Umlaufbestand: Mengen erfassen, Kosten ermitteln, Fertigung steuern

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Als Umlaufbestand (WIP) gelten Erzeugnisse, deren Fertigung bereits begonnen hat, die aber noch nicht fertiggestellt sind. Dazu gehören Teile in Bearbeitung ebenso wie unfertige Erzeugnisse, die zwischen Arbeitsgängen warten. In der Kostenrechnung bezeichnet WIP auch die Herstellungskosten, die für diese unfertigen Erzeugnisse bislang angefallen sind.

Diese beiden Sichtweisen beantworten unterschiedliche Fragen. Die Stückzahl zeigt, wie viele Erzeugnisse noch unfertig sind. Der Kostenwert zeigt, welche Herstellungskosten darin stecken. Für sich allein erklärt keine dieser Größen, warum ein Los seit Montag wartet oder wann es die Fertigung endlich verlassen kann.

Für Produktionsleiter ist genau das die entscheidende nächste Frage. SkyPlanner APS bringt die verbleibenden Arbeitsgänge mit Kapazitäten, Materialverfügbarkeit und Prioritäten zusammen. So hilft das System Ihnen, Aufträge fertigzustellen, statt die Warteschlangen immer weiter zu verlängern. Eine bessere zeitliche Abstimmung reduziert unnötigen Umlaufbestand und das darin gebundene Kapital.

Was zählt zum Umlaufbestand?

Bestände lassen sich entlang des Fertigungsflusses in drei Kategorien einteilen:

• Rohmaterialien: Materialien und Zukaufteile, die auf ihren Einsatz in der Fertigung warten.
• Umlaufbestand: Erzeugnisse, deren Produktion begonnen hat, bei denen aber noch Fertigungs- oder Montageschritte oder vorgeschriebene Abschlussprüfungen ausstehen.
• Fertigerzeugnisse: fertiggestellte Produkte, auch wenn sie noch nicht verkauft oder versendet wurden.

Ein spanend bearbeitetes Gehäuse, das auf die Beschichtung wartet, zählt zum Umlaufbestand. Dasselbe gilt für eine montierte Einheit, bei der noch die zur Fertigstellung erforderliche Endprüfung aussteht. Eine fertiggestellte und abgenommene Einheit, die auf den Lkw wartet, ist dagegen ein Fertigerzeugnis und kein Umlaufbestand.

Auch während einer Wartezeit bleibt ein unfertiges Teil im Bestand. Wartezeiten, Transporte und Sperren können einen großen Teil der Zeit ausmachen, die ein Produkt in der Fertigung verbringt – selbst wenn gerade keine Maschine daran arbeitet.

Auch der englische Begriff Work in Progress ist gebräuchlich. Die Verwendung unterscheidet sich je nach Unternehmen und Branche. In diesem Leitfaden steht WIP für unfertige Erzeugnisse in der Fertigung, nicht für eine Berechnung zur Projektabrechnung oder die Anzahl der Aufgaben auf dem Board eines Softwareteams.

So erfassen Sie die Menge des Umlaufbestands

Legen Sie zunächst klar fest, welchen Bereich Sie betrachten: beispielsweise eine Produktfamilie vom ersten Fertigungsarbeitsgang bis zur Endabnahme. Zählen Sie zu einem festgelegten Zeitpunkt alle unfertigen Teile innerhalb dieses Bereichs. Bei der Herstellung von Massengütern können Kilogramm oder Liter die geeignete Einheit sein, statt einer Stückzahl.

Stellen Sie sich einen Betrieb vor, der eine Produktfamilie identischer Gehäuse verfolgt. Am Ende der Freitagsschicht ergibt sich folgendes Bild:

Aktueller Stand	Unfertige Gehäuse	Verbleibende Arbeit
In der spanenden Bearbeitung	20	Spanende Bearbeitung abschließen, Oberfläche behandeln und prüfen
Warten auf Oberflächenbehandlung	60	Oberfläche behandeln und prüfen
Warten auf Endprüfung	20	Prüfen und abnehmen
Umlaufbestand gesamt	100	Unterschiedlich hoher Restaufwand

Zählen Sie jedes Gehäuse nur einmal, und zwar an seiner aktuellen Position. Zählen Sie dasselbe Los nicht für jeden noch offenen Arbeitsgang im Arbeitsplan erneut.

