Kostnader ved dårlig kvalitet: Beregn og reduser tapet

Hjem » Ressurser » Kostnader ved dårlig kvalitet: Beregn og reduser tapet

Estimert lesetid: 11 minutter

Kostnader ved dårlig kvalitet (COPQ) er summen av interne og eksterne feilkostnader: ressursene som går tapt og ekstraarbeidet som kreves fordi produkter eller tjenester ikke oppfylte kravene. I produksjonen omfatter dette mer enn materialet i vrakbeholderen. Omarbeiding, sortering som følge av feil, kundereturer og utbedringer under garanti kan koste penger og produksjonstid lenge etter at den opprinnelige feilen oppsto.

Grunnformelen er:

Kostnader ved dårlig kvalitet = Interne feilkostnader + Eksterne feilkostnader

Andelen underkjente enheter forteller hvor ofte noe gikk galt i produksjonen. COPQ hjelper deg å avgjøre hvor feilene rammer hardest, og hvilket forbedringstiltak som bør prioriteres. Nytten ligger ikke bare i et høyere tapsbeløp, men i en tydelig sammenheng mellom et kvalitetsproblem, kostnaden det medfører og tiltaket som vil gjøre en forskjell.

SkyPlanner hjelper deg å bruke denne sammenhengen i praksis. Materialregistreringer for feilproduserte enheter og tidslogger fra produksjonen viser hvilke ressurser som er brukt. Den felles produksjonsplanen hjelper deg å få plass til godkjent utbedringsarbeid samtidig som du tar hensyn til kundeordrene du allerede har lovet å levere.

Hva hører til COPQ, og hva hører til kvalitetskostnader?

Avgrens COPQ-beregningen til feilkostnader. Dette følger ASQs skille mellom kostnader ved dårlig kvalitet og det bredere begrepet kvalitetskostnader (COQ).

Interne feilkostnader skyldes feil som oppdages før kunden mottar produktet. Eksempler er underkjent materiale, verdien som allerede er tilført vrakede deler, korrigerende bearbeiding, ny testing etter feil og undersøkelser av et parti med feil.

Eksterne feilkostnader skyldes feil som oppdages etter at kunden har mottatt produktet. De kan omfatte returtransport, garantireparasjoner, erstatningsprodukter, reklamasjonsbehandling og service ute hos kunden. Kostnaden kan være bokført hos kundeservice i stedet for produksjonen, men det er fortsatt feilen som har forårsaket den.

Forebygging og rutinemessig kontroll hører hjemme i det bredere COQ-bildet. Opplæring, prosessplanlegging, planlagt kontroll og kvalitetsrevisjoner bidrar til å forebygge eller oppdage problemer. De er ikke i seg selv tegn på at en feil har oppstått.

Skillet avhenger av hvorfor arbeidet var nødvendig. En vanlig sluttkontroll er en kontrollkostnad. Ekstra kontroll av lagerbeholdningen fordi et parti med feil slapp gjennom, er et tiltak for å begrense konsekvensene av en feil. Vær tydelig på formålet i stedet for å klassifisere alle kontrolltimer likt.

I denne modellen gjelder:

Kvalitetskostnader = Forebyggingskostnader + Kontrollkostnader + COPQ

Når du holder disse kategoriene atskilt, får du et bedre beslutningsgrunnlag. En bedre kontroll av den første produserte delen kan kreve mer kontrollarbeid, men samtidig forhindre langt dyrere vrak. Et opplæringsprogram kan øke utgiftene til forebygging og samtidig redusere omarbeiding. Målet er bedre totaløkonomi, ikke et lavest mulig budsjett for kvalitetsavdelingen.

Bygg beregningen på feil som kan spores

Start med ett produksjonsområde eller én produktfamilie og én rapporteringsperiode. Den første beregningen kan være nyttig selv om den ikke dekker hele fabrikken, så lenge du angir avgrensningen. Samle kvalitetsavdelingen, produksjonen og økonomiavdelingen: Kvalitet identifiserer hva som sviktet, produksjon forklarer utbedringsarbeidet, og økonomi kontrollerer verdiene og eventuelle overlapp.

1. Angi område, periode og beregningsgrunnlag

En praktisk definisjon kan være: «Månedlige interne og eksterne feilkostnader for virksomhetsområdet maskinerte komponenter, inkludert forbrukt materiale og arbeid verdsatt etter avtalte ressurssatser, fratrukket gjenvinningsverdi og refusjoner.»

