Excel-Vorlage zur Produktionsplanung: Arbeit realistisch einplanen

Mit einer Vorlage zur Produktionsplanung bekommen Ihre Aufträge einen Platz auf dem Papier. Schwieriger ist die Frage, ob sie auch in der Fertigung Platz finden: auf einer verfügbaren Maschine, mit dem richtigen Bediener und rechtzeitig für den nächsten Arbeitsgang und die Lieferung an den Kunden.

Vorlage zur Produktionsplanung herunterladen (CSV für Excel). Sie enthält ein einfaches Beispiel aus der Fertigung, das Sie anpassen können – mit einer Zeile pro Arbeitsgang. Die folgende Tabelle zeigt die beiden Beispielarbeitsgänge; die Datei enthält neben den Uhrzeiten auch vollständige Datumsangaben.

Auftrag / Arbeitsgang	Maschine / Bediener	Rüstzeit (min)	Bearbeitungszeit (min)	Beginn	Ende	Soll-Ende	Status
A / A-10	M1 / O1	30	120	08:00	10:30	12:00	Geplant
B / B-10	M1 / O1	15	180	10:30	13:45	16:00	Geplant

Nutzen Sie die Vorlage, um die Eingabedaten zu verstehen und eine einfache Reihenfolge zu testen. Wenn Ihr Produktionsplan auch bei neuen Aufträgen, Verzögerungen und veränderten Kapazitäten brauchbar bleiben muss, nutzen Sie SkyPlanner APS zur Berechnung der Feinplanung. Eine Tabelle kann die von Ihnen gewählten Startzeiten anzeigen. SkyPlanner übernimmt dagegen die Aufgabe, Arbeitsgänge in die vorhandenen Kapazitäten einzuplanen.

Was sollte eine Vorlage zur Produktionsplanung zeigen?

Ein Produktionsplan ordnet die anstehende Arbeit zeitlich den Ressourcen in der Fertigung zu. Auf der Ebene der Arbeitsgänge sollte er vier Fragen beantworten:

• Was wird gefertigt? Geben Sie den Auftrag und den konkreten Arbeitsgang an, nicht nur den Produktnamen.
• Wo kann der Arbeitsgang stattfinden? Benennen Sie die Maschine oder Arbeitsstation und die Personen, die dafür benötigt werden.
• Wann kann der Arbeitsgang stattfinden? Berücksichtigen Sie Rüstzeit, Bearbeitungszeit, Arbeitszeiten und alles, was zuvor bereitstehen muss.
• Wird der Arbeitsgang rechtzeitig fertig? Vergleichen Sie das Ergebnis mit seinem Soll-Ende und berücksichtigen Sie die noch ausstehenden Arbeiten bis zum Versand.

Diese letzte Unterscheidung ist wichtig. Ein abgeschlossener Zerspanungsarbeitsgang bedeutet noch nicht, dass ein Auftrag versandbereit ist, wenn danach noch Montage, Prüfung oder Verpackung folgen. Legen Sie für jeden Arbeitsgang ein Soll-Ende fest, das genügend Zeit für die nachfolgenden Schritte lässt.

Ein wöchentlicher Mengenplan ist nützlich, beantwortet aber eine andere Frage. Ein Hauptproduktionsplan legt fest, welche fertigen Produkte wann benötigt werden. Diese Vorlage ist für die darunterliegende Ebene gedacht: die konkreten Arbeitsgänge, die um Maschinen- und Bedienerzeiten konkurrieren. Der Leitfaden zur Feinplanung erklärt, wie aus diesen Eingabedaten eine umsetzbare Reihenfolge entsteht.

So reserviert das Beispiel Kapazität

Stellen Sie sich eine Fertigung vor, in der zwei Arbeitsgänge auf dieselbe Maschine M1 und denselben Bediener O1 warten. Das Material für beide liegt bereit. Maschine und Bediener sind durchgehend von 08:00 bis 16:00 verfügbar, und bei keinem der beiden Arbeitsgänge ist noch ein Vorgänger offen.

Arbeitsgang A reserviert 30 Minuten zum Rüsten und 120 Minuten für die Bearbeitung. Er belegt die Ressource bis 10:30. Anschließend reserviert Arbeitsgang B 15 Minuten zum Rüsten und 180 Minuten für die Bearbeitung und endet um 13:45. Die beiden Arbeitsgänge überschneiden sich nicht und sind jeweils vor ihrem angegebenen Soll-Ende fertig.

Die Reihenfolge ist umsetzbar, weil die Annahmen stimmen. Wird O1 um 11:00 an einer anderen Maschine benötigt, lässt sich die Belegung in der Zeile für B nicht mehr umsetzen, obwohl M1 weiterhin frei ist. Eine Mittagspause unterbricht die durchgehende Arbeitszeit. Handelt es sich um Zwischenarbeitsgänge, benötigen auch die späteren Schritte eigene Kapazität.

Der Nutzen der Tabelle liegt nicht in ihrer Farbgestaltung. Entscheidend ist, dass jede Zeile einen Teil der verfügbaren Zeit einer Ressource verbindlich belegt.

Die Vorlage anpassen, ohne Einschränkungen auszublenden

Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel und speichern Sie eine Arbeitskopie als Excel-Arbeitsmappe. Falls alle Inhalte in einer einzigen Spalte erscheinen, importieren Sie die Datei mit dem Komma als Trennzeichen. Die heruntergeladene CSV-Datei enthält Beispielwerte, kein automatisiertes Planungsmodell.

Das Beispieldatum ist der 5. Oktober 2026. Ersetzen Sie es durch Ihre tatsächlichen Arbeitstage und stellen Sie sicher, dass Beginn, Ende und Soll-Ende echte Datums- und Zeitwerte in der Tabelle sind, kein importierter Text. Zeigen Sie neben der Uhrzeit auch das Datum an. Sonst kann die Uhrzeit 08:00 am morgigen Tag wie dieselbe Uhrzeit am heutigen Tag aussehen.

Jeden Arbeitsgang eindeutig kennzeichnen und seine Zeiten festlegen

Ersetzen Sie A und B durch Ihre Auftrags- und Arbeitsgang-IDs. Wenn ein Auftrag Schneiden, Biegen und Schweißen erfordert, legen Sie für jeden dieser Arbeitsgänge eine eigene Zeile an. Ihre Reihenfolge ergibt sich aus dem Arbeitsplan für die Fertigung – nicht daraus, welche Zeile zufällig als Nächstes in der Tabelle steht.

Bearbeitungszeit (min) bezeichnet die gesamte Bearbeitungszeit für das Los. Wenn Sie mit einer Zeit pro Stück rechnen, multiplizieren Sie diese vor der Eingabe mit der Stückzahl. Rüstzeit (min) ist zusätzliche Zeit, in der die Maschine belegt ist. Verstecken Sie sie nicht in einer unklaren Gesamtdauer und zählen Sie sie nicht doppelt.

Bei einem Arbeitsgang, der ohne Unterbrechung läuft, ersetzen Sie den festen Wert für Ende in F2 durch diese Formel und kopieren Sie sie nach unten:

=E2+(C2+D2)/1440

Die Formel addiert die Rüst- und Bearbeitungsminuten zum Beginn. Sie wählt weder den Beginn aus noch vermeidet sie Überschneidungen mit anderen Arbeitsgängen oder verschiebt Arbeit aus Zeiten ohne Schichtbetrieb. Diese Planungsentscheidungen müssen Sie in der Tabelle weiterhin selbst treffen.

Erfassen, was vor Arbeitsbeginn verfügbar sein muss

Führen Sie neben der Arbeitsgangliste die verfügbaren Arbeitszeiten jeder Maschine und jedes Bedieners mit Datumsangabe. Erfassen Sie Pausen, Wartung und andere Zeiten, in denen sie nicht verfügbar sind. Teilen Sie Maschine und Bediener in eigene Spalten auf, wenn Sie ihre Belegung unabhängig voneinander prüfen müssen.

Ergänzen Sie bei mehrstufigen Aufträgen eine Spalte „Vorgänger“ mit der ID des vorherigen Arbeitsgangs. Erfassen Sie außerdem die Materialverfügbarkeit, wenn eine Lieferung den Beginn bestimmt. Eine Zeile lässt sich erst dann einplanen, wenn auch alle benötigten Materialien und Vorleistungen bereitstehen.

Kann ein Arbeitsgang nicht unterbrochen werden, benötigt er einen zusammenhängenden Arbeitszeitraum, der für Rüsten und Bearbeitung ausreicht. Sind Unterbrechungen möglich, berechnet die einfache Endzeitformel das Ende nicht über mehrere Arbeitszeiträume hinweg. Dafür ist eine separate Berechnung nötig, die den Arbeitszeitkalender berücksichtigt.

Hier wird an der Vorlage die eigentliche Planungsaufgabe sichtbar: Es geht nicht darum, weitere Zeilen einzutragen, sondern zu prüfen, wie sich diese Zeilen gegenseitig beeinflussen.

Den Plan testen: Eine Annahme ändern

Bevor Sie sich auf einen Plan aus der Tabellenkalkulation verlassen, prüfen Sie, was bei Änderungen in der Produktion passiert.

Angenommen, A ist um 10:30 abgeschlossen, aber M1 steht von 10:30 bis 13:00 nicht zur Verfügung. B hat noch nicht begonnen. Seine 195 Minuten für Rüsten und Bearbeitung würden nun bei durchgehendem Betrieb zu einem Ende um 16:15 führen.

Damit läge das Ende sowohl nach dem Arbeitszeitende um 16:00 als auch nach dem Soll-Ende von B um 16:00. Das ist ein Warnsignal, kein freigegebener Ersatzplan. Das Verschieben des Beginns von B in der Tabelle hat ein Problem sichtbar gemacht, aber nicht gelöst.

Sie können prüfen, ob eine andere geeignete Maschine mit einem verfügbaren Bediener infrage kommt, ob eine genehmigte Verlängerung der Arbeitszeit möglich ist oder ob sich ein anderer Liefertermin vereinbaren lässt. Wenn Sie B jedoch auf eine andere Maschine verschieben, müssen Sie auch die dort bereits eingeplanten Arbeiten prüfen. Hat B einen nachfolgenden Arbeitsgang, muss dessen Beginn möglicherweise ebenfalls geändert werden.

Darin liegt der Unterschied zwischen bloßer Zeitberechnung und Planung mit begrenzter Kapazität. Die Zeitberechnung ermittelt, wann eine gewählte Belegung enden würde. Die Feinplanung findet einen Platz für die Arbeit, ohne die dafür verfügbare Kapazität zu überschreiten.

Bevor Sie einen Tabellenplan freigeben, prüfen Sie Überschneidungen bei Maschinen und Bedienern sowie Materialien, Vorgänger, Arbeitszeiten und Soll-Endtermine. Bewahren Sie die Ist-Zeiten abgeschlossener Arbeiten auf und kennzeichnen Sie die freigegebene Version eindeutig, damit auf dem Shopfloor nicht nach einer veralteten Kopie gearbeitet wird.

Für dieses Beispiel sind die Prüfungen überschaubar. In einer Fertigung mit laufenden Änderungen müssen sie jedoch für jeden betroffenen Auftrag wiederholt werden. Genau diese Arbeit soll Ihnen eine Feinplanungssoftware abnehmen. Der ausführlichere Leitfaden zu den Herausforderungen der Produktionsplanung mit Excel erklärt, warum dieser Pflegeaufwand wächst.

SkyPlanner plant die Arbeit ein – Sie geben die Richtung vor

SkyPlanner berücksichtigt Ihre Arbeitsstationen, Schichten, Bediener, Prioritäten und Materialien in der Feinplanung. Sie definieren die Produktionsressourcen und Arbeitsgangdaten; die Planungs-KI Arcturus berechnet daraus die Reihenfolge unter Berücksichtigung der hinterlegten Kapazitäten und Abhängigkeiten. Das Ergebnis erscheint in der Gantt-Zeitleiste mit einer Auftragswarteschlange für jede Arbeitsstation und Verknüpfungen zwischen zusammengehörigen Prozessschritten.

Für die Unterbrechung an M1 erfassen Sie den Zeitraum, in dem die Maschine nicht verfügbar ist, und berechnen den Plan neu. Arcturus plant die Arbeitsgänge so ein, dass die gesperrte Kapazität nicht genutzt wird, und berücksichtigt dabei die von Ihnen definierten Ressourcenalternativen und Einschränkungen. Anschließend können Sie das Ergebnis prüfen und erkennen, bei welchen Aufträgen Sie die Fertigstellung genauer prüfen müssen, statt jede Folgeänderung selbst durch die Tabellenzeilen zu verfolgen.

Wenn die materialabhängige Planung aktiviert ist, kann die Materialverfügbarkeit in die Berechnung einfließen. Sperren schützen Arbeitsgänge, die nicht verschoben werden sollen, und voreingestellte Prioritäten legen fest, welche Zusagen am wichtigsten sind. Sie bestimmen die Prioritäten; die KI hält sich daran. Um diese Entscheidungen umzusetzen, müssen Sie nicht jeden Arbeitsgang einzeln platzieren.

Der Vorteil ist nicht bloß eine übersichtlichere Auftragsliste, sondern ein Plan, mit dem Sie auch bei Veränderungen in der Fertigung arbeiten können. Sie konzentrieren sich auf die Entscheidungen für die Produktion: ob Sie Kapazität hinzufügen, eine Priorität ändern oder mit einem Kunden über einen Termin sprechen. SkyPlanner übernimmt die dafür nötige Berechnung der Feinplanung.

Entdecken Sie die Feinplanungsfunktionen von SkyPlanner und erfahren Sie, wie die Gantt-Ansicht, die Ressourcenverfügbarkeit und die automatische Planung diese Arbeit unterstützen.

Was sich für UTU durch den Wechsel von Excel geändert hat

Im Werk Ulvila fertigt UTU elektrische Verteilertafeln und Schaltanlagen. Vor der Einführung von SkyPlanner planten die Abteilungen mit eigenen, manuell gepflegten Excel-Tabellen. Änderungen an der Reihenfolge im ERP erreichten den Shopfloor nicht immer, und die tatsächlich verfügbare Kapazität war schwer zu erkennen.

Das Problem war nicht einfach eine fehlende Spalte. Die Herausforderung bestand darin, Auftragsinformationen, die Reihenfolge in der Produktion und die ausführenden Mitarbeiter aufeinander abzustimmen.

UTU entschied sich im Zuge der Umstellung auf Oracle NetSuite für SkyPlanner. In der bei UTU eingesetzten Lösung ist SkyPlanner mit NetSuite und dem Lohnabrechnungssystem verbunden und führt die Linien und Abteilungen des Werks in einem System zusammen. Das Team hebt besonders die Kombination aus KI-gestützter Feinplanung und Gantt-Zeitleiste hervor: Reihenfolge, Kapazität und Fortschritt sind gemeinsam sichtbar.

UTU berichtet von rund zwei Stunden Zeitersparnis pro Woche bei der manuellen Aktualisierung von Tabellen. Die aktualisierte Arbeitsreihenfolge erreicht die Monteure innerhalb von Sekunden. Darin liegt der praktische Fortschritt gegenüber einer Vorlage: weniger Aufwand, um Kopien aktuell zu halten, und eine klarere Reihenfolge für die Mitarbeiter, die die Arbeit ausführen.

Lesen Sie, welche Erfahrungen UTU beim Wechsel von Excel zu SkyPlanner gemacht hat.

Nutzen Sie die relevanten Daten weiter, statt den Plan immer wieder neu aufzubauen.

Die Vorlage hilft Ihnen zu erkennen, welche Angaben die Feinplanung benötigt: Arbeitsgänge, Dauer, Ressourcen, Verfügbarkeit und geforderte Fertigstellungstermine. Um diese Daten zu nutzen, müssen Sie ihr Zusammenspiel nicht ständig in Excel neu berechnen.

SkyPlanner lässt sich über seine offene REST API mit jedem ERP- oder MES-System verbinden. So kann eine bessere Feinplanung auf Ihren bestehenden Systemen aufbauen. Prioritäten und Produktionsentscheidungen bleiben dabei in Ihrer Hand.

Buchen Sie eine SkyPlanner-Demo und überlegen Sie sich dafür einen typischen Arbeitsplan für einen Auftrag sowie eine kürzlich vorgenommene Planänderung. Erkunden Sie anhand dieser Beispiele, wie sich Ihre Arbeit einplanen ließe, wenn Maschinen, Personal und Fälligkeitstermine miteinander in Einklang gebracht werden müssen. Oder testen Sie SkyPlanner mit Demodaten und sehen Sie sich den Plan im Gantt an, bevor Sie die Konfiguration für Ihren eigenen Betrieb planen.