Sie können den Bestand auch anhand der Zu- und Abgänge im betrachteten Bereich abgleichen. Angenommen, zu Wochenbeginn waren 120 Gehäuse unfertig, weitere 480 gingen in die Fertigung und 500 wurden fertiggestellt. Ohne Ausschuss oder sonstige Bestandsbewegungen ergibt sich:

Umlaufbestand am Periodenende = 120 + 480 − 500 = 100 Gehäuse

Stimmt dieses Ergebnis nicht mit dem gezählten Bestand überein, prüfen Sie zunächst fehlende Fertigmeldungen, nicht erfasste Umlagerungen, Ausschuss oder den Zeitpunkt der Bestandsabgrenzung, bevor Sie Rückschlüsse auf die Fertigungsleistung ziehen.

Stückzahl und verbleibender Arbeitsaufwand sind nicht dasselbe

Die Tabelle zeigt 100 unfertige Teile. Für die 20 Gehäuse vor der Endprüfung fällt jedoch deutlich weniger Arbeit an als für die 20, die sich noch in der spanenden Bearbeitung befinden. Zwei gleich große Warteschlangen können die Kapazitäten deshalb sehr unterschiedlich beanspruchen.

In einem Betrieb mit gemischtem Produktspektrum sagt die Anzahl der Arbeitsaufträge noch weniger aus: Bei einem Auftrag steht vielleicht nur eine kurze Prüfung aus, ein anderer benötigt noch mehrere Tage auf verschiedenen Ressourcen. Erfassen Sie die Mengen daher nach Produkt oder sinnvoll abgegrenzter Produktfamilie. Ermitteln Sie den Kapazitätsbedarf anhand der Dauer der verbleibenden Arbeitsgänge und geben Sie ihn in Stunden an. Er ist weder mit der Stückzahl noch mit dem Wert des Umlaufbestands gleichzusetzen.

Die Formel zur Ermittlung des Werts unfertiger Erzeugnisse

Für einen vereinfachten Kostenabgleich über eine Periode gilt:

Wert der unfertigen Erzeugnisse am Periodenende = Wert zu Periodenbeginn + hinzugekommene Herstellungskosten − Herstellkosten der fertiggestellten Erzeugnisse

Zu den hinzugekommenen Herstellungskosten zählen das verbrauchte Einzelmaterial, Fertigungslöhne und zugerechnete Fertigungsgemeinkosten. Die Herstellkosten der fertiggestellten Erzeugnisse (Cost of Goods Manufactured, COGM) sind die Kosten, die bei Fertigstellung aus dem Bestand der unfertigen Erzeugnisse ausgebucht werden. Sie sind weder der Verkaufspreis noch die Herstellkosten der in dieser Periode verkauften Erzeugnisse.

Betrachten wir ein separates Kostenbeispiel für einen Monat. Der Anfangsbestand an unfertigen Erzeugnissen beträgt 18.000 $, in der Fertigung kommen 72.000 $ hinzu, und fertiggestellte Erzeugnisse mit Herstellkosten von 65.000 $ gehen in den Fertigwarenbestand über. Ohne weitere Anpassungen ergibt sich:

18.000 $ + 72.000 $ − 65.000 $ = 25.000 $ Wert der unfertigen Erzeugnisse am Periodenende

Das ist ein Kostenwert, keine Menge von 25.000 Stück und auch kein künftiger Gewinn von 25.000 $. Dieses Beispiel ist unabhängig von der obigen Zählung der Gehäuse.

Warum die Stückzahl noch nichts über den Wert aussagt

In einem unfertigen Erzeugnis stecken nur die Kosten, die ihm bis dahin zugeordnet wurden. Wenn Sie jedes unfertige Teil mit den vollen Herstellkosten des fertigen Produkts bewerten, kann der Bestandswert zu hoch ausfallen. Auch bedeutet „die Hälfte der Arbeitsgänge durchlaufen“ nicht zwangsläufig, dass die Hälfte der Gesamtkosten angefallen ist: Teures Material kann bereits zu Beginn eingehen, während Lohn- und Bearbeitungskosten erst später hinzukommen.

Nutzen Sie die Kostenaufzeichnungen und Bewertungsgrundsätze Ihrer Finanzabteilung. Die Fortschreibung erklärt, wie sich der Bestandswert durch Kostenzugänge und -abgänge verändert. Für die Finanzberichterstattung können nach den geltenden Rechnungslegungsvorschriften zusätzlich Bewertungsanpassungen erforderlich sein.

