Pesanan yang Belum Terpenuhi: Apa Artinya bagi Pabrik Anda

Beranda » Sumber Daya » Pesanan yang Belum Terpenuhi: Apa Artinya bagi Pabrik Anda

Perkiraan waktu baca: 8 menit

Pesanan yang belum terpenuhi adalah pesanan pelanggan yang sudah diterima, tetapi kewajiban pemenuhannya belum selesai. Dalam manufaktur, istilah ini biasanya merujuk pada pesanan, jumlah barang, atau nilai pesanan yang masih harus dikirim. Sebagian mungkin belum mulai dikerjakan, sedangkan sebagian lainnya sudah dalam proses produksi atau menunggu pengiriman.

Pesanan yang belum terpenuhi tidak selalu menjadi masalah. Adanya pesanan untuk masa mendatang bisa menunjukkan kondisi bisnis yang sehat. Dari sisi produksi, pertanyaannya adalah apakah Anda mampu menyelesaikan sisa pekerjaan tepat waktu untuk memenuhi tanggal pengiriman yang sudah dijanjikan.

Angka totalnya saja tidak cukup untuk menjawab pertanyaan itu. SkyPlanner APS menghubungkan pekerjaan produksi untuk pesanan yang belum terpenuhi dengan kapasitas yang tersedia. Hasilnya adalah jadwal yang dapat digunakan bersama, bukan daftar lain yang harus disusun ulang setiap kali pelanggan meminta pengiriman lebih awal.

Apa saja yang termasuk pesanan yang belum terpenuhi?

Masukkan pesanan yang sudah diterima dan masih memiliki kewajiban pengiriman, termasuk sisa dari pesanan yang baru dikirim sebagian. Pisahkan penawaran harga, pertanyaan calon pelanggan, dan peluang penjualan yang belum dikonfirmasi. Ketiganya mungkin penting untuk perencanaan mendatang, tetapi tidak sama dengan pesanan pelanggan yang sudah disepakati.

Bayangkan seorang pelanggan memesan 100 unit kotak pelindung dan Anda sudah mengirim 40 unit. Sisa pesanan yang belum terpenuhi adalah 60 unit, bukan jumlah awal 100 unit. Selesainya produksi 60 unit tersebut belum tentu berarti kewajiban pengiriman sudah terpenuhi; barang mungkin masih perlu diperiksa, dikemas, atau dikirim.

Untuk menghitung jumlahnya secara konsisten, gunakan rumus berikut:

Sisa pesanan akhir = sisa pesanan awal + jumlah pesanan baru yang diterima − jumlah yang dikirim − jumlah yang dibatalkan, dengan perubahan pesanan lain yang telah disepakati dimasukkan sebagai penyesuaian.

Terapkan perhitungan tersebut pada satu produk atau satuan lain yang dapat digunakan bersama dan relevan. Menjumlahkan produk yang berbeda-beda menjadi satu angka unit justru bisa mengaburkan keadaan. Nilai pesanan yang belum terpenuhi memberikan gambaran komersial bagi manajemen, tetapi bukan ukuran jam mesin yang masih dibutuhkan.

Jelaskan kapan pesanan dianggap terpenuhi dalam laporan Anda, misalnya saat barang dikirim atau saat diterima pelanggan, lalu gunakan patokan itu secara konsisten. Jika tidak, tim penjualan dan produksi bisa tampak berbeda pendapat hanya karena menghitung hal yang berbeda.

Tiga perbedaan berikut membantu Anda memahami pesanan yang belum terpenuhi:

• Pesanan yang belum terpenuhi dan pesanan terlambat: pesanan yang jatuh tempo bulan depan dapat termasuk pesanan yang belum terpenuhi tanpa berarti terlambat. Pesanan terlambat adalah bagian yang sudah melewati tanggal pemenuhan yang disepakati.
• Pesanan yang belum terpenuhi dan barang dalam proses: WIP menggambarkan pekerjaan yang sudah dimulai tetapi belum selesai. Pesanan yang belum terpenuhi juga dapat mencakup pesanan yang belum mulai dikerjakan serta barang jadi yang menunggu pengiriman. Produksi untuk stok dapat termasuk WIP tanpa menjadi bagian dari pesanan pelanggan yang sudah dikonfirmasi.
• Pesanan yang belum terpenuhi dan backorder: backorder umumnya merujuk pada pesanan yang saat ini tidak dapat dipenuhi dari stok yang tersedia. Cakupan pesanan yang belum terpenuhi lebih luas, karena juga mencakup pesanan yang diterima untuk dipenuhi sesuai jadwal normal di masa mendatang.

