Carteira de encomendas: o que significa para a sua fábrica

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A carteira de encomendas reúne as encomendas de clientes aceites que ainda não foram satisfeitas. Na indústria, corresponde normalmente às encomendas, quantidades ou valor das encomendas ainda por entregar. Parte desse trabalho pode não ter começado; outra parte pode já estar em produção ou a aguardar expedição.

Ter encomendas em carteira não é, por si só, um problema. Pode ser sinal de um volume saudável de negócio futuro. Para a produção, a questão é saber se consegue concluir o trabalho que falta a tempo de cumprir as datas de entrega já prometidas.

O total, por si só, não responde a essa questão. O SkyPlanner APS relaciona o trabalho de produção associado à sua carteira de encomendas com a capacidade disponível. Assim, dispõe de um plano partilhado, em vez de mais uma lista que precisa de refazer sempre que um cliente pede para antecipar uma entrega.

O que entra na carteira de encomendas?

Inclua as encomendas aceites para as quais ainda há entregas por cumprir, incluindo a parte restante de uma encomenda parcialmente entregue. Mantenha à parte os orçamentos, as consultas e as oportunidades de venda não confirmadas: podem ser relevantes para o planeamento futuro, mas não equivalem a encomendas firmes de clientes.

Imagine que um cliente encomenda 100 caixas e que a sua empresa entrega 40. O saldo em carteira dessa encomenda é de 60 caixas, não das 100 iniciais. Produzir as outras 60 não significa, por si só, que a obrigação de entrega esteja cumprida; podem ainda precisar de inspeção, embalagem ou expedição.

Para medir as quantidades de forma coerente, o saldo calcula-se assim:

Carteira final = carteira inicial + novas quantidades aceites − quantidades entregues − quantidades canceladas, incluindo como ajustes outras alterações acordadas às encomendas.

Aplique este cálculo a um produto ou a outra unidade comum que faça sentido. Somar produtos diferentes numa única contagem de peças pode ocultar mais do que revela. O valor da carteira de encomendas dá à gestão uma perspetiva comercial, mas não mede as horas de máquina ainda necessárias.

Defina claramente o momento em que o seu relatório considera a entrega cumprida, por exemplo, na expedição ou na entrega ao cliente, e mantenha esse critério. Caso contrário, as equipas comercial e de produção podem parecer estar em desacordo apenas porque estão a contar coisas diferentes.

Três distinções ajudam a interpretar a carteira de encomendas:

• Carteira de encomendas e encomendas em atraso: uma encomenda com entrega prevista para o próximo mês pode estar em carteira sem estar atrasada. As encomendas em atraso são a parte cujo prazo de entrega acordado já passou.
• Carteira de encomendas e produção em curso: a produção em curso, ou WIP, corresponde ao trabalho já iniciado, mas ainda não concluído. A carteira pode também incluir encomendas por iniciar e produtos acabados a aguardar entrega. A produção para stock pode ser produção em curso sem pertencer à carteira de encomendas confirmadas de clientes.
• Carteira de encomendas e encomendas pendentes por falta de stock: uma encomenda pendente por falta de stock é, habitualmente, aquela que não pode ser satisfeita de imediato com o stock disponível. A carteira de encomendas é mais abrangente: inclui também encomendas aceites para entrega futura dentro dos prazos normais.

Por isso, reduzir a carteira de encomendas não se resume a iniciar mais tarefas. É preciso concluir e entregar o trabalho certo.

Porque pode a mesma carteira de encomendas representar cargas de trabalho tão diferentes?

Imagine que a sua fábrica tem três encomendas de caixas por entregar. O estado de cada uma determina o que a fábrica ainda precisa de fazer.

Estado da encomenda	O que falta fazer	Questão de planeamento
Aceite, por iniciar	Corte, quinagem, revestimento e montagem	Onde se pode encaixar toda a rota de produção, a par dos compromissos existentes?
Parcialmente produzida	Revestimento e montagem	Quando haverá capacidade para o revestimento e será possível fazer a montagem a tempo?
Produção concluída	Embalagem e expedição	O que está a impedir a saída da encomenda já produzida?