Für Entscheidungen in der Fertigung ist die wesentliche Unterscheidung einfacher: Die bislang angefallenen Kosten zeigen, was bereits in die Erzeugnisse eingeflossen ist. Die verbleibenden Arbeitsgänge zeigen, was bis zur Fertigstellung noch nötig ist. Sie brauchen beide Sichtweisen; keine ersetzt die andere.

Was ein hoher oder niedriger Umlaufbestand tatsächlich aussagt

Ein hoher Umlaufbestand ist Anlass, genauer hinzusehen, aber noch keine vollständige Diagnose. Dahinter können eine höhere Nachfrage, ein anderer Produktmix, bewusst abgesicherte Kapazitäten oder Arbeit stehen, die sich infolge einer Unterbrechung aufstaut. Ein niedriger Bestand kann auf einen reibungslosen Fluss hindeuten, aber auch darauf, dass für eine kritische Ressource zu wenig bearbeitungsbereite Arbeit vorliegt.

Das Ziel ist nicht, gar keine unfertigen Erzeugnisse zu haben. Vielmehr sollen die richtigen Aufträge in ausreichendem Umfang in Bearbeitung sein, damit sie zuverlässig fertiggestellt werden können – ohne unnötig frühe Fertigungsstarts, Wartezeiten oder zusätzliche Materialbewegungen.

Kommen wir zu den 60 Gehäusen zurück, die auf die Oberflächenbehandlung warten. Wurden sie heute Morgen spanend bearbeitet, weil für heute Nachmittag ein Zeitfenster zur Oberflächenbehandlung vorgesehen ist, kann diese Warteschlange völlig angemessen sein. Liegen sie dort hingegen seit einer Woche, während die zuständige Ressource andere Aufträge abarbeitet, steht dieselbe Stückzahl für ein ganz anderes Problem.

Um diese Warteschlange einzuordnen, klären Sie folgende Punkte:

1. Bisherige Verweildauer: Wann ging das Los in die Fertigung, und wie lange wartet es schon hier?

2. Nächster Arbeitsgang: Welche Ressource, welches Material oder welche Freigabe ist nötig, damit es weitergehen kann?

3. Geplante Fertigstellung: Wann lassen sich die verbleibenden Arbeitsgänge einplanen, und wird damit der zugesagte Auftragstermin eingehalten?

4. Grund für die Wartezeit: Handelt es sich um einen geplanten Puffer, konkurrierenden Kapazitätsbedarf, fehlendes Material, eine Qualitätssperre oder eine andere Unterbrechung?

So wird aus „Wir haben zu viel Umlaufbestand“ eine konkrete Entscheidungsgrundlage. Ein fehlendes Zukaufteil erfordert eine andere Reaktion als eine überlastete Station zur Oberflächenbehandlung. Ein weiteres Los durch die spanende Bearbeitung zu schicken, löst keines der beiden Probleme.

Betrachten Sie den Umlaufbestand zusammen mit der fertiggestellten Menge und der Liefertreue. Geht mehr Arbeit in die Fertigung ein, als sie in Form fertiger Erzeugnisse verlässt, wächst der Umlaufbestand, sofern es keine sonstigen Abgänge gibt. Sinkt der Bestand nur deshalb, weil keine neuen Aufträge mehr in die Fertigung kommen, belegt das keinen besseren Prozess. Vergleichen Sie ähnliche Zeiträume und Produktfamilien, damit eine Änderung des Produktmixes nicht fälschlich als Verbesserung erscheint.

Mit SkyPlanner unfertige Aufträge gezielt zur Fertigstellung bringen

Sobald Sie wissen, wo Arbeit wartet, wird die Planungsfrage konkret: Wie lassen sich die verbleibenden Arbeitsgänge mit all den anderen Aufträgen abstimmen, die der Betrieb fertigstellen muss?

SkyPlanner führt Arbeitsstationen, Schichten, Bedienpersonal, Arbeitsgänge und Bearbeitungszeiten in einem gemeinsamen Produktionsplan zusammen. Die Planungs-KI Arcturus plant die Arbeitsgänge anhand der hinterlegten Kapazitäten, Abhängigkeiten und Prioritäten ein. Die Gantt-Ansicht zeigt die daraus entstehende Reihenfolge über alle Ressourcen hinweg. So muss nicht jede Abteilung ihre eigene Warteschlange verwalten.

Bei den wartenden Gehäusen können Sie die Endbearbeitung im Zusammenhang mit den vor- und nachgelagerten Arbeitsgängen betrachten. Ist die Ressource bereits durch einen zuvor eingeplanten Auftrag belegt? Lässt sich die Prüfung im Anschluss einplanen? Würde der Start eines weiteren Gehäuseloses jetzt lediglich zusätzliche Wartebestände schaffen?

