Kvalitetsbristkostnader: beräkna dem och minska förlusterna

Hem » Resurser » Kvalitetsbristkostnader: beräkna dem och minska förlusterna

Beräknad lästid: 11 minuter

Kvalitetsbristkostnader (COPQ) är kostnaderna för interna och externa kvalitetsbrister: de resurser som går förlorade och det extra arbete som krävs när produkter eller tjänster inte uppfyller kraven. I tillverkningen omfattar de mer än materialet i kassationsbehållaren. Omarbete, sortering till följd av fel, kundreturer och garantiåtgärder kan kräva både pengar och produktionstid långt efter att det ursprungliga felet uppstod.

Grundformeln är:

Kvalitetsbristkostnader = Interna felkostnader + Externa felkostnader

Andelen underkända enheter visar hur ofta något gick fel i produktionen. COPQ hjälper dig att avgöra var felen får störst ekonomiska konsekvenser och vilken förbättring som bör prioriteras. Det värdefulla resultatet är inte bara en högre förlustsiffra, utan ett tydligt samband mellan kvalitetsproblemet, kostnaden och den åtgärd som kan förändra situationen.

SkyPlanner hjälper dig att omsätta det sambandet i praktiken. Materialregistreringar för felaktiga enheter och tidrapportering från produktionen visar vilka resurser som har förbrukats. Den gemensamma produktionsplanen hjälper dig att passa in godkänt korrigeringsarbete med hänsyn till de kundorder som ni redan har åtagit er att leverera.

Vad ingår i kvalitetsbristkostnader respektive kvalitetskostnader?

Avgränsa COPQ-beräkningen till kostnader som beror på fel. Det följer ASQ:s åtskillnad mellan kvalitetsbristkostnader och det bredare begreppet kvalitetskostnader (COQ).

Interna felkostnader uppstår vid fel som upptäcks innan kunden tar emot produkten. Det kan vara kasserat material, redan tillfört förädlingsvärde i kasserade detaljer, korrigerande bearbetning, omprovning efter ett underkänt resultat eller utredning av en felaktig batch.

Externa felkostnader uppstår vid fel som upptäcks efter att kunden har tagit emot produkten. De kan omfatta returtransporter, garantireparationer, ersättningsprodukter, reklamationshantering och service ute hos kund. Kostnaden kan bokföras hos kundservice snarare än i produktionen, men det är fortfarande felet som har orsakat den.

Förebyggande arbete och rutinmässig kontroll hör till det bredare begreppet COQ. Utbildning, processplanering, planerad kontroll och kvalitetsrevisioner bidrar till att förebygga eller upptäcka problem. De innebär inte i sig att ett fel har inträffat.

Skillnaden ligger i varför arbetet behövdes. En ordinarie slutkontroll är en kontrollkostnad. En extra kontroll av lagret för att en felaktig batch har slunkit igenom är däremot en åtgärd för att begränsa följderna av ett fel. Var tydlig med syftet i stället för att klassificera alla kontrolltimmar på samma sätt.

I den här modellen gäller:

Kvalitetskostnader = Förebyggande kostnader + Kontrollkostnader + COPQ

Att hålla isär kategorierna ger bättre beslutsunderlag. En bättre förstabitskontroll kan kräva mer kontrollarbete men förhindra betydligt dyrare kassationer. En utbildningsinsats kan öka de förebyggande kostnaderna och samtidigt minska omarbetet. Målet är bättre ekonomi som helhet, inte en så liten budget som möjligt för kvalitetsavdelningen.

Bygg beräkningen på spårbara fel

Börja med ett produktionsområde eller en produktfamilj och en rapporteringsperiod. En första beräkning kan vara användbar även om den inte täcker hela fabriken, så länge avgränsningen är tydlig. Samla kvalitet, produktion och ekonomi: kvalitet identifierar vad som blev fel, produktion beskriver arbetet med att åtgärda det och ekonomi kontrollerar beloppen och eventuella överlappningar.

1. Ange område, period och beräkningsgrund

En praktisk definition kan vara: ”Månatliga interna och externa felkostnader för verksamheten som tillverkar maskinbearbetade komponenter, inklusive förbrukat material och arbete värderat enligt överenskomna kostnadssatser för resurserna, efter avdrag för återvunna belopp och ersättningar.”

Bestäm när kostnaderna ska tas med i rapporten. En månadsrapport över uppkomna kostnader kan innehålla garantiarbete på produkter som levererats tidigare. Det är användbart för att hantera den aktuella belastningen, men visar inte felkostnaderna under hela livslängden för den här månadens produktion. Behöver du den bilden får du i stället följa en avgränsad grupp tillverkade produkter och de reklamationer som kommer senare.

Använd konsekventa materialvärden och timkostnader för personal och maskiner. En fördelad resurskostnad visar vad kvalitetsbristerna har förbrukat, även om lönen eller maskinkostnaden skulle ha betalats ändå. Behåll den åtskillnaden när ni senare bedömer möjliga besparingar.

2. Följ varje fel och dess konsekvenser

För varje avvikelse eller avstämd batch registrerar ni produkt eller order, vilket krav som inte uppfylldes, var felet upptäcktes och beslutad hantering: kassation, omarbete, retur eller någon annan godkänd åtgärd. Samla sedan in uppgifter om tillhörande kvantiteter, arbetstid, extra material, externa tjänster och kostnader för åtgärder gentemot kunden.

Se längre än till den ursprungliga operationen. En felaktig batch kan kräva att lagret spärrar material, kontrollanter sorterar det, operatörer rättar till det och kundservice ordnar en retur. Genom att koppla aktiviteterna till samma avvikelse synliggör ni kostnaden utan att skuldbelägga den avdelning som råkar bokföra utgiften.

Använd produktionsrapporter tillsammans med materialtransaktioner, avvikelserapporter, fakturor och garantiunderlag. Markera uppskattad tid och uppskattade kostnader som just uppskattningar, och låt oklara poster förbli synliga. Ni kan agera utifrån en väl underbyggd delberäkning samtidigt som ni kompletterar de uppgifter som saknas.

3. Räkna varje kostnad en enda gång

En bokförd kassationskostnad kan redan innehålla material, arbete och fördelade omkostnader. Om ni använder det beloppet ska material- och bearbetningskostnaderna inte läggas till igen. På samma sätt kan en garantiuppgörelse redan täcka transport och reparation som också finns på andra ställen i underlagen.

Kontrollera timkostnadernas innehåll innan ni lägger ihop dem. Om operatören ingår i maskintimkostnaden kan ni inte lägga till samma operatörs fulla arbetskostnad utan justering. Persontimmar och maskintimmar kan avse samma tidsperiod men olika resurser. Kostnadskomponenterna får däremot inte överlappa.

Skilj också den felaktiga produkten från dess ersättare. Ni kan värdera den felaktiga enheten som förlust och behandla en felfri ersättningsenhet som den normala kostnaden för att fullgöra ordern. Lägg då inte till hela ersättningskostnaden som ytterligare en förlust. Ta med verkliga merkostnader för att åtgärda felet, exempelvis en extra omställning eller expresstransport, och ange tydligt hur de har beräknats.

Ett räkneexempel på kvalitetsbristkostnader

Tänk dig en tillverkare som går igenom en månads kvalitetsbrister i sin tillverkning av maskinbearbetade komponenter. Följande belopp är exempel och anges i amerikanska dollar. Företaget använder överenskomna kostnadssatser för resurserna, registrerar varje kostnad en gång och drar av dokumenterade återvunna belopp och ersättningar.

Felkostnad	Beräkning	Månadskostnad
Intern kassation, efter avdrag för skrotintäkt	80 kasserade detaljer × (18 $ material + 12 $ redan upparbetad förädlingskostnad) − 160 $ skrotintäkt	2 240 $
Arbetskostnad för internt omarbete	120 detaljer × 0,25 persontimmar × 30 $ per persontimme	900 $
Maskinkostnad för internt omarbete	20 maskintimmar × 20 $ per timme, exklusive arbetskostnaden ovan	400 $
Extra material för omarbete	Material som tagits ut specifikt för dessa korrigeringar	240 $
Extra sortering efter ett internt fel	12 persontimmar × 30 $ per persontimme	360 $
Åtgärder vid externa fel	300 $ returfrakt + 10 persontimmar servicearbete × 40 $ + 900 $ inköpta ersättningsprodukter på garanti − 200 $ leverantörskreditering	1 400 $

De inköpta ersättningsprodukterna på raden för externa fel gäller en separat kundreklamation, inte de 80 internt kasserade detaljerna. Ingen ytterligare kassationskostnad eller heltäckande garantiuppgörelse för den reklamationen ingår någon annanstans i tabellen.

Interna felkostnader = 2 240 $ + 900 $ + 400 $ + 240 $ + 360 $ = 4 140 $

Externa felkostnader = 1 400 $

Månadens COPQ = 4 140 $ + 1 400 $ = 5 540 $

Detta är en sammanställning av resurskostnader för dokumenterade fel som underlag för styrning. Det är inte ett löfte om att nästa månads utbetalningar omedelbart skulle minska med 5 540 $ om felen eliminerades. Normalt förebyggande arbete och kontroll, oregistrerade förluster och spekulativa försäljningsbortfall ingår inte. Ange dessa begränsningar tillsammans med beloppet, så att resultatet förblir användbart när dataunderlaget förbättras.

Uttryck COPQ som andel av omsättningen

För att jämföra belastningen över tid kan ni beräkna:

COPQ som andel av omsättningen = COPQ ÷ Omsättning för angiven avgränsning och period × 100

Om samma verksamhetsområde har en månadsomsättning på 200 000 $:

5 540 $ ÷ 200 000 $ × 100 = 2,77 %

Det är ett mått på kostnader i förhållande till försäljning, inte en felandel. Det betyder inte heller att 2,77 % av produkterna som levererades den här månaden var felaktiga: de externa felkostnaderna kan avse tidigare leveranser. Läs därför procenttalet tillsammans med totalbeloppet i dollar och de bakomliggande felkategorierna. En månad med högre försäljning kan sänka andelen utan att ett enda återkommande problem har försvunnit.

Skilj på förbrukade resurser, minskade utgifter och frigjord kapacitet

Omarbetningen i exemplet förbrukade resurser för 1 540 $: 900 $ i arbetskraft, 400 $ i maskinresurser och 240 $ i material. Den tog också 30 persontimmar och 20 maskintimmar i anspråk. Det är olika sätt att beskriva samma arbete, inte tre extra kostnader som ska läggas till totalsumman.

Om en förbättring gör att omarbetningen inte längre behövs kan verksamheten använda de timmarna till annat. Om det också minskar utgifterna beror på vad som förändras. Mindre övertid, minskade materialinköp och färre externt utförda reparationer kan sänka utgifterna. Att ge personalen andra uppgifter under ett redan betalt skift skapar användbar kapacitet utan att lönekostnaderna nödvändigtvis minskar.

Det spelar också roll var tiden frigörs. Tjugo timmar på den maskin som fördröjer kundorder kan vara mer värdefulla än tjugo timmar på en resurs som inte har något arbete i kö. Om du uppskattar vilket extra täckningsbidrag den frigjorda kapaciteten skulle kunna ge, redovisa vilken efterfrågan, hur mycket användbar tid och vilka tillkommande kostnader uppskattningen bygger på. Håll uppskattningen skild från de historiska kvalitetsbristkostnaderna (COPQ). Räkna inte uteblivna försäljningsintäkter som om de vore samma sak som utebliven vinst.

Den här åtskillnaden ger ett starkare beslutsunderlag. Du kan förklara både vilka resurser kvalitetsbristerna förbrukade och vilken konkret ekonomisk nytta eller leveransförbättring den föreslagna åtgärden kan ge.

Välj vilken förlust ni ska åtgärda först – inte bara den största kostnadsposten

Gruppera kostnaderna utifrån en problemindelning som hjälper er vidare, till exempel produktfamilj och krav som inte uppfyllts, i stället för enbart ”kassation” och ”omarbetning”. Rangordna de återkommande problemen efter kostnad för att få en kostnadsbaserad Paretoanalys. Kontrollera sedan vad rangordningen innebär för kunderna och produktionen.

Akuta risker som rör säkerhet, kravuppfyllelse eller kunder måste begränsas oavsett var de hamnar i kostnadsrangordningen. För förbättringsarbetet bör ni välja en betydande, återkommande förlust där det finns underlag som teamet kan undersöka och en åtgärd som teamet kan ta ansvar för.

I exemplet är kassation den största registrerade kostnadsposten med 2 240 $. Men anta att omarbetningen för 1 540 $ återkommer på den maskin som begränsar en viktig leverans. Då kan det vara bättre att undersöka omarbetningen först, trots att den registrerade kostnaden är lägre. När de 20 maskintimmarna behövs har betydelse för beslutet.

Besvara fyra frågor innan ni beslutar att starta ett projekt:

• Är förlusten återkommande? Skilj en återkommande feltyp från en enstaka, exceptionell händelse. Kontrollera jämförbara perioder och produktmixen.
• Hur stor del av förlusten kan den föreslagna åtgärden faktiskt förhindra? Skilj besparingar på material eller inköpta tjänster från frigjord kapacitet, och räkna med kostnaden för själva åtgärden.
• Vad orsakade felet? Undersök det krav som inte uppfylldes tillsammans med operatörer, kvalitetspersonal och relevanta specialister. En hög kostnad visar var ni bör undersöka vidare. Den bevisar inte att ett verktyg, en leverantör eller en person orsakade felet.
• Vem ska genomföra åtgärden, och hur ska ni kontrollera resultatet? Utse en ansvarig, genomför korrigeringen och följ upp jämförbar produktion med samma regler för godkännande och kostnadsberäkning.

Använd first pass yield, kassationsgrad och OEE som kompletterande mått för att undersöka problemen. FPY visar andelen som godkänns vid första försöket, kassationsgraden visar andelen som kasseras slutgiltigt och OEE skiljer mellan olika utrustningsförluster. COPQ sätter ett ekonomiskt värde på följderna av felen. Att multiplicera något av dessa procenttal med den totala försäljningen eller tillverkningskostnaden ersätter inte arbetet med att spåra kostnaderna.

Gör arbetet som kvalitetsbrister orsakar synligt i SkyPlanner

Kostnadsgenomgången förklarar vad som hände. Produktionen behöver också en plan för det arbete som felet har orsakat. När omarbetning ligger i en inofficiell kö för brådskande arbete syns inte dess resursbehov i planeringen av de order som redan är schemalagda. Då måste arbetsledaren upptäcka och lösa leveranskonflikterna manuellt.

SkyPlanner samlar produktionsutfall och schemaläggning med begränsad kapacitet i samma arbetsmiljö. Operatörer kan registrera antalet felaktiga enheter när de slutför tidsloggarna för en operation. När materialuppföljning har konfigurerats tar materialförbrukningen även hänsyn till felaktiga enheter. Det hjälper till att förhindra att nästa operation planeras utifrån lagersaldon för material som redan har förbrukats i felaktig produktion.

Tidsloggarna registrerar utfört arbete på produktionsoperationerna, och rapporteringen av planerat jämfört med faktiskt utfall hjälper dig att undersöka avvikelser från förväntade tidsåtgångar. Markera korrigerande arbete tydligt i berörda operationer och registreringar, så att arbetsinsatsen går att spåra i stället för att försvinna i den ursprungliga orderns totala tid. Kombinera det underlaget med de kostnadssatser som fastställts med ekonomifunktionen och med relevant kvalitets- och kunddokumentation när du beräknar kvalitetsbristkostnaderna.

Lägg sedan in de godkända extra operationerna i den gemensamma produktionsplanen, med realistiska tidsåtgångar, resurser som kan utföra arbetet, beroenden och prioriteringar. Arcturus, SkyPlanners AI för schemaläggning, beräknar deras placering utifrån den konfigurerade kapaciteten. Gantt-tidslinjen visar den resulterande arbetsföljden och slutdatumen.

För omarbetningen i exemplet är nästa fråga konkret: var får de godkända korrigerande operationerna plats på den gemensamma maskinen, och vad händer med de order som redan använder den? När du granskar hur arbetet hänger ihop i planen blir avvägningen tydlig innan du ger ett nytt leveranslöfte. Du styr prioriteringarna och de beslut som ska ligga fast. Arcturus sköter schemaläggningsberäkningen, så att du slipper bygga om kön för varje berörd resurs.

Välj SkyPlanner när arbete som orsakas av kvalitetsbrister gång på gång kommer som en överraskning i produktionsplaneringen. Du får en tydligare bild av förbrukat material och registrerat arbete, mindre dold belastning från korrigerande arbete och ett mer tillförlitligt underlag för att samordna återstående order. SkyPlanner kan integreras med alla ERP- och MES-system via sitt öppna REST API, så att befintlig order- och kvalitetsinformation kan fortsätta ingå i arbetsflödet.

Ta med ett kvalitetsproblem till en demo av SkyPlanner

Välj en nyligen inträffad händelse där materialförlusten går att identifiera, arbetet har registrerats och de korrigerande operationerna har godkänts. Ta med de uppgifterna och en berörd kundorder till en demo av SkyPlanner. Använd situationen för att undersöka hur det extra arbetet kan läggas in i ett gemensamt schema och hur konsekvenserna för leveranserna blir synliga.

Boka en demo av SkyPlanner för att diskutera er produktion, eller prova SkyPlanner med demodata först. Börja med en förlust du kan förklara, en åtgärd du kan ta ansvar för och en produktionsplan som omfattar det arbete som återstår.