Itulah sebabnya mengurangi pesanan yang belum terpenuhi bukan sekadar memulai lebih banyak job. Anda perlu menyelesaikan pekerjaan yang tepat dan mengirimkan hasilnya.

Mengapa jumlah pesanan yang belum terpenuhi bisa sama, tetapi beban kerjanya sangat berbeda

Bayangkan pabrik Anda memiliki tiga pesanan kotak pelindung yang belum terpenuhi. Status masing-masing menentukan pekerjaan yang masih perlu dilakukan pabrik.

Status pesanan	Pekerjaan yang tersisa	Pertanyaan untuk perencanaan
Sudah diterima, belum mulai dikerjakan	Pemotongan, penekukan, pelapisan, dan perakitan	Kapan seluruh rangkaian proses dapat dijadwalkan tanpa mengabaikan komitmen yang sudah ada?
Sebagian sudah diproduksi	Pelapisan dan perakitan	Kapan kapasitas pelapisan tersedia, dan apakah perakitan setelahnya dapat selesai tepat waktu?
Produksi selesai	Pengemasan dan pengiriman	Apa yang menghambat pengiriman pesanan yang sudah selesai diproduksi?

Ketiganya termasuk pesanan yang belum dikirim. Namun, tidak semuanya perlu menjalani seluruh rangkaian proses produksi lagi. Menjadwalkan ulang seluruh beban kerja awal akan membuat kebutuhan kapasitas produksi tampak terlalu besar. Sebaliknya, mengabaikan pesanan yang belum mulai dikerjakan akan membuatnya tampak terlalu kecil.

Sekarang pelanggan yang pesanannya sudah diproduksi sebagian meminta pengiriman lebih awal. Memindahkan pesanannya ke urutan terdepan dalam antrean pelapisan tampak membantu. Namun, pesanan yang belum mulai dikerjakan juga akan membutuhkan sumber daya pelapisan yang sama, lalu harus dirakit sebelum tanggal pengiriman yang dijanjikan.

Anda perlu melihat dampaknya terhadap kedua pesanan, bukan hanya apakah satu batch bisa disisipkan ke jadwal pelapisan. Sementara itu, mempercepat produksi tidak akan membantu pesanan yang sudah selesai dan tinggal menunggu pengiriman.

Kelola komitmen kepada pelanggan dan sisa pekerjaan secara terpadu. Dengan begitu, Anda dapat melihat apakah langkah berikutnya yang bermanfaat adalah mengubah jadwal, mengambil keputusan tentang kapasitas, atau cukup mengirimkan pesanan yang sudah selesai.

Ubah pesanan yang belum terpenuhi menjadi rencana produksi dengan SkyPlanner

ERP Anda tetap dapat digunakan untuk mengelola pesanan pelanggan dan pengiriman. SkyPlanner terintegrasi dengan ERP atau MES apa pun melalui REST API terbuka, sehingga data pesanan dan produksi yang sudah ada terhubung dengan penjadwalan produksi terperinci. Anda dapat merencanakan pekerjaan tanpa mengganti sistem yang mencatat komitmen kepada pelanggan.

Data masukan penjadwalan menjelaskan pekerjaan yang tersisa: tahapan proses beserta urutan dan durasinya, stasiun kerja yang dapat digunakan, shift kerja, operator, serta prioritas. Arcturus, kecerdasan buatan untuk penjadwalan di SkyPlanner, menjadwalkan pekerjaan tersebut berdasarkan kapasitas dan ketergantungan antarproses yang telah diatur. Jika diaktifkan, penjadwalan yang memperhitungkan material juga memasukkan ketersediaan material ke dalam perhitungan.