Wenn die Berücksichtigung der Materialverfügbarkeit in der Planung aktiviert ist, bezieht Arcturus auch Lagerbestände und erwartete Materialzugänge ein. Das ist wichtig, wenn ein späterer Arbeitsgang ein Zukaufteil benötigt: Eine freie erste Maschine allein reicht nicht, wenn der Auftrag anschließend in der Montage nicht weiterbearbeitet werden kann.

Rückmeldungen zum Fertigungsfortschritt halten den Plan aktuell und nutzbar. Der Timer von SkyPlanner erfasst, wann Arbeiten beginnen und enden oder unterbrochen werden, sowie die produzierten Mengen. Über die offene REST API lässt sich jedes ERP- oder MES-System anbinden. Ändern sich Fortschritt, Verfügbarkeit oder Prioritäten, kann Arcturus den Plan anhand der aktualisierten Informationen neu berechnen. Sie legen die Prioritäten fest; die KI übernimmt die Terminierungsberechnung.

So müssen Sie im Tagesgeschäft weniger Zeit darauf verwenden, die Auftragsreihenfolgen einzelner Maschinen nachzubessern, und können fundierter entscheiden, welche Aufträge als Nächstes weiterlaufen sollen. Sie können vermeiden, zu früh weiteres Material und Arbeitsaufwand in Aufträge zu stecken, und sich stattdessen auf die unfertigen Erzeugnisse konzentrieren, die für anstehende Lieferungen benötigt werden.

Die Fertigstellung allein setzt kein Kapital frei: Wenn Erzeugnisse vom Umlaufbestand in den Fertigwarenbestand übergehen, ändert sich ihr Status, sie bleiben aber weiterhin Bestand. Der finanzielle Nutzen entsteht dadurch, dass Sie unnötige Bestände reduzieren und die richtigen Aufträge entsprechend dem Kundenbedarf durch die Fertigung führen – nicht allein dadurch, dass die WIP-Zahl sinkt.

Was eine bessere Terminierung bei Mamec verändert hat

Mamec, ein finnischer Hersteller von industriellen Mischanlagen und Hightech-Produkten in Auftragsfertigung, priorisierte früher Tausende voneinander abhängige Arbeitsaufträge anhand der Liefertermine auf Papieraufträgen. Die Planung im ERP-System lieferte kein Gesamtbild. Die Einschätzung der Produktionsauslastung durch die Geschäftsleitung beruhte auf subjektiven Schätzungen.

Mit der Integration von SkyPlanner in seine Oscar ERP-Umgebung konnte Mamec mit begrenzten Kapazitäten planen und allen Beteiligten einen gemeinsamen Überblick über Auftragsstatus und Terminierung geben. Die Mitarbeitenden konnten den Stand eines Auftrags direkt nachsehen, statt auf unterschiedliche Einschätzungen der Situation angewiesen zu sein.

Mamec berichtet von sinnvolleren Durchlaufzeiten, geringerem Planungsaufwand und weniger unnötig im Umlaufbestand gebundenem Betriebskapital, weil Aufträge zum richtigen Zeitpunkt starten. Hier zeigt sich der praktische Zusammenhang zwischen Umlaufbestand und Feinplanung: Im Betrieb befinden sich weiterhin Aufträge in der Fertigung, doch es gibt eine bessere Entscheidungsgrundlage dafür, wann sie dort sein müssen.

Beginnen Sie mit einem Los, das schon zu lange wartet

Wählen Sie einen noch nicht abgeschlossenen Auftrag, dessen Verzögerung Ihrem Team gut bekannt ist. Bringen Sie zu einer SkyPlanner-Demo die Angaben zu seinem aktuellen Stand, den verbleibenden Arbeitsgängen, dem Materialbedarf und dem zugesagten Liefertermin mit. Entscheidend ist, ob Sie einen durchgängigen Plan für seine Fertigstellung erkennen können, der auch die anderen Aufträge berücksichtigt, die dieselben Ressourcen benötigen.

Buchen Sie eine SkyPlanner-Demo, um einen solchen Plan anhand Ihrer eigenen Produktionssituation zu besprechen, oder testen Sie SkyPlanner zunächst mit Demodaten. Wer den Umlaufbestand verbessern will, muss zuerst die noch nicht abgeschlossene Arbeit verstehen. Ein besserer Produktionsplan hilft Ihnen, daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten.