Personaleinsatzplanung in der Fertigung: Mehr als ein Schichtplan

Der Prüfstand ist frei, der nächste Auftrag steht bereit – doch der Techniker, der ihn prüfen kann, fehlt. Laut Maschinenbelegungsplan wird der Auftrag noch heute fertig. Die Schichtleitung weiß, dass das nicht klappt.

Genau diese Lücke muss die Personaleinsatzplanung in der Fertigung schließen. Zu wissen, wer zur Schicht kommt, ist wichtig. Die Produktion muss aber auch wissen, welche Arbeiten diese Mitarbeiter auf welchen Anlagen tatsächlich erledigen können und welche Liefertermine sich damit einhalten lassen.

SkyPlanner verknüpft die Personal- und Schichtplanung mit dem Produktionsplan. Sie legen die Besetzung und die Prioritäten fest; die Planungs-KI Arcturus berechnet die Arbeitsreihenfolge anhand der von Ihnen definierten Kapazität. Ändert sich die Besetzung, können Sie weniger Zeit damit verbringen, Auftragsreihenfolgen neu aufzubauen. So bleibt Ihnen mehr Zeit für die Entscheidung, wie Sie Ihre Lieferzusagen einhalten können.

Was ist Personaleinsatzplanung in der Fertigung?

Personaleinsatzplanung in der Fertigung bedeutet, zu planen, wann Mitarbeiter arbeiten und wo ihre Arbeitszeit für die Produktion benötigt wird. Sie verknüpft die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, geeignete Einsätze und besetzte Schichten mit den Arbeitsgängen, die zur Fertigstellung der Kundenaufträge nötig sind.

Dabei hängen zwei Entscheidungen zusammen:

Frage für die Planung	Was die Antwort zeigen muss
Wer besetzt die Schicht?	Welche Mitarbeiter verfügbar sind, welche Arbeitsstationen oder Teams sie besetzen und zu welchen Zeiten sie arbeiten.
Was kann die Produktion mit dieser Besetzung fertigstellen?	Eine umsetzbare Reihenfolge der Arbeitsgänge für die Aufträge, bei der die benötigten Mitarbeiter, Anlagen, Materialien und Vorarbeiten zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.

Ein Schichtplan beantwortet die erste Frage. Ein umsetzbarer Produktionsplan muss auch die zweite beantworten. Selbst in einer voll besetzten Abteilung kann ein Auftrag warten, weil der einzige qualifizierte Prüfer gerade anderweitig beschäftigt ist.

Diese Unterscheidung hilft Ihnen, die richtige Software auszuwählen. Geht es vor allem darum, offene Schichten zu besetzen, prüfen Sie, wie gut die Software die Personalabdeckung und die für Ihren Schichtplan geltenden arbeitsrechtlichen und betrieblichen Vorgaben unterstützt. Wenn freigegebene Änderungen am Personaleinsatz dagegen immer wieder die Auftragsreihenfolgen an den Maschinen und die Liefertermine hinfällig machen, brauchen Sie zusätzlich ein Advanced Planning and Scheduling-System, kurz APS, das diese Zusammenhänge bei der Planberechnung berücksichtigt.

SkyPlanner bezieht Personaleinsätze und Schichten in diese Produktionsplanung ein. Wie die übergreifende Reihenfolgeplanung funktioniert, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Feinplanung.

Warum genügend Personal nicht immer genügend nutzbare Kapazität bedeutet

Die Gesamtzahl der Mitarbeiter und die Wochenarbeitsstunden sind nützliche Ausgangswerte. Beide sagen aber nicht aus, ob die richtige Person rechtzeitig für einen bestimmten Arbeitsgang verfügbar ist.

Prüfen Sie zunächst die Qualifikation. Ein freier Mitarbeiter kann nicht automatisch die Person ersetzen, die einen Prozess normalerweise betreut. Die Vertretung muss die Arbeit ausführen können und dürfen. Klären Sie, welche Einsätze tatsächlich geeignet sind, bevor Sie diese als verfügbare Kapazität einplanen.

Prüfen Sie dann die zeitliche Verfügbarkeit. Ein geschulter Bediener in der Spätschicht kann keinen Arbeitsgang übernehmen, der morgens stattfindet und durchgehend betreut werden muss. Ebenso kann eine Person nicht zwei Arbeitsstationen gleichzeitig durchgehend bedienen, nur weil im Kalender beider Maschinen Zeit frei ist.

Entscheidend ist auch, wie viel Betreuung ein Prozess erfordert. Manche Arbeitsgänge benötigen durchgehend einen Bediener; bei anderen folgt auf das Rüsten ein unbeaufsichtigter Maschinenzyklus. Wer jede Maschinenstunde als volle Bedienerstunde ansetzt, unterschätzt möglicherweise die Kapazität. Wer dagegen annimmt, dass jeder Zyklus unbeaufsichtigt läuft, erstellt womöglich einen Plan, den das Team nicht umsetzen kann. Bilden Sie ab, wie Ihre Produktion tatsächlich arbeitet.

Verfolgen Sie den Auftrag schließlich auch über diese Arbeitsstation hinaus. Wiederhergestellte Prüfkapazität rettet keinen Liefertermin, wenn der Auftrag nun zu spät zur Verpackung oder zum Versand kommt. Gute Personaleinsatzplanung in der Fertigung verknüpft die Verfügbarkeit der Mitarbeiter mit der gesamten Arbeitsgangfolge. Eine besetzte Schicht allein ist noch keine abgeschlossene Planungsentscheidung.

Ein Personalausfall verändert mehr als den Schichtplan

Stellen Sie sich einen Elektromontagebetrieb vor: Die Aufträge durchlaufen zunächst die Montage, dann eine betreute Endprüfung und anschließend die Verpackung. Der Prüftechniker für die Nachmittagsschicht meldet sich krank. Am Prüfstand ist Kapazität frei, doch für diese Schicht ist keine qualifizierte Person eingeteilt, die ihn bedienen kann.

Die Schichtleitung hat mehrere Möglichkeiten:

Maßnahme	Was vor der Entscheidung zu prüfen ist
Eine qualifizierte Kraft aus der Montage in die Prüfung versetzen	Bei welchen Montagearbeiten fehlt dann die Arbeitszeit dieser Person, und welche anderen Aufträge hängen davon ab?
Eine zusätzliche Prüfschicht mit einem qualifizierten Techniker freigeben	Erreichen die geprüften Aufträge noch rechtzeitig die Verpackung und den Versand?
Mit der vorhandenen Besetzung arbeiten und die Arbeitsreihenfolge ändern	Welche Aufträge lassen sich noch fertigstellen, und um welche Lieferzusagen müssen Sie sich kümmern?

Die Montagekraft in die Prüfung zu versetzen, kann die richtige Entscheidung sein. Zusätzliche Arbeitszeit entsteht dadurch aber nicht; sie wird von einem Produktionsbereich in einen anderen verlagert. In der Prüfung geht es voran, während die Montage möglicherweise in Rückstand gerät.

Eine zusätzliche Schicht kann mehr nutzbare Kapazität schaffen – allerdings nur, wenn Personal und Anlagen verfügbar sind und die Schicht freigegeben ist. Findet die zusätzliche Prüfung erst nach der letzten Möglichkeit zum Verpacken statt, lässt sich der vorgesehene Versand damit nicht mehr retten.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: „Wer kann diese Schicht übernehmen?“ Sondern: „Was können wir durch diese Personalentscheidung liefern, und welche Arbeit wird dadurch verschoben?“

Genau hier spart SkyPlanner Planungsaufwand. Sobald die Änderungen an Besetzung und Kapazität erfasst sind, kann Arcturus den zusammenhängenden Produktionsplan neu berechnen. Sie müssen dann nicht jede betroffene Auftragsreihenfolge einzeln nacharbeiten. Die Personalentscheidung treffen Sie; SkyPlanner hilft Ihnen, die Folgen für die Produktion zu steuern.

Mit SkyPlanner den Plan an Personaländerungen anpassen

Die geplante Besetzung konkret festlegen

SkyPlanner unterstützt ein Personalverzeichnis, Mitarbeitergruppen, Standardschichten und tagesbezogene Zuordnungen zu Arbeitsstationen. Sie können eine Person oder Gruppe einer Schicht an einer Arbeitsstation zuweisen und diese Zuordnung für einen bestimmten Tag ändern.

So beruht der Plan auf einer konkreten Besetzung: Es steht nicht nur fest, dass die Abteilung nachmittags arbeitet, sondern auch, welche Person oder Gruppe an diesem Tag welcher Arbeitsstation zugeordnet ist. Ist eine Vertretung vereinbart, lässt sie sich für den betreffenden Tag eintragen, ohne die reguläre Zuordnung für alle künftigen Schichten zu ändern.

In der personenbezogenen Wochenansicht können Sie außerdem die Schichten einzelner Mitarbeiter prüfen. Das ergänzt den Blick auf die Produktion nach Arbeitsstationen: Die Schichtleitung sieht die geplante Woche einer Person und nicht nur den Maschinenkalender.

Änderung erfassen und dann über zusätzliche Kapazität entscheiden

SkyPlanner bietet eine Abwesenheitsplanung, sodass Sie bekannte Fehlzeiten bei der verfügbaren Kapazität berücksichtigen können. Verändert eine Abwesenheit oder ein anderer Personaleinsatz die nutzbare Kapazität einer Arbeitsstation, aktualisieren Sie zunächst die betroffene Besetzung und Kapazität. Berechnen Sie erst danach die Arbeitsplanung neu.

Soll eine zusätzliche Schicht die Lücke schließen, kann der Planer sie anlegen, eine Person oder Mitarbeitergruppe zuweisen und die Arbeitszeiten festlegen. Diese Schicht erscheint auf der Gantt-Zeitleiste und steht für die erneute Planungsberechnung zur Verfügung.

Sie entscheiden, ob der zusätzliche Personaleinsatz gerechtfertigt ist. SkyPlanner plant anschließend mit der von Ihnen freigegebenen Kapazität. So können Sie die Kosten einer Zusatzschicht den Aufträgen gegenüberstellen, zu deren Fertigstellung sie beiträgt – statt einfach Stunden hinzuzufügen, ohne deren Nutzen zu prüfen.

Arcturus rechnen lassen und die Folgen im Gantt-Diagramm prüfen

Arcturus berechnet den Plan aus der konfigurierten Kapazität, den Produktionsregeln, Prioritäten, Materialien und Prozessabhängigkeiten. Sie bestimmen die Prioritäten und sichern mit Fixierungen die Entscheidungen, die bestehen bleiben müssen.

Prüfen Sie nach einer Personaländerung im neu berechneten Gantt-Plan die betroffenen Aufträge. Hat sich der kritische Arbeitsgang verschoben? Kann der nächste Prozessschritt noch rechtzeitig folgen? Wurde an anderer Stelle Arbeit verdrängt? Ziel ist eine Entscheidung über Liefertermine auf Basis des aktualisierten Plans – nicht ein beruhigend gut besetzter Schichtplan neben einer veralteten Auftragsreihenfolge an den Maschinen.

Ist Autopilot aktiviert, können relevante Änderungen eine Neuberechnung auslösen. Ihre Regeln und Fixierungen bleiben dabei gültig. Das reduziert die wiederkehrende Arbeit, den Plan an veränderte Bedingungen anzupassen. Außerdem erhalten Vertrieb und Produktion eine klarere Grundlage, um über einen geänderten Termin oder den Nutzen zusätzlicher besetzter Schichten zu sprechen.

Was sich bei UTU verändert hat

UTU, ein Hersteller von elektrischen Verteilern und Schaltanlagen, plante seine Produktion früher in abteilungsspezifischen Excel-Tabellen. Aktualisierungen aus dem ERP erreichten den Shopfloor nicht immer, und die realistische Kapazität war nur schwer erkennbar. Um Lieferzusagen einzuhalten, musste immer wieder angepasst und umgeplant werden.

Beim Wechsel zu Oracle NetSuite entschied sich UTU für SkyPlanner, um die Feinplanung mit dem ERP zu verbinden. Heute führt SkyPlanner die Linien und Abteilungen des Werks in Ulvila in einem System zusammen. Supply-Chain-Spezialist Kalle Kalliomäki hebt die Kombination aus Gantt-Zeitleiste und KI-gestützter automatischer Planung hervor: Kapazität, Auslastung und Arbeitsreihenfolge sind gemeinsam sichtbar.

Gerade bei Projektlieferungen ist die Verknüpfung mit der Personalverfügbarkeit wichtig. UTU berichtet, dass sich Faktoren wie krankheitsbedingte Ausfälle in der langfristigen Kapazitätsplanung berücksichtigen lassen. Das hilft dem Unternehmen, die Arbeit der Monteure genauer zu planen. Eine aktualisierte Auftragsreihenfolge erreicht die Linie innerhalb von Sekunden.

Zudem spart UTU nach eigener Schätzung rund zwei Stunden pro Woche, weil die Tabellen nicht mehr manuell aktualisiert werden müssen. Die entscheidende Veränderung ist aber nicht einfach ein übersichtlicherer Kalender. Informationen zu Personal und Kapazitäten sind mit den anstehenden Arbeiten verknüpft. So bleibt der Produktionsplan mit weniger manuellem Aufwand praxistauglich.

Lesen Sie den Erfahrungsbericht von UTU zu SkyPlanner.

Personaleinsatzplanung anhand einer realen Änderung in der Produktion bewerten

Eine aussagekräftige Softwarevorführung sollte mehr zeigen als einen fertigen Wochenschichtplan. Bringen Sie eine kürzlich eingetretene Änderung beim Personaleinsatz mit und fragen Sie nach deren Auswirkungen auf Ihre Aufträge.

Wählen Sie einen Arbeitsgang, der eine entsprechend qualifizierte Person oder ein qualifiziertes Team erfordert. Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit in den jeweiligen Schichten, die vor- und nachgelagerten Arbeiten sowie die relevanten Lieferzusagen. Spielen Sie dann einen Personalausfall, den Einsatz einer freigegebenen Ersatzkraft oder eine Zusatzschicht durch.

Entscheidend ist, ob beide Seiten der Entscheidung sichtbar werden: das bereitgestellte Personal und die Auftragsreihenfolge, in der es eingesetzt werden kann. Wenn eine Personalverlagerung eine Arbeitsstation wieder arbeitsfähig macht, an einer anderen aber zu Verzögerungen führt, sollte diese Auswirkung in Ihre Bewertung einfließen. Falls Bediener mehrere Arbeitsstationen betreuen oder Anlagen zeitweise ohne Bedienpersonal laufen, nehmen Sie genau diese Situation in die Vorführung auf. So stellen Sie sicher, dass das Produktionsmodell die tatsächlichen Abläufe in Ihrer Fertigung abbildet.

SkyPlanner ist eine sehr gute Wahl, wenn Sie immer wieder vor der Aufgabe stehen, Änderungen in der Personalverfügbarkeit in einen aktuellen Produktionsplan zu übertragen. Die Funktionen zur Personal- und Schichtplanung zeigen die Personalsituation, Arcturus berechnet die Feinplanung, und das Gantt-Diagramm macht das Ergebnis sichtbar. Über Prioritäten und zusätzliche Kapazitäten entscheiden weiterhin Sie – bei weniger manuellem Aufwand für die Planung.

Ihre bestehenden Unternehmenssysteme können Sie weiter nutzen: Über seine offene REST API lässt sich SkyPlanner mit jedem ERP oder MES verbinden.

Buchen Sie eine SkyPlanner-Demo, in der Sie eine Änderung beim Personaleinsatz aus Ihrer eigenen Produktion durchspielen. Wenn Sie zunächst die Planungsumgebung kennenlernen möchten, testen Sie SkyPlanner mit Demodaten.