As três fazem parte da carteira de encomendas por entregar. Mas nem todas precisam de voltar a percorrer toda a rota de produção. Programar novamente a carga de trabalho inicial sobrestimaria as necessidades de produção; ignorar a encomenda por iniciar subestimá-las-ia.

Agora, o cliente da encomenda parcialmente produzida pede para antecipar a entrega. Passá-la para o início da fila de revestimento parece uma boa solução. Mas a encomenda por iniciar também vai precisar desse recurso mais tarde e, depois, da montagem, antes da data prometida ao respetivo cliente.

É preciso perceber as consequências para ambas as encomendas, não apenas se é possível encaixar um lote no revestimento. Por outro lado, acelerar a produção não resolve nada no caso da encomenda já produzida que aguarda expedição.

Faça a gestão conjunta dos compromissos assumidos e do trabalho que falta executar. Assim, percebe se o próximo passo útil é alterar a programação, tomar uma decisão sobre capacidade ou simplesmente expedir uma encomenda já produzida.

Transforme a carteira de encomendas num plano de produção com o SkyPlanner

O seu ERP pode continuar a ser o sistema de gestão das encomendas de clientes e das entregas. O SkyPlanner integra-se com qualquer ERP ou MES através da sua REST API aberta, ligando os dados existentes de encomendas e de produção à programação detalhada da produção. Ganha uma forma de planear o trabalho sem substituir o sistema onde regista os compromissos comerciais.

Os dados usados na programação descrevem o que falta fazer: etapas do processo, respetiva sequência e duração, postos de trabalho aptos a executá-las, turnos, operadores e prioridades. O Arcturus, a inteligência artificial do SkyPlanner para a programação da produção, distribui esse trabalho tendo em conta a capacidade e as dependências configuradas. Quando ativada, a programação que tem em conta os materiais inclui também a sua disponibilidade no cálculo.

Para a fábrica de caixas, isto significa planear o corte, a quinagem, o revestimento e a montagem que ainda faltam executar para as encomendas aceites. Em vez de estimar a entrega a partir do volume da carteira de encomendas, pode acompanhar o trabalho programado até à sua conclusão prevista.

Dê lugar no plano ao trabalho ainda não programado

Uma encomenda aceite não está necessariamente programada. Mantenha visível o trabalho que ainda não foi colocado no plano, para que um Gantt aparentemente desafogado não oculte compromissos que continuam fora dele.

O SkyPlanner permite selecionar e programar tarefas ainda não programadas, e o seu Assistente disponibiliza uma ação para programar essas tarefas. Uma vez colocadas no plano, passam a fazer parte da programação da produção e podem ser analisadas em conjunto com as tarefas existentes.

Esta ação é diferente de Reprogramar tudo, que recalcula as tarefas já presentes na cronologia. Use a programação inicial para incluir trabalho no plano e a reprogramação para adaptar o trabalho já programado quando as condições mudam.

Avalie o impacto na entrega, não apenas o próximo intervalo disponível

A cronologia de Gantt mostra onde e quando estão previstas as tarefas. A visibilidade da capacidade e da carga de trabalho ajuda a perceber que recursos estão ocupados e onde o trabalho restante disputa o tempo disponível.

No exemplo das caixas, acompanhe o percurso desde o revestimento até à montagem. Antecipar o revestimento só é útil se o resto da rota permitir cumprir a data de conclusão pretendida. Antes de confirmar a data de entrega ao cliente, conte com a embalagem, o transporte e quaisquer outras obrigações posteriores à produção.

As equipas comercial e de produção podem então discutir um plano calculado, em vez de trocarem estimativas isoladas sobre o grau de ocupação da fábrica.

Recalcule em vez de refazer o plano à mão

Quando o cliente pede uma data mais próxima, atualize a prioridade relevante e deixe o Arcturus recalcular o trabalho programado. Analise as datas de conclusão afetadas antes de assumir o novo compromisso. As prioridades e os bloqueios que define orientam o cálculo; o software trata da programação das tarefas interligadas.

