Min-max voorraadbeheer: wanneer bestellen en hoeveel?

Home » Bronnen » Min-max voorraadbeheer: wanneer bestellen en hoeveel?

Geschatte leestijd: 10 minuten

Een voorraadbak raakt leeg, dus bestelt de inkoper een nieuwe partij. Ondertussen is de productie al bezig met een aanvulorder voor hetzelfde artikel. Op zichzelf lijken beide beslissingen logisch. Samen leiden ze tot voorraad die de fabriek niet nodig had.

Min-max voorraadbeheer biedt een vaste regel voor het aanvullen: het minimum bepaalt wanneer u in actie komt en het maximum tot welk niveau u aanvult. Om deze methode goed toe te passen in de productie, moet u niet alleen de aanwezige voorraad meetellen, maar ook de voorraad die al onderweg is en de vraag waaraan u al moet voldoen.

Daarna volgt de beslissing over de productie. Als u de aanvulling zelf produceert, moet u daarvoor machinetijd inplannen naast het werk voor klanten. SkyPlanner APS neemt die goedgekeurde aanvulorder op in dezelfde planning, met oog voor capaciteit en materialen. Zo ziet u wanneer de order gereed is, zonder handmatig een aparte wachtrij op te bouwen.

Wat is min-max voorraadbeheer?

Min-max voorraadbeheer is een aanvulbeleid met twee parameters voor elk voorraadartikel:

• Minimum: de drempel waarbij u beslist of aanvulling nodig is.
• Maximum: de gewenste voorraadpositie tot welke u aanvult.

Het minimum is niet het niveau waarop u de voorraad wilt laten opraken. Het moet voldoende tijd bieden om de aanvulling te ontvangen terwijl de vraag doorgaat. Het maximum is niet de hoeveelheid die u elke keer bestelt. Het garandeert ook niet dat de fysieke voorraad dat niveau nooit kan overschrijden.

Bij min-max voorraadbeheer hangt de bestelhoeveelheid af van het verschil tussen de voorraadpositie en het streefniveau. Is het streefniveau 600 stuks en de relevante voorraadpositie 230, dan is de berekende aanvulhoeveelheid in eerste instantie 370. Bij een voorraadpositie van 280 is dat 320.

Leg vast of u aanvult bij een voorraadpositie ‘onder het minimum’ of ‘op of onder het minimum’. Systemen en bedrijfsregels kunnen op dat grenspunt verschillen. In de onderstaande voorbeelden wordt aanvulling in gang gezet wanneer de voorraadpositie onder het minimum ligt.

Reken met de voorraadpositie, niet alleen met de aanwezige voorraad

De aanwezige voorraad geeft aan wat er fysiek ligt. De voorraadpositie helpt u bepalen of een nieuwe aanvulorder nodig is, rekening houdend met al geplande aanvoer en bestaande verplichtingen.

Als uw beleid rekening houdt met vastgelegde vraag, gebruikt u:

Voorraadpositie = bruikbare aanwezige voorraad + openstaande aanvoer − meegerekende vastgelegde vraag

Openstaande aanvoer kan bestaan uit nog te ontvangen inkooporders, overboekingen of interne aanvulorders. Tel elke bron één keer mee. Reken na een gedeeltelijke ontvangst met de resterende hoeveelheid die nog moet binnenkomen, niet met de oorspronkelijke orderhoeveelheid.

Baken vóór de berekening af wat u meeneemt: één artikel, één locatie of een afgesproken groep locaties, één maateenheid en consistente tijdsgrenzen voor aanvoer en vraag. Sluit voorraad in quarantaine en andere onbruikbare voorraad uit. Trek dezelfde verplichting niet tweemaal af: als reserveringen al van uw beginsaldo zijn afgetrokken, trekt u ze niet nogmaals af.

Niet elke toepassing verrekent dezelfde vraagcategorieën. Het gaat erom dat u weet wat uw cijfer omvat en dat u drempelwaarden gebruikt die op die berekeningsbasis zijn afgestemd. Een minimum dat voor de ene definitie is berekend, kunt u niet zonder controle veilig toepassen op een andere.

Een voorbeeld van min-max voorraadbeheer in de productie

Stel dat een fabrikant een standaardbeugel op voorraad houdt voor terugkerende orders. Het minimum is 300 stuks en het maximum is vastgesteld op 600. Volgens het aanvulbeleid wordt vastgelegde vraag binnen een afgesproken planningsvenster verrekend.

