadas antes de asumir el nuevo compromiso. Las prioridades y los bloqueos que establezca guían el cálculo; el software se encarga de programar las tareas relacionadas.

Mantenga también actualizado el avance de la producción. Las operaciones terminadas y los cambios en la capacidad disponible influyen en lo que aún se puede hacer. Con Autopilot activado, los eventos configurados o las ejecuciones programadas pueden activar la reprogramación sin una intervención manual constante.

Así dedica menos tiempo a mover operaciones entre colas y más a decidir qué hacer con el resultado. Puede responder a una solicitud de entrega mientras el cliente sigue esperando una respuesta, en lugar de hacerlo después de otra ronda de cálculos manuales.

Fredman: respuestas sobre entregas con visibilidad de la capacidad

El aumento del volumen de pedidos generó este problema en Fredman Operations, un fabricante finlandés de soluciones de cocina y embalaje aptas para uso alimentario. Las fichas de trabajo se transferían manualmente entre su ERP L7 y el software de gestión de la producción LTR. El planificador no podía ver con precisión cuándo quedarían libres las máquinas ni la capacidad disponible en cada turno; una reprogramación urgente podía llevar una hora o más.

Con SkyPlanner, la vista de Gantt de Fredman reúne las máquinas, la capacidad libre y reservada y el avance de las tareas. La capacidad por turno se incorpora a la planificación diaria, y el equipo de producción puede ver el inicio y el fin previstos de cada tarea.

Según Fredman, el equipo de ventas puede comprometer fechas de entrega basándose en datos de capacidad con hasta seis meses de antelación, y las solicitudes de cambios en el programa se responden en segundos en lugar de horas. La empresa también señala que ha reducido la necesidad de horas extra.

Su experiencia muestra el valor práctico de conectar la cartera de pedidos con la producción: obtener con mayor rapidez una respuesta compartida sobre qué trabajo puede asumir la fábrica y cuándo. Conozca la experiencia del equipo en la reseña completa de Fredman Operations sobre SkyPlanner.

Qué hacer cuando no hay capacidad para toda la cartera de pedidos

Una mejor programación permite aprovechar con más eficacia la capacidad existente. No puede hacer que una línea de recubrimiento sobrecargada disponga de horas ilimitadas.

Utilice el plan para identificar qué compromisos de entrega están en riesgo y qué impide encajarlos. Después, tome una decisión dirigida a resolver el problema:

• Cambie las prioridades cuando las ventajas comerciales justifiquen las consecuencias, comprobando el efecto sobre los demás pedidos.
• Amplíe las horas de funcionamiento con personal o utilice un recurso productivo alternativo autorizado cuando realmente permita aliviar la restricción.
• Resuelva la falta de materiales u otros problemas que impidan iniciar el trabajo, en lugar de reprogramar una y otra vez las tareas bloqueadas.
• Acuerde con el cliente una nueva fecha de entrega o una entrega parcial que le resulte útil cuando ya no sea viable cumplir el compromiso original.

Revise los pedidos atrasados por separado de los compromisos futuros. Aunque el total de la cartera de pedidos disminuya, puede ocultar una entrega a un cliente que acumula cada vez más retraso. En cambio, una cartera creciente puede ser manejable si la capacidad futura permite absorber el trabajo.

El objetivo no es reducir la cartera de pedidos al mínimo, sino conocer bien los compromisos que contiene y poder cumplirlos de forma rentable.

Sepa qué plazos puede comprometer con su cartera de pedidos

Si cada solicitud de adelantar una entrega todavía obliga a su planificador a volver a las hojas de cálculo, SkyPlanner es el siguiente paso práctico. Reúne el trabajo de producción pendiente, la capacidad y las prioridades en un programa que su equipo puede utilizar para decidir sobre la próxima entrega.

Reserve una demostración de SkyPlanner y aporte un pedido habitual, el recurso productivo por el que compite y una solicitud reciente de adelantar una entrega. Son puntos de partida útiles para ver cómo cambia el plan y qué otros compromisos se ven afectados. Si prefiere explorar primero el entorno de programación, pruebe SkyPlanner con datos de demostración.