Bestem når kostnadene skal tas med i rapporten. En oversikt over månedens påløpte kostnader kan inkludere garantiarbeid på produkter som ble levert tidligere. Det er nyttig for å styre den nåværende belastningen, men viser ikke feilkostnadene gjennom hele levetiden til denne månedens produksjon. Trenger du det siste, må du i stedet følge en avgrenset gruppe produserte enheter og de senere reklamasjonene på dem.

Bruk konsekvente materialverdier og satser for arbeid og maskiner. En tilordnet ressurskostnad er nyttig for å vise hva dårlig kvalitet har lagt beslag på, selv om lønnen eller kostnaden for utstyret ville ha påløpt uansett. Ta vare på dette skillet når dere senere skal vurdere besparelser.

2. Følg konsekvensene av hver feil

For hver hendelse eller hvert avstemt parti registrerer du produktet eller ordren, kravet som ikke ble oppfylt, hvor feilen ble oppdaget og hva som ble besluttet: vraking, omarbeiding, retur eller et annet godkjent tiltak. Deretter samler du tilhørende mengder, arbeidstid, ekstra materialer, eksterne tjenester og utgifter til å rette opp overfor kunden.

Se utover den opprinnelige operasjonen. Et parti med feil kan kreve at lageret sperrer av varer, kontrollører sorterer dem, operatører utbedrer dem og kundeservice ordner retur. Når disse aktivitetene knyttes til samme hendelse, blir kostnaden synlig uten at avdelingen som tilfeldigvis bokfører utgiften, får skylden.

Bruk produksjonslogger, materialbevegelser, avviksregistreringer, fakturaer og garantiregistreringer samlet. Merk anslått tid og anslåtte kostnader som estimater, og hold uavklarte poster synlige. Du kan handle på grunnlag av en godt dokumentert delberegning mens du arbeider med å fylle hullene i datagrunnlaget.

3. Tell hver kostnad bare én gang i totalen

En nedskrivning ved vraking kan allerede inkludere materialer, arbeid og tilordnede indirekte kostnader. Bruker du dette beløpet, må du ikke legge til material- og bearbeidingskostnadene på nytt. Tilsvarende kan et garantioppgjør allerede dekke transport og reparasjon som også er registrert andre steder.

Kontroller timesatsene før du kombinerer dem. En maskinsats som inkluderer operatøren, kan ikke legges sammen med den samme operatørens fulle lønnskostnad uten justering. Persontimer og maskintimer kan påløpe samtidig og representere ulike ressurser, men kostnadskomponentene må ikke overlappe.

Skill også mellom den feilproduserte enheten og erstatningen. Du kan føre verdien av den feilproduserte enheten som tap og behandle én godkjent erstatningsenhet som den normale kostnaden ved å oppfylle ordren. Da må du ikke i tillegg føre hele kostnaden for erstatningen som et nytt tap. Registrer reelle ekstrautgifter til utbedring, som en ny omstilling eller ekspressfrakt, med et tydelig angitt beregningsgrunnlag.

Regneeksempel: kostnader ved dårlig kvalitet

Tenk deg en produsent som gjennomgår én måneds feil innenfor virksomhetsområdet maskinerte komponenter. Tallene nedenfor er eksempler, oppgitt i amerikanske dollar. Produsenten bruker avtalte ressurssatser, registrerer hver kostnad én gang og trekker fra dokumentert gjenvinningsverdi og refusjoner.

Feilkostnad	Beregning	Månedlig kostnad
Internt vrak, fratrukket gjenvinningsverdi	80 underkjente deler × ($18 i materialer + $12 i allerede påløpte bearbeidingskostnader) − $160 i gjenvinningsverdi	$2 240
Arbeid til intern omarbeiding	120 deler × 0,25 persontimer × $30 per persontime	$900
Maskinressurser til intern omarbeiding	20 maskintimer × $20 per time, uten arbeidskostnaden som er medregnet ovenfor	$400
Ekstra materialer til omarbeiding	Materialer tatt ut spesielt til disse utbedringene	$240
Ekstra sortering etter en intern feil	12 persontimer × $30 per persontime	$360
Utbedring etter ekstern feil	$300 i returfrakt + 10 persontimer servicearbeid × $40 + $900 i innkjøpte erstatningsprodukter under garanti − $200 i kreditnota fra leverandør	$1 400

De innkjøpte erstatningsproduktene i raden for utbedring etter ekstern feil gjelder en separat kundereklamasjon, ikke de 80 delene som ble vraket internt. Ingen ytterligere nedskrivning eller samlet garantioppgjør for denne reklamasjonen er tatt med andre steder i tabellen.

