Persediaan Minimum Maksimum: Kapan dan Berapa Banyak Memesan?

Beranda » Sumber Daya » Persediaan Minimum Maksimum: Kapan dan Berapa Banyak Memesan?

Perkiraan waktu baca: 10 menit

Stok di tempat penyimpanan mulai menipis, sehingga bagian pembelian memesan satu batch lagi. Sementara itu, bagian produksi sudah mengerjakan pesanan pengisian ulang untuk item yang sama. Jika dilihat sendiri-sendiri, kedua keputusan itu masuk akal. Namun, jika digabungkan, keduanya menghasilkan stok yang sebenarnya tidak dibutuhkan pabrik.

Metode persediaan minimum maksimum memberikan aturan pengisian ulang yang dapat diterapkan secara konsisten: batas bawah menentukan kapan Anda perlu bertindak, sedangkan target atas menentukan sampai tingkat mana persediaan perlu diisi kembali. Agar metode ini efektif dalam manufaktur, Anda perlu memperhitungkan pasokan yang akan masuk dan permintaan yang sudah menjadi komitmen, bukan hanya jumlah barang di rak.

Berikutnya adalah keputusan produksi. Jika Anda memproduksi sendiri barang untuk pengisian ulang, Anda perlu mengalokasikan waktu mesin untuk membuat jumlah tersebut di sela pengerjaan pesanan pelanggan. SkyPlanner APS memasukkan pekerjaan pengisian ulang yang telah disetujui ke dalam jadwal yang sama dengan memperhitungkan kapasitas dan material. Dengan begitu, Anda dapat melihat kapan pekerjaan tersebut akan selesai tanpa menyusun antrean terpisah secara manual.

Apa itu persediaan minimum maksimum?

Persediaan minimum maksimum adalah kebijakan pengisian ulang dengan dua parameter untuk setiap item yang disimpan:

• Minimum: ambang yang memicu keputusan untuk melakukan pengisian ulang.
• Maksimum: target posisi persediaan yang ingin dicapai melalui pengisian ulang.

Minimum bukanlah titik ketika Anda berencana kehabisan stok. Tingkat ini seharusnya memberi waktu agar pasokan pengisian ulang tiba sementara permintaan terus berjalan. Maksimum bukanlah jumlah yang dipesan setiap kali, dan bukan pula jaminan bahwa stok fisik tidak akan pernah melampaui tingkat tersebut.

Dalam kebijakan minimum maksimum, jumlah pesanan berubah sesuai selisih terhadap target. Jika targetnya 600 unit dan posisi persediaan yang diperhitungkan adalah 230, jumlah awal pengisian ulang adalah 370. Jika posisinya 280, jumlahnya menjadi 320.

Dokumentasikan apakah pemicunya adalah “di bawah minimum” atau “sama dengan atau di bawah minimum”; sistem dan kebijakan perusahaan dapat berbeda dalam memperlakukan batas tersebut. Pada contoh-contoh berikut, pengisian ulang dipicu ketika posisi persediaan berada di bawah minimum.

Hitung posisi persediaan, bukan hanya stok yang ada

Stok yang ada menunjukkan jumlah barang yang tersedia secara fisik. Posisi persediaan membantu Anda memutuskan apakah pesanan pengisian ulang tambahan diperlukan setelah memperhitungkan pasokan yang sudah ada dan kebutuhan yang harus dipenuhi.

Untuk kebijakan yang memperhitungkan permintaan yang sudah menjadi komitmen, gunakan:

Posisi persediaan = stok yang ada dan dapat digunakan + pasokan pengisian ulang yang belum diterima − permintaan yang sudah menjadi komitmen dan masuk dalam perhitungan

Pasokan yang belum diterima dapat mencakup pesanan pembelian yang masih terbuka, transfer, atau pesanan pengisian ulang melalui produksi sendiri. Hitung setiap sumber hanya sekali. Jika pesanan sudah diterima sebagian, hitung sisa jumlah yang masih harus diterima, bukan jumlah pesanan awal.

Tentukan cakupan sebelum menghitung: satu item, satu lokasi atau kelompok lokasi yang disepakati, satu satuan ukur, serta batas waktu pasokan dan permintaan yang konsisten. Keluarkan stok yang dikarantina atau tidak dapat digunakan karena alasan lain. Jangan mengurangi komitmen yang sama dua kali: jika saldo awal Anda sudah dikurangi reservasi, jangan kurangi lagi dengan reservasi tersebut.

Tidak semua penerapan memperhitungkan kategori permintaan yang sama sebagai pengurang. Yang penting, pahami apa saja yang tercakup dalam angka Anda dan gunakan ambang yang dirancang untuk dasar perhitungan tersebut. Tingkat minimum yang dihitung berdasarkan satu definisi tidak dapat begitu saja diterapkan pada definisi lain tanpa ditinjau terlebih dahulu.

Contoh penerapan minimum maksimum dalam manufaktur

Bayangkan suatu perusahaan manufaktur menyimpan braket standar untuk pesanan berulang. Tingkat minimumnya adalah 300 unit dan target maksimumnya 600. Kebijakannya memperhitungkan permintaan yang sudah menjadi komitmen dalam rentang waktu perencanaan yang disepakati sebagai pengurang.

Data masukan	Jumlah	Cara menghitung
Stok braket yang ada dan dapat digunakan	180	Hitung sebagai stok saat ini
Pengisian ulang yang sudah disetujui tetapi belum diterima	200	Tambahkan sekali sebagai pasokan yang belum diterima
Permintaan yang sudah menjadi komitmen dan diperhitungkan dalam peninjauan ini	150	Kurangkan sekali
Posisi persediaan	230	Bandingkan dengan minimum 300
Jumlah pengisian ulang baru	370	Naikkan posisi dari 230 menjadi 600

Perhitungannya adalah 180 + 200 − 150 = 230. Karena 230 berada di bawah 300, kebijakan ini mengharuskan pengisian ulang. Jumlah pesanan awalnya adalah 600 − 230 = 370 unit.

Jika pesanan 200 unit yang sudah ada diabaikan, usulan pesanan akan menjadi 570 unit. Artinya, Anda memesan 200 unit dua kali untuk kebutuhan yang sama. Sebaliknya, jika permintaan yang sudah menjadi komitmen diabaikan, posisi persediaan akan terlihat sebesar 380 sehingga pengisian ulang sama sekali tidak terpicu.

Target tersebut menggambarkan posisi bersih setelah pesanan baru ditambahkan, bukan selalu jumlah stok yang akan tersedia saat pesanan itu tiba. Pemakaian tetap berjalan selama proses pembelian atau produksi pesanan.

Pesanan yang akan datang tetap bisa terlambat

Posisi persediaan menjawab pertanyaan tentang jumlah. Angka ini saja tidak membuktikan bahwa setiap kebutuhan dapat dipenuhi pada tanggal yang diperlukan.

Dalam contoh braket tadi, misalkan 120 unit dibutuhkan pada hari Selasa dan 30 unit lagi pada hari Rabu. Stok 180 unit yang dapat digunakan mencukupi keduanya. Namun, jika seluruh 200 unit dari pengisian ulang yang sudah dipesan tertunda hingga melewati tanggal kebutuhan baru, kebutuhan yang muncul belakangan itu mungkin tetap tidak terpenuhi meskipun pesanan tersebut masuk dalam perhitungan posisi persediaan keseluruhan.

Periksa tanggalnya, bukan hanya jumlah totalnya. Mempercepat atau menjadwalkan ulang pesanan yang sudah ada mungkin lebih masuk akal daripada membuat satu pesanan pengisian ulang penuh lagi. Pemeriksaan cakupan persediaan berdasarkan tanggal melengkapi metode minimum maksimum, bukan menggantikan pemicu dan target kebijakan tersebut.

Cara menetapkan tingkat persediaan minimum dan maksimum

Mulailah dari item yang digunakan secara berulang dan memiliki catatan pemakaian serta pengisian ulang yang andal. Tentukan kedua tingkat tersebut secara bersamaan, tetapi berikan fungsi yang berbeda untuk masing-masing.

Tetapkan minimum untuk mencukupi kebutuhan selama menunggu pengisian ulang

Jika permintaan cukup stabil, titik awal yang praktis adalah:

Minimum = perkiraan permintaan selama lead time pengisian ulang + safety stock

Gunakan waktu hingga stok dapat digunakan, bukan hanya waktu pengiriman pemasok atau waktu proses mesin. Persetujuan, pembelian, menunggu kapasitas produksi, dan penerimaan barang semuanya dapat menambah waktu tunggu tersebut.

Bayangkan sebuah item digunakan sebanyak 40 unit per hari kerja. Pengisian ulang memerlukan lima hari kerja, dan perusahaan telah menetapkan persediaan pengaman sebesar 80 unit. Perkiraan permintaan selama lead time adalah 200 unit, sehingga tingkat minimum awalnya menjadi 280 unit.

Persediaan pengaman 80 unit tersebut merupakan asumsi untuk contoh ini, bukan tingkat layanan yang direkomendasikan. Tentukan safety stock berdasarkan variasi yang terjadi dan dampak kekurangan stok. Komponen murah yang dapat menghentikan perakitan akhir mungkin memerlukan perhatian lebih besar daripada yang diperkirakan jika hanya melihat harga belinya.

Frekuensi peninjauan juga penting. Aturan yang dipantau terus-menerus tidak sama dengan laporan yang diperiksa seminggu sekali. Jika posisi persediaan bisa melewati ambang tepat setelah peninjauan, perhitungkan waktu tunggu tambahan sebelum ada yang membuat pesanan. Jika tidak, tingkat minimum yang tampak memadai bisa memicu tindakan terlalu lambat.

Tetapkan maksimum untuk membentuk siklus pengisian ulang yang terencana

Batas maksimum menentukan tingkat posisi persediaan yang ingin dipulihkan saat ambang pemesanan ulang terlewati. Menaikkannya umumnya berarti pengisian ulang dalam jumlah lebih besar dan risiko penumpukan stok yang lebih tinggi. Menurunkannya umumnya berarti pengisian ulang lebih sering serta lebih banyak aktivitas pemesanan atau setup.

Dalam contoh pemakaian 40 unit per hari, misalkan Anda memilih batas maksimum 600. Selisihnya dari batas minimum 280 unit adalah 320 unit, setara dengan delapan hari kerja pada rata-rata pemakaian tersebut. Perhitungan ini membantu memahami siklus yang diusulkan, bukan membuktikan bahwa 600 adalah target yang paling murah atau paling baik.

Evaluasi target tersebut dengan mempertimbangkan ruang penyimpanan, umur simpan, risiko keusangan, modal kerja, serta ukuran batch produksi atau batch dari pemasok. Jika suatu barang lambat terpakai dan umur simpannya pendek, rentang minimum–maksimum yang tampak ideal pun tetap bisa menimbulkan pemborosan yang mahal.

Terapkan batasan pemesanan sebelum merilis pesanan

Selisih hasil perhitungan menjadi jumlah awal yang akan dipesan. Jumlah minimum dari pemasok, kelipatan kemasan, dan batasan batch produksi dapat mengubah jumlah yang benar-benar bisa Anda pesan.

Jika usulan pengisian ulang braket adalah 370 unit, tetapi pasokan hanya tersedia dalam kemasan berisi 50 unit, pembulatan ke atas menghasilkan 400 unit. Akibatnya, posisi persediaan menjadi 30 unit di atas target semula. Putuskan apakah selisih itu dapat diterima, pengaturan pasokan perlu diubah, atau kebijakannya perlu direvisi. Jangan menyamakan begitu saja pengaturan “target persediaan maksimum” dengan “jumlah pesanan maksimum”: yang pertama menjelaskan posisi persediaan yang diinginkan, sedangkan yang kedua membatasi jumlah dalam satu pesanan.