Bagi pabrik kotak pelindung tadi, ini berarti merencanakan pemotongan, penekukan, pelapisan, dan perakitan yang masih diperlukan untuk seluruh pesanan yang sudah diterima. Alih-alih memperkirakan pengiriman dari banyaknya pesanan, Anda dapat menelusuri pekerjaan yang terjadwal hingga perkiraan waktu penyelesaiannya.

Alokasikan waktu untuk pekerjaan yang belum terjadwal

Pesanan yang sudah diterima belum tentu sudah dijadwalkan. Pastikan pekerjaan yang belum masuk rencana tetap terlihat, agar tampilan Gantt yang tampak rapi tidak menyembunyikan komitmen yang masih menunggu di luar jadwal.

SkyPlanner memungkinkan Anda memilih dan menjadwalkan job yang belum terjadwal. Fitur Asistennya juga menyediakan tindakan untuk menjadwalkan job tersebut. Setelah masuk jadwal, pekerjaan itu menjadi bagian dari jadwal produksi yang dapat Anda tinjau bersama job yang sudah ada.

Tindakan ini berbeda dari Jadwalkan ulang semua, yang menghitung ulang job yang sudah ada di lini waktu. Gunakan penjadwalan awal untuk memasukkan pekerjaan ke dalam rencana, lalu gunakan penjadwalan ulang untuk menyesuaikan pekerjaan yang sudah terjadwal saat kondisi berubah.

Lihat dampaknya pada pengiriman, bukan sekadar slot berikutnya

Lini waktu Gantt menunjukkan di mana dan kapan job direncanakan. Gambaran kapasitas dan beban kerja membantu Anda melihat sumber daya produksi yang sudah dialokasikan serta bagian mana dari sisa pekerjaan yang berebut waktu pada sumber daya yang sama.

Dalam contoh kotak pelindung tadi, telusuri proses pelapisan hingga perakitan. Slot pelapisan yang lebih awal hanya bermanfaat jika tahapan proses selanjutnya memungkinkan pekerjaan selesai pada waktu yang diminta. Perhitungkan pengemasan, transportasi, dan kewajiban lain di luar produksi sebelum mengonfirmasi tanggal pengiriman kepada pelanggan.

Dengan begitu, tim penjualan dan produksi dapat membahas rencana berdasarkan perhitungan, bukan saling bertukar perkiraan masing-masing tentang seberapa sibuk pabrik terlihat.

Hitung ulang, bukan menyusun ulang secara manual

Saat pelanggan meminta tanggal yang lebih awal, perbarui prioritas terkait dan biarkan Arcturus menghitung ulang pekerjaan yang sudah terjadwal. Tinjau tanggal penyelesaian yang terdampak sebelum memberikan janji baru. Prioritas dan penguncian yang Anda tetapkan mengarahkan perhitungan, sementara perangkat lunak menangani penjadwalan pekerjaan yang saling terkait.

Pastikan data kemajuan produksi juga selalu diperbarui. Operasi yang sudah selesai dan perubahan kapasitas yang tersedia memengaruhi pekerjaan yang masih dapat dilakukan. Jika Autopilot diaktifkan, kejadian yang telah dikonfigurasi atau proses yang dijalankan pada waktu terjadwal dapat memicu penjadwalan ulang tanpa perlu terus-menerus ditangani secara manual.

Manfaatnya, waktu untuk memindahkan operasi dari satu antrean ke antrean lain berkurang, sehingga Anda punya lebih banyak waktu untuk menentukan tindakan berdasarkan hasil perhitungan. Anda dapat menanggapi permintaan pengiriman saat pelanggan masih menunggu jawaban, bukan setelah melakukan satu putaran lagi perhitungan manual.

Fredman: jawaban tentang pengiriman berdasarkan gambaran kapasitas

Peningkatan volume pesanan menimbulkan masalah ini di Fredman Operations, produsen solusi dapur dan kemasan yang aman untuk pangan asal Finlandia. Kartu kerja dipindahkan secara manual antara ERP L7 dan perangkat lunak manajemen produksi LTR. Perencana tidak memiliki gambaran yang akurat tentang kapan mesin tersedia kembali dan kapasitas pada setiap shift. Penjadwalan ulang yang mendesak bisa memakan waktu satu jam atau lebih.

Dengan SkyPlanner, tampilan Gantt Fredman menyatukan informasi mesin, kapasitas yang masih kosong maupun sudah dialokasikan, serta kemajuan job. Kapasitas per shift menjadi bagian dari perencanaan harian, dan tim produksi dapat melihat rencana waktu mulai serta selesai setiap job.

Menurut Fredman, tim penjualan kini dapat menjanjikan pengiriman berdasarkan data kapasitas hingga enam bulan ke depan. Permintaan perubahan jadwal pun dapat dijawab dalam hitungan detik, bukan jam. Fredman juga melaporkan berkurangnya kebutuhan lembur.

Pengalaman Fredman menunjukkan manfaat nyata dari menghubungkan pesanan dengan produksi: jawaban yang lebih cepat dan dapat dijadikan acuan bersama tentang pekerjaan apa yang dapat ditangani pabrik dan kapan. Baca ulasan lengkap Fredman Operations tentang SkyPlanner untuk mengetahui pengalaman tim mereka.

Apa yang perlu dilakukan jika kapasitas tidak cukup untuk menampung pesanan

Jadwal yang lebih baik dapat memanfaatkan kapasitas yang ada secara lebih efektif. Namun, jadwal tidak bisa membuat lini pelapisan yang kelebihan beban menyediakan jam kerja tanpa batas.

Gunakan rencana untuk mengidentifikasi komitmen pengiriman yang terancam tidak terpenuhi dan penyebab pekerjaan tersebut tidak bisa masuk jadwal. Lalu, ambil keputusan yang tepat sasaran:

• Ubah prioritas jika konsekuensinya dapat dibenarkan secara komersial, sambil memeriksa dampaknya terhadap pesanan lain.
• Tambah jam operasi atau gunakan sumber daya produksi alternatif yang telah disetujui jika langkah tersebut benar-benar dapat mengurangi kendala kapasitas.
• Atasi kekurangan material atau masalah kesiapan lainnya, alih-alih berulang kali memindahkan pekerjaan yang terhambat.
• Sepakati tanggal pengiriman baru atau pengiriman sebagian yang bermanfaat bagi pelanggan ketika komitmen awal tidak lagi dapat dipenuhi.

Tinjau pesanan yang sudah terlambat secara terpisah dari pesanan yang jadwal pengirimannya masih akan datang. Total pesanan yang belum terpenuhi bisa saja menurun, tetapi pengiriman untuk satu pelanggan justru semakin terlambat. Sebaliknya, total yang meningkat masih bisa dikelola jika pekerjaan produksinya dapat ditampung oleh kapasitas mendatang.

Tujuannya bukan menekan jumlah pesanan serendah mungkin, melainkan memiliki komitmen pesanan yang Anda pahami dan mampu penuhi secara menguntungkan.

Ketahui komitmen pengiriman yang bisa Anda berikan untuk pesanan yang belum terpenuhi

Jika permintaan untuk mempercepat pengiriman masih membuat perencana produksi Anda kembali berkutat dengan spreadsheet, SkyPlanner adalah langkah praktis berikutnya. SkyPlanner menghubungkan pekerjaan produksi yang tersisa, kapasitas, dan prioritas dalam satu jadwal yang dapat digunakan tim Anda untuk mengambil keputusan pengiriman berikutnya.

Jadwalkan demo SkyPlanner dengan menyiapkan contoh pesanan yang biasa Anda tangani, sumber daya produksi yang juga dibutuhkan pesanan lain, serta permintaan terbaru untuk mempercepat pengiriman. Contoh-contoh ini menjadi titik awal yang berguna untuk melihat bagaimana rencana berubah dan komitmen lain mana yang terdampak. Atau, coba SkyPlanner dengan data demo untuk menjelajahi lingkungan penjadwalannya terlebih dahulu.