Interne feilkostnader = $2 240 + $900 + $400 + $240 + $360 = $4 140

Eksterne feilkostnader = $1 400

Månedlig COPQ = $4 140 + $1 400 = $5 540

Dette er en samlet ressurskostnad for dokumenterte feil, beregnet som styringsinformasjon. Det er ikke et løfte om at neste måneds utbetalinger umiddelbart ville blitt $5 540 lavere dersom disse feilene ble fjernet. Beløpet omfatter ikke normal forebygging og kontroll, uregistrerte tap eller antatt tapt salg. Oppgi disse avgrensningene sammen med tallet, slik at resultatet fortsatt er nyttig når datagrunnlaget blir bedre.

Uttrykk COPQ som en prosentandel av omsetningen

For å sammenligne belastningen over tid kan du beregne:

COPQ som prosentandel av omsetningen = COPQ ÷ Salgsinntekter for angitt område og periode × 100

Hvis det samme virksomhetsområdet har en månedlig omsetning på $200 000:

$5 540 ÷ $200 000 × 100 = 2,77 %

Dette er kostnader som andel av omsetningen, ikke en feilprosent. Det betyr heller ikke at 2,77 % av produktene som ble sendt denne måneden, hadde feil: De eksterne kostnadene kan gjelde tidligere leveranser. Se prosentandelen i sammenheng med totalbeløpet i dollar og feilkategoriene som ligger bak. En måned med høyere omsetning kan gi en lavere andel uten at ett eneste tilbakevendende problem er løst.

Skill mellom ressurskostnader, sparte utgifter og frigjort kapasitet

Omarbeidingen i eksemplet kostet $1 540: $900 i arbeidskraft, $400 i maskinressurser og $240 i materialer. Den krevde også 30 persontimer og 20 maskintimer. Dette er ulike måter å beskrive det samme arbeidet på, ikke tre ekstra kostnader som skal legges til totalen.

Hvis et forbedringstiltak fjerner behovet for denne omarbeidingen, får bedriften mulighet til å bruke timene til noe annet. Om det også gir lavere utgifter, avhenger av hva som endres. Mindre overtid, reduserte materialinnkjøp og færre eksterne reparasjoner kan redusere utgiftene. Å sette ansatte til andre oppgaver innenfor det samme betalte skiftet frigjør nyttig kapasitet, men reduserer ikke nødvendigvis lønnskostnadene.

Det har også betydning hvor tiden frigjøres. Tjue timer på maskinen som forsinker kundeordrer, kan være mer verdifulle enn tjue timer på en ressurs uten arbeid i kø. Hvis du anslår hvor mye ekstra dekningsbidrag den frigjorte kapasiteten kan gi, må du vise hvilken etterspørsel, utnyttbar tid og hvilke merkostnader anslaget bygger på. Hold anslaget atskilt fra den historiske COPQ-totalen. Ikke regn tapt omsetning som om det var det samme som tapt fortjeneste.

Dette skillet gir et sterkere beslutningsgrunnlag. Du kan forklare både hvilke ressurser dårlig kvalitet har lagt beslag på, og hvilken konkret gevinst det foreslåtte tiltaket kan gi for økonomien eller leveringene.

Velg hvilket tap dere skal ta tak i først – ikke bare det største beløpet

Grupper kostnadene etter en problemavgrensning som er nyttig i praksis, for eksempel produktfamilie og krav som ikke er oppfylt, i stedet for bare «vrak» og «omarbeiding». Ranger de tilbakevendende problemene etter kostnad for å få en kostnadsbasert Pareto-oversikt. Vurder deretter hva rangeringen betyr for kundene og produksjonen.

Akutt risiko knyttet til sikkerhet, kravoppfyllelse eller kunder må begrenses uansett plassering i kostnadsrangeringen. I forbedringsarbeidet bør dere se etter et betydelig, tilbakevendende tap der teamet har dokumentasjon å undersøke og et tiltak det kan ta ansvar for.

I eksemplet er vrak den største registrerte kategorien, med $2 240. Men tenk deg at problemet med omarbeiding til $1 540 gjentar seg på maskinen som begrenser en viktig leveranse. Da kan det være riktigere å undersøke omarbeidingen først, selv om den registrerte kostnaden er lavere. Når disse 20 maskintimene trengs, har betydning for beslutningen.

