Inventario mínimo y máximo: cuándo reponer y cuánto

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Quedan pocas unidades en un contenedor, así que el responsable de compras pide otro lote. Mientras tanto, producción ya está ejecutando una orden de reposición del mismo artículo. Por separado, ambas decisiones parecen razonables. Juntas, generan existencias que la fábrica no necesitaba.

El inventario mínimo y máximo establece una regla sistemática para la reposición: el nivel inferior indica cuándo actuar y el objetivo superior, hasta qué nivel reponer. Para aplicarla bien en fabricación, hay que tener en cuenta tanto los suministros pendientes de recibir como la demanda ya comprometida, no solo las piezas que hay en la estantería.

Después viene la decisión de producción. Si fabricas internamente lo que necesitas reponer, esa cantidad requiere tiempo en máquinas reales, junto con el trabajo para clientes. SkyPlanner APS incorpora la reposición aprobada al mismo programa, teniendo en cuenta la capacidad y los materiales. Así puedes ver cuándo terminará sin crear a mano una cola de trabajo independiente.

¿Qué es el inventario mínimo y máximo?

El inventario mínimo y máximo es una política de reposición que establece dos parámetros para cada artículo que se mantiene en stock:

• Mínimo: el umbral que activa la decisión de reponer.
• Máximo: el objetivo de posición de inventario que se busca alcanzar con la reposición.

El mínimo no es el nivel en el que se prevé agotar las existencias. Debe dar tiempo a que llegue la reposición mientras continúa la demanda. El máximo no es la cantidad que se pide cada vez ni una garantía de que las existencias físicas nunca superarán ese nivel.

En una política de mínimos y máximos, la cantidad del pedido varía según lo que falte para alcanzar el objetivo. Si el objetivo es de 600 piezas y la posición de inventario considerada es de 230, la cantidad inicial de reposición es de 370. Si la posición es de 280, la cantidad será de 320.

Deja por escrito si la reposición se activa «por debajo del mínimo» o «en el mínimo o por debajo de él»; los sistemas y las políticas de cada empresa pueden tratar ese límite de forma distinta. En los ejemplos siguientes, la reposición se activa cuando la posición está por debajo del mínimo.

Calcula la posición de inventario, no solo las existencias físicas

Las existencias físicas indican lo que está físicamente presente. La posición de inventario ayuda a decidir si hace falta otra orden de reposición, una vez descontados los compromisos y contabilizados los suministros pendientes.

Si la política descuenta la demanda comprometida, utiliza esta fórmula:

Posición de inventario = existencias físicas utilizables + suministros de reposición pendientes − demanda comprometida incluida en el cálculo

Los suministros pendientes pueden incluir pedidos de compra, transferencias u órdenes de reposición interna aún por recibir. Contabiliza cada suministro una sola vez. Tras una recepción parcial, cuenta la cantidad que falta por recibir, no la cantidad original del pedido.

Define el alcance antes de calcular: un artículo, una ubicación o un grupo acordado de ubicaciones, una unidad de medida y fechas de corte coherentes para los suministros y la demanda. Excluye las existencias en cuarentena o que no se puedan utilizar por otros motivos. No restes dos veces el mismo compromiso: si el saldo inicial ya descuenta las reservas, no vuelvas a deducirlas.

No todas las implementaciones descuentan las mismas categorías de demanda. Lo importante es saber qué incluye la cifra que utilizas y aplicar umbrales calculados sobre esa misma base. No es seguro aplicar un mínimo calculado con una definición a otra distinta sin revisarlo antes.

Ejemplo de mínimos y máximos en fabricación

Imagina un fabricante que mantiene en stock un soporte estándar para pedidos recurrentes. Su mínimo es de 300 piezas y su objetivo máximo, de 600. La política descuenta la demanda comprometida dentro de un horizonte de planificación acordado.

