Gestão de stocks mínimo-máximo: quando e quanto repor

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O stock numa caixa está a baixar, por isso o responsável de compras encomenda mais um lote. Entretanto, a produção já está a executar uma ordem de reposição do mesmo artigo. Isoladamente, ambas as decisões parecem sensatas. Em conjunto, criam stock de que a fábrica não precisava.

A gestão de stocks mínimo-máximo estabelece uma regra consistente para a reposição: o nível mínimo indica quando agir e o objetivo máximo indica até que nível repor. Para a aplicar bem na indústria, é preciso contabilizar as quantidades que já estão por receber e a procura já comprometida, não apenas as peças na prateleira.

Segue-se a decisão de produção. Se a reposição for fabricada internamente, essa quantidade precisa de tempo nas máquinas, a par do trabalho para clientes. O SkyPlanner APS integra a reposição aprovada no mesmo plano, tendo em conta a capacidade e os materiais. Assim, pode ver quando ficará concluída sem criar manualmente uma fila de trabalho separada.

O que é a gestão de stocks mínimo-máximo?

A gestão de stocks mínimo-máximo é uma política de reposição com dois parâmetros para cada artigo mantido em stock:

• Mínimo: o limiar que desencadeia uma decisão de reposição.
• Máximo: a posição de stock que se pretende atingir com a reposição.

O mínimo não é o nível em que se prevê esgotar o stock. Deve dar tempo para a reposição chegar enquanto o consumo continua. O máximo não é a quantidade a encomendar de cada vez, nem uma garantia de que o stock físico nunca ultrapassará esse nível.

Numa política mínimo-máximo, a quantidade a encomendar varia consoante a diferença para o objetivo. Se o objetivo for 600 peças e a posição de stock considerada for 230, a quantidade inicial de reposição será 370. Se a posição for 280, essa quantidade será 320.

Registe se a reposição é desencadeada «abaixo do mínimo» ou «no mínimo ou abaixo dele»; os sistemas e as políticas das empresas podem tratar esse limite de forma diferente. Nos exemplos seguintes, a reposição é desencadeada quando a posição fica abaixo do mínimo.

Considere a posição de stock, não apenas o stock existente

O stock existente indica o que está fisicamente presente. A posição de stock ajuda a decidir se é necessária outra ordem de reposição, tendo em conta as quantidades já previstas e os compromissos assumidos.

Se a política deduzir a procura comprometida, utilize:

Posição de stock = stock existente utilizável + reposições por receber − procura comprometida abrangida pelo cálculo

As reposições por receber podem incluir encomendas de compra pendentes, transferências ou ordens de reposição interna. Contabilize cada origem uma única vez. Após uma receção parcial, conte apenas a quantidade que falta receber, não a quantidade original da encomenda.

Defina o âmbito antes de calcular: um artigo, uma localização ou um grupo de localizações acordado, uma unidade de medida e datas-limite coerentes para as entradas e a procura. Exclua o stock em quarentena ou que não possa ser utilizado por outros motivos. Não deduza o mesmo compromisso duas vezes: se o saldo inicial já descontar as reservas, não volte a subtraí-las.

Nem todas as implementações deduzem as mesmas categorias de procura. O essencial é saber o que o valor inclui e utilizar limiares definidos para essa base de cálculo. Um mínimo calculado segundo uma definição não pode ser aplicado com segurança a outra sem revisão.

Exemplo de gestão mínimo-máximo na indústria

Imagine um fabricante que mantém em stock um suporte normalizado para encomendas recorrentes. O mínimo é de 300 peças e o objetivo máximo é de 600. A política deduz a procura comprometida dentro de um período de planeamento acordado.

Dado de entrada	Quantidade	Tratamento no cálculo
Suportes utilizáveis em stock	180	Incluir como stock existente
Reposição já aprovada, por receber	200	Somar uma vez como reposição por receber
Procura comprometida incluída nesta análise	150	Subtrair uma vez
Posição de stock	230	Comparar com o mínimo de 300
Quantidade da nova reposição	370	Elevar a posição de 230 para 600

O cálculo é 180 + 200 − 150 = 230. Como 230 é inferior a 300, a política indica a necessidade de reposição. A quantidade inicial a encomendar é de 600 − 230 = 370 peças.

Ignorar a ordem existente de 200 peças resultaria numa proposta de 570 peças. Estaria a encomendar 200 peças duas vezes para a mesma necessidade. Por outro lado, ignorar a procura comprometida daria uma posição de 380, pelo que a reposição nem sequer seria desencadeada.

O objetivo corresponde à posição líquida após acrescentar a nova encomenda, não necessariamente ao stock que existirá quando esta chegar. O consumo continua enquanto decorre a compra ou o fabrico.

Uma encomenda por receber pode chegar demasiado tarde

A posição de stock responde à questão da quantidade; por si só, não demonstra que todas as necessidades estão cobertas nas respetivas datas.

No exemplo dos suportes, suponha que são necessárias 120 peças na terça-feira e mais 30 na quarta-feira. As 180 peças utilizáveis cobrem ambas as necessidades. Mas, se as 200 peças da reposição existente só chegarem depois da data de uma nova necessidade, esta poderá ficar por cobrir, mesmo que a ordem esteja contabilizada na posição global de stock.

Verifique as datas, além dos totais. Acelerar ou reprogramar uma ordem existente pode resolver o problema de forma mais sensata do que criar outra ordem de reposição completa. Uma verificação da cobertura de stocks por data complementa a política mínimo-máximo; não substitui o limiar de reposição nem o objetivo definidos.

Como definir os níveis mínimo e máximo de stock

Comece por um artigo com consumo recorrente e registos fiáveis de consumo e reposição. Defina os dois níveis em conjunto, mas atribua a cada um uma função distinta.

Defina o mínimo para cobrir o tempo de espera pela reposição

Quando a procura é razoavelmente estável, um ponto de partida prático é:

Mínimo = procura prevista durante o lead time de reposição + stock de segurança

Considere o tempo até o stock estar utilizável, não apenas o tempo de transporte do fornecedor ou o tempo de processamento de uma máquina. A aprovação, a compra, a espera por capacidade de produção e a receção podem contribuir para esse prazo.

Imagine um artigo com um consumo de 40 peças por dia útil. A reposição demora cinco dias úteis e a empresa definiu uma reserva de segurança de 80 peças. A procura prevista durante o lead time é de 200 peças, o que dá um mínimo inicial de 280 peças.

A reserva de 80 peças é um pressuposto deste exemplo, não um nível de serviço recomendado. Defina o stock de segurança em função da variabilidade e das consequências de uma rutura. Um componente barato que paralise a montagem final pode merecer mais atenção do que o seu valor de compra sugere.

A frequência de revisão também importa. Monitorizar uma regra continuamente não equivale a consultar um relatório uma vez por semana. Se o nível puder descer abaixo do limiar logo após uma revisão, tenha em conta o tempo adicional até alguém colocar a encomenda. Caso contrário, um mínimo aparentemente adequado pode desencadear a ação demasiado tarde.

Defina o máximo para estabelecer um ciclo de reposição planeado

O máximo determina até que nível se repõe a posição de stock quando esta desce abaixo do mínimo. Aumentá-lo significa, em geral, reposições maiores e maior exposição aos riscos associados ao stock; reduzi-lo implica normalmente reposições mais frequentes e mais encomendas ou preparações de produção.

No exemplo de consumo de 40 peças por dia, suponha que escolhe um máximo de 600. A diferença face ao mínimo de 280 peças é de 320 peças, o equivalente a oito dias úteis desse consumo médio. Esta é uma forma de compreender o ciclo proposto, não uma prova de que 600 é o objetivo mais económico ou mais adequado.

Avalie o nível pretendido tendo em conta o espaço de armazenagem, o prazo de validade, o risco de obsolescência, o fundo de maneio e as dimensões dos lotes de produção ou de fornecimento. Se um artigo de baixa rotação tiver um prazo de validade curto, mesmo um intervalo mínimo-máximo aparentemente bem definido pode gerar desperdícios dispendiosos.

Aplique as restrições de encomenda antes de libertar a ordem

A diferença calculada é uma quantidade de partida. As quantidades mínimas do fornecedor, os múltiplos de embalagem e as restrições dos lotes de produção podem alterar a quantidade que efetivamente pode encomendar.

Se a proposta de reposição de suportes for de 370 peças, mas o fornecimento só estiver disponível em embalagens de 50, o arredondamento por excesso resulta em 400. Isto acrescenta 30 peças acima do objetivo inicial. Decida se aceita essa diferença, altera as condições de fornecimento ou revê a política. Não confunda «nível máximo de stock pretendido» com «quantidade máxima por encomenda»: o primeiro descreve a posição de stock desejada; a segunda limita cada encomenda individual.

Registe prontamente a reposição aprovada como fornecimento pendente. É isso que evita que, na revisão seguinte ou por iniciativa de outro comprador, se volte a encomendar a mesma quantidade em falta.

Quando funciona a gestão mínimo-máximo — e quando os limites não bastam

A gestão mínimo-máximo é útil para artigos mantidos em stock com consumo recorrente e um processo de reposição que seja possível acompanhar: componentes comuns, subconjuntos normalizados ou consumíveis de utilização frequente. A sua vantagem é a consistência. Todos conseguem perceber por que motivo é necessária a reposição e como foi escolhida a quantidade.

O método torna-se menos fiável quando uma média oculta necessidades elevadas em datas específicas. Um componente usado apenas em lotes ocasionais para clientes pode exigir um planeamento de materiais distribuído no tempo, em vez de um intervalo de stock permanente. Uma peça sobresselente de utilização intermitente também pode exigir uma decisão de stock baseada na sua criticidade: um consumo médio baixo não revela o custo da sua falta.

Distinga os métodos relacionados:

• O stock de segurança é a reserva para fazer face à incerteza. Pode ajudar a definir o mínimo, mas não define toda a política mínimo-máximo.
• A quantidade económica de encomenda (EOQ) calcula a dimensão do lote com base em pressupostos sobre os custos de encomenda e de manutenção de stock. Já a gestão mínimo-máximo repõe a diferença, variável, até ao nível superior pretendido.
• A produção para stock consiste em fabricar antes de receber as encomendas dos clientes. A gestão mínimo-máximo é uma das formas possíveis de controlar a reposição no âmbito dessa estratégia.

Reveja os níveis quando houver alterações no consumo, no desempenho dos fornecedores, no lead time de produção ou na vida útil do produto. Investigue as ruturas recorrentes e os excessos de stock antes de se limitar a alargar o intervalo: receções em atraso, saldos incorretos e encomendas duplicadas exigem soluções diferentes.

Integre a reposição aprovada no plano de produção

Para uma peça de fabrico interno, «encomendar 370» é apenas metade da decisão. Isso não indica se os suportes estarão prontos antes de o stock se esgotar, nem que trabalhos de clientes terão de ser deslocados para lhes dar lugar.

Imagine que a reposição aprovada precisa do mesmo centro de maquinagem que uma encomenda de cliente com entrega prevista para esta semana. Colocá-la no topo de uma lista separada de reposição de stock oculta esse conflito. Integrá-la no plano comum permite ver o que será necessário conciliar, enquanto ainda há tempo para decidir.

Escolha o SkyPlanner APS para gerir mais facilmente esse plano comum. O Arcturus, o seu motor de programação com IA, calcula a programação do trabalho tendo em conta os postos de trabalho, turnos, prioridades, dependências entre operações e materiais configurados. O diagrama de Gantt mostra onde se encaixa a reposição e quando deverá ficar concluída, em conjunto com as restantes encomendas. Assim, dedica menos tempo a conciliar uma lista de stock com as filas de trabalho de cada máquina e dispõe de uma base mais clara para salvaguardar as entregas.

O SkyPlanner disponibiliza um alerta de quantidade baixa que o avisa de que deve criar uma ordem de reposição. Defina os níveis mínimo e máximo, a quantidade de reposição e a aprovação com o planeador responsável ou no seu ERP/MRP. Depois, utilize o SkyPlanner para programar o trabalho aprovado em conjunto com as encomendas dos clientes, integrando a decisão de stock no plano de produção comum da fábrica.

Com a programação que considera os materiais ativada e os dados dos materiais relevantes atualizados, o cálculo também tem em conta a sua disponibilidade no momento em que serão consumidos. As datas de chegada das encomendas de compra servem de base à programação dos materiais adquiridos. Quando uma data de chegada ou uma prioridade mudar, recalcule o plano comum para ver o impacto, em vez de deslocar manualmente cada tarefa afetada.

O SkyPlanner integra-se com qualquer ERP ou MES através da sua REST API aberta. Pode manter o sistema que gere a política de reposição e ligar as ordens nele aprovadas a um plano de produção que tenha em conta a capacidade real.

Como funciona na prática na produção para stock

A Opes Corporation produz para stock com base em compromissos previsíveis com os clientes. Antes do SkyPlanner, utilizava o Excel e uma aplicação de armazém separada, com os dados dispersos por diferentes sistemas. A integração faseada com o Visma Nova ligou essa informação ao planeamento da produção.

Segundo o relato da empresa, o SkyPlanner dá à equipa uma visão clara da capacidade. Quando surgem pequenas encomendas urgentes ou séries de desenvolvimento de produtos, o plano de produção atualizado mostra o seu efeito nos prazos de entrega. As alterações podem ser feitas mais rapidamente e os planeadores conseguem ver como os trabalhos se articulam.

Esta é a lição relevante para a reposição: uma procura estável de artigos de stock não elimina a necessidade de gerir exceções. Um plano comum permite à equipa avaliar o trabalho adicional face aos compromissos existentes, em vez de gerir cada fila de trabalho isoladamente.

Teste a política com uma reposição real

Escolha um artigo de utilização recorrente. Confirme o saldo utilizável, os fornecimentos pendentes, os compromissos considerados e o lead time. Com base nesses dados, defina o limiar de reposição e o nível pretendido, calcule a diferença e verifique quando a quantidade é efetivamente necessária.

Depois, leve a reposição aprovada e uma encomenda de cliente que dispute a mesma capacidade para uma demonstração do SkyPlanner. Peça para ver como as respetivas rotas de produção partilham a capacidade, quando termina a reposição e o que acontece se a chegada de um material se atrasar. Assim, poderá ver o que implica uma decisão de reposição pronta a executar na produção, para além do cálculo de stock.

Agende uma demonstração do SkyPlanner para analisar a situação da sua fábrica ou experimente primeiro o SkyPlanner com dados de demonstração. O objetivo é simples: repor o que precisa, evitar encomendar a mesma quantidade duas vezes e programar o trabalho de forma que a fábrica o consiga executar.