Svar på fire spørsmål før dere setter i gang et prosjekt:

• Er tapet tilbakevendende? Skill mellom en feiltype som gjentar seg, og en enkeltstående hendelse. Undersøk sammenlignbare perioder og ta hensyn til produktmiksen.
• Hvor mye kan det foreslåtte tiltaket faktisk forhindre? Skill besparelser på materialer eller innkjøpte tjenester fra frigjort kapasitet, og ta med kostnaden ved selve tiltaket.
• Hva forårsaket feilen? Undersøk kravet som ikke ble oppfylt, sammen med operatører, kvalitetsmedarbeidere og relevante fagspesialister. En høy kostnad viser hvor dere bør undersøke nærmere. Den beviser ikke at et verktøy, en leverandør eller en person var årsaken.
• Hvem skal gjennomføre tiltaket, og hvordan skal dere kontrollere resultatet? Utpek en ansvarlig, gjennomfør korrigeringen og vurder sammenlignbar produksjon etter de samme reglene for godkjenning og kostnadsberegning.

Bruk first pass yield, vrakprosent og OEE som støtte i analysen. FPY viser andelen som godkjennes på første forsøk, vrakprosenten viser andelen som kasseres endelig, og OEE skiller mellom ulike utstyrstap. COPQ setter en pengeverdi på konsekvensene av feil. Å multiplisere en av disse prosentandelene med total omsetning eller produksjonskostnad kan ikke erstatte det å spore de faktiske kostnadene.

Synliggjør arbeid som skyldes kvalitetsfeil, i SkyPlanner

Kostnadsgjennomgangen forklarer hva som skjedde. Produksjonen trenger også en plan for arbeidet feilen har ført til. Når omarbeiding blir liggende i en uoffisiell hastekø, er ressursbehovet usynlig i planen for ordrene som allerede er lagt inn. Arbeidslederen må da selv oppdage og løse konfliktene som truer leveringene.

SkyPlanner samler faktiske produksjonsdata og finplanlegging med begrenset kapasitet i ett arbeidsmiljø. Operatører kan registrere antall enheter med feil når de avslutter tidsregistreringen for en jobb. Når materialsporing er konfigurert, tar materialforbruket også hensyn til enheter med feil. Det bidrar til at neste jobb ikke baserer seg på lagerbeholdning som allerede er brukt opp i produksjon med feil.

Tidsregistreringene knytter faktisk utført arbeid til produksjonsjobbene, mens rapportering av planlagt mot faktisk tidsbruk hjelper deg å undersøke avvik fra forventet varighet. Merk korrigerende arbeid tydelig i de tilhørende jobbene og registreringene, slik at innsatsen kan spores i stedet for å forsvinne i den opprinnelige ordrens samlede tidsbruk. Bruk denne dokumentasjonen sammen med satsene som er avtalt med økonomiavdelingen, og relevante kvalitets- og kunderegistreringer når du beregner COPQ.

Legg deretter de godkjente tilleggsoperasjonene inn i den felles produksjonsplanen med realistiske varigheter, ressurser som kan utføre arbeidet, avhengigheter og prioriteringer. Arcturus, SkyPlanners KI for finplanlegging, beregner plasseringen ut fra den konfigurerte kapasiteten. Gantt-tidslinjen viser arbeidsrekkefølgen og ferdigdatoene som beregningen gir.

Når omarbeidingen i eksemplet skal planlegges, er spørsmålet konkret: Hvor er det plass til de godkjente korrigerende operasjonene på maskinen som deles mellom ordrene, og hva skjer med ordrene som allerede bruker den? Når dere gjennomgår den samlede planen, blir avveiningene synlige før dere lover en ny levering. Du styrer prioriteringene og hvilke beslutninger som skal ligge fast. Arcturus tar seg av planleggingsberegningen, slik at du slipper å bygge opp køen på nytt for hver berørt ressurs.

Velg SkyPlanner når arbeid som skyldes kvalitetsfeil, stadig kommer som en overraskelse i produksjonsplanleggingen. Du får bedre oversikt over forbrukte materialer og registrert arbeid, mindre skjult belastning fra korrigerende arbeid og et mer pålitelig grunnlag for å koordinere de resterende ordrene. SkyPlanner kan integreres med ethvert ERP- eller MES-system via sitt åpne REST API, slik at eksisterende ordre- og kvalitetsregistreringer fortsatt kan inngå i arbeidsflyten.

Ta med én kvalitetsfeil til en SkyPlanner-demo

Velg en nylig hendelse med identifiserbart materialtap, registrert arbeid og godkjente operasjoner for å rette opp feilen. Ta med disse opplysningene og en berørt kundeordre til en SkyPlanner-demo. Bruk situasjonen til å utforske hvordan ekstraarbeidet kan legges inn i en felles plan, og hvordan konsekvensene for leveringene blir synlige.

Bestill en SkyPlanner-demo for å diskutere produksjonen din, eller prøv SkyPlanner med demodata først. Begynn med ett tap du kan forklare, ett tiltak du kan ta ansvar for, og en produksjonsplan som inkluderer arbeidet som gjenstår.