Gegeven	Hoeveelheid	Verwerking
Bruikbare beugels op voorraad	180	Meetellen als huidige voorraad
Al goedgekeurde, nog te ontvangen aanvulling	200	Eenmaal optellen als openstaande aanvoer
Vastgelegde vraag die in deze beoordeling wordt meegenomen	150	Eenmaal aftrekken
Voorraadpositie	230	Vergelijken met het minimum van 300
Nieuwe aanvulhoeveelheid	370	De voorraadpositie van 230 naar 600 brengen

De berekening is 180 + 200 − 150 = 230. Omdat 230 onder 300 ligt, is volgens het beleid aanvulling nodig. De bestelhoeveelheid komt in eerste instantie uit op 600 − 230 = 370 stuks.

Als u de bestaande order van 200 stuks buiten beschouwing laat, komt het bestelvoorstel uit op 570 stuks. U zou dan 200 stuks dubbel bestellen voor dezelfde behoefte. Laat u daarentegen de vastgelegde vraag buiten beschouwing, dan komt de voorraadpositie uit op 380 en wordt de aanvulling helemaal niet in gang gezet.

Het streefniveau geeft de netto voorraadpositie aan nadat de nieuwe order is toegevoegd, niet noodzakelijk de voorraad die er bij ontvangst zal liggen. Het verbruik gaat immers door terwijl de bestelde artikelen worden ingekocht of geproduceerd.

Ook een order die onderweg is, kan te laat aankomen

De voorraadpositie beantwoordt de vraag hoeveel er nodig is. Op zichzelf bewijst die niet dat elke behoefte op de vereiste datum is gedekt.

Stel dat in het voorbeeld met de beugels op dinsdag 120 stuks nodig zijn en op woensdag nog eens 30. De 180 bruikbare stuks dekken beide behoeften. Maar als alle 200 stuks van de bestaande aanvulorder pas binnenkomen nadat een nieuwe behoefte ontstaat, kan die latere behoefte toch ongedekt blijven, ook al telt de order mee in uw totale voorraadpositie.

Controleer dus naast de totalen ook de datums. Een bestaande order versnellen of opnieuw inplannen kan een verstandigere oplossing zijn dan een volledige nieuwe aanvulorder aanmaken. Een controle van de voorraaddekking per datum vult min-max voorraadbeheer aan, maar vervangt niet de aanvuldrempel en het streefniveau van het beleid.

Hoe bepaalt u de minimale en maximale voorraadniveaus?

Begin met een artikel dat regelmatig wordt verbruikt en waarvoor u betrouwbare verbruiks- en aanvulgegevens hebt. Bepaal beide niveaus in samenhang, maar geef elk een eigen functie.

Stel het minimum zo in dat het de wachttijd op aanvulling overbrugt

Bij een redelijk stabiele vraag is dit een praktisch uitgangspunt:

Minimum = verwachte vraag tijdens de doorlooptijd van de aanvulling + veiligheidsvoorraad

Reken met de tijd totdat de voorraad bruikbaar is, niet alleen met de transporttijd van de leverancier of de bewerkingstijd van een machine. Goedkeuring, inkoop, wachten op productiecapaciteit en goederenontvangst kunnen allemaal bijdragen aan die wachttijd.

Stel dat van een artikel 40 stuks per werkdag worden verbruikt. Aanvulling duurt vijf werkdagen en het bedrijf heeft gekozen voor een veiligheidsbuffer van 80 stuks. De verwachte vraag tijdens de doorlooptijd is dan 200 stuks. Daarmee komt het minimum in eerste instantie uit op 280 stuks.

De buffer van 80 stuks is een aanname voor dit voorbeeld, geen aanbevolen serviceniveau. Bepaal de veiligheidsvoorraad op basis van de variatie en de gevolgen van een tekort. Een goedkoop onderdeel dat de eindassemblage kan stilleggen, verdient mogelijk meer aandacht dan de inkoopwaarde doet vermoeden.

Ook de controlefrequentie telt mee. Continu controleren of aanvulling nodig is, is niet hetzelfde als eenmaal per week een rapport bekijken. Als de voorraadpositie net na een controle onder de drempel kan zakken, moet u rekening houden met de extra wachttijd voordat iemand de order plaatst. Anders kan een ogenschijnlijk toereikend minimum toch te laat tot actie leiden.

Kies het maximum op basis van een bewuste aanvulcyclus

Het maximum bepaalt tot welk niveau u de voorraadpositie aanvult zodra deze onder het minimum komt. Een hoger maximum betekent doorgaans grotere aanvullingen en meer voorraadrisico. Een lager maximum leidt doorgaans tot vaker aanvullen en meer bestel- of omstelwerk.