Dato	Cantidad	Tratamiento
Soportes disponibles y utilizables	180	Incluir como existencias actuales
Reposición ya aprobada pendiente de recibir	200	Sumar una sola vez como suministro pendiente
Demanda comprometida incluida en esta revisión	150	Restar una sola vez
Posición de inventario	230	Comparar con el mínimo de 300
Nueva cantidad de reposición	370	Elevar la posición de 230 a 600

El cálculo es 180 + 200 − 150 = 230. Como 230 está por debajo de 300, la política indica que hay que reponer. La cantidad inicial del pedido es de 600 − 230 = 370 piezas.

Si se ignorara el pedido existente de 200 piezas, la propuesta sería de 570 piezas. Se pedirían dos veces 200 piezas para la misma necesidad. Por el contrario, si se ignorara la demanda comprometida, la posición sería de 380 y no se activaría la reposición.

El objetivo representa la posición neta tras añadir el nuevo pedido, no necesariamente las existencias que habrá cuando llegue. El consumo continúa mientras se tramitan las compras o se fabrican las piezas.

Un pedido en curso también puede llegar demasiado tarde

La posición de inventario responde a la pregunta de cuánto hace falta; por sí sola, no demuestra que cada necesidad esté cubierta en la fecha requerida.

En el ejemplo del soporte, supongamos que se necesitan 120 piezas el martes y otras 30 el miércoles. Las 180 piezas utilizables cubren ambas necesidades. Pero si las 200 piezas de la reposición existente se retrasan hasta después de la fecha de una nueva necesidad, esta última podría quedar sin cubrir aunque el pedido esté incluido en la posición total de inventario.

Comprueba las fechas, además de los totales. Adelantar o reprogramar un pedido existente puede ser una solución más razonable que crear otra orden de reposición completa. Una comprobación de la cobertura de inventario por fechas complementa la política de mínimos y máximos; no sustituye su umbral de activación ni su objetivo.

Cómo establecer los niveles de inventario mínimo y máximo

Empieza por un artículo de consumo recurrente para el que dispongas de registros fiables de consumo y reposición. Define ambos niveles conjuntamente, pero asigna a cada uno una función distinta.

Fija el mínimo para cubrir la espera hasta la reposición

Si la demanda es razonablemente estable, un punto de partida práctico es:

Mínimo = demanda prevista durante el lead time de reposición + stock de seguridad

Ten en cuenta el tiempo que transcurre hasta que las existencias se pueden utilizar, no solo el tiempo de transporte del proveedor o el de procesamiento de una máquina. La aprobación, la compra, la espera hasta disponer de capacidad de producción y la recepción pueden alargar ese plazo.

Imagina un artículo del que se consumen 40 piezas por día laborable. La reposición tarda cinco días laborables y la empresa ha elegido un stock de seguridad de 80 piezas. La demanda prevista durante el lead time es de 200 piezas, lo que da un mínimo inicial de 280 piezas.

El stock de seguridad de 80 piezas es un supuesto de este ejemplo, no un nivel de servicio recomendado. Define el stock de seguridad según la variabilidad y las consecuencias de una rotura de stock. Un componente barato cuya falta detiene el montaje final puede merecer más atención de la que su valor de compra sugiere.

La frecuencia de revisión también importa. Supervisar una regla de forma continua no equivale a consultar un informe una vez por semana. Si el nivel puede caer por debajo del umbral justo después de una revisión, ten en cuenta la espera adicional hasta que alguien emita el pedido; de lo contrario, un mínimo que parece adecuado puede activar la reposición demasiado tarde.

Fija el máximo para establecer un ciclo de reposición planificado

El máximo determina hasta qué nivel se repone la posición de inventario cuando esta cae por debajo del umbral. Por lo general, aumentarlo supone reponer cantidades mayores y asumir más riesgo por las existencias acumuladas; reducirlo suele implicar reposiciones más frecuentes y más pedidos o preparaciones de producción.

En el ejemplo de consumo de 40 piezas al día, supongamos que eliges un máximo de 600. La diferencia respecto al mínimo de 280 piezas es de 320 piezas, lo que equivale a ocho días laborables de ese consumo medio. Esto ayuda a entender el ciclo propuesto, pero no demuestra que 600 sea el objetivo más económico ni el mejor.

Evalúa el objetivo teniendo en cuenta el espacio de almacenamiento, la vida útil, el riesgo de obsolescencia, el capital circulante y los tamaños de lote de producción o del proveedor. Si un artículo de baja rotación tiene una vida útil corta, un intervalo entre mínimo y máximo que parece razonable puede acabar generando desperdicios costosos.

Aplica las restricciones de pedido antes de emitirlo

La diferencia calculada es una cantidad de partida. Los pedidos mínimos del proveedor, los múltiplos de embalaje y las restricciones de los lotes de producción pueden modificar la cantidad que realmente puede pedir.

Si la propuesta de reposición es de 370 soportes, pero solo se suministran en paquetes de 50, el redondeo al alza da 400. Esto supone 30 piezas por encima del objetivo sin ajustar. Decide si aceptas esa diferencia, cambias las condiciones de suministro o revisas la política. No trates el «objetivo máximo de inventario» y la «cantidad máxima por pedido» como si fueran el mismo parámetro: el primero describe la posición de inventario deseada; el segundo limita cada pedido individual.

Registra cuanto antes la reposición aprobada como suministro pendiente. Así evitarás que se vuelva a pedir la misma cantidad para cubrir esa diferencia, ya sea en la siguiente revisión o por parte de otro comprador.

Cuándo funciona el inventario mínimo y máximo y cuándo no basta con los umbrales

La política de inventario mínimo y máximo resulta útil para artículos almacenados con un consumo recurrente y un proceso de reposición que se pueda supervisar: componentes comunes, subconjuntos estándar o consumibles de uso frecuente. Su atractivo está en la coherencia del criterio. Todos pueden ver por qué hace falta reponer y cómo se ha elegido la cantidad.

Esta política resulta menos fiable cuando un promedio oculta necesidades elevadas para fechas concretas. Un componente que solo se utiliza en lotes ocasionales para clientes puede requerir una planificación de materiales por fechas, en lugar de un intervalo de existencias permanente. En el caso de un repuesto de uso intermitente, también puede ser necesario decidir cuánto almacenar en función de su criticidad: un consumo medio bajo no indica cuánto costaría que faltara ese repuesto.

Conviene distinguir este enfoque de otros conceptos relacionados:

• El stock de seguridad es la reserva que cubre la incertidumbre. Puede ayudar a fijar el mínimo, pero no define toda la política de inventario mínimo y máximo.
• La cantidad económica de pedido (EOQ) calcula un tamaño de lote a partir de supuestos sobre los costes de pedido y de mantenimiento de existencias. La política de inventario mínimo y máximo, en cambio, repone la diferencia variable hasta un nivel objetivo superior.
• La fabricación contra stock consiste en fabricar antes de recibir los pedidos de los clientes. La política de inventario mínimo y máximo es una de las formas de controlar la reposición dentro de esa estrategia.

Revisa los niveles cuando cambien el consumo, el desempeño del proveedor, el lead time de producción o la vida útil del producto. Investiga las roturas de stock recurrentes y los excesos de existencias antes de limitarte a ampliar el intervalo: las recepciones tardías, los saldos inexactos y los pedidos duplicados requieren soluciones diferentes.

Encaja la reposición aprobada en el programa de producción

Para una pieza de fabricación propia, decidir «pedir 370» es solo la mitad de la decisión. No indica si esos soportes estarán listos antes de que escaseen las existencias ni qué trabajos para clientes habría que desplazar para hacerles sitio.

Imagina que la reposición aprobada necesita el mismo centro de mecanizado que un pedido de cliente con entrega prevista esta semana. Colocarla al principio de una lista independiente de reposiciones oculta ese conflicto. Asignarle un hueco en el programa compartido permite ver qué habría que sacrificar cuando aún hay tiempo para decidir.

Elige SkyPlanner APS para gestionar más fácilmente ese programa compartido. Arcturus, su IA de programación, calcula el programa de trabajo teniendo en cuenta los puestos de trabajo, turnos, prioridades, dependencias entre operaciones y materiales configurados. El diagrama de Gantt muestra dónde encaja la reposición y cuándo debería terminar en relación con las demás órdenes. Así dedicas menos tiempo a conciliar la lista de existencias con las colas de trabajo de cada máquina y dispones de una base más clara para proteger las entregas.

SkyPlanner dispone de una alerta de cantidad baja que te avisa para que crees una orden de reposición. Acuerda los niveles mínimo y máximo, la cantidad de reposición y su aprobación con el planificador responsable o gestiónalos en tu ERP/MRP. Después, utiliza SkyPlanner para programar el trabajo aprobado junto con los pedidos de clientes, de modo que la decisión sobre las existencias forme parte del plan de producción común de la fábrica.

Si está activada la programación que tiene en cuenta los materiales y los datos de los materiales correspondientes están actualizados, el cálculo también contempla su disponibilidad en el momento de ejecutar las tareas que los consumen. Las fechas de llegada de los pedidos de compra sirven de base para programar el trabajo que utiliza materiales comprados. Cuando cambie una fecha de llegada o una prioridad, recalcula el plan común para ver las consecuencias, en lugar de mover manualmente cada tarea afectada.

SkyPlanner se integra con cualquier ERP o MES a través de su API REST abierta. Puedes conservar el sistema que gestiona la política de reposición y conectar sus órdenes aprobadas con un programa de producción que tenga en cuenta la capacidad real.

Cómo se aplica en la fabricación contra stock

Opes Corporation fabrica contra stock para atender compromisos previsibles con sus clientes. Antes de SkyPlanner, utilizaba Excel y una aplicación de almacén independiente, con los datos repartidos entre distintos sistemas. La integración por fases con Visma Nova conectó esa información con la planificación de la producción.

Según explica la empresa, SkyPlanner ofrece al equipo una visión clara de la capacidad. Cuando llegan pequeños pedidos urgentes o series de desarrollo de productos, el plan de producción actualizado muestra su efecto en los plazos de entrega. Los cambios pueden hacerse más rápido y los planificadores pueden ver cómo encajan los distintos trabajos.

Esa es la lección relevante para la reposición: una demanda estable de productos en stock no elimina la necesidad de gestionar excepciones. Un programa compartido permite al equipo evaluar el trabajo adicional frente a los compromisos existentes, en lugar de gestionar cada cola de trabajo de forma aislada.

Pon a prueba la política con una reposición real

Elige un artículo de consumo recurrente. Confirma las existencias utilizables, el suministro pendiente, los compromisos incluidos en el cálculo y el lead time. A partir de esos datos, fija el umbral de reposición y el nivel objetivo, calcula la diferencia y comprueba cuándo se necesita realmente esa cantidad.

Después, lleva a una demostración de SkyPlanner el caso de esa reposición aprobada y el de un pedido de cliente que compita por la misma capacidad. Pide que te muestren cómo comparten capacidad sus rutas de fabricación, cuándo termina la reposición y qué ocurre si se retrasa la llegada de un material. Así verás qué implica tomar una decisión de reposición que pueda llevarse a producción, más allá del cálculo de existencias.

Reserva una demostración de SkyPlanner para analizar la situación de tu fábrica o prueba primero SkyPlanner con datos de demostración. El objetivo es sencillo: reponer lo necesario, evitar pedirlo dos veces y asignar al trabajo un programa que tu fábrica pueda cumplir.