Huonon laadun kustannukset: laske ja vähennä menetyksiä

Etusivu » Resurssit » Huonon laadun kustannukset: laske ja vähennä menetyksiä

Arvioitu lukuaika: 11 minuuttia

Huonon laadun kustannukset (COPQ) muodostuvat sisäisistä ja ulkoisista virhekustannuksista: menetetyistä resursseista ja lisätyöstä, joita syntyy, kun tuotteet tai palvelut eivät täytä vaatimuksia. Valmistavassa teollisuudessa kyse on muustakin kuin hylkyastiaan päätyvästä materiaalista. Korjaustyöt, virheistä johtuva lajittelu, asiakaspalautukset ja takuukorjaukset voivat kuluttaa rahaa ja tuotantoaikaa vielä pitkään alkuperäisen virheen jälkeen.

Peruskaava on:

Huonon laadun kustannukset = Sisäiset virhekustannukset + Ulkoiset virhekustannukset

Hylkyprosentti kertoo, kuinka usein tuotannossa syntyi virheitä. COPQ auttaa arvioimaan, missä virheet aiheuttavat suurimmat menetykset ja mihin parannukseen kannattaa tarttua ensin. Hyödyllinen lopputulos ei ole vain aiempaa suurempi tappioluku, vaan selkeä yhteys laatuongelman, sen kustannusten ja tilanteen korjaavien toimenpiteiden välillä.

SkyPlanner auttaa yhdistämään laatuongelmat, kustannukset ja korjaavat toimet käytännön tuotantotyössä. Viallisten kappaleiden materiaalikirjaukset ja tuotannon aikakirjaukset tuovat esiin käytetyt resurssit. Yhteinen tuotantoaikataulu puolestaan auttaa sovittamaan hyväksytyt korjaavat työt jo luvattujen asiakastilausten lomaan.

Mitä lasketaan huonon laadun kustannuksiin ja mitä laatukustannuksiin?

Rajaa COPQ-laskelma virhekustannuksiin. Näin noudatat ASQ:n tekemää eroa huonon laadun kustannusten ja laajempien laatukustannusten (COQ) välillä.

Sisäisiä virhekustannuksia syntyy virheistä, jotka havaitaan ennen kuin asiakas vastaanottaa tuotteen. Niitä ovat esimerkiksi hylätty materiaali, hylkykappaleisiin jo tehty jalostustyö, korjaava käsittely, virheen vuoksi uusitut testit ja virheellisen erän selvitystyö.

Ulkoisia virhekustannuksia syntyy virheistä, jotka havaitaan sen jälkeen, kun asiakas on vastaanottanut tuotteen. Niihin voivat kuulua palautuskuljetukset, takuukorjaukset, korvaavat tuotteet, reklamaatioiden käsittely ja kenttähuolto. Lasku saattaa kirjautua asiakaspalveluun tuotannon sijaan, mutta kustannuksen aiheuttaja on silti virhe.

Ennaltaehkäisy ja tavanomainen laadun arviointi kuuluvat laajempaan COQ-kokonaisuuteen. Koulutus, prosessisuunnittelu, suunnitelman mukaiset tarkastukset ja laatuauditoinnit auttavat ehkäisemään tai havaitsemaan ongelmia. Ne eivät itsessään osoita, että virhe olisi tapahtunut.

Luokittelu riippuu siitä, miksi työ oli tarpeen. Tavallinen lopputarkastus on laadun arviointia. Varaston ylimääräinen tarkastus, joka tehdään virheellisen erän päästyä eteenpäin, on virheen vaikutusten rajaamista. Pidä työn tarkoitus selkeänä sen sijaan, että luokittelisit kaikki tarkastustunnit samalla tavalla.

Tässä mallissa:

Laatukustannukset = Ennaltaehkäisykustannukset + Arviointikustannukset + COPQ

Näiden kustannuslajien pitäminen erillään tukee parempia päätöksiä. Huolellisempi ensimmäisen kappaleen tarkastus voi lisätä arviointityötä mutta ehkäistä paljon kalliimpaa hylkyä. Koulutusohjelma voi kasvattaa ennaltaehkäisyn kustannuksia ja samalla vähentää korjaustyötä. Tavoitteena on parempi kokonaistaloudellisuus, ei mahdollisimman pieni laatuosaston budjetti.

Perusta laskelma jäljitettäviin virhetapauksiin

Aloita yhdestä tuotantoalueesta tai tuoteperheestä ja yhdestä raportointijaksosta. Ensimmäinen hyödyllinen laskelma voi kattaa koko tehtaan sijasta rajatumman kokonaisuuden, kunhan rajaus kerrotaan selvästi. Kokoa laadun, tuotannon ja taloushallinnon edustajat yhteen: laatu tunnistaa virheen, tuotanto selvittää korjaamiseen tarvittavan työn ja taloushallinto tarkistaa rahamäärät sekä päällekkäisyydet.

1. Määritä alue, ajanjakso ja kustannuslaskennan perusteet

Käytännön määritelmä voisi olla: ”Koneistettujen komponenttien liiketoiminnan kuukausittaiset sisäiset ja ulkoiset virhekustannukset, joihin sisältyvät käytetty materiaali ja sovituilla resurssihinnoilla arvostettu työ ja joista on vähennetty saadut hyvitykset sekä muut kustannuksia pienentävät erät.”

Päätä, milloin kustannukset kirjataan raporttiin. Kuukauden aikana syntyneisiin kustannuksiin voi sisältyä aiemmin toimitettujen tuotteiden takuutöitä. Tämä näkymä auttaa hallitsemaan nykyistä kuormitusta, mutta se ei kerro kuluvan kuukauden tuotannon koko elinkaaren virhekustannuksia. Jos tarvitset jälkimmäisen tiedon, seuraa rajattua tuotantoerien joukkoa ja siihen myöhemmin kohdistuvia reklamaatioita.

Käytä materiaalin arvostuksessa sekä työn ja koneajan hinnoittelussa yhtenäisiä perusteita. Kohdistettu resurssikustannus auttaa osoittamaan, mitä huono laatu kulutti, vaikka palkka tai laitteeseen liittyvä maksu olisi maksettu joka tapauksessa. Pidä tämä ero mielessä, kun arvioit myöhemmin saavutettavia säästöjä.

2. Jäljitä kunkin virheen seuraukset

Kirjaa jokaisesta virhetapauksesta tai täsmäytetystä erästä tuote tai tilaus, täyttymättä jäänyt vaatimus, havaitsemiskohta ja käsittelypäätös: romutus, korjaustyö, palautus tai muu hyväksytty toimenpide. Kerää sitten niihin liittyvät määrät, työajat, lisämateriaalit, ulkopuoliset palvelut ja asiakkaalle tehtävien korjaavien toimenpiteiden kulut.

Tarkastele vaikutuksia myös alkuperäisen työvaiheen ulkopuolella. Virheellinen erä voi vaatia varastolta tuotteiden eristämistä, tarkastajilta lajittelua, työntekijöiltä korjaamista ja asiakaspalvelulta palautuksen järjestämistä. Kun nämä toimet yhdistetään samaan virhetapaukseen, kustannukset tulevat näkyviin ilman, että syyllistetään osastoa, jolle kulu sattuu kirjautumaan.

Yhdistä tuotantokirjausten, materiaalitapahtumien, poikkeamaraporttien, laskujen ja takuutietojen tiedot. Merkitse arvioidut ajat ja kustannukset arvioiksi ja pidä selvittämättömät erät näkyvissä. Voit ryhtyä toimiin luotettavasti perustellun osittaisen laskelman pohjalta ja täydentää samalla puuttuvia tietoja.

3. Laske jokainen kustannus mukaan vain kerran

Hylkykirjaus voi jo sisältää materiaalin, työn ja kohdistetut yleiskustannukset. Jos käytät tätä summaa, älä lisää samoja materiaali- ja käsittelykustannuksia uudelleen. Vastaavasti takuukorvaus voi jo kattaa kuljetuksen ja korjauksen, jotka näkyvät muuallakin kirjauksissa.

Tarkista tuntihintojen sisältö ennen niiden yhdistämistä. Jos koneen tuntihintaan sisältyy käyttäjän työ, et voi lisätä siihen saman käyttäjän koko työkustannusta oikaisematta laskelmaa. Henkilötyötunnit ja konetunnit voivat ajoittua päällekkäin, koska ne kuvaavat eri resursseja, mutta niiden kustannuserät eivät saa mennä päällekkäin.

Erota myös virheellinen tuote sen korvaavasta tuotteesta. Voit kirjata virheellisen kappaleen arvon menetykseksi ja käsitellä yhden vaatimukset täyttävän korvaavan kappaleen tilauksen täyttämisen normaalina kustannuksena. Älä tällöin lisää korvaavan tuotteen koko kustannusta toiseksi menetykseksi. Kirjaa aidosti ylimääräiset korjaavien toimien kulut, kuten uusi asetus tai pikakuljetus, selkeästi määritellyin perustein.

Esimerkkilaskelma huonon laadun kustannuksista

Kuvitellaan valmistaja, joka tarkastelee koneistettujen komponenttien liiketoimintansa virhekustannuksia yhden kuukauden ajalta. Seuraavat luvut ovat havainnollistavia, ja rahamäärät ovat Yhdysvaltain dollareina. Yritys käyttää sovittuja resurssihintoja, kirjaa jokaisen kustannuksen vain kerran ja vähentää dokumentoidut hyvitykset sekä muut kustannuksia pienentävät erät.

Virhekustannus	Laskenta	Kuukausikustannus
Sisäinen hylky, josta on vähennetty romun myyntitulo	80 hylättyä kappaletta × (18 $ materiaalia + 12 $ jo syntyneitä jalostuskustannuksia) − 160 $ romun myyntituloa	2 240 $
Sisäisen korjaustyön työkustannus	120 kappaletta × 0,25 henkilötyötuntia × 30 $ henkilötyötunnilta	900 $
Sisäisen korjaustyön koneresurssit	20 konetuntia × 20 $ tunnilta, ilman edellä laskettua työkustannusta	400 $
Korjaustyön lisämateriaali	Nimenomaan näihin korjauksiin otettu materiaali	240 $
Sisäisen virheen vuoksi tehty ylimääräinen lajittelu	12 henkilötyötuntia × 30 $ henkilötyötunnilta	360 $
Ulkoisen virheen korjaavat toimet	300 $ palautusrahtia + 10 huollon henkilötyötuntia × 40 $ + 900 $ ostettuja korvaavia takuutuotteita − 200 $ toimittajan hyvitystä	1 400 $

Ulkoisen virheen korjaavien toimien rivillä ostetut korvaavat tuotteet liittyvät erilliseen asiakasreklamaatioon, eivät 80 sisäisesti hylättyyn kappaleeseen. Taulukossa ei ole muualla saman reklamaation toista alaskirjausta tai kaikki kulut kattavaa takuukorvausta.

Sisäiset virhekustannukset = 2 240 $ + 900 $ + 400 $ + 240 $ + 360 $ = 4 140 $

Ulkoiset virhekustannukset = 1 400 $

Kuukauden COPQ = 4 140 $ + 1 400 $ = 5 540 $

Tämä on johdon käyttöön laskettu dokumentoitujen virheiden resurssikustannusten yhteissumma. Se ei ole lupaus siitä, että virheiden poistaminen vähentäisi heti seuraavan kuukauden maksuja 5 540 dollarilla. Summa ei sisällä tavanomaista ennaltaehkäisyä ja laadun arviointia, kirjaamattomia menetyksiä eikä oletuksia menetetystä myynnistä. Kerro nämä rajaukset luvun yhteydessä, jotta tulos säilyy käyttökelpoisena tietojen tarkentuessa.

COPQ prosenttiosuutena liikevaihdosta

Voit verrata kustannusrasitusta eri ajanjaksoina laskemalla seuraavan suhdeluvun:

COPQ prosenttiosuutena liikevaihdosta = COPQ ÷ Rajauksen ja ajanjakson mukainen liikevaihto × 100

Jos saman liiketoiminta-alueen kuukausittainen liikevaihto on 200 000 $:

5 540 $ ÷ 200 000 $ × 100 = 2,77 %

Luku kuvaa kustannusten suhdetta liikevaihtoon, ei virheellisten tuotteiden osuutta. Se ei myöskään tarkoita, että 2,77 % tässä kuussa toimitetuista tuotteista olisi ollut virheellisiä: ulkoiset virhekustannukset voivat liittyä aiempiin toimituksiin. Tarkastele prosenttiosuuden rinnalla dollarimääräistä kokonaiskustannusta ja sen taustalla olevia virhekustannusten luokkia. Suurempi kuukausiliikevaihto voi pienentää suhdelukua, vaikka yksikään toistuva ongelma ei poistuisi.

Erota syntyneet kustannukset, rahalliset säästöt ja vapautunut kapasiteetti

Esimerkin korjaustyöhön kului 1 540 $: työhön 900 $, koneresursseihin 400 $ ja materiaaliin 240 $. Se vei myös 30 henkilötyötuntia ja 20 konetuntia. Nämä ovat eri näkökulmia samaan työhön, eivät kolme kokonaiskustannukseen lisättävää erää.

Jos parannus poistaa korjaustyön tarpeen, yritys voi käyttää vapautuvat tunnit muuhun. Se, syntyykö samalla rahallista säästöä, riippuu siitä, mikä muuttuu. Ylitöiden välttäminen, materiaaliostojen vähentäminen ja ulkopuolisten korjauspalvelujen tarpeen pieneneminen voivat vähentää menoja. Työntekijöiden siirtäminen muihin tehtäviin nykyisen palkallisen työvuoron aikana vapauttaa hyödyllistä kapasiteettia, mutta ei välttämättä pienennä palkkakuluja.

Merkitystä on myös sillä, mistä aikaa vapautuu. Kaksikymmentä tuntia asiakastilauksia viivyttävällä koneella voi olla arvokkaampaa kuin kaksikymmentä tuntia resurssilla, jolle ei ole töitä jonossa. Jos arvioit vapautuneen kapasiteetin mahdollistamaa lisäkatetta, esitä arvion perusteena oleva kysyntä, hyödynnettävissä oleva aika ja lisäkustannukset. Pidä arvio erillään toteutuneesta COPQ-kokonaiskustannuksesta. Menetetty liikevaihto ei ole sama asia kuin menetetty voitto.

Tämä erottelu vahvistaa parannuksen liiketaloudellisia perusteluja. Voit osoittaa sekä huonon laadun kuluttamat resurssit että sen, millaista taloudellista hyötyä tai toimituksiin liittyvää parannusta ehdotetulla toimenpiteellä voidaan saavuttaa.

Valitse ensimmäinen korjattava ongelma, älä vain suurinta kustannuserää

Ryhmittele kustannukset niin, että ongelmaa voidaan selvittää: esimerkiksi tuoteperheen ja täyttymättä jääneen vaatimuksen mukaan, ei pelkästään luokkiin ”hylky” ja ”korjaustyö”. Järjestä toistuvat ongelmat kustannusten mukaan Pareto-tarkastelua varten. Arvioi sitten, mitä järjestys merkitsee asiakkaille ja tuotannolle.

Kiireelliset turvallisuuteen, vaatimustenmukaisuuteen tai asiakkaisiin liittyvät riskit on rajattava riippumatta niiden sijasta kustannusjärjestyksessä. Valitse kehityskohteeksi merkittävä, toistuva menetys, josta on tutkittavaa näyttöä ja jonka korjaamiseksi tiimi voi ottaa vastuulleen konkreettisen toimenpiteen.

Esimerkissä hylky on suurin kirjattu kustannusluokka, 2 240 $. Oletetaan kuitenkin, että 1 540 $ maksava korjaustyö toistuu koneella, joka rajoittaa tärkeän toimituksen valmistumista. Silloin korjaustyö voi olla parempi ensimmäinen selvityskohde, vaikka sen kirjatut kustannukset ovat pienemmät. Päätöksessä on merkitystä sillä, mihin ajankohtaan nuo 20 konetuntia osuvat.

Vastaa neljään kysymykseen ennen kuin sitoudut hankkeeseen:

• Toistuuko menetys? Erota toistuva virhetyyppi yksittäisestä poikkeustapauksesta. Tarkastele vertailukelpoisia ajanjaksoja ja tuotejakaumaa.
• Kuinka suuri osa menetyksestä ehdotetulla toimenpiteellä voidaan todella välttää? Erota materiaaleista tai ostopalveluista saatavat säästöt vapautuvasta kapasiteetista ja huomioi myös itse toimenpiteen kustannukset.
• Mikä aiheutti virheen? Selvitä täyttymättä jäänyt vaatimus yhdessä tuotannon työntekijöiden, laatuhenkilöstön ja tarvittavien asiantuntijoiden kanssa. Suuri kustannus osoittaa, mitä kannattaa tutkia. Se ei todista, että syynä olisi työkalu, toimittaja tai henkilö.
• Kuka toteuttaa toimenpiteen ja miten tulos varmistetaan? Nimeä vastuuhenkilö, toteuta korjaus ja tarkastele vertailukelpoista tuotantoa samoilla hyväksymiskriteereillä ja kustannuslaskennan säännöillä.

Käytä ensisaantoa, hylkyprosenttia ja OEE:tä ongelmien selvittämisen tukena. FPY kertoo ensimmäisellä yrityksellä hyväksyttyjen tuotteiden osuuden, hylkyprosentti kertoo lopullisesti hylätyn tuotannon osuuden ja OEE erittelee laitteiden häviöitä. COPQ ilmaisee virheiden seuraukset rahassa. Näiden prosenttilukujen kertominen kokonaisliikevaihdolla tai valmistuskustannuksilla ei korvaa kustannusten jäljittämistä.

Pidä laatuongelmien aiheuttama työ näkyvissä SkyPlannerissa

Kustannustarkastelu kertoo, mitä tapahtui. Tuotanto tarvitsee lisäksi suunnitelman virheen aiheuttamalle työlle. Jos korjaustyöt jäävät epäviralliseen kiirejonoon, niiden resurssitarve ei näy jo ajoitettujen tilausten suunnitelmassa. Työnjohdon on silloin itse löydettävä ja ratkaistava toimitusaikataulujen ristiriidat.

SkyPlanner tuo tuotannon toteumat ja äärellisen kuormituksen samaan työympäristöön. Työntekijät voivat kirjata virheellisten kappaleiden määrät viimeistellessään töiden aikakirjauksia. Kun materiaaliseuranta on määritetty käyttöön, materiaalikulutuksessa huomioidaan myös virheelliset kappaleet. Tämä auttaa välttämään tilanteen, jossa seuraavaa työtä varten oletetaan olevan saatavilla materiaalia, joka on jo kulunut virheelliseen tuotantoon.

Aikakirjaukset kohdistavat toteutuneen työn tuotannon töille, ja suunnitellun ja toteutuneen vertailuraportointi auttaa selvittämään poikkeamia odotetuista kestoista. Merkitse korjaustyö selkeästi sitä koskeviin töihin ja kirjauksiin, jotta sen vaatima työpanos on jäljitettävissä eikä huku alkuperäisen tilauksen kokonaisaikaan. Yhdistä nämä tiedot taloushallinnon kanssa sovittuihin kustannushintoihin sekä tarvittaviin laatu- ja asiakastietoihin COPQ-laskentaa varten.

Lisää sitten hyväksytyt lisätyövaiheet yhteiseen tuotantosuunnitelmaan. Määritä niille realistiset kestot, soveltuvat resurssit, riippuvuudet ja prioriteetit. SkyPlannerin ajoitustekoäly Arcturus laskee työvaiheiden paikat määritetyn kapasiteetin puitteissa. Gantt-aikajana näyttää laskennan tuloksena syntyvän työjärjestyksen ja valmistumispäivät.

Esimerkin korjaustyön osalta seuraava kysymys on konkreettinen: mihin hyväksytyt korjaavat työvaiheet mahtuvat yhteiskäytössä olevalla koneella, ja mitä tapahtuu sille jo ajoitetuille tilauksille? Yhteisen suunnitelman tarkastelu tuo tarvittavat kompromissit esiin ennen uuden toimituslupauksen antamista. Sinä ohjaat prioriteetteja ja päätät, mistä pidetään kiinni. Arcturus hoitaa ajoituslaskennan, joten sinun ei tarvitse rakentaa uudelleen jokaisen muutoksen kohteena olevan resurssin työjonoa.

Valitse SkyPlanner, kun laatuongelmien aiheuttama työ yllättää tuotannonsuunnittelun toistuvasti. Saat selkeämmän kuvan kulutetusta materiaalista ja kirjatusta työstä, vähemmän piiloon jäävää korjaustyökuormaa sekä luotettavamman pohjan jäljellä olevien tilausten yhteensovittamiseen. SkyPlanner voidaan integroida mihin tahansa ERP- tai MES-järjestelmään sen avoimen REST API -rajapinnan kautta, joten nykyiset tilaus- ja laatutiedot voivat säilyä osana työnkulkua.

Ota yksi laatuvirhe käsiteltäväksi SkyPlanner-esittelyyn

Valitse tuore tapaus, josta materiaalihävikki voidaan yksilöidä, työ on kirjattu ja korjaavat työvaiheet on hyväksytty. Tuo nämä tiedot sekä tapauksen vaikutuspiirissä oleva asiakastilaus SkyPlanner-esittelyyn. Tarkastelkaa tapauksen avulla, miten lisätyö voidaan ottaa mukaan yhteiseen aikatauluun ja miten sen vaikutukset toimituksiin saadaan näkyviin.

Varaa SkyPlanner-esittely ja keskustele tuotannostasi tai kokeile ensin SkyPlanneria demoaineistolla. Aloita yhdestä menetyksestä, jonka pystyt selittämään, yhdestä toimenpiteestä, josta voit ottaa vastuun, ja tuotantosuunnitelmasta, joka sisältää vielä tekemättä olevan työn.