Stel dat u in het voorbeeld met een verbruik van 40 stuks per dag een maximum van 600 kiest. Het verschil met het minimum van 280 stuks is 320 stuks: bij dat gemiddelde verbruik komt dit overeen met acht werkdagen. Zo krijgt u inzicht in de voorgestelde aanvulcyclus, maar het bewijst niet dat 600 het goedkoopste of beste streefniveau is.

Toets het streefniveau aan de opslagruimte, houdbaarheid, het risico op incourante voorraad, het werkkapitaal en de seriegroottes van de productie of leverancier. Bij een artikel met een lage omloopsnelheid en een korte levensduur kan een op papier nette min-maxbandbreedte toch tot kostbare verspilling leiden.

Houd rekening met bestelbeperkingen voordat u de order vrijgeeft

Het berekende verschil is een uitgangspunt voor de bestelhoeveelheid. Minimale bestelhoeveelheden van leveranciers, vaste verpakkingseenheden en beperkingen aan productieseries kunnen bepalen hoeveel u daadwerkelijk kunt bestellen.

Als het bestelvoorstel voor de beugels 370 stuks bedraagt, maar levering alleen mogelijk is in verpakkingen van 50, rondt u naar boven af op 400. Daarmee komt de voorraadpositie 30 stuks boven het oorspronkelijke streefniveau uit. Bepaal of u dat verschil accepteert, andere leveringsafspraken maakt of het voorraadbeleid herziet. Behandel het maximale voorraadstreefniveau en de maximale bestelhoeveelheid niet stilzwijgend als dezelfde instelling: het ene beschrijft de gewenste voorraadpositie, het andere begrenst een afzonderlijke order.

Registreer goedgekeurde aanvullingen direct als openstaande aanvoer. Zo voorkomt u dat bij de volgende beoordeling, of door een andere inkoper, nogmaals voor hetzelfde tekort wordt besteld.

Wanneer min-max voorraadbeheer werkt — en wanneer grenswaarden niet volstaan

Min-max voorraadbeheer is bruikbaar voor voorraadartikelen die regelmatig worden verbruikt en waarvan u het aanvulproces kunt bewaken: gangbare componenten, standaard subassemblages of veelgebruikte verbruiksartikelen. De kracht zit in de consistente werkwijze. Iedereen kan zien waarom aanvulling nodig is en hoe de hoeveelheid is bepaald.

De methode wordt minder betrouwbaar wanneer een gemiddelde grote behoeften op specifieke datums verhult. Voor een component die alleen af en toe in een serie voor een klant wordt gebruikt, is mogelijk een tijdgefaseerde materiaalplanning nodig in plaats van een vaste voorraadbandbreedte. Bij een sporadisch gebruikt reserveonderdeel moet de voorraadbeslissing mogelijk ook afhangen van hoe kritisch het onderdeel is. Een laag gemiddeld verbruik zegt immers niets over de kosten als het onderdeel ontbreekt.

Maak onderscheid tussen de verwante methoden:

• Veiligheidsvoorraad is de buffer voor onzekerheid. Deze kan helpen bij het bepalen van het minimum, maar legt niet het volledige min-maxbeleid vast.
• Met de economische bestelhoeveelheid (EOQ) berekent u een bestelgrootte op basis van aannames over bestel- en voorraadkosten. Bij min-max voorraadbeheer vult u daarentegen het wisselende verschil tot een maximaal streefniveau aan.
• make-to-stock betekent dat u ervoor kiest te produceren voordat er klantorders zijn. Min-max voorraadbeheer is één manier om de aanvulling binnen die strategie te sturen.

Beoordeel de niveaus opnieuw wanneer het verbruik, de leveranciersprestaties, de productiedoorlooptijd of de levensduur van het product verandert. Onderzoek terugkerende voorraadtekorten en overtollige voorraad voordat u simpelweg de bandbreedte vergroot: late ontvangsten, onjuiste voorraadstanden en dubbele bestellingen vragen elk om een andere oplossing.

Pas goedgekeurde aanvullingen in de productieplanning in

Bij een onderdeel dat u zelf produceert, is ‘bestel 370’ maar de helft van de beslissing. Daarmee weet u nog niet of die beugels klaar zijn voordat de voorraad opraakt, of welk werk voor klanten moet opschuiven om er ruimte voor te maken.