Segera catat pengisian ulang yang sudah disetujui sebagai pasokan yang belum diterima. Dengan begitu, selisih yang sama tidak dipesan kembali saat peninjauan berikutnya atau oleh staf pembelian lain.

Kapan metode minimum–maksimum efektif, dan kapan ambang saja tidak cukup

Metode minimum–maksimum berguna untuk barang yang disimpan sebagai stok, dipakai secara berulang, dan memiliki proses pengisian ulang yang dapat dipantau: komponen umum, subrakitan standar, atau bahan habis pakai yang sering digunakan. Daya tariknya terletak pada konsistensi. Tim dapat melihat mengapa pengisian ulang diperlukan dan bagaimana jumlahnya ditentukan.

Metode ini menjadi kurang andal ketika angka rata-rata menutupi kebutuhan besar pada tanggal tertentu. Komponen yang hanya dipakai sesekali untuk batch pesanan pelanggan mungkin memerlukan perencanaan material per periode, bukan rentang stok tetap. Untuk suku cadang yang jarang dibutuhkan, keputusan penyimpanan stok juga mungkin perlu didasarkan pada tingkat kekritisannya. Rata-rata pemakaian yang rendah tidak menunjukkan seberapa besar kerugian jika suku cadang itu tidak tersedia.

Bedakan metode ini dari konsep-konsep terkait berikut:

• Safety stock adalah cadangan untuk menghadapi ketidakpastian. Cadangan ini dapat membantu menentukan batas minimum, tetapi tidak menetapkan keseluruhan kebijakan minimum–maksimum.
• Kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) menghitung ukuran lot berdasarkan asumsi biaya pemesanan dan penyimpanan. Sebaliknya, metode minimum–maksimum mengisi selisih menuju target atas, yang besarnya berubah-ubah.
• make to stock adalah keputusan untuk memproduksi sebelum pesanan pelanggan masuk. Metode minimum–maksimum merupakan salah satu cara untuk mengendalikan pengisian ulang dalam strategi tersebut.

Tinjau kembali batas persediaan ketika pemakaian, kinerja pemasok, lead time produksi, atau umur produk berubah. Selidiki penyebab kehabisan stok berulang dan kelebihan stok sebelum sekadar memperlebar rentangnya: keterlambatan penerimaan, saldo yang tidak akurat, dan pesanan ganda memerlukan penanganan yang berbeda.

Masukkan pengisian ulang yang disetujui ke dalam jadwal produksi

Untuk komponen yang dibuat sendiri, keputusan “pesan 370” baru menjawab separuh persoalan. Angka itu tidak menunjukkan apakah braket akan siap sebelum stok menipis, atau pekerjaan pesanan pelanggan mana yang harus digeser untuk memberi ruang.

Bayangkan pengisian ulang yang sudah disetujui membutuhkan machining centre yang juga digunakan untuk pesanan pelanggan dengan tenggat minggu ini. Menempatkannya di urutan teratas dalam daftar pengisian ulang stok yang terpisah justru menyembunyikan benturan tersebut. Memasukkannya ke dalam jadwal bersama memperlihatkan konsekuensi pilihan itu selagi masih ada waktu untuk mengambil keputusan.

Pilih SkyPlanner APS agar jadwal bersama tersebut lebih mudah dikelola. Arcturus, mesin penjadwalannya yang menggunakan kecerdasan buatan, menghitung jadwal pekerjaan berdasarkan stasiun kerja, shift, prioritas, ketergantungan antaroperasi, dan material yang telah dikonfigurasi. Jadwal Gantt menunjukkan tempat pengisian ulang dalam jadwal dan kapan pekerjaan itu diperkirakan selesai di antara pesanan lainnya. Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyelaraskan daftar stok dengan antrean di tiap mesin, serta memiliki dasar yang lebih jelas untuk menjaga ketepatan pengiriman.

SkyPlanner menyediakan peringatan jumlah stok rendah yang meminta Anda membuat pesanan pengisian ulang. Sepakati target minimum–maksimum, jumlah pengisian ulang, dan persetujuannya dengan perencana yang bertanggung jawab atau melalui ERP/MRP Anda. Lalu gunakan SkyPlanner untuk menjadwalkan pekerjaan yang sudah disetujui bersama pesanan pelanggan, sehingga keputusan stok menjadi bagian dari rencana produksi bersama di pabrik.

Jika penjadwalan yang memperhitungkan material diaktifkan dan data material terkait dikelola, perhitungan juga mempertimbangkan ketersediaannya saat pekerjaan yang memakai material tersebut dijalankan. Tanggal kedatangan pada pesanan pembelian menjadi acuan penjadwalan untuk material yang dibeli. Ketika tanggal kedatangan atau prioritas berubah, hitung ulang rencana bersama untuk melihat dampaknya, alih-alih menggeser setiap job yang terdampak secara manual.

SkyPlanner dapat terintegrasi dengan ERP atau MES apa pun melalui REST API terbukanya. Anda dapat tetap menggunakan sistem yang mengelola kebijakan pengisian ulang dan menghubungkan pesanan yang telah disetujui di sistem tersebut ke jadwal produksi yang memperhitungkan kapasitas nyata.

Penerapannya dalam produksi make to stock

Opes Corporation memproduksi untuk stok berdasarkan komitmen pelanggan yang dapat diprediksi. Sebelum menggunakan SkyPlanner, perusahaan ini memakai Excel dan aplikasi gudang terpisah, sehingga datanya tersebar di beberapa tempat. Integrasi Visma Nova yang dilakukan secara bertahap menghubungkan informasi tersebut dengan perencanaan produksi.

Menurut pengalaman perusahaan tersebut, SkyPlanner memberi tim gambaran kapasitas yang jelas. Ketika pesanan kecil yang mendesak atau pekerjaan pengembangan produk masuk, rencana produksi yang diperbarui menunjukkan dampaknya terhadap waktu pengiriman. Perubahan dapat dilakukan lebih cepat, dan perencana dapat melihat keterkaitan antarpekerjaan dalam jadwal.

Inilah pelajaran yang relevan untuk pengisian ulang: kebutuhan stok yang stabil tidak menghilangkan perlunya menangani kondisi di luar rencana. Jadwal bersama memungkinkan tim menilai pekerjaan tambahan dengan mempertimbangkan komitmen yang sudah ada, alih-alih mengelola setiap antrean secara terpisah.

Uji kebijakan dengan satu kasus pengisian ulang nyata

Pilih satu barang yang digunakan berulang kali. Pastikan saldo yang bisa dipakai, pasokan yang belum diterima, komitmen kebutuhan yang diperhitungkan, dan lead time-nya. Tetapkan ambang pemesanan ulang serta target berdasarkan data tersebut, hitung selisihnya, lalu periksa kapan jumlah itu benar-benar dibutuhkan.

Lalu bawa kasus pengisian ulang yang sudah disetujui beserta satu pesanan pelanggan yang memperebutkan kapasitas yang sama ke sesi demo SkyPlanner. Minta ditunjukkan bagaimana routing keduanya berbagi kapasitas, kapan pengisian ulang selesai, dan apa yang terjadi jika kedatangan material terlambat. Dengan begitu, Anda dapat melihat keputusan pengisian ulang yang siap dijalankan di produksi, bukan sekadar hasil perhitungan stok.

Jadwalkan demo SkyPlanner untuk membahas situasi pabrik Anda, atau coba SkyPlanner dengan data demo terlebih dahulu. Tujuannya sederhana: mengisi ulang sesuai kebutuhan, menghindari pemesanan ganda, dan menjadwalkan pekerjaan agar dapat dijalankan oleh pabrik Anda.