Mantenha também atualizado o progresso da produção. As operações concluídas e as alterações à capacidade disponível afetam o que ainda é possível fazer. Com o Autopilot ativado, os eventos configurados ou as execuções agendadas podem desencadear a reprogramação sem intervenção manual constante.

A vantagem é passar menos tempo a mover operações entre filas e ter mais tempo para decidir o que fazer perante o resultado. Pode responder a um pedido de entrega enquanto o cliente ainda espera pela resposta, em vez de o fazer só depois de mais uma ronda de cálculos manuais.

Fredman: respostas sobre entregas com base na capacidade visível

O aumento do volume de encomendas criou este problema na Fredman Operations, um fabricante finlandês de soluções para cozinha e embalagem adequadas ao contacto com alimentos. As fichas de trabalho eram transferidas manualmente entre o ERP L7 e o software de gestão da produção LTR. O planeador não conseguia saber com precisão quando as máquinas ficariam disponíveis nem qual era a capacidade de cada turno; uma reprogramação urgente podia demorar uma hora ou mais.

Com o SkyPlanner, a vista de Gantt da Fredman reúne as máquinas, a capacidade livre e ocupada e o progresso das tarefas. A capacidade por turno passa a fazer parte do planeamento diário, e a equipa de produção consegue ver o início e o fim previstos de cada tarefa.

Segundo a Fredman, a equipa comercial consegue assumir compromissos de entrega com base em dados de capacidade com até seis meses de antecedência, e as respostas a pedidos de alteração da programação chegam em segundos, em vez de horas. A empresa refere também uma menor necessidade de horas extraordinárias.

A sua experiência demonstra o valor prático de ligar a carteira de encomendas à produção: uma resposta mais rápida e partilhada sobre o trabalho que a fábrica pode aceitar e para quando. Leia a avaliação completa do SkyPlanner pela Fredman Operations para conhecer a experiência da equipa.

O que fazer quando não há capacidade para a carteira de encomendas

Uma melhor programação pode aproveitar a capacidade existente de forma mais eficaz. Não pode fazer com que uma linha de revestimento sobrecarregada passe a dispor de horas ilimitadas.

Use o plano para identificar os compromissos de entrega em risco e o que impede o seu cumprimento. Depois, tome uma decisão direcionada ao problema:

• Altere as prioridades quando a vantagem comercial justificar o impacto, verificando as consequências para as outras encomendas.
• Aumente as horas de funcionamento com operadores ou utilize um recurso alternativo aprovado, quando isso permitir aliviar efetivamente a restrição.
• Resolva a falta de materiais ou outros problemas que impedem o arranque do trabalho, em vez de deslocar repetidamente tarefas bloqueadas.
• Acorde com o cliente uma nova data de entrega ou uma entrega parcial que lhe seja útil quando já não for viável cumprir o compromisso inicial.

Analise as encomendas em atraso separadamente dos compromissos de entrega futuros. Mesmo que o total da carteira de encomendas diminua, pode haver uma entrega a um cliente com um atraso cada vez maior. Por outro lado, uma carteira em crescimento pode ser gerível se houver capacidade futura para executar o trabalho.

O objetivo não é ter a menor carteira de encomendas possível. É saber exatamente que compromissos assumiu e conseguir cumpri-los de forma rentável.

Saiba que entregas pode prometer com base na carteira de encomendas

Se um pedido de antecipação de entrega ainda obriga o seu planeador a voltar às folhas de cálculo, o SkyPlanner é o próximo passo para resolver essa dificuldade. Reúne o trabalho de produção por concluir, a capacidade e as prioridades num plano que a sua equipa pode usar para tomar a próxima decisão de entrega.

Agende uma demonstração do SkyPlanner e traga como exemplo uma encomenda habitual, o recurso de que necessita e que é disputado por outras encomendas, e um pedido recente de antecipação de entrega. São pontos de partida úteis para perceber como o plano muda e que outros compromissos são afetados. Ou experimente o SkyPlanner com dados de demonstração para explorar primeiro o ambiente de programação da produção.