Stel dat de goedgekeurde aanvulling hetzelfde bewerkingscentrum nodig heeft als een klantorder die deze week geleverd moet worden. Door de aanvulling bovenaan een aparte lijst voor voorraadaanvulling te zetten, blijft dat conflict verborgen. Geeft u de aanvulling een plek in de gezamenlijke planning, dan wordt de afweging zichtbaar terwijl er nog tijd is om te beslissen.

Kies SkyPlanner APS om die gezamenlijke planning eenvoudiger te beheren. Arcturus, de AI voor het inplannen van werk, berekent de planning op basis van de ingestelde werkstations, ploegendiensten, prioriteiten, afhankelijkheden tussen bewerkingen en materialen. De Gantt-planning laat zien waar de aanvulling tussen de andere orders past en wanneer deze naar verwachting klaar is. U bent minder tijd kwijt aan het afstemmen van een voorraadlijst op de afzonderlijke wachtrijen bij machines en krijgt een duidelijkere basis om leveringen veilig te stellen.

SkyPlanner kan een melding geven bij een lage voorraad, die u erop wijst een aanvulorder aan te maken. Stem de min-maxniveaus, de aanvulhoeveelheid en de goedkeuring af met de verantwoordelijke planner of leg deze vast via uw ERP/MRP. Gebruik SkyPlanner vervolgens om het goedgekeurde werk naast klantorders in te plannen. Zo wordt de voorraadbeslissing onderdeel van het gezamenlijke productieplan van de fabriek.

Als materiaalafhankelijk plannen is ingeschakeld en de gegevens van de betreffende materialen worden bijgehouden, houdt de berekening ook rekening met hun beschikbaarheid op het moment dat ze voor het werk nodig zijn. Voor ingekochte materialen gebruikt de planning de aankomstdatums van inkooporders. Verandert een aankomstdatum of prioriteit, bereken de gezamenlijke planning dan opnieuw om de gevolgen te zien, in plaats van elke betrokken taak handmatig te verschuiven.

SkyPlanner kan via zijn open REST API met elk ERP- of MES-systeem worden geïntegreerd. U kunt het systeem waarin u het aanvulbeleid beheert behouden en de goedgekeurde orders uit dat systeem koppelen aan een productieplanning die rekening houdt met de werkelijke capaciteit.

Hoe dit er bij make-to-stock in de praktijk uitziet

Opes Corporation produceert op voorraad op basis van voorspelbare afnameafspraken met klanten. Vóór SkyPlanner werkte het bedrijf met Excel en een aparte magazijnapplicatie, waardoor de gegevens op verschillende plekken stonden. Dankzij de gefaseerde integratie met Visma Nova werd die informatie verbonden met de productieplanning.

Volgens het bedrijf geeft SkyPlanner het team een duidelijk beeld van de capaciteit. Wanneer er kleine spoedorders of series voor productontwikkeling bijkomen, laat het bijgewerkte productieplan zien wat de gevolgen zijn voor de levertijden. Wijzigingen kunnen sneller worden doorgevoerd en planners zien hoe het werk in elkaar past.

Dat is de relevante les voor voorraadaanvulling: ook bij een stabiele vraag naar voorraadartikelen moet u uitzonderingen blijven opvangen. Met een gezamenlijke planning kan het team extra werk afwegen tegen bestaande verplichtingen, in plaats van elke wachtrij afzonderlijk te beheren.

Toets het beleid aan één concrete voorraadaanvulling

Kies één artikel dat regelmatig wordt gebruikt. Controleer de bruikbare voorraad, de openstaande aanvoer, de vastgelegde vraag die in de berekening wordt meegenomen en de doorlooptijd. Bepaal op basis daarvan de aanvulgrens en het streefniveau, bereken het verschil en controleer wanneer de hoeveelheid daadwerkelijk nodig is.

Neem vervolgens de goedgekeurde aanvulling en een klantorder die dezelfde capaciteit nodig heeft mee naar een SkyPlanner-demo. Vraag om te laten zien hoe hun bewerkingsplannen capaciteit delen, wanneer de aanvulling klaar is en wat er gebeurt als materiaal later binnenkomt. Zo ziet u wat er naast de voorraadberekening nodig is om een aanvulbeslissing uitvoerbaar te maken op de productievloer.

Plan een SkyPlanner-demo om de situatie in uw fabriek te bespreken, of probeer SkyPlanner eerst met demogegevens. Het doel is eenvoudig: aanvullen wat u nodig hebt, voorkomen dat u het dubbel bestelt en het werk een planning geven die uw fabriek kan uitvoeren.